Functieboek

Functieboek

• A

  Inleiding

  • 1

    Functiekarakteristieken

  • 2

    Elementen van de functiekarakteristieken

  • 3

    Definities begrippen

• 1

  Gemeentesecretaris

• 2

  Afdelingsmanager

• 3

  Senior medewerker A

• 4

  Senior medewerker B

• 5

  Senior medewerker C

• 6

  Senior medewerker D

• 7

  Projectleider

• 8

  Lokaal coördinator brandweer

• 9

  Programmamanager / Strategisch beleidsadviseur

• 10

  Beleidsmedewerker A

• 11

  Beleidsmedewerker B

• 12

  Beleidsondersteunend medewerker

• 13

  Concerncontoller

• 14

  Juridisch controller

• 15

  Vakspecialist A

• 16

  Vakspecialist B

• 17

  Medewerker beleidsuitvoering

• 18

  Administratief medewerker A

• 19

  Administratief medewerker B

• 20

  Klantmanager A

• 21

  Klantmanager B

• 22

  Frontoffice medewerker A

• 23

  Frontoffice medewerker B

• 24

  Technisch beheerder

• 25

  Medewerker technisch beheer A

• 26

  Medewerker technisch beheer B

• 27

  Medewerker technische uitvoering A

• 28

  Medewerker technische uitvoering B

• 29

  Medewerker technische uitvoering C

In het kader van het verbeterproject ‘GRIP op Brummen’ en de HRM-nota ‘Investeren in mensen’ is in overleg met de ondernemingsraad voor gekozen om het aantal functies dat wij in Brummen onderscheiden, terug te brengen tot (vooralsnog) 25 en deze nieuwe functies te beschrijven naar aard. De beschrijving blijft beperkt tot de belangrijkste kenmerken. Vandaar dat we spreken over functiekarakteristieken. Deze functies zijn ingedeeld in zes functiefamilies. Een functiefamilie is een reeks functiekarakteristieken die niet afdelingsgebonden of vakgebiedgebonden is. De functiekarakteristieken binnen een functiefamilie zijn vergelijkbaar ten aanzien van de aard van het werk, en kennen een logische opeenvolging in zwaarte.

We onderscheiden de volgende functiefamilies:

• -

  Management, betreffende functiekarakteristieken waarin hiërarchisch, operationeel en/of functioneel leiding wordt gegeven.

• -

  Coördinatie, betreffende de operationele en/of functionele aansturing van een team en/of (project)groep medewerkers.

• -

  Beleidsvorming, betreffende het proces van beleidsontwikkeling, implementeren en evalueren van beleid.

• -

  Beleidsuitvoering en administratie, betreffende het proces van het plannen, organiseren, uitvoeren, controleren en evalueren van de beleidsuitvoering.

• -

  Frontoffice, betreffende het verwerken van aanvragen, geven van inlichtingen en aanbieden van diensten en producten aan de frontoffice.

• -

  Technisch beheer en uitvoering, betreft het proces van (technisch) uitvoerende werkzaamheden.

De functiekarakteristieken worden weergegeven in een matrix, het functiegebouw.

De functiekarakteristieken zijn organiek op hoofdlijnen en resultaatgericht beschreven. Organiek dat wil zeggen dat bij het beschrijven is uitgegaan van de door het bestuur en management gewenste (“soll” of normatieve) situatie, afgeleid van de missie, visie en doelstellingen van de organisatie. Functiekarakteristieken vormen dan ook geen afgebakende werkinstructies. Per functiekarakteristiek wordt achtereenvolgens de plaats in de organisatie, het doel van de functie, het kader, de kernactiviteiten, de contacten en een indicatie van het werk- en denkniveau aangegeven.

Meer informatie over de functie-inhoud is te vinden het individuele werkplan (IWP) dat jaarlijks met iedere medewerker wordt opgesteld. Het jaarlijks vast te stellen, afdelingsplan vormt hiervoor de basis. In het afdelingsplan zijn de doelstellingen, resultaten en ontwikkeling van de afdeling vastgelegd. Het afdelingsplan is afgeleid van de doelstellingen van de organisatie als geheel.Omdat wijzigingen in de feitelijke werkzaamheden kunnen worden opgenomen in het IWP blijven de functiekarakteristieken in stand. Dat maakt het beschrijven en waarderen van functies min of meer een éénmalige aangelegenheid is geworden. De inzetbaarheid van de in algemene dienst aangestelde medewerkers en dus de flexibiliteit van de organisatie worden daarmee vergroot.

