Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Beekdaelen houdende regels omtrent gedrag Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens van de gemeenteraad van Beekdaelen

Artikel 1 Definitief ‘publicatie’

Onder ‘publicatie’ wordt verstaan: ‘het plaatsen van informatie op het openbare, algemeen toegankelijke gedeelte van het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Beekdaelen, bereikbaar via het webadres www.beekdaelen.nl en via de applicatie ‘iBabs’. Stukken die worden geplaatst, blijven na plaatsing permanent toegankelijk.

Artikel 2 Mogelijkheid verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens

Personen die het aangaat, kunnen te allen tijde aangeven dat hun gepubliceerde persoonsgegevens worden verwijderd. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze zijn gepubliceerd. Bij een dergelijk verzoek wordt aan de hand van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en deze gedragscode beoordeeld of het verzoek dient te worden gehonoreerd.

Artikel 3 Gedragscode

Voor de publicatie van persoonsgegevens gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aldaar aangegeven gedragslijnen.

Voor wat betreft de categorieën c t/m f geldt dat betrokkenen actief geïnformeerd worden over vermelde persoonsgegevens.

• a.

  Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden en collegeleden

  Ten aanzien van politieke ambtsdragers geldt als uitgangspunt dat herkenbaar moet zijn wie de politieke ambtsdragers zijn, van welke partij zij deel uitmaken en hoe zij te bereiken zijn. Op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Beekdaelen wordt van de politieke ambtsdragers het volgende gepubliceerd: voor- en achternaam, partijnaam, nevenactiviteiten, foto en emailadres.

  Gedragslijn:

  Ten aanzien van politieke ambtsdragers geldt geen beperking, behoudens hetgeen de wet aangeeft, voor het bekendmaken van persoonsgegevens op de website.

• b.

  Persoonsgegevens van ambtenaren

  Ten aanzien van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad – ongeacht of zij voor de gemeente Beekdaelen of een andere (overheids)organisatie werkzaam zijn – geldt dat uitsluitend hun naam en voornaam of voorletter(s) openbaar worden gemaakt op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Beekdaelen, eventueel met vermelding van de afdeling waar zij werkzaam zijn.

  Gedragslijn:

  Ten aanzien van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad, ongeacht of zij voor de gemeente Beekdaelen of een andere (overheids)organisatie werkzaam zijn, geldt dat uitsluitend hun naam en voornaam of voorletter(s) op de website worden openbaar gemaakt, eventueel met vermelding van hun functie en de afdeling waar zij werkzaam zijn en het zakelijk emailadres.

• c.

  Persoonsgegevens van personen die brieven of andere geschriften aan de raad richten

  Ingekomen brieven en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd, worden als zodanig niet op het raadsinformatiesysteem openbaar gemaakt. Op een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend termen als aanvrager, (wijk)bewoner, belanghebbende etc., onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op het raadsinformatiesysteem gepubliceerd.

  Gedragslijn:

  Ingekomen brieven en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd, worden als zodanig niet op de website van de raad openbaar gemaakt. In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken door de raad zijn ontvangen, met vermelding van de datum van ontvangst en een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd.

  Ingekomen brieven en petities worden via het beveiligde gedeelte van iBabs ontsloten zodat raads- en commissieleden wel kennis kunnen nemen van de ingekomen stukken waarop persoonsgegevens staan.

  Belanghebbenden kunnen naar aanleiding van de lijst met ingekomen stukken wel de brieven en petities opvragen bij de griffie. Dergelijke verzoeken zullen dan met toepassing van de Wet openbaarheid van bestuur worden behandeld.

• d.

  Persoonsgegevens van personen die tijdens openbare vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of anderen of namens instellingen

  Personen die tijdens openbare vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Zij leveren tijdens de vergadering vaak ook de tekst van hun inspraakbijdrage in. Van de raadsvergaderingen worden ook opnames gemaakt die via de website te bekijken zijn. Als op de door hen aangeleverde tekst hun adres en eventuele overige persoonsgegevens staan, kunnen deze worden gepubliceerd.

