Regeling Melding Vermoeden Misstand Purmerend 2019 Griffie

Artikel 1. Begripsbepalingen

• 1. In deze regeling wordt verstaan onder:

• -

  werknemer: de persoon die werkt of heeft gewerkt voor de gemeente Purmerend zoals bedoeld in artikel 1, onderdeel h, van de Wet Huis voor klokkenluiders.

• -

  werkgever: de gemeenteraad van Purmerend of de werkgeverscommissie van de gemeenteraad van Purmerend (hierna genoemd: Werkgeverscommissie), die handelen zoals bedoeld in artikel 1, onderdeel g, van de Wet Huis voor klokkenluiders.

• -

  vermoeden van een misstand: een vermoeden van een werknemer, dat binnen de organisatie waar hij werkt of bij een andere organisatie indien hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand voor zover:

  • a.

    het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de werknemer bij zijn werkgever heeft opgedaan of voortvloeiend uit de kennis die de werknemer heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie, en

  • b.

    het maatschappelijk belang in het geding is bij:

    • 1.

      de (dreigende) schending van een wettelijk voorschrift, waaronder een (dreigend) strafbaar feit,

    • 2.

      een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid;

    • 3.

      een (dreigend) gevaar voor de veiligheid van personen;

    • 4.

      een (dreigend) gevaar voor de aantasting van het milieu;

    • 5.

      een (dreigend) gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten.

• -

  integriteitsschending: een aantasting van de integriteit voor zover deze niet valt onder de omschrijving van een vermoeden van een misstand.

• -

  adviseur: een persoon die door zijn functie een geheimhoudingsplicht heeft en die door een werknemer in vertrouwen wordt geraadpleegd over een vermoeden van een misstand.

• -

  vertrouwenspersoon integriteit: de persoon die is aangewezen om als vertrouwenspersoon voor de gemeente Purmerend te fungeren.

• -

  afdeling advies van het Huis voor klokkenluiders: de afdeling advies van het Huis voor klokkenluiders, bedoeld in artikel 3a, tweede lid, van de Wet Huis voor klokkenluiders.

• -

  afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders: de afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders, bedoeld in artikel 3a, derde lid, van de Wet Huis voor klokkenluiders.

• -

  melding: de melding van een vermoeden van een misstand op grond van deze regeling.

• -

  melder: de werknemer die een vermoeden van een misstand heeft gemeld op grond van deze regeling.

• -

  onderzoekers: de persoon of personen aan wie de Werkgeverscommissie het onderzoek naar de misstand opdraagt.

• -

  externe instantie: de instantie die naar het redelijk oordeel van de melder het meest in aanmerking komt om de externe melding van het vermoeden van het misstand te onderzoeken.

Artikel 3. Interne melding

• 1. De werknemer met een vermoeden van een misstand binnen de organisatie van de werkgever kan daarvan melding doen bij

  • a.

    iedere leidinggevende die binnen de organisatie hiërarchisch een hogere positie bekleedt dan hij;

  • b.

    de vertrouwenspersoon.

• 2. De leidinggevende of vertrouwenspersoon stuurt de melding, in overleg met de medewerker, door naar de Werkgevercommissie.Een werknemer van een andere organisatie die door zijn werkzaamheden met de organisatie van de werkgever in aanraking is gekomen, en een vermoeden heeft van een misstand binnen de organisatie van de werkgever kan ook een interne melding doen.

• 3. De melder kan direct een externe melding doen van een vermoeden van een misstand op grond van artikel 13, als het eerst doen van een interne melding in redelijkheid niet van hem kan worden gevraagd.

• 4. Indien de werknemer een interne melding heeft gedaan mag hij er in beginsel van uitgaan dat de algemeen directeur vervolgens aangifte van een strafbaar feit doet indien hiervoor aanleiding is of hiertoe een verplichting bestaat.

