Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Noordwijk houdende regels omtrent Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning gemeente Noordwijk 2019

Geldend van 15-01-2019 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2019

Intitulé

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Noordwijk houdende regels omtrent Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning gemeente Noordwijk 2019

De raad van de gemeente Noordwijk,

gelet op artikel 33 van de Gemeentewet;

gelezen het advies van de Raadsgroep van 19 november 2018;

besluit vast te stellen:

  • I

    Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning gemeente Noordwijk 2019.

Paragraaf 1: Feitelijke informatieverstrekking en ambtelijke bijstand

Artikel 1. Verzoek om feitelijke informatie

  • 1. Een raadslid of commissielid/niet-raadslid kan zich via de griffier of rechtstreeks tot een ambtenaar wenden met een verzoek om:

    • a.

      feitelijke informatie;

    • b.

      inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;

  • 2. De informatie, bedoeld in het eerste lid wordt door de betreffende ambtenaar aan het raadslid gegeven.

  • 3. Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist. De medewerker reageert vervolgens zelf per mail ten behoeve van de navolgbaarheid.

Artikel 2. Verlenen van ambtelijke bijstand

  • 1. Een raadslid kan zich tot de griffier wenden met een verzoek om ambtelijke bijstand bij het formuleren van initiatiefvoorstellen, amendementen, moties of andere bijstand. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

  • 2. Een verzoek om ambtelijke bijstand en feitelijke informatie wordt verstrekt, tenzij:

    • a.

      het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

    • b.

      dit het belang van de gemeente kan schaden.

  • 3. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

  • 4. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met reden en omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

  • 5. De secretaris verstrekt de betreffende portefeuillehouder in het college een afschrift van het verzoek.

  • 6. Indien (leden van) het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Artikel 3. Weigering verzoek ambtelijke bijstand

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 4. Geschil over ambtelijke bijstand

  • 1. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij hiervan mededeling aan de griffier en de secretaris.

  • 2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk in de kwestie.

Paragraaf 2: Fractieondersteuning

Artikel 5. Recht op financiële vergoeding

  • 1. De fracties, zoals bedoeld in artikel 8 van het Reglement van Orde, hebben jaarlijks recht op een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

  • 2. Deze bijdrage bestaat maximaal uit een vast deel voor elke fractie en een bedrag per raadszetel. De betreffende bedragen worden bij begroting of begrotingswijziging vastgesteld.

Artikel 6. Besteding financiële vergoeding

  • 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

  • 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

    • a.

      betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

    • b.

      giften, leningen en voorschotten;

    • c.

      uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

    • d.

      betalingen aan raads- en commissieleden voor werkzaamheden die zij als fractiemedewerker of anderszins in opdracht van een fractie verrichten;

    • e.

      algemene opleidingen voor raads- en commissieleden tenzij deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers.

    • f.

      uitgaven ten behoeve van bedrijven of instellingen, waarover raads- en commissieleden/niet-raadsleden direct of indirect zeggenschap over hebben;

      verkiezingscampagne of promotiedoeleinden.

  • 3. Als een fractie in strijd handelt met het tweede lid, kan de raad besluiten dat de in het geding zijnde uitgaven binnen een door de raad vast te stellen termijn toegevoegd dienen te worden teruggestort. In het geval een fractie in gebreke blijft, wordt de eerstvolgende betaling van de tegemoetkoming aan de fractie opgeschort totdat de fractie aan haar verplichtingen heeft voldaan.

Artikel 7. Verstrekking van de bijdrage

  • 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt op declaratiebasis in het betreffende kalenderjaar verstrekt.

  • 2. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden, kan de bijdrage worden verstrekt – in ieder geval naar rato - voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt, kan de bijdrage – in ieder geval naar rato – worden verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

  • 3. Het niet bestede deel van de bijdrage, toekomend aan een fractie, vloeit aan het eind van het jaar terug in de gemeentekas. Het is niet mogelijk om reserves op te bouwen.

Artikel 8. Wijziging zetelaantal fractie

  • 1. In het geval het zetelaantal van een fractie verandert als gevolg van verkiezingen, wijzigt de variabele bijdrage op de eerste dag van de maand waarin de eerste raadsvergadering van de nieuwe raad plaatsvindt.

