Instructie griffier Provincie Limburg 2018

1. De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van Provinciale Staten, van de organen van Provinciale Staten en de leden van de Provinciale Staten zoals bedoeld in artikel 104a, eerste lid van de Provinciewet.

2. De griffier doet het Presidium voorstellen voor de organisatie van de werkzaamheden en werkprocessen van Provinciale Staten, Presidium, Werkgeverscommissie, Agendacommissie, Commissie Afstemmingsgesprekken, Commissie Integriteit, alle overige Statencommissies en de Griffie. Dit laatste voor zover niet rechtstreeks voortvloeiend uit de hem elders toegekende taken en/of verantwoordelijkheden.

3. De griffier adviseert het Presidium, de Werkgeverscommissie en Provinciale Staten over de begroting en verantwoording van de budgetten van Provinciale Staten, Griffie en Zuidelijke Rekenkamer Noord-Brabant en Limburg.

4. De griffier adviseert Provinciale Staten met betrekking tot het tot stand komen van een (strategische lange) termijnagenda en bij de invulling van hun rol in de beleids- en beheerscyclus.

5. De griffier adviseert Provinciale Staten en haar organen bij de kaderstellende, volksvertegenwoordigende en controlerende rol.

6. De griffier verleent gevraagd en ongevraagd advies en bijstand aan Provinciale Staten, aan de Statenfracties en de individuele leden van Provinciale Staten en de door Provinciale Staten ingestelde Statencommissies.

7. de griffier ondersteunt Provinciale Staten bij de communicatie met burgers en de uitvoering van het communicatie- en representatiebeleid van Provinciale Staten.

8. De griffier adviseert over en begeleidt onderzoeken in het kader van de kaderstellende en controlerende functie van Provinciale Staten.

9. De griffier adviseert Provinciale Staten over de inhoud en toepassing van Stateninstrumenten.

10. De griffier adviseert (leden van) Provinciale Staten over integriteitskwesties.

1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van Provinciale Staten en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

2. De commissiegriffier dan wel een van de andere commissiegriffiers is aanwezig bij de vergaderingen van de Statencommissies en ziet erop toe dat een goede en tijdige verslaglegging van de vergadering plaatsvindt.

3. De griffier en commissiegriffiers dragen zorg voor de voorbereiding en de publicatie van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan de leden van Provinciale Staten en de Statencommissies.

4. De ondersteuning betreft zowel Statencommissies op grond van art 80, 81 en 82 als art.151a Provinciewet.

5. De griffier draagt er zorg voor dat de beslissingen van Provinciale Staten bekend worden bij Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten, de Commissaris van de Koning en externen.

6. Indien een beslissing van Provinciale Staten gelet op haar aard niet door Gedeputeerde Staten of de Commissaris van de Koning zal worden uitgevoerd, heeft de griffier mandaat, volmacht dan wel machtiging tot die uitvoering.

1. De griffier draagt zorg voor de voorbereiding, is aanwezig bij de vergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen van Presidium, Seniorenconvent, Agendacommissie Werkgeverscommissie, Commissie Integriteit en Commissie Afstemmingsgesprekken. De griffier ziet erop toe dat de leden van hier genoemde Statencommissies zo spoedig mogelijk de verslagen van vergaderingen ontvangen.

2. Indien gewenst draagt de griffier zorg voor aanvullende ondersteuning van de genoemde Statencommissies.

1. De griffier geeft leiding aan de Griffie.

2. De medewerkers van de Griffie ondersteunen de griffier bij de uitoefening van zijn taken.

3. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de Griffie.

4. Bij afwezigheid van de griffier worden zijn taken waargenomen door de plaatsvervangend griffier of een daartoe door het Presidium aangewezen medewerker van de Griffie.

1. De griffier, de secretaris en de voorzitter van Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten voeren periodiek overleg.

2. De griffier neemt deel aan alle overleggen binnen de provinciale organisatie en daarbuiten, die dienstig zijn voor de werkzaamheden van Provinciale Staten en haar organen. Zo nodig treedt de griffier op als vertegenwoordiger van Provinciale Staten.

3. De griffier zoekt en onderhoudt contacten met burgers, organisatie, bedrijven, media en andere overheden voor zover dat dienstig geoordeeld wordt voor het functioneren van de provincie.

1. De griffier wordt in zijn werkzaamheden rechtstreeks aangestuurd door het Presidium

2. De griffier legt ten aanzien van de uitoefening van zijn functie verantwoording af aan het Presidium, de Werkgeverscommissie en Provinciale Staten.

1. In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, beslist het Presidium.

2. Het Presidium kan besluiten een geval waarin deze instructie niet voorziet voor te leggen aan Provinciale Staten.

1. Deze regeling treedt in werking op de dag na publicatie in het Provinciaal Blad.

2. De Instructie griffier provincie Limburg 2015, vastgesteld bij besluit van Provinciale Staten van 6 februari 2015, vervalt bij de inwerkingtreding van deze regeling.

3. Deze regeling kan worden aangehaald als de “Instructie griffier provincie Limburg 2018”.