Besluit van burgemeester en wethouders van de gemeente Barneveld tot vaststelling van het Inkoopbeleid gemeente Barneveld

Ondertekening

Bijlage bij het Inkoopbeleid gemeente Barneveld

1 INLEIDING

In dit inkoopbeleid worden de doelstellingen, uitgangspunten en kaders geschetst waarbinnen inkoop in de gemeente Barneveld plaatsvindt. Als overheidsorganisatie is de gemeente Barneveld verplicht in te kopen met gebruikmaking van de aanbestedingsregels. Hierbij speelt enerzijds het kader van de Europese wet- en regelgeving een rol en anderzijds het kader dat de gemeente Barneveld zelf vastlegt in haar inkoopbeleid.

In 2009 is een inkoopbeleid vastgesteld dat bestond uit het samenvoegen van de “Nota Inkoopbeleid” uit 2004 voor Werken en de “Nota Inkoopbeleid voor Leveringen en Diensten” uit 2007. Omdat de Europese regelgeving is gewijzigd en doorvoering hiervan in de loop van 2016 door de Nederlandse overheid in de Aanbestedingswet geëffectueerd moet worden, is het inkoopbeleid op een aantal punten aangepast. De uitwerking van de Europese richtlijnen is in dit inkoopbeleid - waar relevant - opgenomen. De maatregelen in de herziene aanbestedingsrichtlijnen sluiten aan bij de ambities om de toegang van leveranciers tot overheidsopdrachten te verbeteren, de lasten te verminderen en meer ruimte te bieden voor het realiseren van strategische doelstellingen bij opdrachten (zoals innovatie en duurzaamheid). Als gevolg van de herziene aanbestedingsrichtlijnen krijgen aanbestedende diensten meer flexibiliteit bij de toepassing van enkele aanbestedingsprocedures. Hierdoor kunnen zij vraag en aanbod beter op elkaar laten aansluiten en zodoende de opdracht effectiever en efficiënter in de markt zetten. Daarnaast worden de speerpunten uit het gemeentebeleid benadrukt, te weten duurzaamheid, maatschappelijk verantwoord ondernemen en lokale en regionale ontwikkeling.

Doelstellingen

De gemeente Barneveld streeft met haar professionele inkoopfunctie een aantal doelstellingen na die in het teken staan van zorg en kansen voor inwoners en milieu en goed bestuur.

Maatschappelijk verantwoord ondernemen

Sociaal

Bij relevante opdrachten wordt ruimte gecreëerd voor mensen met een afstand tot werk.

Bij aanbestedingen waar € 200.000 of meer mee is gemoeid, wordt afgestemd óf, en in welke vorm, Social Return On Investment toegepast wordt. SROI wordt ook wel het maatschappelijk terugverdieneffect genoemd omdat leveranciers door de gegunde opdracht in staat worden gesteld voor meer mensen werk te creëren en daarmee de gemeentelijke uitkeringen beperkt of teruggedrongen worden. In overleg met de opdrachtnemer wordt een voor alle partijen goede invulling bepaald zodat het idee van social return on investment tot haar recht komt.

Duurzaam en circulair

De gemeente ondersteunt haar inkopen het streven naar duurzame ontwikkeling. Hieronder wordt de ontwikkeling verstaan die aansluit op de behoeften van het heden zonder het vermogen van de toekomstige generaties om in hun eigen behoeften te voorzien in gevaar te brengen. Een verdergaande ontwikkeling in dit kader is die van circulair inkopen waarbij geborgd wordt dat een product aan het einde van haar levensduur in een nieuwe cyclus wordt ingezet.

Innovatief

Innovatieve ideeën die bijdragen aan maatschappelijk verantwoord ondernemen worden in beginsel positief ontvangen.

Lokaal en regionaal ondernemerschap

De gemeente stimuleert lokaal en regionaal ondernemerschap. Dit gebeurt door bijeenkomsten, adviezen, informatieverstrekking en door gebruik te maken van de mogelijkheden die bij verschillende aanbestedingsprocedures worden gegeven.

Rechtmatig en doelmatig inkopen

Gemeenschapsgelden worden op controleerbare en verantwoorde wijze aangewend en besteed. De gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoopbeleid na. Daarnaast koopt de gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is met gelijke kansen voor leveranciers tot gemeentelijke opdrachten.

Integer, betrouwbaar, zakelijk en professioneel opdrachtgeven

Professionele inkoop is het op zakelijke, integere en ethisch verantwoorde wijze en door de juiste mensen laten uitvoeren van alle activiteiten die nodig zijn om leveringen, diensten en werken van de gewenste kwaliteit, op de juiste plaats, op het juiste moment en tegen de beste prijs/risico/kosten verhouding te verkrijgen en wel op zodanige wijze, dat telkens een bewuste keuze wordt gemaakt op welk niveau en met welke inkoopstrategie wordt ingekocht.

