Archiefverordening gemeente Neerijnen 2008

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

a. de wet : de Archiefwet 1995;

b. gemeentelijke organen : de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet,

voor zover behorende tot de gemeente;

c. de archiefbewaarplaats : de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen

archiefbewaarplaats;

d. de archivaris : de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde

gemeentearchivaris;

e. beheerder : degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de

archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn

overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

f. beheerseenheid : een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te

wijzen organisatieonderdeel;

g. informatiesysteem : systeem van documentatie, procedures, apparatuur en

programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen

worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en

geraadpleegd.

Artikel 2

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voldoende en doelmatige archiefruimte(n).

Artikel 3

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).

Artikel 4

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 5

1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7

Burgemeester en wethouders stellen voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. (gehoord de raadscommissie voor Bestuur)

Artikel 8

Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 9

De archivaris ziet erop toe dat het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.

Artikel 10

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te laten vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 11

1. De beheerder of beheerders verstrekt/verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 12

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 13

De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:

a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

b. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel 14

De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.

Artikel 15

De Archiefverordening van de gemeente Neerijnen 2003, vastgesteld bij raadsbesluit van 4 september 2003 wordt ingetrokken.

Artikel 16

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 mei 2008.

Artikel 17

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Neerijnen 2008.