Verordening van de raad van Gennep houdende de verordening op het auditcomité 2018 [Verordening auditcomité 2018]

Paragraaf I Algemene bepalingen

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  voorzitter: de voorzitter van het auditcomité;

• b.

  leden: de leden van het auditcomité;

• c.

  secretaris: de secretaris van het auditcomité c.q. de griffier;

• d.

  raad: de gemeenteraad van Gennep;

• e.

  college: het college van burgemeester en wethouders van Gennep;

• f.

  accountant: de in de Controleverordening gemeente Gennep bedoelde accountant, die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

• g.

  jaarstukken: jaarverslag en jaarrekening van de gemeente Gennep;

• h.

  gemeenterekening: jaarrekening van de gemeente Gennep;

• i.

  indemniteitsbesluit: een besluit van de gemeenteraad waarbij alsnog akkoord gegaan wordt met door het college gedane uitgaven, waarvoor niet tevoren budget is gevoteerd.

Artikel 2 Instelling en doel

• 1.

  Er is een auditcomité dat de raad adviseert over p en c-gerelateerde onderwerpen.

• 2.

  Het auditcomité is belast met de voorbereiding van de uitoefening van taken van de raad als bedoeld in de controleverordening ex. artikel 213 van de Gemeentewet, vastgesteld bij raadsbesluit van 22 november 2011.

Artikel 3 Samenstelling

• 1.

  Het auditcomité bestaat uit zoveel leden als er fracties in de gemeenteraad zitting hebben.

• 2.

  De leden van het auditcomité worden aan het begin van een nieuwe zittingsperiode van de raad door de raad uit zijn midden of uit de beëdigde burgerraadsleden aangewezen, waarbij niet meer dan één lid per fractie wordt aangewezen.

• 3.

  De fractievoorzitters wijzen daarvoor kandidaten aan en doen daarvan opgave aan de griffier.

• 4.

  De raad benoemt de leden van het auditcomité voor een periode die eindigt als de zittingsperiode van de raad afloopt.

• 5.

  Hij/zij die ophoudt lid van de raad of burgerraadslid te zijn kan geen lid meer van het auditcomité zijn.

• 6.

  De portefeuillehouder financiën alsmede de concerncontroller kunnen het auditcomité van advies dienen en daartoe aanwezig zijn bij de vergaderingen. Het auditcomité kan interne en externe adviseurs, zoals de accountant, verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

• 7.

  De gemeentesecretaris wijst in overleg met de griffier zo nodig ambtelijk adviseurs aan die aan het auditcomité worden toegevoegd. Deze adviseurs zijn geen lid van het auditcomité.

Artikel 4 Voorzitter

Het auditcomité kiest uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

Artikel 5 Secretaris

Het secretariaat van het auditcomité wordt verzorgd door of namens de griffier.

Paragraaf II Taken auditcomité

Artikel 6 Taken

Het auditcomité heeft de volgende taken:

• 1.

  Het in overleg met het college voorbereiden van de aanbesteding van de accountantscontrole en de selectieprocedure van de accountant.

• 2.

  Het adviseren aan de raad met betrekking tot de te benoemen accountant.

• 3.

  Het auditcomité adviseert de raad jaarlijks over de opdrachtverlening aan de accountant. Naast de wettelijk verplichte controle kunnen dit bijzondere controleopdrachten zijn.

• 4.

  Het auditcomité adviseert de raad jaarlijks over de door de accountant ten behoeve van de raad uitgebrachte rapporten.

• 5.

  Het auditcomité bereidt de behandeling van de jaarstukken door de raad voor. In ieder geval adviseert het auditcomité de raad over de vaststelling van de gemeenterekening en een eventueel indemniteitsbesluit. Hierbij betrekt zij de verklaring en bevindingen van de accountant die ten grondslag liggen aan de jaarstukken. Het auditcomité houdt rekening met de in de gemeentewet gestelde termijn voor de vaststelling van de rekening. Daarnaast kan het auditcomité de raad informeren over de bevindingen die zij deed bij de voorbereiding van de behandeling van de jaarstukken.

• 6.

  Het auditcomité is het contactorgaan van de accountant als genoemd in artikel 4, derde lid van de Controleverordening (ex artikel 213 gemeentewet). Ten aanzien van de accountant heeft het auditcomité de volgende taken:

  • a.

    zij voert overleg met de accountant op verzoek van de raad, van het auditcomité zelf, dan wel op verzoek van de accountant waarbij in ieder geval overlegd wordt over eventuele bijzondere opdrachten, de afgegeven accountantsverklaring en het verslag van bevindingen, de tussentijdse rapportage (managementletter) en de evaluatie van het functioneren van de accountant;

  • b.

    zij voert overleg met de accountant over het controleplan van de accountant, dat door de accountant is opgesteld naar aanleiding van de opdracht van de raad voor de accountantscontrole. Dit overleg vindt plaats voor het zomerreces;

  • c.

    zij voert periodiek overleg met de accountant over de voortgang van de controle zoals vastgelegd in het controleplan.