Continue wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Daarnaast is sprake van slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, transparantie en wederzijds respect tussen de gemeente en de contractant. De gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan leveranciers voor zover deze nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

Inkopen tegen de meest optimale integrale kwaliteit-prijs verhouding

Bij het inkopen betrekt de gemeente ook interne en externe kosten. De kwaliteit van de in te kopen werken, leveringen en diensten speelt de meest belangrijke rol. Van belang zijn ook duurzaamheid, verantwoord maatschappelijk ondernemen en de lokale en regionale werkgelegenheid, mensen met een afstand tot werk inbegrepen.

Een continue positieve bijdrage leveren aan het totale prestatieniveau van de gemeente

Inkoop is ondersteunend aan een optimale bedrijfsvoering en draagt direct en voortdurend aan het bedrijfsresultaat bij. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen. Het vermeerderen van de inkoopkennis en een optimale samenwerking maken hier onderdeel van uit.

Administratieve lastenverlichting voor zowel de gemeente als voor de leveranciers

Zowel de gemeente als leveranciers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De gemeente verlicht deze lasten door proportionele eisen, voorwaarden en criteria te stellen en een efficiënt inkoopproces uit te voeren. De gemeente kan hiertoe de inkoop digitaal uitvoeren. Aanbestedingsstukken worden kosteloos ter beschikking gesteld.

Het model Uniforme Eigen Verklaring is verplicht.

Borging van het inkoopbeleid

Het inkoopbeleid zal in ieder geval elke vier jaar worden geëvalueerd, daar waar nodig aangepast en bekrachtigd op het juiste niveau. Uitgangspunt is dat de regelgeving op het gebied van inkoop inzichtelijk is en geactualiseerd en vastgesteld wordt. Tussentijdse aanpassingen zijn mogelijk door veranderde regelgeving en aanpassing van de visie en beleid van de gemeente.

Leeswijzer

Het realiseren van de doelstellingen gebeurt vanuit juridische, maatschappelijke, economische en organisatorische uitgangspunten.

Alle aspecten zijn relevant maar tellen niet op elk moment en voor elke inkoop even zwaar. Inkoop binnen de gemeente betekent zoeken naar balans, waarbij het onderlinge belang van deze aspecten voortdurend wordt afgewogen.

Hoofdstuk 2 bespreekt de juridische beleidsuitgangspunten, met als basis rechtmatig handelen van de gemeente Barneveld als aanbestedende dienst. In hoofdstuk 3 komen de maatschappelijke, ideële en ethische uitgangspunten aan de orde. De gemeente Barneveld hecht veel belang aan duurzaam inkopen en benut maximaal de mogelijkheden om maatschappelijk verantwoord in te kopen. In hoofdstuk 4 worden de economische uitgangspunten uiteengezet. Hierbij komen de marktbenaderingen en aanbestedingsprocedures aan bod, maar ook de selectie- en gunningcriteria en de omgang met leveranciers. In hoofdstuk 5 ten slotte, worden de organisatorische uitgangspunten beschreven. De inrichting van de gecoördineerde inkoopfunctie binnen de gemeente Barneveld wordt hierin toegelicht.

2 JURIDISCHE ASPECTEN

De gemeente Barneveld leeft de wet- en regelgeving na zodat zij rechtmatig handelt. Rechtmatig handelen is één van de voorwaarden voor het verkrijgen van een positieve accountantsverklaring en reduceert het risico op schadeclaims. Het juridische kader waarbinnen wordt ingekocht, draagt hieraan bij.

Wettelijk kader

Met betrekking tot het Inkoopbeleid heeft met name de regelgeving omtrent overheidsinkopen de aandacht. De voor het Inkoopbeleid meest relevante wet- en regelgeving wordt hier vermeld.

Europese regelgeving

De huidige Europese richtlijnen zijn 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU.

Richtlijn 2014/24/EU is de zogenaamde ‘klassieke sectoren richtlijn’ en omvat regels ten aanzien van werken, leveringen en diensten; deze vervangt richtlijn 2004/18/EG.

Richtlijn 2004/25/EU, de zogenaamde nutssectoren richtlijn, omvat regels op het gebied van de sectoren water, post en energie; deze vervangt richtlijn 2004/17/EG.

Richtlijn 2014/23/EU betreft het plaatsen van concessieovereenkomsten.

Daarnaast is Richtlijn 2007/66/EG van toepassing welke de rechtsbescherming van deelnemende inschrijvers naar aanleiding van een aanbestedingsprocedure regelt.

De Europese regelgeving sluit aan bij het internationale verdrag Government Procurement Agreement binnen de World Trade Organisation.

Nederlandse wetgeving

In Nederland worden in juli 2016 de richtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU geïmplementeerd in de Aanbestedingswet 2012. Richtlijn 2007/66/EG is hier reeds in geïmplementeerd. Daarnaast bestaat er flankerend beleid in de vorm van de Gids Proportionaliteit, Richtsnoeren leveringen en diensten en het Aanbestedingsreglement Werken 2012.

Algemeen zijn van toepassing het Burgerlijk Wetboek met het wettelijke kader voor overeenkomsten; de Gemeentewet met het wettelijke kader voor gemeenten; de wet Bibob die de integriteit van leveranciers bevordert en de Algemene wet bestuursrecht waarin algemene beginselen van behoorlijk bestuur zijn opgenomen.

