Financiële verordening Regio Hart van Brabant 2015

Ondertekening

Bijlagen:

• -

  Afschrijvingsbeleid;

• -

  overzicht verplichtingen en bevoegdheden van het dagelijks bestuur, die voortvloeien uit de Financiële Verordening Regio Hart van Brabant 2015, die bij AB-besluit van 10 december 2015 en met ingang van 1 januari 2016 worden overgedragen aan de bestuurscommissie jeugd, voor zover deze zien op de deelbegroting jeugd.

Toelichting op de artikelen

Algemeen

Dit is de financieële verordening van de Gemeenschappelijke Regeling Regio Hart van Brabant. Vanuit de wens om het een en ander beleidsarm te realiseren zijn de controleverordening (verplicht ingevolge artikel 35 Wgr jo. 213 Gemeentewet) en de doelmatigheidsverordening (verplicht ingevolge artikel 35 Wgr jo. artikel 213a Gemeentewet) geïntegreerd in deze financiële verordening. Daarbij is ervoor gekozen om gelet op het zeer beperkte karakter van de vereiste werkzaamheden van de Regio geen (aparte) uitvoerige verordeningen op te stellen maar wel de essentie van de verplichting op te nemen in de financiële verordening. Zo is aan de doelmatigheidsverordening verplichting voldaan door een vormvrije doelmatigheidsbeoordeling in artikel 17. Voor wat betreft de accountantscontrole (artikelen 18 t/m 21) zijn, gelet op het belang van transparantie en de wens van de deelnemende gemeenten om goed toezicht uit te kunnen oefenen, wel alle bijzondere verplichtingen overgenomen uit de modelcontroleverordening, met dien verstande dat de definities, inwerkingtreding en citeertitel uiteraard al werden geregeld in de financiële verordening en dus niet zijn overgenomen.

Artikel 1. Begripsbepaling

Voor de begrippen wordt zo veel mogelijk aangesloten bij de begrippen in artikel 1 van de gemeenschappelijke regeling Regio Hart van Brabant.

De begrippen netto schuld en inkomsten zijn gedefinieerd. Hiervoor zijn de definities gevolgd die de Vereniging van Nederlandse Gemeenten toepast voor het jaarlijkse overzicht met kengetallen over de financiële positie van gemeenten.

Tot slot is het begrip overheidsbedrijf gedefinieerd om nadere invulling te kunnen geven aan de verplichtingen die volgen uit de Mededingingswet voor het vaststellen van de hoogte van prijzen.

Artikel 2. Inrichting begroting en jaarstukken

In dit artikel zijn aanvullend op het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (het ‘BBV’) bepalingen opgenomen voor de inrichting van de begroting. Het artikel schrijft een autorisatieniveau op het niveau van programma’s voor en bevat de bepaling dat de lasten en baten onder de programma’s in de begroting worden weergegeven. Door deze bepaling is het bijvoegen van de productenraming bij de begroting en de productrealisatie bij het jaarverslag niet meer nodig.

In het tweede lid wordt de verplichting in het BBV (artikel 20) om in de begroting aandacht te besteden aan de investeringen nader uitgewerkt door te bepalen dat er bij de uiteenzetting van de financiële positie een overzicht van de investeringen wordt gegeven. In het derde lid wordt dit geregeld voor de jaarrekening.

Het derde lid bepaalt dat in aanvulling op het bepaalde in het BBV de gevolgen van de begroting en meerjarenraming voor de schuldpositie van de regeling inzichtelijk worden gemaakt.

Artikel 3. Kaders begroting

Artikel 3 van de financiële verordening biedt de kaders voor het opstellen van de begroting en de meerjarenagenda. Hierin staan een aantal uitgangspunten die het dagelijks bestuur bij het opstellen van deze stukken in acht moet nemen. Dit in aanvulling op de bepalingen van de artikelen 35 Wgr jo. 189 en 193 Gemeentewet en het BBV.

Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten

Artikel 4 van de financiële verordening bevat nadere regels voor de autorisatie van de baten en lasten in de begroting en van de investeringskredieten. Autorisatie van de baten en de lasten vindt plaats op het niveau van programma’s (eerste lid). Naast lopende uitgaven doet de regeling investeringen. Ook uitgaven voor investeringen moeten worden geautoriseerd. Voor de autorisatie van deze investeringskredieten is gekozen deze bij de begrotingsbehandeling mee te nemen (tweede lid). Wel kan het algemeen bestuur bij de begrotingsbehandeling aangegeven welke investeringskredieten hij op een later tijdstip wenst te autoriseren. Zo kan het algemeen bestuur de autorisatie van politiek belangrijke investeringen combineren met de behandeling van de inhoudelijke kant van het investeringsvoorstel. Het bedrag voor een dergelijke investering blijft wel op de begroting staan als voorziene uitgaaf, maar het algemeen bestuur autoriseert de uitgaaf nog niet. Het dagelijks bestuur is nog niet bevoegd verplichtingen voor de investering aan te gaan.

