Gedragscode raadsleden en duoleden van de gemeente Leiden 2012

Nota-toelichting Gedragscode raadsleden en duoleden van de gemeente Leiden 2012

Artikel 1

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Omgangsvormen (artikel2)

Onder ‘respectvol’ wordt ook verstaan, bij twijfel over integriteit van anderen, de in art. 3 lid 9 van de verordening beschreven procedure te volgen en deze niet in de openbaarheid in twijfel te trekken.

Belangenverstrengeling (artikel 3)

Van belangenverstrengeling is sprake als het publiek belang wordt vermengd met het persoonlijk belang van een raadslid of dat van derden, zoals familieleden of vrienden. Hierdoor is een zuiver besluiten of handelen in het publiek belang niet langer gewaarborgd. Niet alleen feitelijke belangenverstrengeling, maar ook de schijn ervan moet worden vermeden.

In aanvulling op de verboden in artikel 15 van de gemeentewet verdienen de volgende punten aandacht:

• -

  privaatpublieke samenwerkingsrelaties, waaronder ontwikkelingsovereenkomsten en overeenkomsten over sponsoring verdienen bijzonder de aandacht. Raadsleden dienen betrokkenheid bij dergelijke contracten (de schijn van) bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen te voorkomen;

• -

  leden van de raad vermijden aanmerkelijke financiële belangen in ondernemingen waarmee de gemeente zaken doet.

Op grond van de Algemene wet bestuursrecht moet een bestuursorgaan ervoor waken dat de besluitvorming wordt beïnvloed door persoonlijke belangen.

Als een raadslid andere functies uitoefent naast zijn politieke ambt, kan dit leiden tot belangenverstrengeling. Dat kan het raadslid in kwestie bij zijn onafhankelijk oordeel in de weg staan. Daarom is voor alle politieke ambtsdragers op vrijwel dezelfde wijze vastgelegd welke functies hoe dan ook onverenigbaar zijn met het politieke ambt. Bij het onderzoek naar de geloofsbrieven wordt dit gecontroleerd.

Om de verhoudingen tussen het raadslid en de raad zuiver te houden, zijn bepaalde handelingen, vooral in de economische sfeer, verboden. Welke dat zijn en op wie dit verbod betrekking heeft staat in de Gemeentewet. Het gaat hier bijvoorbeeld om werkzaamheden als advocaat of adviseur voor het gemeentebestuur of voor de tegenpartij daarvan. Ook is het verboden om een derde te vertegenwoordigen of te adviseren die met het bestuursorgaan een bepaalde overeenkomst sluit, bijvoorbeeld voor de verkoop of verhuur van onroerend goed of het aannemen van werk.

De verantwoordelijkheid voor het al dan niet deelnemen aan stemmingen en/of beraadslagingen ligt in principe bij de betrokkene zelf. Deze moet zelf de afweging maken. De betrokkene kan hierover wel advies inwinnen bij de voorzitter.

Daarbij dient aangemerkt te worden dat raadsleden tegelijkertijd ook burgers zijn: zij maken deel uit van het economische en sociale leven in de gemeenschap die ze besturen. Net als iedere andere burger zijn zij afnemer van diensten, lid van verenigingen en wijkbewoner. Daarom mag een raadslid zonder bezwaar meestemmen over bijvoorbeeld de afvalinzameling of het openbaar vervoer in zijn eigen wijk.

Onthouden van stemming in artikel 3 lid 5 t/m 7 betekent dat het raadslid voor de stemming de raadzaal dient te verlaten.

Artikel 3, lid 7 is toegevoegd omdat er situaties op kunnen treden waarin een raadslid direct of indirect belang heeft bij de uitkomst van een raadsbesluit. Gedacht kan worden aan subsidiebesluiten, ruimtelijke ordeningsprocedures etc. De Gemeentewet spreekt zich in artikel 28 slechts uit over deelname aan stemming. Artikel 3, lid 7 gaat verder en heeft het ook over deelname aan de discussie bij een dergelijk onderwerp.

Artikel 3 lid 9 is toegevoegd om te voorkomen dat er een situatie ontstaat waarbij er vermoedens bestaan van belangenverstrengeling maar waarbij dit niet bespreekbaar wordt gemaakt. De voorzitter van de raad nodigt de persoon in kwestie uit voor een gesprek en zal vervolgens zijn bevindingen aan de betrokkenen kenbaar maken. Mochten de betrokkenen zich niet kunnen vinden in het oordeel, dan hebben zij de mogelijkheid om zich te wenden tot het presidium. Het presidium kan zo nodig een extern advies inwinnen. Klachten ten aanzien van de voorzitter kunnen direct onder de aandacht van het presidium worden gebracht. Het presidium zal dan met een advies komen.