Artikel 7 Andere taken

• 1.

  Het auditcomité kan de raad adviseren over de planning en control en de daaruit voortvloeiende documenten.

• 2.

  Het auditcomité kan de raad adviseren over de behandeling van de diverse kaderstellende nota’s zoals genoemd in de financiële verordening van de gemeente Gennep (ex art. 212 gemeentewet).

• 3.

  Het auditcomité kan de raad adviseren over de behandeling van het onderzoeksprogramma van het college, de onderzoeksrapportages en de plannen van verbetering (Verordening doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek gemeente Gennep; ex art. 213A gemeentewet).

• 4.

  Het auditcomité kan de raad adviseren over het onderzoeksrecht van de raad ex artikel 84 dan wel artikel 155A van de gemeentewet, dan wel over andere door het auditcomité gewenste onderzoeken naar programma’s en/of organisatie(-onderdelen).

• 5.

  Het auditcomité kan de raad adviseren over verzoeken tot onderzoek aan de rekenkamercommissie.

• 6.

  Het auditcomité kan de raad adviseren of voorstellen doen met betrekking tot wijzigingen in de financiële en controleverordeningen ex artikel 212, 213 en 213A van de gemeentewet en andere verordeningen die de controlerende taak van de raad aangaan.

Artikel 8 Advisering

• 1.

  Het auditcomité stelt indien aan de orde een voorstel op waarin adviezen genoemd in artikel 6 en 7 zijn opgenomen.

• 2.

  Het college wordt daarbij de gelegenheid geboden schriftelijk te reageren op de bevindingen en de adviezen van het auditcomité. Deze schriftelijke reactie maakt eveneens onderdeel uit van de beraadslaging in de raad.

• 3.

  Het auditcomité legt het raadsvoorstel via een voorbereidende raad voor aan de raad.

Paragraaf III Werkwijze auditcomité

Artikel 9 Oproepen/vaststellen van de agenda/openbaarheid vergaderingen

• 1.

  De vergaderingen zijn openbaar.

• 2.

  Het auditcomité kan op grond van een belang, als bedoeld in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur omtrent het in een vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan het auditcomité worden voorgelegd geheimhouding opleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt.

• 3.

  Geheimhouding omtrent het in een vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering door de voorzitter van het auditcomité opgelegd.

• 4.

  De onder 2 en 3 bedoelde geheimhouding wordt in acht genomen totdat degene die de verplichting heeft opgelegd, dan wel het auditcomité bij meerderheid van stemmen, haar opheft. Indien de stemmen staken blijft de geheimhouding in tact.

• 5.

  Indien het auditcomité zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad of het college heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad of het college haar opheft.

• 6.

  Het auditcomité vergadert voorafgaand aan de controle van de jaarrekening door de accountant en na afloop van die controle en voorts zo dikwijls als de voorzitter het nodig oordeelt of het door tenminste twee leden schriftelijk met opgaaf van redenen wordt gevraagd.

• 7.

  De voorzitter bepaalt in overleg met de griffier de voorlopige agenda van de vergadering.

• 8.

  Deze agenda met de bijbehorende stukken wordt minstens vijf dagen voor de te houden vergaderingen beschikbaar gesteld aan de leden van het auditcomité. De agenda wordt tevens ter beschikking gesteld aan de overige leden van de raad, alsmede het college.

• 9.

  Het auditcomité stelt bij aanvang van de vergadering de definitieve agenda vast.

Artikel 10 Verslaglegging

• 1.

  Voor ieder besproken onderwerp in een vergadering wordt, onder de zorg van de griffier een besluiten- en actiepuntenlijst opgesteld.

• 2.

  De griffier is verantwoordelijk voor de tijdigheid en de inhoud van de besluitenlijst.

• 3.

  De besluitenlijst wordt vastgesteld als een meerderheid van de leden van het auditcomité, hetzij ter vergadering, hetzij schriftelijk haar mening omtrent de desbetreffende besluitenlijst kenbaar heeft gemaakt.

• 4.

  Het bepaalde in het voorgaande lid sluit niet uit dat een minderheidsstandpunt in de besluitenlijst kan worden opgenomen.

• 5.

  De besluitenlijsten van het auditcomité zijn openbaar, behoudens in de gevallen waarin artikel 9, tweede en derde lid, voorziet.

Paragraaf IV Overige bepalingen

Artikel 11 Uitleg regeling

Bij twijfel over de betekenis of de toepassing van deze regeling en in gevallen waarin deze regeling niet is voorzien, beslist de voorzitter van het auditcomité.

Artikel 12 Citeerartikel/inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening auditcomité 2018;

• 2.

  Zij treedt in werking op 1 augustus 2018 onder gelijktijdige intrekking van het reglement auditcomité 2017.

Aldus besloten in de besluitvormende raadsvergadering van 4 juni 2018.