Reglement Rittenregistratie

Reglement rittenregistratie

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

• 1.

  AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming;

• 2.

  beheerder: door het college B&W aangewezen medewerkers die zorg dragen voor het functioneel en technisch beheer voor de controle van de rittenregistratie;

• 3.

  dienstauto: een auto in beheer van de Gemeente Tilburg vanwege eigendom, lease, huur of anderszins;

• 4.

  dienstrit: een naar het oordeel van de Gemeente Tilburg noodzakelijke verplaatsing van de medewerker ten behoeve van het uitoefenen van zijn werkzaamheden;

• 5.

  medewerkers: gebruikers van een gemeentelijke dienstauto en die voldoen aan één van de volgende omschrijvingen:

  • •

    ambtenaren als bedoeld in artikel 1:1 onder CAR/UWO

  • •

    personen met wie op grond van artikel 2:5 CAR/UWO een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht is aangegaan

  • •

    alle andere personen die te werk zijn gesteld bij een organisatieonderdeel van de gemeente Tilburg

  • •

    Collegeleden van de gemeente Tilburg

• 6.

  onrechtmatig gebruik of misbruik van de dienstauto: een doen of een nalaten in strijd met deze regeling dan wel misbruik in het kader van andere wet- en regelgeving of een inbreuk op een recht;

• 7.

  persoonsgegevens: alle gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon in de zin van de Wbp, resp. AVG ;

• 8.

  privégebruik dienstauto: het gebruiken van een door de Gemeente Tilburg beschikbaar gestelde dienstauto voor privédoeleinden in- en buiten werktijd. Onder privédoeleinden wordt verstaan alle verreden kilometers die niet als zakelijk zijn aan te merken;

• 9.

  rittenregistratie: gegevens met betrekking tot de met de dienstauto gemaakte ritten, door middel van in de dienstauto gemonteerde elektronische rittenregistratieapparatuur;

• 10.

  verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens, zoals bedoel in de Wbp, resp. AVG;

• 11.

  Wbp: de Wet bescherming persoonsgegevens.

Artikel 2 Reikwijdte van deze regeling

• 1.

  Deze regeling is van toepassing op het gebruik van de dienstauto van de Gemeente Tilburg. Deze regeling geeft de wijze aan waarop binnen de organisatie wordt omgegaan met de elektronische rittenregistratie en omvat regels ten aanzien van verantwoord gebruik hiervan en regels over de wijze waarop controle hiervan plaatsvindt. Daarnaast bevat deze regeling de wijze waarop met persoonsgegevens moet worden omgegaan.

• 2.

  Deze regeling geldt voor alle medewerkers van de Gemeente Tilburg.

Artikel 3 Doeleinden

De verwerking van persoonsgegevens betreffende het gebruik van de dienstauto heeft tot doel:

• a.

  te voldoen aan de door de Belastingdienst gestelde eisen ten aanzien van het gebruik van dienstauto’s, teneinde een sluitende kilometerregistratie te realiseren;

• b.

  het verkrijgen van inzicht in de bezettingsgraad en andere management informatie rondom het gebruik van de inzet van de vervoersmiddelen;

• c.

  controle bij vermoeden van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de dienstauto.

Artikel 4 Verantwoordelijkheden en beheer

• 1.

  Daar waar in deze regeling staat ‘college B&W’ wordt bedoeld ‘college B&W of een door hem aangewezen functionaris’;

• 2.

  College B&W treft de nodige maatregelen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn;

• 3.

  College B&W legt passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking;

• 4.

  College B&W wijst een of meerdere beheerders aan die belast zijn met het beheer van het (de) bestand(en).

Artikel 5 Gebruik van de dienstauto

• 1.

  Privégebruik van een dienstauto is niet toegestaan;

• 2.

  Medewerkers gebruiken de dienstauto's voor het uitvoeren van de aan hen door de gemeente opgedragen taken of werk gerelateerde werkzaamheden. Indien woon-werkverkeer in het verlengde ligt van een dienstreis is dit incidenteel toegestaan en wordt dit niet als privégebruik gezien (er wordt uitgegaan van de kortste route via de ANWB routeplanner);

• 3.

  Het omrijden voor privédoeleinden of het afleggen van privébezoeken wordt wel als privégebruik beschouwd;

• 4.

  Het voertuig mag alleen door de medewerker zelf worden bestuurd;

• 5.

  De medewerker moet in het bezit zijn van een geldig rijbewijs;

• 6.

  Boetes wegens verkeersovertredingen begaan met een dienstauto komen voor rekening van de medewerker;

• 7.

  Het is niet toegestaan om in de dienstauto's te roken, te eten, te drinken of tijdens het rijden de mobiele telefoon te gebruiken. De dienstauto wordt na gebruik schoon, netjes en rookvrij achter gelaten;

• 8.

  Sleutels van dienstauto's worden centraal ter beschikking gesteld op door beheerder aangewezen locaties;

• 9.

  Alle dienstauto's dienen na gebruik binnen het terrein van de gemeente Tilburg geparkeerd te worden ofwel op de daarvoor bestemde parkeerplaatsen.

Artikel 6 Registratie van ritten in een dienstauto

• 1.

  De rittenregistratie vindt plaats in het kader van de in artikel 3 genoemde doelen. Daarbij worden de volgende gegevens verzameld en vastgelegd:

  • •

    het merk van de auto;

  • •

    het type van de auto;

  • •

    het kenteken van de auto;

  • •

    de periode waarin de medewerker de auto tot zijn beschikking heeft;

  • •

    de ritgegevens, zijnde de enkele reisafstand tussen twee adressen;

  • •

    de afstand;

  • •

    de rijtijd;

  • •

    de bezoektijd;

  • •

    de begin- en eindstand van de kilometerteller;

  • •

    de gereden route.