Transparantie, objectiviteit, non-discriminatie en proportionaliteit

De gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

Gelijke behandeling: gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

Non-discriminatie: discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

Transparantie: de gevolgde procedure dient navolgbaar en dus controleerbaar te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

Proportionaliteit (evenredigheid): de gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

Wederzijdse erkenning: diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de gemeente.

En daarnaast neemt de gemeente de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel, in acht.

Inkoopvoorwaarden

De gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat leveranciers weten waar zij aan toe zijn en landelijk gezien niet met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De gemeente past bij de betreffende inkoop in ieder geval de meest recente versie toe van de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Barneveld en die van de ICT Inkoopvoorwaarden van de gemeente Barneveld.

Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de gemeente Barneveld. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoopbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan na advies van Inkoop en de Juridische afdeling en op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Barneveld en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

Toepassing Inkoopbeleid

De gemeente heeft een aantal maatschappelijke doelen voor ogen waarbij haar diverse instrumenten ter beschikking staan deze te bereiken. Voorbeelden zijn leningen, subsidie, burgerparticipatie, bedrijfssponsoring en inkoop. Vooraf wordt afgewogen welk instrument of welke mix van instrumenten zal worden gebruikt.

In het geval dat inkoop als instrument wordt ingezet, wordt bij alle aanbestedingen uitgegaan van het Inkoopbeleid. Wanneer andere organisaties inkopen namens de gemeente Barneveld is het Inkoopbeleid van de gemeente Barneveld ook van toepassing. Daarnaast kan de gemeente Barneveld in haar subsidiebeschikking meegeven dat het Inkoopbeleid van toepassing is.

3 MAATSCHAPPELIJKE ASPECTEN

De gemeente Barneveld streeft de volgende maatschappelijke doelstellingen na:

• a.

  Integriteit

• b.

  Samenwerking

• c.

  Duurzaamheid en circulaire economie

• d.

  Werk voor mensen met afstand tot werk

• e.

  Innovatie

Integriteit bestuurders en ambtenaren

Alle inkopen van de gemeente Barneveld worden op objectieve, transparante en niet-discriminerende wijze uitgevoerd. Bestuurders en ambtenaren dienen een zakelijke relatie te onderhouden met de leverancier en moeten te allen tijde integer zijn. Alle bestuurders en medewerkers dienen zich daarom te houden aan de ‘Nota Integriteit Ambtelijke Organisatie 2005’. Hierin staan onder meer regels met betrekking tot integriteit.

Integriteit leveranciers

De gemeente wil enkel zaken doen met integere leveranciers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken en die de afspraken binnen de ILO onderschrijven. Potentiële leveranciers kunnen hierop worden getoetst met inachtneming van de Aanbestedingswet.

Waar nodig kan gebruik worden gemaakt van het RIEC-LIEC en de wet Bibob; de uitkomst van de Bibobtoets kan een uitsluitingsgrond voor opdrachten vormen.

Ook slechte prestaties van een leverancier in de vorm van aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen in het verleden, kunnen een uitsluitingsgrond voor opdrachten vormen.

Samenwerking

Op inkoopgebied werkt de gemeente Barneveld nauw samen met de gemeente Ede. Hiertoe is de Overeenkomst Inkoopsamenwerking opgesteld en is een gezamenlijk inkoopteam operationeel. In Food Valley-verband wordt gestreefd naar verdergaande samenwerking.

De gemeente werkt daarnaast op veel gebieden meer en meer samen met andere gemeenten, instellingen en organisaties. Te denken valt hierbij aan waterschappen, gemeenschappelijke regelingen, sociale werkbedrijven en (deels) gesubsidieerde organisaties. Vanzelfsprekend worden de wettelijke kaders hierbij in acht genomen. Uitgaande van het eigen gemeente- en inkoopbeleid zal de opstelling van de gemeente in deze samenwerkingsvormen worden bepaald.

Duurzaamheid en circulaire economie

Een duurzame samenleving is een samenleving die kan voorzien in de behoefte van de huidige generaties zonder die van de toekomstige generaties in gevaar te brengen en zonder verschuiving van negatieve effecten naar elders. De gemeente heeft op het gebied van duurzaamheid een voorbeeldfunctie. De gemeente Barneveld streeft ernaar om producten en diensten zo duurzaam mogelijk in te kopen. Zo omarmt de gemeente Barneveld Fairtrade en wil zij het consumeren van duurzaam regionaal geproduceerd voedsel bevorderen.

Met duurzaam inkopen wordt gedoeld op het toepassen van milieuaspecten en sociale aspecten in alle fasen van het inkoopproces.

