Regeling Oriënterende Rondes

1. De bedoeling van de oriënterende rondes is tweeledig: het verzamelen van informatie voor raadsleden en het bieden van ruimte aan inwoners, maatschappelijke organisaties en bedrijven om hun meningen en ideeën te geven, waardoor meningsvorming door raadsleden kan plaatsvinden.

2. College en ambtelijke organisatie hebben de mogelijkheid tijdens de oriënterende rondes informatie over te dragen aan de deelnemers. Er is ruimte voor een open en informatief gesprek en opiniërend debat. Het gaat de deelnemers erom een goed inzicht in een situatie, een onderwerp of een voorstel te krijgen, zodat in de raadsvergadering tot een gewogen oordeel gekomen kan worden.

3. Tijdens de oriënterende rondes wordt gelegenheid geboden voor het gebruikmaken van het spreekrecht.

1. De oriënterende ronde bestaat uit tenminste zoveel leden als er fracties in de raad zijn.

2.

• a.

  De leden van de Agendacommissie zijn bij toerbeurt voorzitter van de oriënterende ronde.

• b.

  De voorzitter heeft geen stemrecht.

3. Alle raadsleden kunnen lid zijn van de oriënterende ronde en kunnen elkaar per fractie onderling vervangen.

4. De raadsleden kunnen zich laten vervangen door plaatsvervangende leden (schaduwfractieleden) als bedoeld in de leden 5 en 6, doch maximaal één lid per fractie.

5. Vaste plaatsvervangende leden, die geen lid zijn van de raad, worden op voordracht van de fractie door de raad benoemd.

6. Voor plaatsvervangende leden, die geen lid zijn van de raad, komen uitsluitend in aanmerking personen, die op de kandidatenlijst van de desbetreffende politieke partij staan. Plaatsvervulling dient zoveel mogelijk te geschieden volgens de volgorde, waarop die kandidaten op die kandidatenlijst zijn vermeld.

7. Alvorens tot plaatsvervangend lid van de oriënterende ronde te worden benoemd, legt het kandidaat-plaatsvervangend lid aan de voorzitter van de gemeenteraad de eed of de verklaring en belofte af.

8. Per onderwerp is er in principe één woordvoerder. Per vergadering met verschillende onderwerpen kunnen er verschillende woordvoerders zijn.

1. De deelnemers inventariseren meningen, ideeën, voor- en nadelen of argumenten pro en contra van een onderwerp of voorstel. Zij luisteren actief naar elkaar en andere deelnemers en stellen relevante vragen. Zij dragen bij aan een zo volledig mogelijk beeld van een onderwerp en stellen informatieve vragen. Daarbij is een opiniërend debat toegestaan. Het echte politieke debat vindt plaats in de raadsvergadering.

2. Aan het eind van de behandeling van een onderwerp wordt bepaald of een onderwerp als bespreekstuk of als hamerstuk voor de raad wordt geagendeerd, dan wel of er een andere beslissing wordt genomen. Indien minimaal één fractie daarom verzoekt wordt het onderwerp geagendeerd als bespreekstuk.

1. De voorzitters worden via het presidium voorgedragen en door de raad benoemd.

2. Er worden maximaal 5 voorzitters benoemd, waarbij rekening wordt gehouden met de omvang van de verschillende fracties en een verdeling tussen coalitie- en oppositiepartijen.

3. De voorzitter is geen deelnemer.

4. De voorzitter is belast met:

• a.

  het leiden van de oriënterende ronde;

• b.

  het uitnodigen van aanwezigen aan tafel;

• c.

  gelegenheid geven voor het spreekrecht;

• d.

  het verlenen van het woord aan de deelnemers. Daarvoor hanteert de voorzitter, voor zover relevant, de volgende basisvolgorde: belanghebbenden/adviseur (kort betoog); college/ambtenaar /deskundige (kort betoog); deelnemers (vragen); belanghebbenden/adviseur (antwoord); college/ambtenaar/deskundige (antwoord);

• e.

  het toezien op de aard van de vragen, waarbij technische vragen zoveel als mogelijk moeten worden voorkomen. Deze kunnen (vooraf) aan de ambtelijke organisatie worden gesteld;

• f.

  het formuleren van nog openstaande vragen;

• g.

  het leiden van het opiniërende debat, de discussie met de portefeuillehouder;

• h.

  het vastleggen van de toezeggingen;

• i.

  het concluderen dat het onderwerp:

  • -

    is afgedaan;

  • -

    nogmaals wordt geagendeerd voor een volgende oriënterende ronde;

  • -

    kan worden geagendeerd als bespreekstuk of als hamerstuk voor de raad;

  • -

    niet op de agenda van de raad hoeft te worden geplaatst;

  • -

    wordt aangehouden;

  • -

    in handen wordt gesteld van het college;

• j.

  het handhaven van de orde. De voorzitter bewaakt de orde van de vergadering, maar ook de deelnemers aan het gesprek dragen hun verantwoordelijkheid;

• k.

  het doen naleven van deze regeling.