Het dagelijks bestuur dient dreigende significante overschrijdingen van geautoriseerde lasten en investeringskredieten en dreigende significante onderschrijdingen van geautoriseerde baten bij het bekend worden aan het algemeen bestuur te melden, zodat het algemeen bestuur kan besluiten of het budget moet worden gewijzigd of dat het beleid moet worden bijgesteld.

Voor het behandelen van de daadwerkelijke begrotingswijzigingen en bijstellingen van beleid is er voor gekozen deze mee te nemen bij de behandeling van de tussenrapportages (vierde lid).

Meestal komen gedurende het begrotingsjaar nieuwe investeringsvoornemens op tafel die bij het opstellen van de begroting niet waren voorzien.

Artikel 6. EMU-saldo

Voor gemeenten is in de Wet houdbare overheidsfinanciën vastgelegd dat ze aandeel hebben in plafond voor het totale EMU-tekort van Nederland. Wordt dit gemeentelijk aandeel in het EMU-tekort door de gezamenlijke gemeenten overschreden dan kan dat tot een correctieve maatregel van het Rijk leiden of tot een boete uit Europa die naar gemeenten wordt doorvertaald. Maar het kan ook zijn dat de overschrijding niet erg is.

Gemeenten krijgen in het voorjaar van het Rijk bericht of het gemeentelijke aandeel in het nationale toegestane EMU-tekort met de lopende begroting dreigt te worden overschreden. Ook wordt dan duidelijk of daarop actie van gemeenten is gewenst. Pas als dit laatste het geval is, moeten gemeenten met een individueel EMU-saldo hoger dan gemeentelijke EMU-referentiewaarde hun begroting neerwaarts bijstellen om de overschrijding van het collectieve aandeel ongedaan te maken.

In het artikel is opgenomen dat het dagelijks bestuur het algemeen bestuur informeert indien de deelnemende gemeenten een bericht hebben ontvangen met betrekking tot een (dreigende) overschrijding van het toegestane EMU-tekort voor alle gemeenten. Als daarop actie nodig is van de regeling, doet het dagelijks bestuur een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Artikel 7. Waardering & afschrijving vaste activa

In artikel 35 Wgr jo. het tweede lid, onder a, van artikel 212 Gemeentewet is opgenomen dat de financiële verordening in elk geval de regels voor waardering en afschrijving van activa bevat. Hieraan is in artikel 7 invulling gegeven. Voor de bepalingen over afschrijvingsmethodieken en afschrijvingstermijnen van de materiële vaste activa wordt in de verordening verwezen naar een bijlage. In de bijlage zijn naast de methodiek de afschrijvingstermijnen voor de verschillende categorieën materiele vaste activa met economisch en maatschappelijk nut opgenomen. Optioneel is het stellen van een maximale afschrijvingstermijn. Van een maximale afschrijvingstermijn kan naar beneden worden afgeweken. Reden hiervoor is dat de economische levensduur van bijvoorbeeld nieuwe riolering langer is dan die van oude riolering. Door het opnemen van de maximale afschrijvingstermijn kan voor oude riolering een korte afschrijvingstermijn worden toegepast zonder hiervoor in de verordening een aparte bepaling op te nemen.

Het BBV laat een aanzienlijke beleidsvrijheid aan decentrale overheden voor het zelf vaststellen van de eigen afschrijvingsmethodieken en afschrijvingstermijnen. Natuurlijk geldt hierbij wel het criterium dat de regeling de afschrijvingsmethodiek en afschrijvingstermijn van een actief moet afstemmen op de verwachte levensduur. Indien dit wordt nagelaten, wordt het getrouwe beeld van de jaarrekening aangetast. In de verordening is er voor gekozen activa met maatschappelijk nut te activeren in plaats van deze meteen ten laste van de exploitatie te brengen.

Artikel 9.

Kostprijsberekening

Artikel 35 Wgr jo. Artikel 212 Gemeentewet bepaalt in het tweede lid, onder b, dat de verordening in ieder geval bevat de grondslagen voor de berekening van de door het bestuur in rekening te brengen prijzen en tarieven voor rechten en heffingen. De grondslag voor de prijzen en tarieven vormt de opbouw van de kostprijs van de goederen en diensten waarvoor prijzen en heffingen in rekening worden gebracht. In artikel 9 van de verordening staan de kaders voor de bepaling van de kostprijzen van de diensten die worden geleverd aan derden. Het eerste lid van het artikel bepaalt dat de kostprijs bestaat uit de directe kosten en de indirecte kosten die direct met de dienst samenhangen.

Het tweede lid geeft aan dat in de kostprijs ook de kosten van de financiering van materiele activa moet worden meegenomen in de vorm van een rente over het eigen vermogen en over het vreemd vermogen. Kaders voor de kostprijzen staan voor heffingen, rechten en leges in artikel 35 Wgr jo. artikel 229b Gemeentewet en voor prijzen in de artikelen 25i, 25j en 25m van de Mededingingswet.