Artikel 4. De vertrouwenspersoon Integriteit

• 1. Het college wijst een of meer vertrouwenspersonen aan.

• 2. De taken van de vertrouwenspersoon bestaan in ieder geval uit de volgende punten:

  • a.

    Is aanspreekpunt, klankbord en vraagbaak voor de medewerkers bij vragen op het gebied van integriteit;

  • b.

    Informeert medewerkers over de Regeling Melding Vermoeden Misstand Purmerend Griffie, adviseert over meldingen en begeleidt de melder gedurende de procedure;

  • c.

    Zorgt dat op verzoek van de melder een melding op de juiste plaats binnen de gemeente Purmerend terechtkomt;

  • d.

    Fungeert als intermediair bij een zogenoemde vertrouwelijke melding tussen de melder en de onderzoekers van de melding bij vragen hierover;

  • e.

    Verwijst medewerkers bij kwesties die niet tot zijn bevoegdheid en taak horen door, zoals arbeidsconflicten.

• 3. De vertrouwenspersoon maakt jaarlijks een geanonimiseerd verslag van de aard en de omvang van het aantal door hem gevoerde gesprekken en bij hem gedane interne meldingen. De integriteitscoördinator voegt dit verslag bij overige meldingen ten behoeve het jaarverslag. Dit verslag wordt aan de algemeen directeur gestuurd, die er vervolgens voor zorgt dat het verslag toegezonden wordt aan het college en aan de Ondernemingsraad. Het college van B&W biedt het jaarverslag aan aan de gemeenteraad

• 4. De vertrouwenspersoon geniet bescherming overeenkomstig het bepaalde in artikel 5 tweede tot en met het zesde lid, tegen benadeling van zijn rechtspositie als gevolg van de hem bij deze regeling toebedeelde taken.

Artikel 5. Bescherming van de melder tegen benadeling

• 1. De werknemer die te goeder trouw en naar behoren een vermoeden van een misstand meldt, zal in verband hiermee geen nadelige gevolgen voor zijn rechtspositie ondervinden tijdens en na de behandeling van deze melding bij de werkgever, een andere organisatie of een externe instantie.

• 2. Onder nadelige gevolgen wordt in ieder geval verstaan het nemen van een benadelende maatregel, zoals:

  • a.

    Het verlenen van ontslag, anders dan op eigen verzoek;

  • b.

    Het tussentijds beëindigen of het niet verlengen van een aanstelling voor bepaalde tijd;

  • c.

    Het niet omzetten van een aanstelling voor bepaalde tijd in een aanstelling voor onbepaalde tijd;

  • d.

    Het treffen van een disciplinaire maatregel;

  • e.

    De opgelegde benoeming in een andere functie;

  • f.

    het onthouden van salarisverhoging, incidentele beloning of toekenning van vergoedingen;

  • g.

    het onthouden van promotiekansen;

  • h.

    het afwijzen van een verlofaanvraag.

• 3. De werkgever zorgt ervoor dat de melder ook niet op andere wijze bij zijn werk nadelige gevolgen ondervindt van de melding.

• 4. Als de werkgever na het doen van een melding een benadelende maatregel neemt, motiveert de werkgever waarom hij deze maatregel nodig acht en dat deze maatregel geen verband houdt met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand.

• 5. De werkgever spreekt werknemers die zich schuldig maken aan benadeling van de melder daarop aan en kan hen een waarschuwing of een disciplinaire maatregel opleggen.

• 6. De werknemer heeft recht op juridische bijstand wanneer hij als gevolg van het te goede trouw melden van een vermoeden van een misstand nadelige gevolgen ondervindt in zijn rechtspositie, tijdens of na het volgen van deze regeling. Deze juridische bijstand wordt gefinancierd door de gemeente Purmerend.

Artikel 6. Het tegengaan van benadeling van de melder

• 1. De vertrouwenspersoon bespreekt samen met de melder welke risico’s op benadeling aanwezig zijn, op welke wijze die risico’s kunnen worden verminderd en wat de werknemer kan doen als hij van mening is dat sprake is van benadeling.