  Door in het openbaar van het spreekrecht gebruik te maken, geven insprekers impliciet aan dat zij geen bezwaar hebben tegen publicatie van hun bijdrage op de website met vermelding van hun naam. Insprekers worden hierop gewezen door middel van het inspreekformulier dat zij ontvangen van de griffie.

  Indien een inspreker een tekst inlevert (op papier of digitaal), wordt dit beschouwd als ingekomen stuk als bedoeld onder 3c.

  Gedragslijn:

  Indien een inspreker een tekst inlevert, op papier of digitaal, dan wordt deze bij de besluitenlijst van de desbetreffende vergadering gevoegd. De bijdrage wordt zoals deze is ontvangen, dus inclusief eventuele persoonsgegevens, op de website geplaatst. Insprekers worden hier van tevoren op gewezen door de griffie.

• e.

  Persoonsgegeven van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten

  De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Wel is dit soms het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen. Dergelijke stukken zijn veelal afkomstig van het college. Bij zienswijzen, bijvoorbeeld tegen bestemmingsplannen, worden de documenten geanonimiseerd en handtekeningen afgeplakt. De griffie dient te bewaken dat dit ook inderdaad gebeurt.

  Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen, wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten. Ook in dit soort gevallen worden de stukken geanonimiseerd aangeboden aan de gemeenteraad en worden handtekeningen afgeplakt. Bezwaarschriften waarbij de gemeenteraad betrokken is als werkgever worden uitsluitend in een besloten raadsvergadering behandeld. Op het betreffende dossier wordt conform de Gemeentewet geheimhouding opgelegd.

  Gedragslijn:

  De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en de daarbij behorende bijlagen, voor zover deze op de website worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd en dat handtekeningen worden afgeplakt. De griffie ziet hierop toe.

  Dit geldt ook voor raadsstukken in het kader van bezwaarprocedures en bij de raad ingediende zienswijzen. Indien nodig wordt de zaak in een besloten raadsvergadering behandeld en wordt conform de Gemeentewet geheimhouding opgelegd.

  Deze stukken worden via het beveiligde gedeelte van iBabs ontsloten zodat raads- en commissieleden wel kennis kunnen nemen van de ingekomen stukken waarop persoonsgegevens staan.

• f.

  Uitnodigingen voor de raad

  Aan de raad gerichte uitnodigingen worden in de regel als zodanig niet op het raadsinformatiesysteem openbaar gemaakt.

  Indien incidenteel wordt overgegaan tot de publicatie van activiteiten voor de raad wordt de naam van de contactpersoon of die van de persoon waar men zich moet aanmelden genoemd, inclusief een telefoonnummer en/of emailadres. Eventuele handtekeningen op bijlagen worden afgeplakt. Vermelding van het adres van de contactpersoon gebeurt niet, tenzij dit voor de duidelijkheid omtrent te betreffende activiteit onvermijdelijk is.

  Gedragslijn:

  Bij publicatie van activiteiten voor de raad op de website wordt de naam van de contactpersoon of die van de persoon waar men zich moet aanmelden genoemd, inclusief een telefoonnummer en/of email adres. Eventuele handtekeningen op bijlagen worden afgeplakt. Vermelding van het adres van de contactpersoon gebeurt niet, tenzij dit voor de duidelijkheid omtrent de betreffende activiteit onvermijdelijk is.

Artikel 4 Anonimiseren van persoonsgegevens

In die gevallen waarin anonimiseren nodig is volgens deze gedragscode dienen de namen, het adres en de woonplaats, plus eventuele andere persoonsgegevens op grond waarvan een persoon te identificeren is, te worden verwijderd.

Voor zover het voor een goed begrip van de tekst van documenten nodig is, kunnen deze gegevens vervangen worden door neutrale termen, zoals bv. aanvrager, klager, (derde-)belanghebbende, reclamant, enz. Dit sluit aan bij de anonimiseringsrichtlijnen van de rechtspraak.

Artikel 5 Van overeenkomstige toepassing op stukken ingediend door raadsfracties

Bepalingen in de gedragscode zijn van overeenkomstige toepassing op stukken die door raadsfracties worden ingediend.