Artikel 10. Prijzen economische activiteiten

Als de regeling goederen, diensten of werken levert aan overheidsbedrijven of derden dan mag zij deze activiteiten niet bevoordelen als het economische activiteiten betreft. Economische activiteiten zijn hier activiteiten waarmee overheden in concurrentie met ander ondernemingen treedt. Het bevoordelingsverbod houdt feitelijk in dat tenminste een integrale kostprijs voor de levering van goederen, diensten werken en het verstrekken van leningen garanties en kapitaal in rekening moet worden gebracht.

Van deze verplichting kan worden afgeweken als de activiteiten worden ontplooid in het kader van het publiek belang. Daarvoor is wel nodig dat in een besluit van het algemeen bestuur het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd. Het besluit van het algemeen bestuur moet worden aangemerkt als een concretiserend besluit van algemene strekking. Het besluit moet worden bekendgemaakt in een van overheidswege uitgegeven blad of een dag-, nieuws- of huis-aan-huisblad en moet open staan voor bezwaar en beroep. Belanghebbenden kunnen dan binnen uiterlijk zes weken na bekendmaking van het besluit een bezwaarschrift indienen bij het algemeen bestuur. Voor het verplicht in rekening brengen van minimaal een integrale kostprijs voor de levering van goederen, werken en diensten of voor het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal gelden een aantal uitzonderingen. Deze uitzonderingen worden in het vierde lid opgesomd.

Artikel 11. Financieringsfunctie

Artikel 35 Wgr jo. Artikel 212 Gemeentewet bevat de bepaling dat de financiële verordening in elk geval regels voor de algemene doelstelling en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie bevat. Artikel 11 geeft invulling aan deze plicht. Het artikel bevat kaders voor het financieringsbeleid. De kaders voor de financiële organisatie van de financieringsfunctie staan in artikel 15.

In aanvulling op de regels uit de wet Financiering decentrale overheden en daaruit volgende besluiten en regelingen stelt het eerste lid een aantal aanvullende kaders. Zo mag geen gebruik worden gemaakt van financiële derivaten.

Het tweede lid bepaalt dat het dagelijks bestuur het algemeen bestuur informeert als de kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigt te worden overschreden. Artikel 4 respectievelijk 6 van de Wet financiering decentrale overheden (hierna: Wet Fido) geeft aan dat de toezichthouder (provincie) wordt geïnformeerd als de regeling voor het derde achtereenvolgende kwartaal de kasgeldlimiet respectievelijk renterisiconorm overschrijdt en dat de regeling aan de toezichthouder een plan voorlegt om weer binnen deze limiet te komen. Dit plan dient door de provincie goed gekeurd te worden. Indien hier niet aan wordt voldaan, kan de toezichthouder correctieve maatregelen treffen.

Overheden mogen alleen leningen en garanties verstrekkenen en financiële participaties aangaan voor het behartigen van een publiek belang (artikel 2 Wet Fido).

Het derde lid draagt het dagelijks bestuur op bij het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal zo mogelijk zekerheden te bedingen om zo het financiële risico waaraan de regeling bloot komt te staan te verminderen.

Het vierde lid bepaalt dat voor het verlenen van garanties een voorziening wordt gevormd voor het risico dat de regeling loopt. Daarmee komt de verlening van garanties expliciet onder het budgetrecht van het algemeen bestuur te vallen en is voor ook de verlening van garanties tegen marktconforme tarieven instemming van het algemeen bestuur vereist.

Artikel 12. Financiering

Deze paragraaf is conform artikel 13 BBV. Het algemeen bestuur wordt ook geïnformeerd over de opbouw van de korte en lange schuldpositie, de liquiditeitsplanning en de rentevisie voor de komende jaren.

Artikel 13. Bedrijfsvoering

Deze paragraaf is conform artikel 14 BBV. Er is opgenomen dat het algemeen bestuur in de paragraaf bedrijfsvoering ook wordt geïnformeerd over de kosten, de opbouw en het verloop van het personeelsbestand, de kosten inhuur derden, de huisvestingskosten, de automatiseringskosten en de budgetten voor het algemeen bestuur, het programmabureau en de accountant.

Artikel 14. Administratie

Onder artikel 14 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de administratie van de regeling. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens en de vastlegging er van moeten voldoen.

Artikel 15. Financiële organisatie

Artikel 15 geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie en draagt het dagelijks bestuur op hiervoor zorg te dragen. Het algemeen bestuur is op grond van artikel 20 van de regeling bevoegd regels te stellen over de ambtelijke organisatie. Deze bevoegdheid betreft ook het stellen van regels voor de financiële organisatie.

Artikel 15 geeft een opsomming op welke terreinen van de financiële organisatie het dagelijks bestuur beleid en interne regels moet stellen. Om hier invulling aan te geven ligt het voor de hand dat het dagelijkse bestuur een organisatiebesluit en een treasurystatuut vaststelt en dat het dagelijks bestuur de volmachten en mandaten alsook de kostenverdeelsleutels voor de kostentoerekening vastlegt.

Bij het beleid en interne regels voor de inkoop en aanbesteding kan gedacht worden aan een inkoopreglement en ook aan inkoopvoorwaarden.