• 2. Als de melder vindt dat er daadwerkelijk sprake is van benadeling, kan hij dat bespreken met de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon en de melder bespreken welke maatregelen genomen kunnen worden om benadeling tegen te gaan. De vertrouwenspersoon maakt een verslag van deze bespreking en stuurt dit na goedkeuring door de melder naar de algemeen directeur.

• 3. De Werkgeverscommissie zorgt ervoor dat maatregelen die nodig zijn om benadeling tegen te gaan worden genomen.

Artikel 8. Intern en extern onderzoek naar benadeling van de melder

• 1. De melder die meent dat sprake is van benadeling in verband met het doen van een melding van een vermoeden van een misstand, kan de Werkgeverscommissie verzoeken om onderzoek te doen naar de wijze waarop er binnen de organisatie met hem wordt omgegaan.

• 2. Ook de personen bedoeld in artikel 7 kunnen de Werkgeverscommissie verzoeken om onderzoek te doen naar de wijze waarop er binnen de organisatie met hen wordt omgegaan.

• 3. De melder kan ook de afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders verzoeken om een onderzoek in te stellen naar de wijze waarop de werkgever zich jegens hem heeft gedragen in verband met het doen van een melding van een vermoeden van een misstand.

Artikel 9. Vertrouwelijke omgang met de melding en de identiteit van de melder

• 1. De werkgever zorgt ervoor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor de personen die bij de behandeling van de melding betrokken zijn.

• 2. De personen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn maken de identiteit van de melder niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de melder en gaan vertrouwelijk om met de informatie over de melding.

• 3. Als het vermoeden van een misstand is gemeld via de vertrouwenspersoon en de melder geen toestemming heeft gegeven zijn identiteit bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding verstuurd aan de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon stuurt dit onverwijld door aan de melder.

• 4. De personen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn maken de identiteit van de adviseur niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de melder en de adviseur.

Artikel 10. Ontvangstbevestiging door de werkgever

• 1. De Werkgeverscommissie zendt aan de melder of de vertrouwenspersoon bij wie het vermoeden van een misstand is gemeld een ontvangstbevestiging. In het laatste geval stuurt de vertrouwenspersoon de ontvangstbevestiging door aan de melder. De ontvangstbevestiging bevat het gemelde vermoeden van een misstand en de datum waarop de melder het vermoeden heeft gemeld.

• 2. De Werkgeverscommissie informeert de persoon of personen op wie een melding betrekking heeft over de melding, tenzij daardoor het onderzoeksbelang kan worden geschaad.

• 3. De Werkgeverscommissie zorgt ervoor dat de identiteit van de melder die overeenkomstig het bepaalde in artikel 3 een melding heeft gedaan, niet verder bekend wordt dan noodzakelijk is voor de behandeling van de melding.

• 4. De Werkgeverscommissie informeert de gemeenteraad zo spoedig mogelijk nadat hij op de hoogte is gesteld van de melding over zijn inhoudelijke standpunt over het al dan niet instellen van een onderzoek.

• 5. Bij vermoeden van een integriteitsschending met eventuele bestuurlijke consequenties informeert de Werkgeverscommissie ook het college van B&W. Dit gebeurt geanonimiseerd, tenzij de situatie dit niet toelaat.

Artikel 11. Onderzoek door de werkgever

• 1. De Werkgeverscommissie beoordeelt de door hem ontvangen melding zo spoedig mogelijk. In het geval de Werkgeverscommissie van mening is dat een onderzoek ingesteld moet worden, dan geeft hij daartoe zo spoedig mogelijk een opdracht.

• 2. Het onderzoek wordt uitgevoerd conform het geldende Protocol Integriteitsonderzoeken Purmerend. Het onderzoek wordt niet verricht door een persoon die mogelijk betrokken is of is geweest bij de vermoede misstand.