1. Naast de deelnemers kunnen anderen aan de oriënterende rondes deelnemen. Daarbij wordt in ieder geval gedacht aan de betrokken portefeuillehouder uit het college, de secretaris, ambtenaren en adviseurs.

2. De agendacommissie kan besluiten ook anderen uit te nodigen om deel te nemen aan de oriënterende ronde.

1. De voorzitter roept alle deelnemers schriftelijk op, ten minste zes dagen voor het houden van de bijeenkomst - spoedeisende gevallen uitgezonderd - tot het bijwonen van de oriënterende ronde.

2. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de deelnemers verzonden en in het raadsinformatiesysteem geplaatst.

3. Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 8, tweede lid, worden deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk aan de deelnemers gezonden en in het raadsinformatiesysteem geplaatst.

4. Op een oriënterende ronde wordt artikel 82, lid 5 Gemeentewet van overeenkomstige toepassing verklaard.

1. De agendacommissie is verantwoordelijk voor de procesregie en processtrategie. Zij bepaalt voor alle aangedragen onderwerpen en voorstellen, welke behandelwijze (formeel besluit of uitgebreide en gefaseerde behandeling) daarbij hoort.

2. Voordat de schriftelijke oproep wordt verzonden, stelt de agendacommissie de voorlopige agenda van de oriënterende ronde vast, op voorzet van de griffie, aan de hand van door het college aangedragen voorstellen aan de raad, de beleidskalender, voorstellen vanuit de fracties en eventuele andere initiatieven.

3. De agenda kan bestaan uit een informerend deel en een meningsvormend deel. Het informerende deel kan worden gebruikt door het college om de raad over een bepaald onderwerp te informeren. Ook fracties en burgers kunnen hiervoor een agendapunt aandragen.

4. Bij agendering van een onderwerp of een presentatie wordt aangegeven met welk doel agendering plaatsvindt.

5. De agendacommissie beslist of onderwerpen rechtstreeks worden geagendeerd voor de raadsvergadering (hamerstuk).

6. De voorlopige agenda wordt in ieder geval via het plaatselijke huis-aan-huisblad en de gemeentelijke website bekendgemaakt.

7. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen.

8. Bij aanvang van de vergadering stellen de deelnemers de agenda vast. Op voorstel van een deelnemer kan de voorzitter de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

1. Toehoorders kunnen het woord voeren over geagendeerde onderwerpen en niet geagendeerde onderwerpen.

2. Wie van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit voor de aanvang van de vergadering bij de voorzitter, dan wel de griffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam en hoedanigheid, alsmede het onderwerp waarover hij het woord wil voeren. Als de spreker het woord wil voeren namens een ander, overlegt hij - als de voorzitter daarom vraagt - tevens een schriftelijke en getekende machtiging van die ander.

3. De voorzitter bepaalt de volgorde van de sprekers en geeft hen aan het begin van de vergadering het woord.

4. Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

5. De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend.

6. De sprekers dienen zich te beperken tot het verstrekken van informatie, het geven van een toelichting of het beantwoorden van vragen van de raadsleden met betrekking tot het onderwerp, waarover zij het woord willen voeren.

7. De voorzitter kan, indien hij dit nodig acht voor de orde van de vergadering, een spreker het woord ontnemen.

8. De leden van de raad kunnen, nadat de sprekers het woord hebben gevoerd, eventuele vragen stellen naar aanleiding van door de toehoorders gemaakte opmerkingen. Er wordt echter niet met de toehoorders in discussie getreden.

1. Van elke bijeenkomst wordt een korte ambtelijke besluitenlijst gemaakt.

2. De besluitenlijst maakt in ieder geval melding van de:

• a.

  aanwezige deelnemers;

• b.

  besproken onderwerpen en voorstellen;

• c.

  beslissingen en/of getrokken conclusies over de besproken onderwerpen;

• d.

  door de portefeuillehouder gedane toezeggingen.

1. Deze regeling kan worden aangehaald als "Regeling oriënterende rondes".

2. Deze regeling treedt in werking op de dag volgend op die van haar vaststelling.