Bij het beleid en interne regels voor steunverlening en subsidieverstrekking gaat het om procedures die naleving van de Europese staatssteunregels en regels voor diensten van algemeen economisch belang, de Algemene wet bestuursrecht en de algemene subsidieverordening waarborgen.

In geval van misbruik en oneigenlijk gebruik gaat het om bijvoorbeeld het treffen van voldoende verificatiemaatregelen vooraf van de antecedenten van een aanvrager van een subsidie, zodat subsidies wel daadwerkelijk worden verstrekt aan rechthebbenden.

De uitgangspunten voor de financiële organisatie zijn nodig om voor het financieel beheer en beleid aan de eisen voor rechtmatigheid, controle en verantwoording te voldoen. Ze creëren de randvoorwaarden waarop de interne controle en de accountantscontrole kan steunen bij het onderzoek naar de rechtmatigheid van de beheershandelingen en getrouwheid van de jaarrekening.

Artikel 16. Interne controle

De accountant toetst jaarlijks of de rekening een getrouw beeld geeft van de financiën en of de (financiële) beheershandelingen die eraan ten grondslag liggen rechtmatig zijn verlopen. Dit artikel draagt het dagelijks bestuur op maatregelen te treffen opdat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole de regeling zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten, de lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen rechtmatig (zijn) verlopen.

Artikel 17 Onderzoeksfrequentie

In artikel 17 wordt het dagelijks bestuur opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Hierbij wordt een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de doelmatigheid en onderzoeken naar de doeltreffendheid.

De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen. De uitvoering wordt gedaan door ten eerste de organisatie, zodat deze onderzoeken zich ten eerste richten op de organisatie-eenheden van de regeling. Een tweede ingang voor de doelmatigheidsonderzoeken is de procesgang. Hiervoor kan men kijken naar de taken van de regeling. Het voordeel hiervan is dat ook de doelmatigheid van de uitvoering van regionale beleid en het beheer van middelen door derden wordt onderzocht.

Om te verzekeren dat alle onderdelen van de regeling op doelmatigheid worden onderzocht, verplicht het artikel dat ieder onderdeel van de regeling en elke regionale taak minimaal eens in de vier jaar worden onderzocht. De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma's of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma's omvatten of delen daarvan. Ook kan het paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten.

Artikel 18. Opdrachtverlening accountantscontrole

Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het dagelijks bestuur verantwoording afleggen aan het algemeen bestuur over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 35 Wgr jo. artikel 197, lid 1, GW). Voor het overleggen van deze stukken aan het algemeen bestuur moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 35 Wgr jo. artikel 197, lid 2 GW). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van het algemeen bestuur. Het is dan ook het algemeen bestuur die de accountant aanwijst (artikel 35 Wgr jo. artikel 213, lid 2 GW). Het algemeen bestuur is echter niet het orgaan dat de overeenkomst met de accountant ondertekent. Het is de voorzitter, die de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant op grond van artikel 10 van de gemeenschappelijke regeling Regio Hart van Brabant (en artikel 12 Wgr) ondertekent als vertegenwoordiger van de regeling.

Een bevoegd accountant voor de controle van de jaarrekening is een registeraccountant, een accountants-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in artikel 36, lid 3 Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of een organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken.

Artikel 18 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de jaarrekening. Voor de accountantscontrole geldt het "Besluit accountantscontrole decentrale overheden" dat krachtens artikel 35 Wgr jo. artikel 213, lid 6 Gemeentewet door de minister is vastgesteld.

Artikel 19. Informatieverstrekking door dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van het algemeen bestuur is het dagelijks bestuur ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door het algemeen bestuur geëiste deelverantwoordingen. Dit artikel regelt de verplichtingen van het dagelijks bestuur voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.

Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende documenten. Het tweede lid draagt aan het dagelijks bestuur op deze achterliggende documenten goed toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen.

Het derde lid verplicht het dagelijks bestuur een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het dagelijks bestuur verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een LOR (Letter Of Representation) genoemd. Hoewel het geen wettelijke verplichting is, dat het dagelijks bestuur een dergelijke verklaring verstrekt, bepaalt deze verordening om dit wel te doen.

In het vierde lid wordt vastgelegd dat het dagelijks bestuur tijdig voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan het algemeen bestuur zorgt.

De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen rechtstreeks aan het algemeen bestuur. Artikel 35 Wgr jo. artikel 197, lid 2 Gemeentewet bepaalt echter dat het dagelijks bestuur bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan het algemeen bestuur daarbij moet toevoegen de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen, De Wet schrijft hier een facilitaire dienst aan het dagelijks bestuur voor.

Het vijfde lid van het artikel gebiedt het dagelijks bestuur alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door het algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur bekend is geworden, terstond te melden aan het algemeen bestuur en de accountant.

Artikel 20. Toegang tot informatie

Om een goede controle uit te voeren moet de accountant onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Dit artikel kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met het algemeen bestuur. Het artikel legt aan het dagelijks bestuur de zorgplicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de regeling en de programmamanager van de regeling volledig meewerkt aan de accountants controle. Indien dit noodzakelijk is voor een goede controle moet de accountant dus inzage kunnen hebben in alle stukken, inclusief vertrouwelijke stukken als daar aanleiding voor is.

