Regeling bescherming persoonsgegevens Gemeente Zwolle

Artikel 3

• 1. Binnen de gemeente is een FG als bedoeld in artikel 62 van de WBP.

• 2. De FG heeft naast het houden van toezicht als bedoeld in artikel 64 van de WBP in ieder geval tot taak:

  • a.

    Het houden van toezicht op en de coördinatie van de verwerking van wijzigingen in bestaande bestanden en aanleggen van nieuwe bestanden met persoonsgegevens.

  • b.

    Het geven van voorlichting en advies over de toepassing van de WBP en over de bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij de gemeente Zwolle.

  • c.

    Het bijeenroepen van de werkgroep WBP, zo vaak als nodig, maar tenminste tweemaal maal per jaar.

  • d.

    Het inrichten en onderhouden van het register als bedoeld in artikel 6 van dit besluit.

Artikel 4

• 1. De manager van een eenheid is (eind) verantwoordelijk voor de verwerkingen, als genoemd in artikel 1j van deze regeling.

• 2. De manager kan binnen zijn eenheid één of meer functionarissen aanwijzen, die de uitvoering van de wet en de feitelijke handelingen die daarvoor nodig zijn, binnen zijn eenheid uitvoeren cq coördineren en die tevens lid is (zijn) van de werkgroep WBP.

Artikel 5

• 1. Binnen de gemeente is een werkgroep WBP onder voorzitterschap van de FG.

• 2. De werkgroep bestaat uit de volgende leden:

  • a.

    De aangewezen vertegenwoordigers per eenheid zoals aangegeven in artikel 4, 2e lid;

  • b.

    De FG.

• 3. De werkgroep heeft tot taak:

  • a.

    de FG te ondersteunen bij de uitvoering van zijn taak.

  • b.

    algemeen beleid ten aanzien de WBP te ontwikkelen.

• 4. De werkgroep komt tenminste zo vaak als nodig bijeen.

Artikel 6

• 1. Een ieder binnen de organisatie, die persoonsgegevens verzamelt en verwerkt deelt, voordat met de verzameling en verwerking wordt begonnen, dit mee aan de eenheidsmanager of aan de aangewezen vertegenwoordiger(s) van de desbetreffende eenheid. Deze doet (doen) voor zover de WBP van toepassing is, hiervan schriftelijk mededeling aan de FG.

• 2. Voor wijziging van reeds aanwezige verwerkingen geldt de procedure als bedoeld in het voorgaande lid.

• 3. De meldingen, als bedoeld in artikel 27 van de WBP, worden gedaan bij de FG.

• 4. Verwerkingen als bedoeld in artikel 31 (voorafgaand onderzoek) van de WBP worden door de FG gemeld bij het CBP.

• 5. De uitkomst van het voorafgaand onderzoek als bedoeld in het 4e lid worden medegedeeld aan de verantwoordelijke.

Artikel 7

• 1. De FG stelt voor elke onder zijn verantwoordelijkheid plaatsvindende verwerking een omschrijving op.

• 2. De omschrijving als bedoeld in het eerst lid bevat tenminste de elementen als bedoeld in artikel 8 van dit besluit.

• 3. De omschrijving kan al dan niet aangemaakt en vastgelegd worden met elektronische communicatiemiddelen.

Artikel 8

• 1. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de WBP en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.

• 2. Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt met inachtneming van het bepaalde in artikel 8 van de WBP.

• 3. Van de verstrekking van persoonsgegevens aan derden buiten de eigen organisatie wordt aantekening gehouden door de eenheidsmanager of de aangewezen vertegenwoordiger(s) per eenheid.

• 4. Het sofi-nummer mag slechts worden gebruikt voor zover dit toegestaan is bij het Besluit Sofinummer WBP.

• 5. Er wordt een (geautomatiseerd) register bijgehouden waarin naast de gemelde bestanden ook de andere bestanden met persoonsgegevens zijn vermeld.