De volgende elementen van de generieke organieke functiekarakteristieken worden beschreven: plaats in de organisatie, doel van de functie, kader van de functie, kernactiviteiten, contacten en indicatie werk- en denkniveau.

Plaats in de organisatieGeeft inzicht in de organisatorische positionering van de functie in de organisatie.

Doel van de functie Betreft de bestaansreden van de functie en is afgeleid van de doelstellingen van de organisatie.

Kader van de functie Korte omschrijving van de voor de karakteristiek belangrijkste kaders waarbinnen gewerkt wordt. Bij de uitvoering van de werkzaamheden moet rekening worden gehouden met deze kaders en aan deze kaders worden voldaan. De kaders kunnen naast werkafspraken, voorschriften, richtlijnen en procedures ook wet-en regelgeving, (algemeen geformuleerde) beleidslijnen, visie documenten en/of strategische uitgangspunten betreffen.

KernactiviteitenBetreft het samenhangende geheel van kernactiviteiten die binnen bepaalde kaders moeten worden uitgevoerd, teneinde geformuleerde resultaten te kunnen bereiken.

ContactenTwee elementen worden beschreven:

• -

  met wie contacten worden onderhouden binnen en buiten de organisatie"

• -

  aard van de contacten

Indicatie werk- en denkniveauPer functiekarakteristiek is een indicatief werk- en denkniveau aangegeven. Dit werk- en denkniveau is een indicatie om de vastgestelde kernactiviteiten in de functiekarakteristiek ‘vakvolwassen’ uit te kunnen voeren. Hierbij wordt uitgegaan van de meest geëigende school- en praktijkopleiding (kortste route). Dit neemt niet weg dat het indicatieve werk- en denkniveau ook door middel van andere leer en/of praktijkroutes kan worden behaald. Naast het werk- en denkniveau wordt bij sommige functiekarakteristieken door middel van een + of ++ de extra opleidings- en praktijkkennis aangegeven. Hierbij wordt ervan uitgegaan dat boven op het basis werk- en denkniveau aanvullende kennis en ervaring noodzakelijk is.

In het functieboek is een aantal termen gebruikt, die nadere toelichting behoeven.

Onder interactieve beleidsvorming wordt verstaan: ontwikkeling van beleid door middel van een luisterende houding en een permanente dialoog met de omgeving (participatie en inspraak en coproductie van beleid).

Integraal adviseren betekent het adviseren op alle relevante beleidsgebieden voor de functie en de gebieden in samenhang met elkaar.

Integraal management betekent dat de verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van Personeel, Informatie, Organisatie, Financiën, Automatisering en Huisvesting (PIOFAH-taken) aan het management (gemeentesecretaris en afdelingsmanagers) gemandateerd zijn.

Hiërarchisch leidinggeven is het zeggenschap hebben over onderwerpen van persoonlijk belang voor het personeelslid. Denk aan bevoegdheden inzake beoordeling, bevordering, opleiding en sancties. Het betekent het verantwoordelijk zijn voor de inzet van mens en middelen en het (doen) ontwikkelen van mensen en middelen. Het verzorgen van de voorwaarden voor het bereiken van de doelstellingen van de organisatie.

Functioneel leidinggeven is het zeggenschap hebben over onderwerpen die samenhangen met de zorg voor het op peil blijven, ontwikkelen en juist hanteren van specialistische kennis en vaardigheden. Verantwoordelijk zijn voor de vaktechnische aspecten bij uitvoeren van werkzaamheden en uit dien hoofde bevoegd zijn om richtlijnen en dwingende aanwijzingen te geven.

Operationeel leidinggeven (werkleiding) betreft het aansturen en regelen van de (dagelijkse) operationele activiteiten van medewerkers binnen een team, door middel van planningen en werkopdrachten, binnen de door de het bestuur en/of de manager gestelde raamopdracht.

In de functiekarakteristieken van de senior medewerker, coördinator en concern-controller is sprake van functioneel en/of operationeel leiding geven aan een team van medewerkers, zonder hiërarchische verhouding. Bij afwezigheid van één van deze karakteristieken binnen een team, wordt de functionele en operationele leiding verzorgd door de afdelingsmanager.

Werkzaamheden op een complex afdelingsoverstijgend beleidsveld betreffen werkzaamheden die:

• -

  bepalend zijn voor de strategische richting van andere beleidsvelden

• -

  doorwerking hebben naar (impact hebben op) andere beleidsvelden in de zin dat het effect tot op lange termijn (enige jaren) merkbaar is.