Artikel 21. Rapportage

Het derde en vierde lid van artikel 35 Wgr jo. artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering en de inhoud daarvan van de accountant aan het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur.

Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door het algemeen bestuur in het programma van eisen van de aanbesteding geëiste tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid regelt, dat het dagelijks bestuur in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan het algemeen bestuur. Dit opdat het dagelijks bestuur (in overleg met het algemeen bestuur en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.

Het tweede lid regelt, dat het dagelijks bestuur een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel-)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het dagelijks bestuur meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met de programmamanager dienst kunnen worden opgelost.

Bijlage: Afschrijvingsbeleid

Het activabeleid wordt voor een belangrijk gedeelte bepaald door wettelijke voorschriften.

Eigen beleid hierin is daardoor beperkt en heeft met name betrekking op wijze en duur van afschrijven. Als het gaat om de (eigen) beleidskaders dan zijn deze vastgelegd in de financiële verordening ex artikel 35 Wet gemeenschappelijke regelingen in samenhang met artikel 212 van de Gemeentewet. In deze verordening is opgenomen:

‘Artikel 7. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Materiële vaste activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden geactiveerd.

• 2.

  Materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening.

• 3.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht. ’

Afschrijven en waarderen

Voor alle activa geldt in principe dat sprake is van afschrijving of aflossing. Voor bepaalde onderdelen gelden wettelijke termijnen en is het mogelijk de afschrijving op nihil te stellen omdat er geen sprake is van een duurzame waardevermindering. Dat is ook de reden waarom op grond niet afgeschreven wordt.

1.Definities afschrijven / waarderen

Afschrijvingen/afschrijvingslasten kunnen als volgt worden gedefinieerd:

‘Afschrijvingslasten zijn de periodiek te boeken lasten die verband houden met de waardevermindering van de duurzame middelen. Afschrijvingen zijn geen uitgaven maar wel kosten en drukken om die reden wel op de exploitatie maar niet op de liquiditeit.’

Voor waarderen geldt:

‘Waarderen is het vaststellen van de waarde waarvoor een actief op de balans wordt opgenomen; daarbij geldt:

• -

  de waardering van de vaste activa op de balans is: waardering = aanschafprijs afschrijvingen;

• -

  deelnemingen worden tegen de verkrijgingsprijs of lagere marktwaarde gewaardeerd;

• -

  duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen;

• -

  een actief wat buiten gebruik wordt genomen wordt afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde.’

• a.

  Welke factoren bepalen de afschrijving

De hoogte van de jaarlijkse afschrijving wordt bepaald door de volgende factoren:

• -

  wettelijke voorschriften indien specifiek aangegeven, in alle andere gevallen:

• -

  de aanschafprijs;

• -

  de verwachte gebruiksduur;

• -

  de verwachte restwaarde;

• -

  de afschrijvingsmethode.

De aanschafprijs is de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. De verkrijgingsprijs bestaat uit de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs bestaat uit materiaal en arbeidskosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend, eventueel verhoogd met indirecte productiekosten en de rente tot het tijdstip van ingebruikname; in dat geval vermeldt de toelichting dat deze rente is geactiveerd.

De verwachte gebruiksduur zal steeds gebaseerd zijn op een schatting en veelal zijn ervaringsgegevens daarbij een nuttig hulpmiddel. De verwachte restwaarde is eveneens een schatting en wordt vaak voor elementen welke onderhevig zijn aan waardevermindering als nihil aangemerkt. In het geval van opstallen wordt de waarde van het bebouwde gedeelte wel in de berekening betrokken, terwijl de ondergrond buiten beschouwing blijft. Op de afschrijvingsmethode wordt in de volgende paragraaf ingegaan.

Tenslotte dienen afschrijvingen te geschieden onafhankelijk van het bedrijfsresultaat in een bepaald boekjaar.

2.De afschrijvingsmethode

De afschrijvingsmethode is sterk medebepalend voor de afschrijvingscomponent van de kapitaallasten. We onderscheiden de volgende meest gebruikte methoden:

• -

  lineair: de afschrijving blijft gedurende de looptijd constant, de jaarlijkse kapitaallasten dalen door afname van de rentecomponent.

• -

  annuïteit: de afschrijving stijgt jaarlijks, de jaarlijkse kapitaallasten blijven constant omdat de stijging van de afschrijving wordt gelijkgesteld aan de afname van de rentecomponent.

• -

  degressief: de afschrijving en rente nemen gedurende de looptijd af.

Een slechts zelden voorkomende methode van afschrijven is de productie-afhankelijke methode. De werkelijk gebruikte capaciteit versus de totaal mogelijke capaciteit bepaalt daarbij het afschrijvingstempo. Bij de keuze tussen de diverse afschrijvingsmethoden moet rekening worden gehouden met het aanmerkelijke verschil in waardedaling aan het begin van de looptijd. Deze daling dient te passen bij het karakter van de investering (bijvoorbeeld bij snelle technologische ontwikkelingen).