• 3. De Werkgeverscommissie informeert de gemeenteraad actief over de voortgang van het onderzoek.

• 4. De Werkgeverscommissie kan een deskundige raadplegen.

• 5. Als de melding de griffier, of degene die de griffier op dat moment vervang betreft, dan beslist de gemeenteraad over het instellen van een onderzoek.

• 6. Het onderzoek en de verdere behandeling van de melding kan in ieder geval achterwege worden gelaten als

  • a.

    het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden of;

  • b.

    het op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand;

  • c.

    de melding kennelijk onredelijk laat is gedaan.

• 7. De Werkgeverscommissie meldt het achterwege laten van een onderzoek en van de verdere behandeling van de melding zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de melder of de vertrouwenspersoon, en aan de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft, tenzij daardoor een ander onderzoeksbelang kan worden geschaad. De vertrouwenspersoon stuurt de kennisgeving door aan de melder.

• 8. Bij de kennisgeving, bedoeld in het zevende lid wordt mededeling gedaan van de mogelijkheid het vermoeden van een misstand te melden bij het externe meldpunt.

Artikel 12. Standpunt en kennisgeving door de werkgever

• 1. De Werkgeverscommissie stelt de melder of de vertrouwenspersoon bij wie de melding is gedaan binnen twaalf weken na ontvangst van de melding schriftelijk op de hoogte van zijn standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand.

• 2. Indien niet binnen twaalf weken een standpunt kan worden gegeven worden de melder of de vertrouwenspersoon bij wie de melding is gedaan voordat deze termijn is verstreken daarvan door middel van een kennisgeving schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte gesteld. Daarbij wordt de vermoedelijke termijn aangegeven waarbinnen de werknemer een kennisgeving als bedoeld in het eerste lid ontvangt.

Artikel 13. Externe melding

• 1. Een werknemer kan een vermoeden van een misstand extern melden bij de afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders, indien hij:

  • a.

    het niet eens is met het standpunt van werkgever of van oordeel is dat het vermoeden ten onrechte terzijde is gelegd;

  • b.

    niet tijdig een standpunt heeft ontvangen over zijn interne melding.

• 2. De werknemer kan direct een externe melding doen van een vermoeden van een misstand als het eerst doen van een interne melding in redelijkheid niet van hem kan worden gevraagd. Dat is in ieder geval aan de orde indien dit uit enig wettelijk voorschrift voortvloeit of sprake is van:

  • a.

    acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt;

  • b.

    een vermoeden dat de werkgever bij de vermoede misstand betrokken is;

  • c.

    een situatie waarin de melder in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen in verband met het doen van een interne melding;

  • d.

    een duidelijk aanwijsbare dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal;

  • e.

    een eerdere melding overeenkomstig de procedure van dezelfde misstand of onregelmatigheid, die de misstand niet heeft weggenomen;

• 3. In paragraaf 4 van de Wet voor Huis voor Klokkenluiders is de onderzoeksprocedure neergelegd voor het onderzoeken van een vermoeden van een misstand door de afdeling onderzoek.

Artikel 14. Rapportage en evaluatie

• 1. De Werkgeverscommissie stelt jaarlijks een rapportage op over de uitvoering van deze regeling. Deze rapportage bevat in ieder geval:

  • a.

    informatie over het aantal meldingen en een indicatie van de aard van de meldingen, de uitkomsten van de onderzoeken en de standpunten van de werkgever;

  • b.

    algemene informatie over eventuele ervaringen met het tegengaan van benadeling van de melder;

  • c.

    informatie over het aantal verzoeken om onderzoek naar benadeling in verband met het doen van een melding van een vermoeden van een misstanden een indicatie van de uitkomsten van de onderzoeken en de standpunten van de werkgever.

• 2. De WOR bestuurder stuurt de rapportage ter bespreking aan de ondernemingsraad.