Privacyreglement gemeente Voorst 2019

Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) - , in werking getreden samen met de bijbehorende uitvoeringswet.

De AVG zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacyrechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.

Naast de AVG gelden ook sectorspecifieke wetten zoals de Jeugdwet en de Wmo 2015.

Betrokkene (Artikel 4 AVG): De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben.

De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt. In het geval van de gemeente zullen dat vaak onze inwoners zijn.

Verwerker: De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie doorgaans van de verantwoordelijke. De verantwoordelijke zal in geval van de gemeente in elk geval het College van B & W zijn.

Persoonsgegevens: Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum).

Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren. Ook het Burgerservicenummer (BSN) is een bijzonder persoonsgegeven.

PIA (Privacy Impact Assessment: of te wel een: Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA). De gemeente zal zo vaak als nodig een PIA uitvoeren. (De AVG verplicht hiertoe). Verwerkingsverantwoordelijke: (of: verantwoordelijke) Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Bij de gemeente is het College van B & W verwerkingsverantwoordelijke.

Verwerken: De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking: • Verzamelen, vastleggen en ordenen • Bewaren, bijwerken en wijzigen • Opvragen, raadplegen, gebruiken • Verstrekken door middel van doorzending • Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikking stellen • Samenbrengen, met elkaar in verband brengen • Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Doeleinden (Artikel 5 AVG)

Volgens de AVG mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn.

De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden. Voor de uitvoering van sommige bijzondere wetten, zoals bijvoorbeeld de Jeugdwet en de Participatiewet, zijn de doelen voor het verwerken al in de wet vastgelegd net als de persoonsgegevens die gevraagd en verwerkt mogen worden.

Rechtmatige grondslag (Artikel 6 AVG)

De regelgeving zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn.

Dat betekent dat de verwerking mag plaatsvinden:

• •

  Om een verplichting na te komen die in de wet staat

• •

  Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was

• •

  Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden

• •

  Voor de goede vervulling van de gemeentelijke taak

• •

  Wanneer de betrokkene ondubbelzinnig toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking.

  (In dit geval hanteert de gemeente Voorst een schriftelijk blijk van instemming bijvoorbeeld een handtekening op een aanvraagformulier).

Wijze van verwerking

De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt. In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. En dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen of minder (belastende) persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden. De gemeente zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Overigens geldt die plicht volgens de Ambtenarenwet voor alle ambtenaren. Door de gemeente ingehuurde derden verklaren schriftelijk en voorafgaand aan hun inzet zich te houden aan dezelfde regels. Advocaten die optreden voor de gemeente hebben een geheimhoudingsplicht op grond van de Advocatenwet.

In dit Reglement worden artikelen genoemd die staan in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze Verordening heeft zoals gesteld vanaf 25 mei 2018 volledig effect.

Wellicht ten overvloede wijst de gemeente er op dat ten aanzien van de domeinen Jeugd, Participatie en Wet maatschappelijke ondersteuning regelgeving uit de bijbehorende wetten primair van toepassing is als het gaat om verwerken van persoonsgegevens. Overigens zijn er nog andere Wetten die betrekking hebben op de verwerking van persoonsgegevens en openbaarheid van bronnen. Dat zijn met name de Wet openbaarheid van bestuur (WOB) en de Wet hergebruik van overheidsinformatie (WHO). Deze komen in dit Reglement kort aan de orde.

Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door alle bestuursorganen van de gemeente. Oftewel: voor alle verwerkingen die binnen de gemeente plaatsvinden.

De gemeente beveiligt uiteraard alle persoonsgegevens.

Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe de gemeente dit doet staat in het informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente en in een eventueel aanvullend beveiligingsplan specifiek opgesteld voor een proces of registratie. Het informatiebeveiligingsbeleid is in 2017 geactualiseerd en door het College van B & W vastgesteld. Gelet op de snel voortschrijdende technieken streeft de gemeente voortdurend naar de best mogelijke beveiliging.

De gemeente geeft alleen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie op grond van goedgekeurde afspraken door de Europese Commissie.