Bestaand beleid is om lineair af te schrijven en slechts in incidentele gevallen is een afwijkende afschrijving toegestaan, vaak omdat wet- of regelgeving dit voorschrijft of om fluctuaties te voorkomen bij tarieven etc. Afwijken van het bestaand beleid, dus lineair afschrijven, zal pas mogelijk zijn nadat het algemeen bestuur daar expliciet mee ingestemd heeft.

3.De grondslag voor berekening van de afschrijving

De aanschafprijs vormt de basis voor de berekening van de jaarlijkse afschrijvingen. Indien de basis op enigerlei wijze wordt beïnvloed heeft dit uiteraard effect op de afschrijving en daarmee op de kostprijs van het product ten laste waarvan de kapitaallasten worden verantwoord. Direct volledig afschrijven van een investering leidt tot een onjuiste weergave van de boekwaarde (balanswaardering) en een vertekend beeld in de opbouw van de kostprijs van het product. De bruto verantwoordings-methode verdient uit bedrijfseconomisch oogpunt de voorkeur. Daarbij wordt een evenwichtige opbouw van het kostenpatroon gerealiseerd. Dat is niet alleen noodzakelijk voor de besluitvorming bij vervanging, maar ook voor onderbouwing van de doorberekenbare kosten voor zover het producten betreft welke door middel van leges en heffingen worden doorberekend. De verwerking van bijdragen uit reserves en van derden is een technisch-administratief probleem en geen waarderingselement.

Voor de beoordeling van de hoogte van de tarieven van leges en heffingen in relatie tot de kosten die de gemeenschappelijke regeling moet maken is het dus zaak om de kostenopbouw volgens bedrijfseconomische grondslagen te verwerken en reële bruto kosten toe te rekenen. Vervanging van een kapitaalgoed leidt op die manier ook niet tot een schoksgewijze verhoging van tarieven.

Bijdragen uit reserves (eigen vermogen) of investeringsbijdragen van derden (vreemd vermogen), kunnen worden gezien als bijdrage in de financiering van een actief. Ze worden toegerekend aan de jaren waarin de besteding geacht wordt een nuttig effect op te leveren.

Een expliciet wettelijk voorschrift is er niet, maar gewezen wordt op hetgeen in artikel 48 lid 4c van de comptabiliteitsvoorschriften 1995 omtrent investeringsbijdragen is opgenomen:

'Tot de bestemmingsreserves worden ook gerekend de egalisatierekeningen voor investeringsbijdragen die zijn bedoeld om ontvangen investeringsbijdragen gedurende de gebruiksduur van het investeringsgoed in jaarlijkse termijnen ten gunste van de rekening van baten en lasten te laten komen'.

De in dit artikel genoemde bestemmingsreserves zijn echter bedrijfseconomisch gezien zelfs geen reserves en daarmee geen eigen vermogen! Het is wel toegestaan om ontvangen vergoedingen van derden te verrekenen, in zoverre er een directe relatie is tussen de vergoeding en het activum.

Het BBV verbiedt het in mindering brengen van bijdragen uit reserves op de investering en schrijft bruto verantwoording voor. In mindering brengen van investeringsbijdragen van derden blijft toegestaan maar bij de gemeenschappelijke regeling verdient het de voorkeur: behandeling als ware het een bijdrage uit de reserve (kostprijs product). De kapitaallasten worden berekend over het volledige investeringsbedrag en de bijdrage uit reserve of van derden als een bijdrage in de exploitatiekosten (kapitaalbaten).

4.Bijzondere activa en voorschriften

Een steeds vaker voorkomende vorm van 'eigendom' is het leasen van goederen. Leasen is geen wettelijk omschreven begrip. Vele leasecontracten zijn juridische huurcontracten. Leasecontracten in de vorm van huurkoop of die naar strekking huurkoop zijn, komen eveneens voor.

De volgende twee vormen worden onderscheiden:

Financiële lease: de juridische eigendom van het betreffende actief blijft bij de geldgever/financier terwijl het economisch eigendom en daarmee het risico bij de geldnemer ligt.

Operationele lease: heeft betrekking op het ter beschikking stellen van een actief, meer in de vorm van huur. De voor- en nadelen van de eigendom komen geheel of nagenoeg geheel voor rekening van de geldgever.

Ten aanzien van de balanswaardering en afschrijving geldt:

• -

  Indien uit het geheel van contractvoorwaarden blijkt dat sprake is van financiële lease, dient het gehuurde te worden geactiveerd. In de toelichting wordt aangegeven dat er wel sprake is van economisch, maar niet van juridisch eigendom;

• -

  In de praktische uitvoering betekent dit dat de som van de gedurende de resterende looptijd jaarlijks te betalen lease-termijnen als schuld wordt opgenomen tegenover de activa-post. Op de vaste activa die geleased zijn wordt volgens de normale regels afgeschreven.

Operationele lease geeft nooit aanleiding tot activering. Wel zal daarvan in de toelichting melding moeten worden gemaakt in verband met het veelal langdurige karakter van de aangegane verplichtingen.

