Regeling vervallen per 08-01-2016

Verordening Archief- en Informatiebeheer van Leiden, 1998

Geldend van 12-03-2004 t/m 07-01-2016

Intitulé

Verordening Archief- en Informatiebeheer van Leiden, 1998

Verordening Archief- en Informatiebeheer van Leiden, 1998

Hoofdstuk I: Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    de wet: de Archiefwet 1995.

  • b.

    het besluit: het Archiefbesluit 1995.

  • c.

    archiefbescheiden:

    1°.bescheiden, ongeacht hun vorm, door overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

    2°.bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier recht en/of functies op enig overheids-orgaan zijn overgegaan;

    3°.bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge van overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archief-bewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

    4°.reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de wet zijn vervaardigd.

  • d.

    documentaire verzamelingen:bescheiden, ongeacht hun vorm, niet zijnde archiefbescheiden, die in het kader van de taakuitvoering verzameld worden.

  • e.

    gemeentelijke organen:

    1°.een orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld, of

    2°.een ander persoon of college met enig openbaar gezag bekleed, voor zover behorend tot de gemeente Leiden.

  • f.

    de archiefbewaarplaats:de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats.

  • g.

    de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris.

  • h.

    beheerders: degenen die ingevolge artikel 4 van deze verordening zijn belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

  • i.

    beheerseenheid:het/de door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel/organisatieonderdelen.

  • j.

    informatiesysteem:systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

Hoofdstuk II: De aanwijzing van de archiefbewaarplaats

Artikel 2

De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt op het adres Boisotkade 2a te Leiden.

Hoofdstuk III: De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden

Artikel 3

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van de archiefbe-waarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 4

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerders en het omschrijven van hun taken in een Besluit Informatiebeheer.

Artikel 5

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel en toewijzing van voldoende middelen voor het beheer en de beschikbaarstelling van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen en het toezicht op het beheer, als bedoeld in artikel 17 van deze verordening.

Artikel 6

  • 1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden is gewaarborgd voor de termijn dat zij bewaard dienen te blijven; voor wat betreft bescheiden die permanent bewaard dienen te blijven dient dat te geschieden overeenkomstig de artikelen 11 en 12 van het besluit.

  • 2. Het vorige lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 7

Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast, gehoord de desbetreffende raadscommissie, in een Besluit Archief- en Informatiebeheer.

Artikel 8

  • 1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat bij deelname door de gemeente aan gemeenschappelijke regelingen, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen zoveel mogelijk geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en deze verordening.

  • 2. Burgemeester en wethouders bevorderen, dat bij privaatrechtelijke rechtspersonen, waaraan publiekrechtelijke taken van de gemeente zijn overgedragen, of waarop de gemeente door deelname een overwegende bestuurlijke invloed heeft, het beheer van de archiefbescheiden zoveel mogelijk geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en deze verordening.

  • 3. Burgemeester en wethouders bevorderen de aanstelling van voldoende deskundig personeel en toewijzing van voldoende middelen voor het beheer en de beschikbaarstelling van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen en het toezicht op het beheer, van gemeenschappelijke regelingen en privaatrechtelijke rechtspersonen, waaraan publiekrechtelijke taken van de gemeente zijn overgedragen, of waarop de gemeente door deelname een overwegende bestuurlijke invloed heeft.

Artikel 9

Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van de zorg voor de archiefbescheiden (artikel 30 van de wet). Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht bedoeld in de artikelen 16 en 23 van deze verordening.

Hoofdstuk IV: Het beheer en de beschikbaarstelling van archiefbescheiden en documentaire verzamelingen

Artikel 10

Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de archivaris belast met het beheer van de archiefbewaarplaats, met het beheer van de daarin berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, alsmede de beschikbaarstelling van de archiefbescheiden, ingevolge het gestelde ten aanzien van de openbaarheid in artikel 14 van de wet, en het beschikbaarstellen van de documentaire verzamelingen.

Daarnaast kan de archivaris worden aangewezen als beheerder van andere archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

Artikel 11

Aan burgemeester en wethouders wordt opgedragen te bepalen in welke mate de archivaris bevoegd is om besluiten te nemen ter zake van:

  • a.

    vernietiging van archiefbescheiden

  • b.

    vervanging van te vernietigen archiefbescheiden

  • c.

    het aanvragen van een machtiging tot vervanging van te bewaren archiefbescheiden bij Gedeputeerde Staten

  • d.

    het aanvragen van een machtiging tot vervreemding van archiefbescheiden bij de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen

  • e.

    overbrengen naar de archiefbewaarplaats van archiefbescheiden jonger dan 20 jaar

  • f.

    het aanvragen van een machtiging tot opschorting van de overbrenging van archiefbescheiden ouder dan 20 jaar bij Gedeputeerde Staten

  • g.

    beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden

  • h.

    het verzoeken om een besluit tot beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden voor een termijn langer dan 75 jaar aan Gedeputeerde Staten

  • i.

    het opheffen van een beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden

  • j.

    het ten aanzien van een verzoeker buiten toepassing laten van een beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden

    en alle aangelegenheden die overigens van belang zijn voor een goed archiefbeheer.

Artikel 12

Aan burgemeester en wethouders wordt opgedragen de archivaris de bevoegdheid te verlenen om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentaire verzamelingen op te nemen, afkomstig van particuliere organisaties of personen, indien hij dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang acht.

Artikel 13

Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. De archivaris verricht een dergelijk onderzoek tegen betaling van de kosten en voor zover de dienst het toelaat. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van de kosten op de hoogte gesteld.

Artikel 14

Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris, voor zover de dienst het toelaat, ten behoeve van derden onderzoek in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en documentaire verzamelingen. Hij verricht dit onderzoek tegen betaling van het in de Legesverordening vastgestelde tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.

Artikel 15

Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris verplicht tot het verstrekken, ten behoeve van derden, van al dan niet door hem gecollationeerde en geauthentiseerde afbeeldingen, af-schriften en uittreksels uit of bewerkingen van de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt deze tegen betaling van het in de Legesverordening vastgestelde tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.

Artikel 16

De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk V: Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

Artikel 17

De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.

Artikel 18

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opge-dragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek in de zin van de wet.

Artikel 19

  • 1. De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

  • 2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan hebben toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 20

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 21

De beheerders doen aan de archivaris tijdig mededeling van tenminste het voornemen tot:

  • a.

    opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

  • b.

    bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

  • c.

    verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overge-brachte archiefbescheiden;

  • d.

    ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

  • e.

    voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen;

  • f.

    overdracht van het feitelijk beheer van archiefbescheiden aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechts- of natuurlijk persoon.

Artikel 22

  • 1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat bij deelname door de gemeente aan gemeenschappelijke regelingen, het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen zoveel mogelijk geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en deze verordening.

  • 2. Burgemeester en wethouders bevorderen, dat bij privaatrechtelijke rechtspersonen, waaraan publiekrechtelijke taken van de gemeente zijn overgedragen, of waarop de gemeente door deelname een overwegende bestuurlijke invloed heeft, het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van deze rechtspersonen zoveel mogelijk geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en deze verordening.

Artikel 23

De archivaris doet eenmaal per jaar aan burgemeesters en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.

Hoofdstuk VI: Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 24

Deze verordening treedt in werking 6 weken na zijn algemene bekendmaking.

Per de datum van inwerkingtreding van deze verordening vervallen de Archiefverordening en de Instructie voor de gemeentearchivaris.

Artikel 25

Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening Archief- en Informatiebeheer van Leiden, 1998.