De gedachte van een circulaire economie sluit hierop aan; een economisch systeem dat bedoeld is om herbruikbaarheid van producten en grondstoffen te maximaliseren en waardevernietiging te minimaliseren. Via inkoop wordt waar mogelijk bij de aanbieder geborgd dat producten of materialen aan het einde van de levensduur of de gebruiksfase weer in een nieuwe cyclus ingezet kunnen worden. Succesfactoren van de circulaire economie zijn ketensamenwerking, transparantie en sociale innovatie; het inkoopproces is voor alle drie cruciaal.

De gemeente maakt bij duurzaam inkopen onder andere gebruik van informatie van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. De duurzaamheidsambitie vergt dat bij elk relevant inkooptraject duurzaamheidsaspecten opgevoerd worden als selectie- of gunningcriteria. Bij circulair inkopen wordt onder andere gebruik gemaakt van de Wegwijzer Circulair Inkopen van MVO Nederland. Bij de inkoop van werken, diensten en leveringen wordt eveneens rekening gehouden met de Energievisie ‘Investeren in Barneveldse Bronnen 2015-2020’. Dit houdt in dat, waar gewenst en mogelijk, de kans op gunning toeneemt naarmate meer bijgedragen wordt aan de in deze visie genoemde doelstellingen: twee procent energiebesparing per jaar en twintig procent duurzame energieopwekking in 2020.

Bij aanbestedingen wordt zo veel mogelijk gerekend naar de total cost of ownership (TCO) waarbij niet alleen de aanschafkosten beoordeeld worden maar ook alle bijkomende kosten zoals die voor onderhoud, levensduur, voorraad, inspectie en energie.

De gemeente is op het beleidsveld Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen volop in ontwikkeling en zal bij aanbestedingen aansluiten bij nieuwe beleidsuitgangspunten die op de verschillende onderwerpen in de toekomst geformuleerd worden. Vooral middels criteria bij EMVI aanbestedingen en prestatiecontracten zal de gemeente meerwaarde toekennen aan de mate waarin aanbieders een bijdrage leveren aan de gemeentelijke doelen voor MVO en duurzaamheid en circulair inkopen in het bijzonder. In de regio Food Valley en in de provincie Gelderland wordt wat betreft duurzaamheid door de gemeente Barneveld al op verschillende onderdelen, zoals energie, vervoer, openbare verlichting en vastgoed, met andere gemeenten samengewerkt.

Werk voor mensen met afstand tot werk

Leveranciers van de gemeente Barneveld worden geacht zich te houden aan de in Nederland gangbare normen en waarden op sociaal-maatschappelijk gebied. Op zijn minst moeten deze leveranciers de maatregelen, grondrechten en beginselen van gelijke behandeling en non-discriminatie naleven. In de aanbestedingen worden de sociale criteria gedefinieerd waaraan de potentiële leverancier minimaal moet voldoen.

Rekening houden met maatschappelijke doelstellingen gebeurt ook door optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden in de wetgeving om sociale criteria in aanbestedingen op te nemen. In de Participatiewet zijn in 2015 drie regelingen over werk en inkomen samengekomen: de voormalige Wet Werk en Bijstand (WWB), de Wet Sociale Werkvoorziening (WSW) en een deel van de Wajong. Hiermee is één regeling ontstaan om meer mensen, ook met een arbeidsbeperking, naar vermogen aan het werk te krijgen.

De gemeente kan sociale criteria in aanbestedingen opnemen die de realisatie ten doel hebben van arbeidsplaatsen en leer-, stage-, en werkplekken ter versterking van de sociale, maatschappelijke en economische ontwikkeling van burgers in het algemeen en inwoners uit de gemeente Barneveld in het bijzonder. Dit wordt ook wel SROI genoemd: Social Return On Investment. De gemeente neemt een SROI-verplichting in een aanbesteding op bij een opdrachtwaarde van € 200.000,- of hoger. Bij lagere bedragen wordt per geval door de gemeente beoordeeld of SROI van toepassing is.

Het streven is om bij deze aanbestedingen gemiddeld 5% van de aanneemsom of 11% van de loonsom in te zetten voor het creëren van werkgelegenheid.

Bij het creëren van werkgelegenheid richt de gemeente zich op de volgende doelgroep:

Alle werkzoekenden die ingeschreven staan bij het UWV Werkbedrijf als werkzoekend of anderszins een afstand tot werk hebben, te weten:

• •

  Participatiewet-uitkering (P-wet)

• •

  WW uitkering (Wet Werkloosheid)

• •

  WIA uitkering (Wet Werk en Inkomen naar arbeidsvermogen)

• •

  Wajong uitkering (Wet Werk en arbeidsondersteuning jonggehandicapten)

• •

  Sw-indicatie (Sociale Werkvoorziening)

• •

  Sw-dienstverband

• •

  Sw-begeleid werken

• •

  NUG-gers (Niet Uitkering Gerechtigden)

• •

  BBL-leerlingen (Beroeps Begeleidende Leerweg)

• •

  Jongeren met een bindend studieadvies

De gemeente hanteert drie manieren om SROI te realiseren, afhankelijk van de aard van de opdracht:

• a.

  Eisen: de gemeente stelt in haar bestek de eis dat een bepaald percentage van de aanneemsom, loonsom of projectsom gebruikt wordt voor SROI.