5.Afwijkingen

Er kunnen omstandigheden dwingen tot afwijkingen in het te voeren afschrijvingsbeleid. Dit kan bij:

• -

  projectfinanciering met een specifieke objectgebonden financieringsconstructie, veelal in combinatie met een specifieke rente; dit is alleen toegestaan na een expliciet besluit van het algemeen bestuur;

• -

  het synchroon laten lopen van kapitaallasten met dekkingsmiddelen, rijksvoorschriften en/of ter voorkoming van schoksgewijze tariefsverhogingen, bijvoorbeeld huur en andere tarieven;

• -

  extra-afschrijvingen door bijzondere waardeverminderingen, waardoor de lopende afschrijvingen aangepast worden aan de eerder gestelde regels voor de berekeningen.

Indien het voornemen bestaat om af te wijken van de concern richtlijnen zoals opgenomen in de beleidskaders moet dit vooraf aan het dagelijks bestuur voorgelegd worden en vervolgens wordt dit op de gebruikelijke wijze, daarna aan het algemeen bestuur medegedeeld. Uiteraard blijft dan de mogelijkheid aanwezig dat het algemeen bestuur (achteraf) deze besluitvorming alsnog terugdraait om haar moverende redenen. Voor de formulering wordt aangehaakt bij de bestaande terminologie bij aanbestedingen: Het dagelijks bestuur besluit, anders dan de gebruikelijke afschrijvingsmethode/termijn, tot afschrijving …

Samenvattend voor afschrijven en waarderen.

• -

  Bedrijfsmiddelen met een relatief geringe aanschafprijs tot € 5.000,- mogen om praktische redenen direct in het jaar van aanschaf ten laste van het resultaat worden gebracht; registratie vindt wel plaats in verband met overige verplichtingen (verzekering etc.);

• -

  Op investeringen in (onder)grond wordt de afschrijving op nihil gesteld;

• -

  Als afschrijvingsmethode wordt gekozen voor de lineaire afschrijvingsberekening; een uitzondering wordt gemaakt voor onderdelen waarbij door derden een andere methode van afschrijven voorgeschreven is (bijv. rijksvoorschriften) of productfinanciering die een andere methode vereist in verband met tariefberekeningen; specifieke projectfinanciering kan slechts nadat dit aan het algemeen bestuur is voorgelegd;

• -

  Overeenkomsten waarbij duidelijk sprake is van financiële lease worden geactiveerd en de afschrijving wordt overeenkomstig de gebruikelijke regels vastgesteld;

• -

  De afschrijving (en rente) wordt berekend vanaf het tijdstip van ingebruikname van het goed; daar waar geen sprake is van een echte ingebruiknamedatum wordt voor investeringen in de eerste helft van het jaar 1/7 als datum aangehouden en voor investeringen in de tweede helft van 31-12; in voorkomende gevallen kan van een gemiddelde ingebruiknamedatum worden uitgegaan.

• -

  Als afschrijvingsduur gelden de in de afzonderlijke bijlage opgenomen termijnen.

• -

  Waardeverminderingen van activa worden onafhankelijk van het resultaat van het begrotingsjaar in aanmerking genomen;

• -

  Als het voornemen bestaat om af te wijken van de concernrichtlijnen (termijnen en methode van afschrijving) moet dit vooraf aan het dagelijks bestuur voorgelegd worden; ontwerpbesluit formuleren als: Het dagelijks bestuur besluit, anders dan de gebruikelijke afschrijvingsmethode/termijn, tot afschrijving

• -

  Bijdragen uit reserves worden niet meer in mindering gebracht op investeringen; men spreekt in dit verband van de bruto-verantwoording; een eventuele bijdrage uit een reserve wordt afzonderlijk verantwoord; jaarlijks wordt van deze reserve een gedeelte ten gunste van de exploitatie gebracht;

• -

  Bij voorkeur worden investeringen met een meerjarig maatschappelijk, maar geen economisch nut, niet geactiveerd omdat ze geen middelen genereren en/of niet verkoopbaar zijn;

• -

  De in de huidige systematiek in de begroting opgenomen jaarlijkse (instandhoudings)-investeringen welke betrekking hebben op groot onderhoud en renovatie van kapitaalgoederen blijft gehandhaafd voor de bestaande onderdelen; voor nieuwe onderdelen wordt deze methode niet meer toegepast.

Bijlage afschrijvingstabel per 1/1/2012

In deze tabel zijn de afschrijvingstermijnen opgenomen naar soort van investering.

Jaren

• 1.

  Immateriële activa

  Maximale termijn volgens BBV: 5

• 1.

  1 Productontwikkeling 5

• 1.

  2 Investeringsbijdragen *

* de termijn dient in overeenstemming te zijn met de levensduur van de tot stand gebrachte reserve.

• 2.

  Materiële activa

  Maximale termijn: niet wettelijk vastgesteld.

• 2.