Wet openbaarheid van bestuur (WOB)

Naast verzoeken tot inzage in persoonsgegevens van een betrokkene op grond van de AVG, kan op grond van de WOB een verzoek om informatie worden ingediend bij de gemeente. Het moet dan gaan om een bestuurlijke aangelegenheid. Bij het verzoek bekijkt de gemeente altijd of het antwoord inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt. De artikelen 10 en 11 van de WOB en de daarover gaande rechtspraak zijn hierbij essentieel.

Wet hergebruik van overheidsinformatie

De Wet hergebruik van overheidsinformatie regelt het op verzoek verstrekken van overheidsinformatie voor (commercieel) hergebruik. Bij het behandelen van het verzoek beoordeelt de gemeente altijd of het antwoord inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

Informatieplicht (Artikel 13 en 14 AVG)

De gemeente informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens.

Een betrokkene moet op de hoogte worden gesteld van het feit dat verwerking van zijn persoonsgegevens plaatsvindt of zal plaatsvinden en wat de doeleinden hiervan zijn. De AVG geeft aan welke informatie in ieder geval verstrekt moet worden, bijvoorbeeld informatie over de periode, de rechten van betrokkenen, de bron van gegevens en de juridische grondslag voor de verwerking.

Verandert het doel van de verwerking, dan moet ook daarover informatie worden verstrekt.

Verwijdering (art. 17 AVG)

De gemeente bewaart de persoonsgegevens slechts zo lang als nodig is voor de uitvoering van gemeentelijke taken of zoals vastgelegd in de Archiefwet of zoals voorgeschreven in sectorspecifieke wetgeving zoals de Jeugdwet. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd.

Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.

Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20 AVG)

De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt.

Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd en zij bestaan uit de volgende rechten:

• •

  Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan de gemeente te vragen of hun persoonsgegevens worden verwerkt.

• •

  Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, hun gegevens worden verwerkt.

• •

  Correctierecht: Als duidelijk is dat de gegevens niet kloppen kan de betrokkene een verzoek indienen bij de gemeente om dit te corrigeren.

• •

  Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan de gemeente te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.

• •

  Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen behoudens wettelijke beperkingen.

• •

  Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens. De gemeente zal hieraan voldoen tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking en/of de wet voorschrijft dat de gemeente de gegevens verwerkt.

Indienen van verzoek

Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden.

De gemeente heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal de gemeente laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren.

Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij de gemeente of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) te Den Haag welke instantie toezicht houdt op de naleving van de regelgeving. De AP zal echter vrijwel altijd eerst verwijzen naar de bezwaarprocedure.

Aan de hand van een verzoek kan de gemeente aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene. De verzoeker kan worden gevraagd om zich persoonlijk bij de gemeente te identificeren met zijn/haar ID, paspoort of ander wettelijk identificatiebewijs.

Profilering (Artikel 22 AVG) Profilering vindt plaats wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen. Voorbeelden van persoonlijke aspecten kunnen zijn; financiële situatie, interesses, gedrag of locatie. Een voorbeeld: Wanneer een bezoeker op de gemeentelijke website naar een bepaalde dienst kijkt, mag de gemeente geen actie ondernemen om de dienst aan te bieden. Gemeenten mogen wel bekijken hoe vaak een bepaalde dienst bekeken is maar dus niet specifiek gericht adverteren. Daarnaast geeft de wet aan dat er geen besluit mag worden genomen op basis van profilering. Wettelijk is het niet verplicht om aan te geven of de gemeente gebruik maakt van profilering. Voorst maakt geen gebruik van profilering.

Big data en tracking Door middel van Big data onderzoek en tracking mogen alleen

gegevens verwerkt worden wanneer deze niet herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Gemeente Voorst maakt gebruik van Big Data dat verzameld is door een externe partij die alleen gebruik maakt van openbare bronnen.

Gebruik van camera’s en geluidsopnameapparatuur Binnen de gemeente Voorst wordt er onderscheid gemaakt tussen twee vormen van cameratoezicht. Cameratoezicht van gemeentelijke gebouwen (beveiliging) en cameratoezicht ten behoeve van toezicht in de openbare ruimte (openbare orde of veiligheid).