Nevenfuncties (artikel 4)

Het is vaak van aantoonbaar belang voor de gemeente dat raadsleden een nevenfunctie vervullen uit hoofde van hun ambt. Deze nevenfuncties (‘qualitate qua’) moeten worden neergelegd bij het einde van de ambtstermijn. Deze nevenfuncties zijn herkenbaar aan de hand van de volgende criteria waarvan er tenminste één moet zijn vervuld:

• 1.

  aanbeveling, voordracht, keuze of benoeming geschiedt door de raad;

• 2.

  het betreft een functie in een orgaan, waarin de gemeente deelneemt of waar zij deel vanuit maakt;

• 3.

  er is een aantoonbaar belang voor de gemeente dat de nevenfunctie wordt vervuld door een raadslid;

• 4.

  men is benoemd vanuit een andere nevenfunctie, die uit hoofde van het ambt wordt vervuld.

Een dergelijke nevenfunctie wordt feitelijk vervuld vanuit het ambt en niet op eigen, persoonlijke, titel.

Met inachtneming van de wettelijke grenzen kunnen de leden van de raad overige nevenfuncties vervullen. Het raadslid maakt aanvaarding van een nevenfunctie onverwijld openbaar. De raadsgriffier ziet toe op de openbaarmaking en registratie van de nevenfuncties.

Indien het gaat om een nevenfunctie, die niet voldoet aan één van de vier bovengenoemde criteria, neemt het lid van de raad bij zijn overweging of hij deze kan aanvaarden de volgende gedragslijn in acht:

• -

  een nevenfunctie mag nimmer in strijd zijn met het gemeentebelang; dit geldt ook wanneer een lid van de raad plaatsneemt in een comité van aanbeveling;

• -

  om verstrengeling van belangen te voorkomen neemt hij, behoudens een uitdrukkelijk besluit daartoe van de gemeenteraad, geen zitting in besturen of raden van commissarissen van instellingen die voor hun exploitatie in belangrijke mate afhankelijk zijn van bijdragen van de gemeente in materiële zin of waar de gemeente in welke vorm dan ook is belast met het toezicht.

• -

  een nevenfunctie mag nooit het aanzien van de gemeenteraad schaden of de uitvoering van het raadslidmaatschap belemmeren.

De beoordeling van de wenselijkheid van een nevenfunctie is in eerste instantie aan het gemeenteraadslid zelf. Door de registratie en het openbaar maken van nevenfuncties van raadsleden wordt maximale transparantie op dit punt betracht waardoor (achteraf) discussie kan ontstaan over de wenselijkheid van de nevenfunctie.  Een voorbeeld van een mogelijk ongewenste nevenfunctie is het bestuurslidmaatschap van een instelling diepvoor een relatief groot deel afhankelijk is van gemeentelijke subsidies. Ongewenste situaties kunnen ook ontstaan door een aanmerkelijk financieel belang in een bedrijf dat regelmatig opdrachten uitvoert voor de gemeente of het optreden als gemachtigde voor of een bestuurslidmaatschap aanvaarden van een instelling of bedrijf dat een conflict heeft met de gemeente.

Informatie (artikel 5)

Van de leden van de raad wordt verwacht dat zij vertrouwelijk omgaan met informatie, die hen uit hoofde van hun functie ter beschikking staat en deze slechts te gebruiken voor het doel waarvoor de informatie is bedoeld. Het oneigenlijk gebruik van kennis uit hoofde van het lidmaatschap van de raad is niet aanvaardbaar. Het oneigenlijk gebruik wordt mede aanwezig geacht indien vertrouwelijke of geheime informatie openbaar wordt gemaakt. Afspraken over de communicatie naar de media zijn bindend en mogen niet door voortijdige openbaarmaking worden doorkruist.

Aannemen van geschenken (artikel 6)

Raadsleden krijgen regelmatig geschenken of geschenken aangeboden, waarbij het de intentie is om een goede relatie met de gemeente te onderhouden of blijk te geven van waardering. Voor het aannemen hiervan gelden de volgende gedragsregels:

• 1.

  relatiegeschenken met een door de ontvanger ingeschatte waarde hoger dan € 50,- worden niet geaccepteerd;

• 2.

  faciliteiten geboden door derden dienen in verband te staan met het functioneel handelen van de raadsleden en worden niet privé aangewend.