  1 Infrastructurele voorzieningen

2.1.1 Grond-, en sloopwerken 30

2.1.2 Rioleringen 30

2.1.3 Binnenhavens 30

2.1.4 Wegen, straten en pleinen asfaltverharding 20

waarvan voor ZOAB en geluidsreducerende deklagen 7

betonverharding 30

open verharding 20

2.1.5 Openbare verlichting mastmateriaal 30

armaturen 15

2.1.6 Installaties mbt verkeerbeheersing en verkeersregeltechniek 10

2.1.7 Openbaar Groen 20

2.1.8 Parkeren parkeergarages 40

open parkeerterrein 20

meters en automaten 10

2.1.9 Monumenten 30

2.1.10 Begraafplaatsen 30

2.1.11 Woonwagenlocaties 25

• 3.

  Bedrijfsmiddelen, algemeen

  Maximale termijn: niet wettelijk vastgesteld

• 3.

  1 Gebouwen ondergrond geen afschrijving

  opstal 40

  semi-permanent 20

• 3.

  2 Verbouwingen en technische installaties 10

• 3.

  3 Machines 10

• 3.

  4 Vaste inrichting/stoffering 10

• 3.

  5 Meubilair inventaris 10

• 3.

  6 Huisdrukkerij snij-/bindmachines 15

  druk-offsetpersen 10

  lichtdruk-/kopieermachines 5

  fotografische zetapparatuur 3

  dtp-voorzieningen 3

• 3.

  7 Computerapparatuur software primair 5

  software algemeen (pc) 4

  NT-servers 4

  Overige servers 5

  PC’s 3,5

  Kasregisters 4

  Foto-videoapparatuur 4

• 3.

  8 Vervoermiddelen auto’s 5

  aanhangwagens 5

  tractoren 5

• 3.

  9 Gereedschappen algemeen 5

  verbindingsmiddelen 5

  maaimachines 5

• 4.

  1 Stemmachines 10

• 4.

  2 BAT-Electrowagens wagens 12

  batterijen 6

• 4.

  3 BAT-Huisvuilauto’s 10

• 4.

  4 BAT-Overig rollend materieel reiniging 10

• 4.

  5 BAT-containers 12

• 4.

  6 Aanleg Sportterreinen 25

  Kunstgrasvelden bovenlaag 10

  Kunstgrasvelden onderlaag 30

• 4.

  7 Buitenreclame-abri’s 5

Bijlage: Overzicht verplichtingen en bevoegdheden van het dagelijks bestuur, die voortvloeien uit de Financiële Verordening Regio Hart van Brabant 2015 (‘FV 2015’), die bij AB-besluit van 10 december 2015 en met ingang van 1 januari 2016 worden overgedragen aan de bestuurscommissie jeugd, voor zover deze zien op de deelbegroting jeugd.

Verplichtingen

• -

  Het (laten) opstellen van de door het AB vast te stellen concept financiële stukken (artikel 3 en 19 FV 2015, waaronder begrepen de begroting en jaarrekening voor zover deze zien op de deelbegroting jeugd;

• -

  Zorg dragen voor dat de programmadirecteur alle noodzakelijk informatie verstrekt aan de accountant (artikel 20, lid 3, FV 2015);

Informatieverstrekking aan het AB

• -

  Informeren van het AB als verwacht wordt dat de lasten de geautoriseerde lasten of de investeringsuitgaven de geautoriseerde investeringskredieten significant dreigen te overschrijden of de baten de geautoriseerde baten significant dreigen te onderschrijden (artikel 4, lid 3, FV 2015);

• -

  Informeren van het AB over de tussentijdse realisatie van de begroting van de Regio door middel van een rapportage op uiterlijk 15 juli van elk jaar (artikel 5 FV 2015);

• -

  Informeren van het AB als het Rijk de deelnemende gemeenten heeft bericht dat het EMU-tekort zal worden overschreden (artikel 6 FV 2015);

• -

  Informeren van het AB als de wettelijke kasgeldlimiet of de wettelijke renterisiconorm dreigt te worden overschreden (artikel 11, lid 1, FV 2015);

• -

  Informeren van het AB over informatie die bekend is geworden na afgifte van de accountantsverklaring maar voor de behandeling van de jaarrekening in het AB voor zover die informatie relevant is voor het beeld van de jaarrekening (artikel 19, lid 5, FV 2015);

Bevoegdheden

• -

  Het doen van voorstellen aan het AB voor het wijzigen van de geautoriseerde budgetten en de investeringskredieten en het bijstellen van het beleid (artikel 4, lid 4, FV 2015);

• -

  Het doen van voorstellen voor wijzigingen in de begroting in verband met een dreigende overschrijding van het EMU-tekort (artikel 6 FV 2015);

• -

  Het doen van voorstellen voor het bij besluit van het AB afwijken van het uitgangspunt dat voor diensten verricht voor derden door de Regio ten minste de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht (artikel 10 FV 2015);

• -

  Het doen van voorstellen aan het AB om de begroting te wijzigen in verband met een niet voorziene verstrekking van een garantie (artikel 11, lid 4, FV 2015);

• -

  Het mogen reageren op de concept accountantsverklaring (artikel 21, lid 3, FV 2015).