• b.

  Belonen in gunningcriteria: in de aanbesteding wordt de aanbieder gevraagd een plan te maken waarin deze aangeeft op welke wijze een bijdrage door de aanbieder wordt geleverd aan het creëren van mogelijkheden voor mensen met een afstand tot werk.

• De gemeente beoordeelt de plannen met puntentoekenning.

• c.

  Beperken: er vindt een preselectie van opdrachtnemers plaats. Hierbij zal de gemeente de opdracht inbesteden, dan wel middels alleenrecht of onder voorbehoud gunnen aan een (plaatselijke) SW organisatie of aan een onderneming met als doelstelling de integratie van arbeidsbeperkten.

Een combinatie van a en b is ook een optie. Op deze wijze is maatwerk mogelijk, toegespitst op vraag, aanbod en opdracht.

De gemeente streeft naar een goede samenwerking tussen werkgevers, gemeenten en alle andere samenwerkingspartners om te komen tot het realiseren van een optimaal resultaat.

De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het realiseren van de SROI afspraken en daarmee het resultaat. Een projectleider van de gemeente ondersteunt het proces voor, tijdens en na de aanbesteding.

Innovatie

De gemeente Barneveld moedigt innovatiegericht inkopen aan en wil maximaal gebruik maken van de kennis en de innovatiekracht in de markt. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de gemeente ruimte aan de leverancier om een innovatieve oplossing aan te bieden.

Het kan gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand product of bestaande dienstverlening. In plaats van gebruik te maken van een volledig gedetailleerd programma van eisen, kiest men hier voor meer inbreng vanuit de aanbieder. Dit kan praktisch gezien betekenen dat de traditionele wijze van uitvragen en uitvoeren plaats maakt voor andere werkwijzen. In het geval het om een uitvraag gaat van een nog niet bestaand product, kan hiertoe een innovatiepartnerschap aangegaan worden.

4 ECONOMISCHE ASPECTEN

Economische beleidsuitgangspunten hebben onder andere te maken met de manier waarop de gemeente de markt benadert en met de economische criteria die worden gehanteerd in het selectieproces.

Zelf doen of uitbesteden

De strategische inkoopvraag die de gemeente stelt na het vaststellen van de inkoopbehoefte is of de gemeente de behoefte zelf vervult of deze uitbesteed. Een aantal producten kan de gemeente zelf leveren. Daarbij valt bijvoorbeeld te denken aan re-integratiediensten, interim- en projectmanagement en parkeerbeheer. Als eenmaal wordt ingekocht, kan niet zonder meer besloten worden om een en ander alsnog intern uit te voeren. Telkens dient dus vooraf de vraag gesteld te worden of zaken ingekocht dienen te worden, dan wel in eigen beheer te worden uitgevoerd. Daarbij gaat het om de kwestie of zelf doen goedkoper en wenselijker is dan inkopen. Alle mogelijke integrale kosten en belangen worden daarbij in overweging genomen.

Een aantal producten kunnen andere aanbestedende diensten leveren die door de gemeente Barneveld samen met andere gemeenten zijn opgericht. Hierbij heeft de gemeente de wettelijke mogelijkheid om opdrachten voor te behouden aan deze andere aanbestedende diensten. In de praktijk wordt dit (quasi)inbesteden genoemd.

Leveranciers

Marktverkenning

De gemeente acht het van belang om de markt te kennen door een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de leveranciers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse, waarbij waar mogelijk lokale en regionale leveranciers worden betrokken.

Voorkomen van afhankelijkheid

De gemeente Barneveld stimuleert dat leveranciers onafhankelijk van haar zijn voor wat betreft hun voortbestaan. Voor aanbestedingen onder de Europese aanbestedingsdrempel wil de gemeente daarom bij voorkeur dat de omzet die een leverancier bij de gemeente realiseert, niet groter mag zijn dan maximaal 50% van de gemiddelde jaaromzet in 3 jaar. Hiermee wordt voorkomen, dat een leverancier niet kan voortbestaan als de gemeente Barneveld, om wat voor reden dan ook, als klant wegvalt. Bovendien wordt een leverancier hierdoor gestimuleerd om te innoveren en zich te blijven ontwikkelen om andere potentiële opdrachtgevers aan te trekken.

Kansen

De gemeente Barneveld hanteert de beginselen transparantie, objectiviteit en non-discriminatie bij al haar inkopen. Dit betekent dat alle leveranciers gelijke kansen hebben, mits dit past binnen het geformuleerde inkoop- en aanbestedingsbeleid. De gemeente Barneveld streeft er specifiek naar om haar opdrachten voor zoveel mogelijk (kleine) partijen toegankelijk te maken, binnen de mogelijkheden die de Aanbestedingswet 2012 hiervoor biedt. Worden opdrachten toch samengevoegd of niet in percelen opgedeeld dan motiveert de gemeente Barneveld dit in de aanbestedingsstukken. Ook wordt er optimaal gebruikgemaakt van de mogelijkheden in de wetgeving om sociale of duurzaamheidscriteria te stellen.

