Reglement publicatie persoonsgegevens gemeente Goes

Artikel 1 – Definitie ‘publicatie’

Onder publicatie wordt verstaan het plaatsen van informatie op een openbare en voor iedereen toegankelijk website van de gemeente Goes of een andere organisatie waarop informatie wordt bekendgemaakt door of namens een bestuursorgaan van de gemeente Goes, zoals in het gemeenteblad op de website www.overheid.nl. Het gaat hierbij niet over de publicatie op een gesloten deel van de gemeentelijke of andere website, zoals intranet van de gemeente Goes en het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem (RIS).

Artikel 2 – Mogelijkheid tot verwijdering van persoonsgegevens

Personen die dit aangaat kunnen op ieder moment aangeven dat zij hun persoonsgegevens van de website verwijderd willen hebben. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze op de website zijn gepubliceerd.

Artikel 3 – Reglement

Voor de publicatie van persoonsgegevens als bedoeld in artikel 1 gelden de volgende regels.

• a.

  Persoonsgegevens van publieke ambtsdragers (raadsleden, steunfractieleden, wethouders en de burgemeester)

  Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol of ambt, voor het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in documenten voor, bijvoorbeeld op agenda en besluitenlijsten en politieke documenten zoals moties, amendementen en schriftelijke vragen.

  Voor politieke ambtsdragers geldt, behoudens hetgeen de wet aangeeft, dat emailadressen bekend worden gemaakt op de website en dat adressen en telefoonnummers alleen optioneel, en dus met toestemming van de betrokkene, bekend worden gemaakt.

• b.

  Persoonsgegevens van medewerkers

  Medewerkers worden regelmatig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke voorstellen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffie(r) van vergaderingen. Voor zover medewerkers genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking relevant en niet bovenmatig.

  De openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam, functie en eventueel een vermelding van de afdeling en/of het bureau waar zij werkzaam zijn.

  Hierop wordt een uitzonderingen gemaakt indien het vermelden van de contactgegevens:

  • 1.

    wettelijk is voorgeschreven;

  • 2.

    noodzakelijk is vanwege (onafhankelijke) positie van de functie die de medewerker verricht;

  • 3.

    voor de dienstverlening noodzakelijk is;

  • 4.

    plaats vindt met expliciete instemming van betrokkene.

• c.

  Persoonsgegevens van personen en instellingen/organisaties die brieven of andere geschriften aan de bestuursorganen richten

  Brieven aan bestuursorganen zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt ook voor dat er een petitie aan de bestuursorganen wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans (handgeschreven) naam- en adresgegevens en handtekening bevatten.

  Openbaarmaking van deze brieven of geschriften zou betekenen dat via de website alle persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien. Voor wat betreft de ingekomen stukken afkomstig van burgers moet dit als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de bestuursorganen kunnen doorgaans ook bereikt worden zonder openbaarmaking. De bestuursorganen zelf dan wel de leden van de bestuursorganen moeten echter wel kennis kunnen nemen van deze brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de bestuursorganen vraagt.

  Voorts vereist de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger dat op de website is te vinden dat de brief bij de bestuursorganen is binnengekomen. Hiertoe is het voldoende als de naam van de afzender wordt openbaargemaakt.

  Brieven/geschriften van instellingen/organisaties zijn naar hun aard doorgaans minder persoonlijk en bevatten minder persoonsgegevens. Het publiceren van deze brieven beschouwen wij niet als bovenmatig.

  Ingekomen brieven van burgers die aan de bestuursorganen zijn gezonden of overhandigd worden als zodanig in beginsel niet op de website van de bestuursorganen openbaar gemaakt. In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken van burgers door de bestuursorganen zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend de naam van de afzender, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd. De brief / het stuk is wel beschikbaar voor het bestuur en (burger)commissieleden op het besloten gedeelte van de gemeentelijke website.