Onder de in lid 1 van dit artikel genoemde faciliteiten of diensten door derden wordt mede verstaan aanbiedingen voor privéwerkzaamheden of kortingen op privégoederen. In dat geval dienen deze aanbiedingen  of kortingen van derden te worden gemeld bij de voorzitter van de raad.

Declaraties (artikel 7)

Raadsleden ontvangen een vaste onkostenvergoeding. In bijlage 1 is aangegeven welke kostencomponenten daar onder vallen. Deze onkosten komen derhalve niet voor declaratie in aanmerking.

Uit artikel 6.1 volgt ook dat indien de raad daartoe expliciet besluit, een raadslid een uitnodiging voor een buitenlandse reis kan aanvaarden. Het gemeentelijk belang is doorslaggevend voor de besluitvorming. Partners mogen niet mee op kosten van de gemeente. Vooraf dient inzicht gegeven te worden in de zakelijke kosten, die aan de reis zijn verbonden. Uitgegaan wordt daarbij van een sobere en doelmatige uitvoering van de reis, mede gezien het kostenpeil in het land van bestemming. Persoonlijke kosten komen niet voor vergoeding in aanmerking. De griffier ziet toe op het voldoen aan deze voorwaarde. Van de reis wordt een verslag opgesteld.

Gebruik gemeentelijke voorzieningen (artikel 8)

Gemeentelijke faciliteiten die een voordeel vormen ten laste van de gemeente dienen uitsluitend ten behoeve van het uitoefenen van het raadslidmaatschap te worden gebruikt. Hieronder vallen de ter beschikking gestelde repro, fractiekamers met telefoon en computer/internetaansluiting, vakliteratuur ter beschikking in de commissiekamer etc.

BIJLAGE 1

Bijlage vaste onkostenvergoedingen

• 1.

  Opbouw onkostenvergoedingen

Naast vergoedingen voor nader aangeduide kosten zoals reis- en verblijfkosten, hebben de ambtsdragers aanspraak op een vaste (forfaitaire) onkostenvergoeding. Bij de opbouw van de vaste of forfaitaire onkostenvergoeding voor gemeentebestuurders zijn de volgende kostencomponenten gehanteerd:

• a.

  Representatie Representatie (koffie, thee, hapjes, drankjes, etentjes met zakelijke relaties, attenties e.d.). Tevens worden onder deze categorie begrepen de noodzakelijke kosten voor de representatie die door de partner worden gemaakt in verband met de functie-uitoefening als politieke ambtsdrager. Voorbeelden zijn uitgaven en (reis)kosten verbonden aan bezoeken van zieken, bejaarden, 100-jarigen en het bijwonen van georganiseerde activiteiten, bijeenkomsten en recepties.

• b.

  Vakliteratuur Uitgaven voor (abonnementen voor) vakliteratuur, losbladige uitgaven, naslagwerken.

• c.

  Contributies (verenigingen) Contributies/lidmaatschappen: lidmaatschap vakbond, belangenvereniging, beroepsvereniging, bestuurdersvereniging  e.d.

• d.

  Telefoonkosten De kosten van zakelijke gesprekken waaronder ook van de mobiele telefoon. De kosten van telefoonabonnementen vallen niet onder de vaste kostenvergoeding.

• e.

  Bureaukosten en porti Pennen, potloden, papier, zakelijke agenda e.d. tevens de kosten voor het verzenden van post en het kopiëren van stukken.

• f.

  Giften Zakelijke giften die de politieke ambtsdrager louter als zodanig doet, en die men als privé-persoon niet zou hebben gedaan, aan inzamelingsacties, collecties e.d. (in de regel voor plaatselijke en/of regionale doeleinden). Giften aan een politieke partij of verkiezingscampagne maken hier geen deel van uit.

• g.

  Fractiekosten Bijdragen in de kosten van fractieassistenten en secretariaat, fractieweekend.

• h.

  Representatieve ontvangsten aan huis Hieronder vallen de kosten verbonden aan ontvangsten in de eigen woning die direct verband houden met de uitoefening van het ambt in het eigen huis (consumptieve verstrekkingen e.d.).

• i.

  Excursies Excursies die worden gevolgd ten behoeve van de uitoefening van het politieke ambt (inclusief reis- en verblijfskosten).