Lokale en regionale economie en MkB

Vanuit het uitgangspunt non-discriminatie van de Europese regelgeving en het inkoopbeleid kent de gemeente Barneveld geen voorkeur toe aan lokale of regionale leveranciers. Om de lokale en regionale markt te stimuleren en zich verder te ontwikkelen hanteert de gemeente Barneveld bij meervoudig onderhandse uitvragen de volgende stelregel. Bij een meervoudig onderhandse uitvraag zullen minimaal twee van het aantal marktpartijen van binnen de regio Food Valley, waarbinnen ook de gemeente Barneveld valt, worden uitgenodigd en minimaal één van buiten de regio. Mocht er reden zijn om af te wijken van deze verdeling is dat mogelijk, mits dat gemotiveerd wordt in een plan van aanpak.

De gemeente Barneveld voorziet in de behoefte aan informatie van lokale en regionale bedrijven middels bekendmakingen op TenderNed, de gemeentelijke website en de wekelijkse gemeentelijke infopagina in het lokale nieuwsblad. De gemeente moedigt lokale en regionale bedrijven aan zich naar de gemeente toe actief te profileren, innovatieve voorstellen voor te leggen en te zoeken naar alternatieve vormen van samenwerking bij inschrijvingen voor aanbestedingen.

Samenwerkingsverbanden

De gemeente heeft oog voor inkoopsamenwerking. Dit geldt voor zowel de samenwerking binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met andere gemeenten en aanbestedende diensten. Deze samenwerking kan betrekking hebben op bijvoorbeeld inkoop, duurzaamheid, circulaire inkoop, werkvoorzieningsschappen, belasting, sociale regelgeving en social return on investment. Naast inkoopsamenwerking met gemeenten uit diverse provincies en binnen de regio Food Valley, vindt nauwe samenwerking met de gemeente Ede plaats op basis van de Overeenkomst Inkoopsamenwerking.

Marktbenadering

Wordt besloten tot het inkopen van de behoefte, dan is de vraag hoe de gemeente het beste resultaat kan halen uit de markt. Het uitgangspunt van de gemeente Barneveld is om maximaal gebruik te maken van de marktwerking. De keuze van de aanbestedingsprocedure die de gemeente maakt, heeft invloed op de mate van concurrentie die daarmee wordt bewerkstelligd. Het vaststellen van de te hanteren aanbestedingsprocedure is onderdeel van het vaststellen van de juiste inkoopstrategie. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van de mogelijkheden binnen de regelgeving zoals de concurrentiegerichte dialoog en de mededingingsprocedure met onderhandeling.

Drempelbedragen en waardebepaling van een opdracht

Om te kunnen bepalen welke marktbenaderingswijze moet worden gevolgd, dient de totale opdrachtwaarde (exclusief BTW) te worden vastgesteld conform de Aanbestedingswet 2012.

De gemeente Barneveld houdt er bij het bepalen van de juiste marktbenadering rekening mee dat opdrachten niet onnodig samengevoegd worden. Het opknippen van opdrachten is verplicht, tenzij gemotiveerd kan worden dat dit niet passend is. Bij deze afweging wordt conform de Gids Proportionaliteit acht geslagen op:

• a.

  de samenstelling van de relevante markt en de invloed van de samenvoeging op de toegang tot de opdracht voor voldoende bedrijven uit het midden- en kleinbedrijf;

• b.

  de organisatorische gevolgen en risico’s van de samenvoeging van de opdrachten voor de aanbestedende dienst en de leverancier;

• c.

  de mate van samenhang van de opdrachten.

Uiteindelijk wordt per aanbesteding één van de onderstaande aanbestedingsprocedures geselecteerd, waarbij de gemeente Barneveld verplicht is te motiveren waarom zij voor een bepaald type procedure kiest en welke leveranciers zij toelaat tot de procedure.

In de even jaren worden de Europese drempelbedragen aangepast

• 1.

  Enkelvoudig onderhands: de gemeente kiest zelf een potentiële leverancier uit. De opdracht wordt niet gepubliceerd en er is geen sprake van concurrentie tussen mogelijke leveranciers. Deze vorm van marktbenadering wordt slechts in beperkte mate toegepast;

• 2.

  Meervoudig onderhands: de gemeente kiest minimaal drie potentiële leveranciers uit die een offerte uitbrengen. Hier is sprake van beperkte concurrentie;

• 3.

  Nationaal aanbesteden: de gemeente publiceert de opdracht via TenderNed. Iedere leverancier mag een aanbieding doen: er is vrije concurrentie tussen alle mogelijke leveranciers;

• 4a.

  Europees aanbesteden van werken, leveringen en diensten anders dan sociale en andere specifieke diensten: de gemeente plaatst op Europees niveau een aankondiging voor een opdracht. De Opdracht is toegankelijk voor alle leveranciers: er is vrije concurrentie tussen alle Europese leveranciers;

• 4b.

  Europees aanbesteden van sociale en andere specifieke diensten.