• 6. Het register vermeldt in elk geval de volgende elementen:

  • a.

    de verantwoordelijke;

  • b.

    de FG;

  • c.

    omschrijving van de verwerking;

  • d.

    doel(en) van de verzameling en verwerking;

  • e.

    categorie(ën) betrokkenen;

  • f.

    welke gegevens of categorieën van gegevens worden verwerkt;

  • g.

    welke bijzondere gegevens worden verwerkt;

  • h.

    ontvangers of categorie van ontvangers aan wie gegevens worden verstrekt;

  • i.

    gegevens van de bewerker(s);

  • j.

    doorgifte van gegevens naar landen buiten de EU;

  • k.

    algemene omschrijving van de beveiliging van de gegevens;

  • l.

    de bewaartermijn.

• 7. Het register wordt ingericht en onderhouden door de FG.

• 8. De FG draagt zorg voor plaatsing van het register op de gemeentelijke website.

• 9. De FG treft organisatorische maatregelen die er toe leiden dat aan degene, die een verzoek als bedoeld in artikel 30, 3e lid van de WBP, bij de verantwoordelijke indient, binnen vier weken de gegevens als bedoel in artikel 28 onder a tot en met e, worden verstrekt.

• 10. De gegevens als bedoeld in het voorgaande lid worden schriftelijk, in digitale vorm of mondeling verstrekt.

Artikel 9

• 1. Indien de verantwoordelijke persoonsgegevens laat verwerken door een bewerker vindt verwerking uitsluitend plaats indien voorafgaand aan die verwerking een daartoe strekkende overeenkomst tussen de verantwoordelijke en de bewerker is gesloten.

• 2. De in het voorgaande lid bedoelde overeenkomst wordt in overleg met de eenheidsmanager of de aangewezen vertegenwoordiger(s) van de betreffende eenheid opgesteld door de FG.

• 3. In de overeenkomst als bedoeld in het 1e lid worden de volgende elementen opgenomen:

  • a.

    De bewerker aanvaardt, onverlet de wettelijke aansprakelijkheid, de aansprakelijkheid voor het risico van inbreuk op de persoonlijke levenssfeer in verband met de door hem verwerkte gegevens;

  • b.

    De bewerker verklaart bekend te zijn met de geheimhoudingsplicht als bedoeld in artikel 12 van de WBP;

  • c.

    De bewerker verklaart de nodige technische en organisatorische maatregelen als bedoeld in artikel 13 van de WBP te treffen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen onrechtmatige raadpleging, diefstal, verlies of onrechtmatige verwerking;

  • d.

    Door of namens de verantwoordelijke kan de bewerking worden getoetst aan de onder a, b en c gestelde voorwaarden.

Artikel 10

• 1. De FG treft zodanige maatregelen dat:

  • a.

    Een betrokkene die persoonsgegevens heeft verstrekt, zo spoedig mogelijk na verstrekking van de gegevens wordt medegedeeld voor welke doeleinden deze gegevens worden verzameld en verwerkt, tenzij betrokkene hiervan, blijkende uit een vermelding op het aanvraagformulier, brief of mondelinge mededeling, hiervan reeds op de hoogte is;

  • b.

    Aan betrokkene zo spoedig mogelijk na de vastlegging van de persoonsgegevens die hem betreffen wordt medegedeeld voor welke doeleinden de verantwoordelijke de gegevens verzamelt en verwerkt, indien de gegevens niet door opgave van de betrokkene zijn verkregen;

  • c.

    Aan een betrokkene, die een verzoek om inzage in zijn gegevens als bedoeld in artikel 35 van de WBP indient, binnen vier weken na van ontvangst van het verzoek schriftelijk dan wel op een wijze zoals bedoeld in artikel 37 van de WBP wordt medegedeeld of hem betreffende gegevens worden verzameld en verwerkt;

  • d.

    Aan een betrokkene die een verzoek tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van zijn persoonsgegevens als bedoeld in artikel 36 van de WBP indient, binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk dan wel op een wijze zoals bedoeld in artikel 37 van de WBP wordt medegedeeld of dan wel in hoeverre de verantwoordelijke aan dit verzoek voldoet. Zijn de gegevens voorafgaand aan derden doorgegeven, dan dient ook de wijziging in de verzamelde persoonsgegevens aan deze derden te worden doorgegeven, tenzij dit onmogelijk is of een onevenredig zware inspanning kost;

  • e.