• 2.

  Het is nadrukkelijk niet de bedoeling om de gegevens te gebruiken om het individueel functioneren van medewerkers te beoordelen, tenzij sprake is van een vermoeden van onrechtmatig gebruik of misbruik van de dienstauto.

Artikel 7 Controle

• 1.

  Controle op het gebruik van de rittenregistratie vindt slechts plaats in het kader van de in artikel 3 genoemde doeleinden. Deze doeleinden stellen beperkingen aan de omvang en wijze van controle gekoppeld aan doelstelling in artikel erboven:

  • a.

    Belastingdienst: Controle ter verkrijging van inzicht in de mate van gebruik van de dienstauto wordt zoveel mogelijk beperkt tot de gegevens uit de kilometeradministratie;

  • b.

    Bezettingsgraad: Controle ten behoeve van de effectiviteit en efficiency van de inzet van vervoersmiddelen vindt alleen op voertuigniveau plaats;

  • c.

    Controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik van de dienstauto, wordt zo beperkt mogelijk gehouden, in die zin dat deze in redelijke verhouding staat tot het doel waarvoor deze wordt aangewend. Vermoeden ontstaat op grond van signalen, onderzoek en statistieken en niet op basis van periodieke controle van medewerker;

    • i.

      Indien het vermoeden bestaat dat een medewerker of een groep medewerkers deze regeling overtreedt, kan gedurende een vastgestelde (korte) periode gericht controle plaatsvinden. Voor deze heimelijke controle (met instemming van de OR)- hieronder mede verstaan de wijze waarop en de periode waarin de controle plaatsvindt - is toestemming nodig van de gemeentesecretaris.

    • ii.

      Indien geconstateerd wordt dat een medewerker deze regeling overtreedt of bij een vermoeden daartoe, dan wordt de betrokken medewerker zo spoedig mogelijk hierop aangesproken door zijn leidinggevende.

Artikel 8 Bewaring en verwijdering

• 1.

  Persoonsgegevens, betreffende de rittenregistratie, die worden gebruikt voor de vaststelling van de loonheffing worden conform de richtlijnen van de Belastingdienst zeven jaar bewaard. Gegevens die ouder zijn dan in deze richtlijnen is aangegeven worden automatisch verwijderd, tenzij er bijzondere redenen zijn, bijvoorbeeld een zwaarwegend vermoeden van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de dienstauto, om de gegevens langer te bewaren;

• 2.

  Onverminderd het in het eerste lid bepaalde kunnen gegevens, ontdaan van elke tot een persoon herleidbaar element, voor langere termijn worden bewaard ten behoeve van onderzoek en statistiek.

Artikel 9 Rechten van de medewerker

• 1.

  Aan de medewerker die de Gemeente Tilburg daarom verzoekt, wordt een overzicht verschaft van de hem betreffende persoonsgegevens die worden verwerkt. Het verzoek kan worden ingediend bij privacy@tilburg.nl of bij de leidinggevende;

• 2.

  De medewerker kan de Gemeente Tilburg verzoeken de gegevens te verbeteren, aan te vullen of af te schermen, indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen;

• 3.

  De Gemeente Tilburg bericht de verzoeker binnen 1 maand na ontvangst van het in het tweede lid genoemde verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre, hij daaraan voldoet. In geval van een administratief complex verzoek, kan de Gemeente Tilburg 2 maanden verlenging van de termijn communiceren. Een weigering is met redenen omkleed. Een beslissing op een verzoek geldt als een besluit in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht en staat dus open voor bezwaar;

• 4.

  De Gemeente Tilburg draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

Artikel 10 Strafbepaling

• 1.

  Overtredingen van deze regeling kan voor medewerkers resulteren in disciplinaire maatregelen als bedoeld in artikel 16:1:1, 16:1:2 en artikel 8:13 van de Arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente (CAR/UWO);

• 2.

  Bij strafbare feiten wordt aangifte gedaan;

• 3.

  Indien het verbod op privégebruik als bedoeld in artikel 5 wordt overtreden, volgt er eerst een schriftelijk waarschuwing. Bij een volgende overtreding kan dit leiden tot de in dit artikel beschreven sancties.

Artikel 11 Schade

• 1.

  Schade aan dienstauto's moet door medewerkers zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen 24 uur gemeld worden. Bij het niet tijdig melden van een schade zijn de financiële gevolgen voor de gebruiker;

• 2.

  De medewerker controleert voor en na het gebruik de dienstauto op schade;

• 3.

  Schade die ontstaan is doordat een medewerker in strijd met deze regeling heeft gehandeld, en/of te wijten is aan roekeloos handelen van de medewerker, wordt op de medewerker verhaald.

Artikel 12 Onvoorziene omstandigheden

Het college B&W beslist in gevallen waarin deze regeling niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing ervan. Hierover vindt afstemming plaats met de Ondernemingsraad.

Artikel 13 Wet bescherming persoonsgegevens

Onverminderd het bepaalde in deze regeling is de Wbp resp. de AVG van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens.

Artikel 14 Bekendmaking en inwerkingtreding

Deze regeling wordt bekendgemaakt en treedt in werking met ingang van de dag na de dag van bekendmaking, met terugwerking naar 1 april 2018.

De regeling zal worden opgenomen in het kennissysteem op het intranet van de Gemeente Tilburg

Artikel 15 Slotbepaling

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling gebruik dienstauto's en elektronische rittenregistratie Gemeente Tilburg.