  Deze diensten kennen een hogere Europese drempelwaarde dan die voor de aanbesteding van andere diensten. Bij deze diensten kan gemotiveerd voor een procedure worden gekozen.

De specifieke diensten waarop dit regime van toepassing zal zijn, zijn vermeld in bijlage XIV van Richtlijn 2014/24. Naast de reeds genoemde procedures kan in dit geval voor ‘bestuurlijk aanbesteden’ worden gekozen. Dit is een methodiek waarbij de gemeente het doel heeft middels overleg langdurige, flexibele overeenkomsten met leveranciers af te sluiten. Bij bestuurlijk aanbesteden is sprake van wederzijdse afhankelijkheid tussen de gemeente en de aanbieder. Vooralsnog komt bestuurlijk aanbesteden slechts in aanmerking voor het Sociaal Domein met betrekking tot aanbieders op het gebied van zorg en welzijn.

De gemeente kondigt de opdracht aan bij een waarde boven het Europese drempelbedrag en publiceert de gunning.

Afwijken van voorgeschreven marktbenaderingen

Afwijken van aanbestedingsprocedures boven de Europese drempel is niet toegestaan. Wel is het mogelijk om gebruik te maken van de uitzonderingen die in de Aanbestedingswet 2012 zijn gedefinieerd. Afwijken van vastgestelde aanbestedingsprocedures onder de Europese drempel mag alleen na akkoord van het college op een door de betrokken budgethouder ondertekend verzoek tot afwijken van het inkoopbeleid. Dit verzoek dient goed gemotiveerd te zijn en voorzien van een advies van Inkoop en Juridische zaken.

Raming en budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

Mededinging en commerciële belangen

De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken leveranciers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente wenst geen leveranciers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

Geschiktheidseisen, selectie- en gunningcriteria

Geschiktheidseisen

Met geschiktheidseisen toetst de gemeente of een leverancier geschikt is om de opdracht uit te voeren. Het gaat om maatschappelijke, technische, organisatorische en financieel-economische eisen waaraan een leverancier zowel op de dag van de inschrijving als op de dag van de opdrachtverlening moet voldoen. In de Aanbestedingswet 2012 staan de criteria vermeld die worden toegepast bij Europese aanbestedingsprocedures. Bij de nationaal openbare en onderhandse aanbestedingen wordt de lijn van de Aanbestedingswet 2012 gevolgd. Voor alle aanbestedingen hanteert de gemeente zoveel mogelijk standaard geschiktheidseisen waarbij rekening wordt gehouden met de maatschappelijke en economische doelstellingen van de gemeente Barneveld.

Selectiecriteria

Op de geschiktheidseisen kunnen voor ieder inkooptraject aanvullende selectiecriteria worden geformuleerd, passend binnen de kaders van het inkoopbeleid. Deze criteria worden gebruikt om het aantal geschikte leveranciers, die dus voldoen aan de gestelde geschiktheidseisen, te beperken tot een vooraf bepaald aantal.

Gunningcriteria

De gemeente Barneveld streeft naar het genereren van zoveel mogelijk maatschappelijke waarde met de publieke middelen. Het uitgangspunt voor het bepalen van de gunningcriteria is het realiseren van de laagste integrale kosten, gegeven het minimale benodigde kwaliteitsniveau. Op basis van de regelgeving is het standaard gunningscriterium de beste prijs-kwaliteitverhouding.

Afwijkende gunningcriteria kunnen zijn de laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit, zoals levenscycluskosten, of de laagste prijs. In deze beide gevallen dient de toepassing van het gunningscriterium gemotiveerd te worden.

Bij het opstellen van de selectiecriteria en gunningcriteria in het aanbestedingsproces waakt de gemeente Barneveld er voor deze criteria onnodig zwaar en hoog vast te stellen. De criteria worden objectief opgesteld en tegelijkertijd met de offerteaanvraag gepubliceerd. De weging van de gunningcriteria wordt zorgvuldig bepaald in overeenstemming met de Gids Proportionaliteit.

5 ORGANISATORISCHE ASPECTEN

Inkoopfunctie

Inkoop betreft ‘alle handelingen en activiteiten waar een factuur tegenover staat, die door de

gemeente Barneveld moet worden betaald’. De inkoopfunctie wordt gedefinieerd als ‘Het geheel van activiteiten die in organisaties wordt vervuld om producten (leveringen, diensten en werken) van externe bronnen te betrekken tegen de voor de gemeente meest gunstige voorwaarden’.

De inkoopfunctie bestaat uit een strategisch, tactisch en een operationeel proces.

De gemeente Barneveld streeft ernaar om een organisatie op te bouwen waarin de kaderstelling en toetsing van beleid op één centrale plek wordt gepositioneerd. Als afgeleide hiervan kiest de organisatie voor het model van regisserende inkoop, waarbij de gemeente Barneveld als één aanbestedende dienst optreedt en de versnippering van inkopen wordt voorkomen.

