Regeling vervallen per 05-01-2012

Archiefverordening gemeente Coevorden 1998

Geldend van 01-12-2001 t/m 04-01-2012 met terugwerkende kracht vanaf 06-11-2001

Intitulé

Archiefverordening gemeente Coevorden 1998

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Wijzigingen en/of aanvullingen behorend bij:

De ‘Archiefverordening Gemeente Coevorden;

zijn vastgesteld in de openbare vergadering van 6 november 2001.

Wijzigingen en/of aanvullingen zijn verwerkt in:

Artikel 2

No.12

De raad van de gemeente Coevorden;

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d

2 oktober 1998

gelet op de artikelen 30, eerste lid en 31 van de Archiefwet 1995;

b e s l u i t :

vast te stellen de volgende verordening:

archiefverordening gemeente coevorden 1998

(verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaatsen en het beheer van de archiefbewaarplaatsen (Archiefverordening))

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    de wet: de Archiefwet 1995;

  • b.

    gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

  • c.

    de archiefbewaarplaats: de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

  • d.

    beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;

  • e.

    beheerseenheid: een door het college van burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;

  • f.

    informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

Hoofdstuk II De aanwijzing van de archiefbewaarplaatsen

Artikel 2

Op grond van artikel 31 van de wet worden de volgende archiefbewaarplaatsen aangewezen:

de archiefbewaarplaatsen in Coevorden, Aleida Kramersingel 4 en Kasteel 4 en in Dalen, Hoofdstraat 2.

Bescheiden die jonger zijn dan 20 jaar, die in deze bewaarplaatsen geplaatst zijn, zijn uitgesloten van de openbaarheid.

Voor de registers van de burgerlijke stand gelden de openbaarheidstermijnen, die genoemd zijn in artikel 1:17a, lid 2 van het Burgerlijk Wetboek.

Hoofdstuk III De zorg van het collegen van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden

Artikel 3

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het inrichten en in standhouden van de archiefbewaarplaatsen als bedoeld in artikel 2, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 4

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder

Artikel 5

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

Artikel 6

  • 1. Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

  • 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen, dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 7

Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 8

Het college van burgemeester en wethouders stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.

Artikel 9

Het college van burgemeester en wethouders doet tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.

Hoofdstuk IV Het beheer van de archiefbewaarplaats

Artikel 10

Onder de bevelen van het college van burgemeester en wethouders is de gemeentesecretaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

Het college van burgemeester en wethouders kan ter ondersteuning van de secretaris een deskundige aanwijzen, die in het bezit is van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 11

De secretaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.

Artikel 12

Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden inzake de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de gemeentesecretaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.

Artikel 13

Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden inzake de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de gemeentesecretaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.

Artikel 14

Het college van burgemeester en wethouders kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.

Artikel 15

De gemeentesecretaris brengt éénmaal per twee jaar verslag uit aan het college van burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk V Toezicht van de gemeentesecretaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 16

De gemeentesecretaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden van de verschillende beheerseenheden, voor zover hij daarvan zelf geen beheerder is, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.

Artikel 17

De gemeentesecretaris is bevoegd zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 18

  • 1. De beheerders verstrekken aan de gemeentesecretaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

  • 2. De gemeentesecretaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 19

De gemeentesecretaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededelingen aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college van burgemeester en wethouders.

Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 20

De beheerder doet aan de gemeentesecretaris tenminste tijdig mededelingen van het voornemen tot:

  • a.

    de opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een ander(e) beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

  • b.

    de bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

  • c.

    de verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

  • d.

    het ontwerpen, de vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

  • e.

    de voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel 21

De gemeentesecretaris doet éénmaal per twee jaar aan het college van burgemeester en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.

Hoofdstuk VI Slotbepalingen

Artikel 22

  • 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na datum van bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 1998.

  • 2. Op dat tijdstip vervallen de volgende verordeningen:

    "Archiefverordening Coevorden", vastgesteld d.d. 1 november 1971 door de raad van de gemeente Coevorden;

    "Archiefverordening Dalen 1968", vastgesteld d.d. 28 augustus 1968 door de raad van de gemeente Dalen;

    "Archiefverordening", vastgesteld d.d. 13 februari 1973 door de raad van de gemeente Oosterhesselen;

    "Archiefverordening gemeente Sleen 1995", vastgesteld d.d. 28 maart 1995 door de raad van de gemeente Sleen;

    “Archiefverordening 1994", vastgesteld d.d. 14 november 1994 door de raad van de gemeente Zweeloo;

    Besluit tot aanwijzing archiefbewaarplaats d.d. 14 juni 1993 door de raad van de gemeente Coevorden;

    Besluit tot aanwijzing archiefbewaarplaats d.d. 13 november 1990 door de raad van de gemeente Oosterhesselen;

    Besluit tot aanwijzing archiefbewaarplaats d.d. 28 augustus 1980 door de raad van de gemeente Sleen;

    Besluit tot aanwijzing archiefbewaarplaats d.d. 19 augustus 1991 door de raad van de gemeente Zweeloo;

Artikel 23

Deze verordening wordt aangehaald als “Archiefverordening gemeente Coevorden 1998”.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 13 oktober 1998.

De raad voornoemd,

, voorzitter.

, secretaris.