    Aan een betrokkene, die gebruik maakt van het recht van verzet als bedoeld in artikel 40 van de WBP, de verantwoordelijke binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk dan wel op een wijze zoals bedoeld in artikel 37 van de WBP wordt medegedeeld of het verzet gerechtvaardigd is;

  • f.

    De verwerking onmiddellijk wordt beëindigd indien het verzet gerechtvaardigd is.

• 2. Indien een betrokkene een verzoek als bedoeld in lid 1 onder c tot en met f, indient draagt de verantwoordelijke zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker.

Artikel 11

• 1. De FG draagt er zorg voor:

  • a.

    dat bij de vastlegging van persoonsgegevens aantekening wordt gehouden van de aanvang van de bewaartermijn;

  • b.

    dat na de het verstrijken van de bewaartermijn de gegevens worden vernietigd dan wel worden overgebracht naar het gemeentelijke archief als bedoeld in de Archiefwet 1995;

• 2. De onder lid 1, sub b, bedoelde maatregelen worden getroffen met inachtneming van het bepaalde in artikel 10 van de WBP.

Artikel 12

• 1. De FG treft technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, diefstal en onrechtmatige verwerking en raadpleging.

• 2. Deze maatregelen dienen te worden getoetst aan de bepalingen, zoals deze zijn opgenomen in het gemeentelijk (informatie) beveiligingsplan.

• 3. Van de toetsing als bedoeld in het 2e lid dient een jaarlijks een verslag te worden gemaakt.

• 4. De FG draagt zorg voor de verspreiding van de beveiligingsvoorschriften binnen de eenheden.

• 5. De eenheidsmanagers verlenen in overleg met de FG de noodzakelijke autorisaties aan personen die vanuit hun functie de bestanden dienen te kunnen bewerken en raadplegen. Het verlenen van de autorisatie dient met redenen omkleed te zijn.

• 6. Van de onder lid 5 bedoelde autorisaties wordt per bestand schriftelijk mededeling gedaan aan de FG.

• 7. De mededeling als bedoeld onder lid 6 bevat de volgende gegevens van de geautoriseerde:

  • a.

    naam;

  • b.

    organisatieonderdeel;

  • c.

    functie;

  • d.

    geautoriseerd bestand;

  • e.

    ingangsdatum;

  • f.

    periode;

  • g.

    reden / noodzaak;

  • h.

    naam en functie van degenen die goedkeuring verlenen;

• 8. De onder lid 7 bedoelde mededeling wordt tevens gedaan aan de beheerder van het gemeentelijk automatiseringssysteem.

• 9. Persoonsgegevens worden bewaard op het centrale computersysteem en zijn slechts toegankelijk voor degene die hiervoor geautoriseerd zijn.

• 10. Indien er buiten de werkruimte van de organisatie persoonsgegevens worden verwerkt, dan dienen deze gegevens te worden bewaard op een diskette of een CD; deze informatiedrager(s) wordt(en) bewaard binnen de werkruimte voor de organisatie.

Artikel 13

• 1. Indien de FG onrechtmatigheden aantreft bij de verwerking van persoonsgegevens brengt hij hierover verslag uit aan de eenheidsmanager van de betreffende eenheid. Hij doet dit verslag vergezeld gaan van een aanbeveling, die strekt tot een verbetering van de bescherming van persoonsgegevens, die door of namens de verantwoordelijke worden verwerkt.

• 2. De FG ziet er op toe dat bestanden met persoonsgegevens efficiënt worden aangelegd en benut; hierbij dient van de mogelijkheden binnen het Basis Registratiesysteem van de gemeente Zwolle optimaal gebruik te worden gemaakt.

• 3. Indien de aanbeveling niet of niet voldoende wordt opgevolgd, rapporteert de FG zijn bevindingen aan de verantwoordelijke.

Artikel 14

• 1. Het college van burgemeester en wethouders heeft de bevoegdheid periodiek een audit naar de naleving van de WBP uit te laten voeren. De hieruit voort komende rapportage wordt voorgelegd aan de FG.

• 2. De FG legt de rapportage met zijn commentaar voor aan de verantwoordelijke.