  Indien de afzender uitdrukkelijk aangeeft te wensen dat zijn of haar brief/stuk wel dient te worden gepubliceerd, dan zal er wel publicatie plaatsvinden, waarbij ook de persoonsgegevens openbaar worden gemaakt.

  Voor petities geldt dat de petitie zelf, dat wil zeggen: de boodschap die men door middel van de petitie wenst uit te dragen, wel wordt gepubliceerd. De lijst met ondertekenaars wordt echter niet op de website gepubliceerd. Ook niet wanneer ondertekenaars aangegeven hebben dat hun gegevens openbaar gemaakt mogen worden (bijvoorbeeld op petities.nl). Deze toestemming moet namelijk worden gezien als toestemming aan degene die de petitie is gestart, maar het gaat te ver om deze toestemming op te vatten als een uitdrukkelijke toestemming voor publicatie op de website van de gemeente. Deze lijst met ondertekenaars is wel beschikbaar voor het bestuur den op het besloten gedeelte van de gemeentelijke website.

• d.

  Personen die tijdens openbare commissievergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of andere (rechts)personen

  Personen die tijdens commissievergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Door in het openbaar van het spreekrecht gebruik te maken geven insprekers impliciet aan dat zij geen bezwaar hebben tegen publicatie van hun bijdrage op de website (zowel in de vorm van geluidsmateriaal als gepubliceerde tekst).

  De bijdrage van de inspreker wordt te allen tijde op de gebruikelijke wijze uitgezonden via de gemeentelijke website en is daar ook achteraf te raadplegen.

• e.

  Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van voorstellen of daaraan verwante documenten

  De bestuursorganen neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in voorstellen persoonsgegevens staan. Dit is soms het geval in bijlagen van voorstellen, zoals zienswijzennota’s bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn altijd afkomstig van het college van burgemeester en wethouders. Bij zienswijzen worden persoonsgegevens voor publicatie op het algemeen toegankelijke deel van de website geanonimiseerd en worden handtekeningen afgeplakt, tenzij de betrokkene aangeeft geen bezwaar te hebben tegen publicatie van de persoonsgegevens.

  Een tweede categorie stukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen wordt gevormd door documenten in het kader van een bezwaarprocedure tegen een besluit of een klacht tegen een gedraging. Persoonsgegevens hierin worden niet gepubliceerd.

  Een derde categorie is het indienen van een burgerinitiatief. Dat is een uitgewerkt voorstel over een onderwerp dat een buurt, een wijk of de gehele stad aangaat. Met een burgerinitiatief vragen burgers de gemeentebestuursorganen om een voorstel te bespreken en er een standpunt over in te nemen. Het verzoek en de steunbetuigingen moeten worden voorzien van de achternaam, de voornamen, het adres, de postcode, de geboortedatum en de handtekening of het BS-Nummer van degene die het verzoek indient/ondersteunt.

• f.

  Besluiten of zaken als benoemingen

  Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen persoon, afgezien van diens naam, niet openbaar gemaakt.

• g.

  Persoonsgegevens in de beantwoording door het college van burgemeester en wethouders

  Brieven aan de raad worden vaak ter afdoening doorgezonden naar het college van burgemeester en wethouders. De beantwoording van deze brieven wordt in afschrift naar de gemeentebestuursorganen gezonden. Deze brieven bevatten de adresgegevens van de briefschrijvers.

  De beantwoording door het college van burgemeester en wethouders van brieven aan de gemeentebestuursorganen worden als zodanig niet op de website openbaar gemaakt.

Artikel 4 – Anonimiseren van persoonsgegevens

In die gevallen waarin anonimiseren volgens deze reglement nodig is worden de persoonsgegevens verwijderd. Voor zover het een goed begrip van de tekst van de documenten nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen, zoals bijvoorbeeld aanvrager, klager, (derde)belanghebbende etc.

Artikel 5 – Ingangsdatum

Deze reglement treedt in werking na de dag van bekendmaking.