  • 2. Bij afsplitsing van een fractie tijdens de zittingsperiode behoudt de oorspronkelijke fractie het vaste deel van de vergoeding als bedoeld in artikel 5. De afgesplitste fractie ontvangt geen vast deel.

  • 3. Het variabele deel van de vergoeding, als bedoeld in artikel 5, wordt vanaf de maand volgend op de raadsvergadering waarin de afsplitsing is geformaliseerd naar rato toegekend aan de afgesplitste fractie en in mindering gebracht op de bijdrage van de oorspronkelijke fractie.

Artikel 9. Verantwoording en controle

  • 1. Elke fractie legt, binnen twee maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verantwoording, door de uitgaven te publiceren op de website van de fractie.

  • 2. Controle van het verslag vindt bij voorkeur plaats door de accountant en indien dit niet mogelijk blijkt, de auditcommissie.

  • 3. De accountant of auditcommissie brengt uiterlijk bij de vaststelling van de jaarrekening advies uit aan de raad in de vorm van een rapport van bevindingen.

  • 4. De raad stelt na ontvangst van het advies van de auditcommissie de bedragen vast van de uitgaven van een fractie die in het vorig kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn.

Paragraaf 3 Slotbepalingen

Artikel 10. Intrekking oude verordening

De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Noordwijk 2015 en Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning van Noordwijkerhout uit 2014 worden hierbij ingetrokken.

Artikel 11. Citeertitel en inwerkingtreding

  • 1. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Noordwijk 2019.

  • 2. Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na de dag van bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2019.

Ondertekening

Vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 2 januari 2019,

J.H.M. Hermans-Vloedbeld

,voorzitter

M.R. Fabbricotti

,griffier 

Toelichting op de verordening

Algemeen

Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben.

In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. Hij is het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vormt ook de schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. De burgemeester vervult ook een rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak.

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden bemoeilijken. Maar aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. De ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. Artikel 103 Gemeentewet laat dit scherp zien. Vóór de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In de duale verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.

Dat de raad nu beschikt over een griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp waar expertise op bepaalde terreinen wordt gevraagd zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.

Waar deze verordening spreekt over “de secretaris” wordt de gemeentesecretaris bedoeld.

In de gehele verordening wordt onderscheid gemaakt tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.

Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale taakuitoefening van de ambtenaar. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

De formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.

Artikel 1

Het begrip document wordt hier gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet.

De griffier is de centrale functionaris bij andere verzoeken om bijstand. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen.

De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

Het betrokken collegelid heeft er belang bij op de hoogte zijn van de bijstand die is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.

Artikelen 2 en 3

Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 3 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook met het betrokken raadslid). Bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester wordt hij vervangen door een door het college aan te wijzen wethouder (artikel 77, lid 1 Gemeentewet). Een beslissing van de burgemeester in dit verband is niet vatbaar voor beroep. Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg de burgemeester verzoeken over zijn beslissingen verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

Voor de griffier en medewerkers van de griffie zijn geen weigeringsgronden opgenomen.

Artikel 4

Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor.

Wel dient het raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.

Artikel 5

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. Deze bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij een hogere vergoeding krijgen.

Artikel 6

De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Voorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden.

Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden.

Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning.

Artikel 7

De bijdrage wordt op declaratiebasis verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt de vergoeding waar een fractie recht op heeft in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig of niet is besteed kan dit na afloop van het jaar verrekend worden.

Artikel 8

Dit artikel regelt hoe wordt omgegaan met de fractievergoeding bij een afsplitsing in een fractie.

Artikel 9

Uit het verslag kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met de gedeclareerde bedragen. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt zal de raad het ten onrechte uitgekeerde bedrag kunnen terugvorderen.

De vermelding in de verordening van de mogelijkheid van terugvordering is strikt genomen overbodig omdat die mogelijkheid ook al bestaat op grond van artikel 4:57 van de Awb. Bestedingen in strijd met deze verordening kunnen worden teruggevorderd voor zover na de dag waarop de subsidie is vastgesteld, nog geen vijf jaren zijn verstreken.

Artikel 10

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 11

Dit artikel behoeft geen toelichting.