Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Vlissingen 2020

Paragraaf 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• -

  ander materiaal dat gegevens bevat: bestanden in het digitale zaaksysteem;

• -

  ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door onder het gezag van het college werkzaam personeel;

• -

  bijstand: ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie;

• -

  commissielid: lid van een raadscommissie of diens plaatsvervanger zijnde een raadslid;

• -

  feitelijke informatie: vaststaande, veelal cijfermatige, gegevens;

• -

  preciseren: nauwkeuriger omschrijven, nauwkeuriger bepalen, scherper omlijnen

• -

  schriftelijke stukken: papieren, in het fysieke archief gearchiveerde stukken.

Paragraaf 2 Verzoeken om informatie of bijstand

Artikel 2 Verzoek om informatie

• 1.

  Een raadslid kan, al dan niet via de griffier, de vakambtenaar verzoeken om openbare feitelijke informatie waarbij geen grote inbreuk wordt gemaakt op de ambtelijke organisatie.

• 2.

  Een raadslid kan, al dan niet via de griffier, de gemeentesecretaris verzoeken om geheime feitelijke informatie waarbij geen grote inbreuk wordt gemaakt op de ambtelijke organisatie.‘

• 3.

  Een verzoek dat grote inbreuk maakt op de ambtelijke organisatie wordt niet eerder door het college afgewezen dan dat het raadslid in staat is gesteld om zijn verzoek te preciseren. Een vakambtenaar of de griffier is het raadslid daarbij behulpzaam.

• 4.

  De vakambtenaar of gemeentesecretaris verstrekt zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen vier weken de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. De verstrekking kan éénmaal voor ten hoogste vier weken worden verdaagd.

• 5.

  Voor zover met de verstrekking in het vierde lid niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de gemeentesecretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

Artikel 3 Verzoek om inzage in of afschrift van schriftelijke stukken of ander materiaal

• 1.

  Een raadslid kan, al dan niet via de griffier, de vakambtenaar verzoeken om inzage in of afschrift van openbare bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat waarbij geen grote inbreuk wordt gemaakt op de ambtelijke organisatie.

• 2.

  Een raadslid kan, al dan niet via de griffier, de gemeentesecretaris verzoeken om inzage in of afschrift van geheime bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat waarbij geen grote inbreuk wordt gemaakt op de ambtelijke organisatie.

• 3.

  Een verzoek dat grote inbreuk maakt op de ambtelijke organisatie wordt niet eerder door het college afgewezen dan dat het raadslid in staat is gesteld om zijn verzoek te preciseren. Een vakambtenaar of de griffier is het raadslid daarbij behulpzaam.

• 4.

  De vakambtenaar of secretaris verstrekt zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen vier weken de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. De verstrekking kan eenmaal voor ten hoogste vier weken worden verdaagd.

• 5.

  Voor zover met de verstrekking in het vierde lid niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de gemeentesecretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

Artikel 4 Verzoek om ambtelijke bijstand

• 1.

  Een raadslid kan de griffier verzoeken om bijstand.

• 2.

  De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt hij de gemeentesecretaris om een of meer medewerkers aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen.

• 3.

  Het college weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als:

  • a.

    naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden of;

  • b.

    dit naar zijn oordeel het belang van de gemeente kan schaden of;

  • c.

    het verlenen van de verzochte ambtelijke bijstand naar zijn oordeel in redelijkheid niet kan worden gevergd.

• 4.

  Het college gaat niet eerder tot weigering van een verzoek om bijstand over dan dat het raadslid in staat is gesteld om zijn verzoek zodanig aan te passen dat de bijstand in redelijkheid wel kan worden gevergd.

• 5.

  Als het college het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de gemeentesecretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 5 Geschil over verleende ambtelijke bijstand

• 1.

  Een raadslid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de gemeentesecretaris.

• 2.

  Als overleg met de gemeentesecretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de gemeentesecretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 6 Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Als het college of een of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Paragraaf 3 Fractieondersteuning

Artikel 7 Recht op financiële bijdrage

• 1.

  Een in de raad vertegenwoordigde fractie heeft jaarlijks recht op een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie.

• 2.

  De financiële bijdrage bestaat uit een vast deel van € 750,- per fractie per jaar en een bedrag van € 100,- per raadszetel per jaar en wordt beheerd door de griffie.

Artikel 8 Besteding financiële bijdrage

• 1.

  De financiële bijdrage wordt uitsluitend besteed aan ondersteuning van inhoudelijke aard die ertoe strekt de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken.

• 2.

  De financiële bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van:

  • a.

    betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële (marktconforme) declaratie of arbeidsovereenkomst of;

  • b.

    betalingen aan met de politieke partijen verbonden partners, familieleden of zakenpartners;

  • c.

    giften, leningen, beleggingen en voorschotten of;

  • d.

    uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten.

Artikel 9 Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

• 1.

  Bij afsplitsing van een fractie wordt de op grond van deze verordening vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie in het lopende jaar van de splitsing verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden. In de jaren daarna hebben beide fracties ieder recht een bijdrage.

• 2.

  Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage ter ondersteuning van die fractie met ingang van de maand volgend op de maand waarin hiervan kennisgeving is gedaan aan de raad.

Artikel 10 Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

• 1.

  Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractie ondersteuning onder overlegging van een standaard verslagformulier fractieondersteuning.

• 2.

  Controle van het verslagformulier vindt ruimschoots voor de jaarrekeningcontrole plaats door de auditcommissie. De auditcommissie brengt advies uit aan de raad.

• 3.

  De raad stelt na ontvangst van het advies van de auditcommissie de bedragen vast van:

  • a.

    de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

  • b.

    de wijziging van de reserve;

  • c.

    de resterende reserve;

  • d.

    de administratieve verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en de bijdrage aan fractieondersteuning en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering.

Paragraaf 4 Slotbepalingen

Artikel 11 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2020.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Vlissingen 2020.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 12 december 2019.

De voorzitter,

Drs. A.R.B. van den Tillaar

De griffier,

Mr. F. Vermeulen