Bij Inkoop worden dan ook alle voorgenomen inkopen vanaf een bedrag van € 25.000,- gemeld waarna in onderling overleg de aanpak wordt bepaald. Bij bedragen van € 100.000,- en meer sluit Inkoop altijd aan en wordt het inkoopproces door Inkoop uitgevoerd. De vakafdeling is verantwoordelijk voor de inhoudelijke informatie en Inkoop voor het proces.

Inkoop is een integraal onderdeel van de bedrijfsvoering en een instrument voor het management. Inkoop houdt zich bezig met in- en uitbesteding, het vaststellen van een strategie per inkooppakket, het aanbestedingsproces, leveranciersmanagement en contractmanagement.

Contractmanagement speelt een belangrijke rol in het op orde hebben van data waardoor ondersteuning aan risicomanagement en control verleend wordt, onder andere door het opstellen van spendanalyses.

Het inkoopproces zal integer, beheersbaar, transparant en verifieerbaar plaatsvinden volgens uniforme inkoopprocedures en bevoegde functionarissen. Alle stappen in het inkoopproces zijn gericht op het realiseren van de inkoopdoelstellingen.

Inrichting inkoopfunctie

Binnen de gemeente Barneveld is elke budgethouder verantwoordelijk voor het eigen budget. Samen met de voor het relevante vakgebied opererende inkoper bepaalt de budgethouder de inkoopstrategie voor de inkopen die binnen de opdracht en het budget van de budgethouder vallen.

De uitgavenstromen van de gemeente Barneveld worden toegewezen aan inkooppakketten. Inkopers beheren deze inkooppakketten en zij houden een overzicht bij van de aanbestedingen binnen de hen toegewezen inkooppakketten. Dit draagt bij aan het realiseren van de Inkoopdoelstellingen:

• •

  doelmatigheid - scherper inkopen, betere condities; uniforme en structurele afweging van de te kiezen inkoopstrategie;

• •

  rechtmatigheid: de gemeente opereert als één aanbestedende dienst conform wet- en regelgeving en omwille van het creëren van synergie via bij elkaar passende producten in een productgroep, eenduidig overig inkoopbeleid, contractbeheer.

Deze rolverdeling past binnen het regisserende inkoopmodel, dat de gemeente Barneveld toepast. In dit model vindt centraal de kaderstelling, advisering, coördinatie, informatievoorziening en kennisoverdracht plaats (strategische inkoop). En decentraal de feitelijke inkoop, waarbij inkoopvolumes zoveel mogelijk worden gebundeld en uitgenut (tactische en operationele inkoop). Team Inkoop speelt een coördinerende rol op strategisch en tactisch inkoopgebied en een centrale rol als kenniscentrum inkoop.

De gemeente Barneveld voert een inkoopbeleid dat zoveel mogelijk aansluit bij dat van de gemeente Ede en de gemeenten binnen de regio Food Valley.

Rechtmatigheid

Ieder beleid kent haar eigen beheersmaatregelen. Met deze maatregelen wordt bewaakt dat het beleid wordt uitgevoerd zoals afgesproken. De verantwoordelijkheid van de naleving van het beleid ligt bij de budgethouder. In dat kader moet de budgethouder actief meewerken aan de diverse beheersmaatregelen om zo de rechtmatigheid van de gemeentelijke inkopen te kunnen garanderen. Vanuit het oogpunt van rechtmatigheid vindt regelmatig interne controle plaats.

De beheersmaatregelen zijn:

• •

  Aankondiging bij Inkoop van opdrachten met een waarde van € 25.000,- of hoger.

• •

  Overleggen met Inkoop op welke wijze meervoudig onderhands, nationaal of Europees wordt aanbesteed.

• •

  Elektronisch aanbesteden boven Europese drempel, waar mogelijk ook daaronder.

• •

  Overhandigen van overeenkomsten en alle inkoopgerelateerde documenten aan contractbeheer, onderdeel van Inkoop.

Klachtenmeldpunt bij aanbestedingen

Indien een partij een klacht heeft over de wijze waarop de gemeente haar opdrachten in de markt zet, kan zij deze klacht melden bij het klachtenmeldpunt bij aanbestedingen via klachtenaanbestedingen@barneveld.nl. Het gaat om een informele procedure voor klachten van inschrijvers over aanbestedingsprocedures waarbij geen sprake is van een opschortende werking ten aanzien van de aanbestedingsprocedure.

Doel hierbij is:

• •

  het in een vroegtijdig stadium in behandeling nemen van klachten en vragen, aangedragen door individuele leveranciers, hun brancheorganisaties, dan wel reeds bestaande, al dan niet branchegerelateerde aanbestedingsadviescentra, die waar nodig/mogelijk tot aanpassingen in de procedure kunnen leiden;

• •

  de naleving van het motiverings- en transparantiebeginsel ter voorkoming van verdere klachten/onduidelijkheden.

Managementrapportage

Jaarlijks wordt een evaluatierapport opgesteld om het management op de hoogte te stellen van de resultaten en ontwikkelingen. Dit evaluatierapport dient eveneens als basis voor sturing.

BIJLAGE 1

Begrippen