Verordening op de auditcommissie gemeente Schagen 2013

Artikel 1. Instelling en begripsbepalingen

• 1.

  Er is een auditcommissie.

• 2.

  In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  de commissie: de auditcommissie;

• b.

  de raad: de gemeenteraad;

• c.

  het college: het college van burgemeester en wethouders;

• d.

  de accountant: de in de Controleverordening gemeente Schagen bedoelde accountant, die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

• e.

  de voorzitter: de voorzitter van de commissie;

• f.

  het lid: één van de in totaal vijf door de raad benoemde raadsleden in de auditcommissie, genoemd in artikel 3, 1e lid van deze verordening;

• g.

  de adviseur: een van de door de raad benoemde functionarissen, genoemd in artikel 3, 2e lid van deze verordening;

• h.

  de ambtelijke secretaris: de griffier of één door de griffier aangewezen medewerker van de griffie, welke belast is met de ondersteuning van de auditcommissie, genoemd in artikel 3, 3e lid van deze verordening;

• i.

  het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.

Artikel 2. Doel, taken en bevoegdheid

• 1.

  De commissie heeft als doel de raad te adviseren in zijn controlerende taak.

• 2.

  De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college en heeft dus geen besluitvormende bevoegdheden.

• 3.

  Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

  a. het voorbereiden en het adviseren van de raad over de aanbesteding van de accountantscontrole;

  b. het voeren van afstemmingsoverleg als bedoeld in artikel 4 van de Controleverordening gemeente Schagen;

  c. eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad over de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

  d.de jaarlijkse voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol voor de accountantscontrole;

  e.het voeren van technisch overleg met de accountant over de jaarrekening en het rapport van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole;

  f. het adviseren van de raad over de wijze van behandeling van de rapportages van de accountant;

  g. het adviseren van de raad over het jaarverslag en de programmajaarrekening, mede aan de hand van de accountantsverklaring en het accountantsverslag;

  h.het adviseren van de raad over de uitvoering en de aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212 en 213 en 213a Gemeentewet;

  i. het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

  j. het voeren van afstemmingsoverleg met de rekenkamercommissie over het jaarverslag,monitoring van onderzoeken en voorgenomen onderzoeken van derekenkamercommissie en het opstellen van een advies hierover aan de raad;

  k.het bespreken van onderzoeken van de rekenkamercommissie en het opstellen van een advies aan de raad over de afhandeling van het onderzoek;

  l. het voeren van afstemmingsoverleg over voorgenomen onderzoeken van het college;

  m. het adviseren van de raad over de verantwoording van de bijdragen fractieondersteuning.

• 4.

  De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 3. Samenstelling, benoeming en ambtelijk secretariaat

• 1.

  De commissie bestaat uit 5 door de gemeenteraad te benoemen raads- of commissielede n allen uit verschillende fracties.

• 2.

  De commissie heeft een aantal vaste adviseurs, te weten: de portefeuillehouder Financiën, het afdelingshoofd Middelen, de accountant en de griffier.

• 3.

  De griffier of één door de griffier aan te wijzen persoon van de griffie fungeert als ambtelijk secretaris van de commissie. Deze kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen.

• 4.

  De ambtelijke secretaris kan voor de inhoudelijke ondersteuning en bijstand met tussenkomst van de gemeentesecretaris een beroep doen op de ambtelijke organisatie.

• 5.

  De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken (een deel van)de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

Artikel 4. Zittingsduur

• 1.

  De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad.

• 2.

  De raad kan een lid tussentijds ontslaan.

• 3.

  Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.

Artikel 5. Voorzitter

• 1.

  De leden van de commissie kiezen uit haar midden een voorzitter.

• 2.

  De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming.

• 3.

  De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie.

Artikel 6. Vergaderingen, verslaglegging en digitale ter kennisbrenging

• 1.

  De commissie kan een huishoudelijk reglement vaststellen. Dit wordt ter kennisname aangeboden aan de raad en het college.

• 2.

  De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie.

• 3.

  De agenda en de bijbehorende stukken worden gepubliceerd via de gebruikelijke kanalen.

• 4.

  De vaste adviseurs worden voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd.

• 5.

  De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder een of meerdere adviseurs.

• 6.

  De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

• 7.

  De vergaderingen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

• 8.

  Van iedere vergadering wordt een kort verslag gemaakt door de secretarios in overleg met de voorzitter.

• 9.

  Het verslag wordt vastgesteld door de commissie tijdens de eerstvolgende bijeenkomst.

• 10.

  Het concept, nog niet door de commissie vastgestelde, verslag van veraderingen wordt vooruitlopend op de vaststelling digitaal ter kennis gebracht aan de leden van de gemeenteraad en het college.

Artikel 7. Informeren raad

• 1.

  De commissie informeert de raad en het college over de werkzaamheden en gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.

• 2.

  Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de commissie en-of gemeenteraad. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.8.

Artikel 8. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Artikel 9. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als de 'Verordening op de auditcommissie gemeente Schagen 2013'.