• -

  strategische gemeentebrede kaders stelt voor meerdere beleidsvelden

De drie elementen tezamen maken een beleidsveld complex afdelingsoverstijgend.

Werkzaamheden op een afgebakend beleidsveld betreffen de werkzaamheden die:

• -

  gericht zijn op beïnvloeding van werkprocessen buiten de eigen afdeling of beïnvloeding van de omgeving buiten het team

• -

  doorwerking hebben naar (impact op) andere beleidsvelden in de zin dat het effect tot op middellange termijn (langer dan een jaar) merkbaar is;

• -

  gemeentebrede kaders kan stellen voor andere beleidsvelden, echter niet van strategische aard.

Werkzaamheden op deelgebieden van een beleidsveld betreffen werkzaamheden:

• -

  Waarvan het effect zich beperkt tot het eigen team of eigen beleidsveld

• -

  Waarvan het effect op korte termijn (minder dan een jaar) merkbaar is

• -

  Die geen/beperkte invloed hebben op externe werkprocessen.

Ook voor een afgebakend beleidsveld en deelgebieden van een beleidsveld geldt dat de drie elementen tezamen de definiëring vormen.

BudgetbeheerHet beheren en bewaken van budgetten is niet opgenomen in de functiekarakteristieken. Deze taken worden beschreven in het afdelingsplan en/of het IWP. Binnen gemeente Brummen geldt de volgende situatie:

• -

  De gemeentesecretaris is eindverantwoordelijk voor alle budgetten en de gemeentebrede doelstellingen die moeten worden gerealiseerd. De secretaris is in die zin dus “masterbudgethouder”.

• -

  De gemeentesecretaris heeft op onderdelen de budgetbevoegdheid aan een beperkt aantal budgethouders gemandateerd. Deze staan aan het hoofd van een afdeling waar de producten en diensten worden geleverd. De budgethouders hebben een aantal zaken aan de zogenaamde kredietbewakers gemandateerd.

• -

  De kredietbewaker heeft mede de verantwoordelijkheid om de activiteiten voor dat jaar te realiseren binnen het daarvoor beschikbare budget of het krediet. In feite komt het budgethouderschap dan ook bij deze kredietbewaker te liggen. Kredietbewakers voeren op gezette tijden overleg met de budgethouders en informeren de budgethouders over de voortgang. Mede op basis van deze gesprekken stelt de manager de periodieke afdelingsrapportage samen.

Projectmatig werken Het realiseren van bepaalde taken gebeurt via een projectstructuur. Een project wordt onder meer gekenmerkt door het aanwezig zijn van een projectopdracht, projectdefinitie en een projectplan en is van tijdelijke aard. De afdelingsmanager, het MT of bestuur treedt op als opdrachtgever en verstrekt een projectopdracht aan de projectleider.

Leiding geven aan een projectLeiding geven aan een project betreft het opstellen van een projectdefinitie en een projectplan; het in overleg met de opdrachtgever beslissen over en regelen van de inzet van mensen en middelen; zorgen voor de uitvoering van het project binnen de in het projectplan vastgestelde randvoorwaarden; functioneel en operationeel (projectinhoudelijk) leiding geven aan de projectmedewerkers; opstellen van voortgangsrapportages; behartigen van de belangen van de gemeente in contacten met externe partijen; afleggen van verantwoording over het projectresultaat aan de afdelingsmanager en/of de opdrachtgever. Het geven van leiding aan projecten is opgenomen in de karakteristiek als het een structureel onderdeel (minimaal 25% van de werktijd gedurende enige jaren) is van de werkzaamheden.

Incidenteel leiding geven aan projecten Het incidenteel leiding geven aan projecten (met name binnen de eigen afdeling) valt onder de overige werkzaamheden (genoemd bij het onderdeel kernactiviteiten in de functiekarakteristieken) en wordt niet apart benoemd in de functiekarakteristieken. Het incidenteel leidinggeven aan een project kan wel worden opgenomen in het IWP (Individueel werkplan).

Deelnemen aan projectenDeelname aan een project betreft het uitvoeren van het toegewezen deel van het project; het onderhouden van in- en/of externe contacten in het kader van het project; rapporteren over de voortgang, inzet en resultaten aan de projectleider. Het deelnemen aan (in- en/of externe) projecten valt onder de overige werkzaamheden (genoemd bij het onderdeel kernactiviteiten in de functiekarakteristieken) en wordt niet apart benoemd in de functiekarakteristiek. Deelname aan een project kan wel worden opgenomen in het IWP (Individueel werkplan).