Dit laatste vindt plaats namens de gemeente, na een daartoe strekkend besluit van de burgemeester en wordt gebruikt voor het vergroten van de veiligheid op straat.

Cameratoezicht voor gemeentelijke gebouwen is een ondersteunend middel bij de bescherming van medewerkers en bezoekers alsmede bij de beveiliging van de eigendommen van de medewerkers en bezoekers.

Bij cameratoezicht ten behoeve van toezicht in de openbare ruimte werkt de gemeente samen met de politieorganisatie.

Om de privacy zo goed mogelijk te waarborgen worden afspraken over cameratoezicht vastgelegd in een protocol en (indien en voor zover ter zake sprake is van samenwerking met andere partijen) een overeenkomst of convenant.

Bij inzet van camera’s voor gemeentelijke doeleinden dient voorafgaand aan deze inzet advies te worden gevraagd aan de functionaris voor de gegevensbescherming.

Er worden geluidsopnamen gemaakt van raadsvergaderingen, die later ook via het internet voor algemeen gebruik beschikbaar worden gesteld. Van Hoorzittingen worden geluidsopnamen gemaakt om verslagen hiervan beschikbaar te hebben en bij de voltrekking van huwelijken en geregistreerde partnerschappen worden vaak video- en geluidsopnamen gemaakt die na afloop beschikbaar worden gesteld aan de partners.

Register van verwerkingen (Artikel 30 AVG) De gemeente is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan de gemeente de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat tenminste een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:

• •

  De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;

• •

  De doelen van de verwerking;

• •

  Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;

• •

  Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;

• •

  Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie;

• •

  De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;

• •

  Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

Voorst heeft een register van verwerkingen zoals door de AVG vereist. Dit register is niet openbaar en bedoeld voor intern gebruik.

PIA, Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Artikel 35 AVG)Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (ook wel: Privacy Impact Assessment/PIA) worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy.

De gemeente voert deze bijv. uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking, een grootschalige verwerking, of wanneer er een grootschalige monitoring van openbare ruimten plaatsvindt.

Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.

Aanstellen van een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) (Artikel 37 t/m 39 AVG) De gemeente heeft een FG aangesteld. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens.

De taken van deze functionaris zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren, en optreden als contactpersoon van de AP.

Het is zeker niet de bedoeling (van de Wetgever) dat de functionaris de taken op het gebied van bescherming van de privacy van de gemeentelijke afdelingen overneemt.

De afdelingen hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens. Een (nieuwe) verwerking van persoonsgegevens wordt eerst aan de FG gemeld voordat de verwerking begint of verder gaat.

De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en de gemeentelijke richtlijnen op het gebied van privacy. Hij vervat zijn bevindingen in een halfjaarlijks verslag dat aan het College van B & W en aan de Raad van de Gemeente wordt aangeboden.

De contactgegevens van de gemeentelijke FG zijn bekend gemaakt op de website. De FG is bereikbaar via het e-mailadres fg@voorst.nl.

Datalekken (Artikel 33 en 34 AVG)We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens op welke wijze dan ook in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt de gemeente dit zo snel mogelijk en zonder onredelijke vertraging en uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen aan de AP. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt de gemeente dit met voorrang aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd. Op het niet adequaat reageren op datalekken of het niet juist uitvoeren van de AVG kan de AP stevige sancties zoals hoge boetes opleggen. De gemeente doet er alles aan om die te voorkomen; daarom passen wij een actueel informatiebeveiligingsbeleid toe en maken wij hoogfrequent back- ups van onze ict-systemen enz.

Aard van deze regelingAls de gemeente een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal via de klachtenregeling van de gemeente worden behandeld. In gevallen waar dit reglement niets over zegt, beslist het verantwoordelijke bestuursorgaan van de gemeente.

Dit product is een eenvoudige vertaling van de privacywetgeving en gebaseerd op de AVG. Vanzelfsprekend is de actueel geldende wet- en regelgeving altijd leidend en mede daarom kunnen er geen rechten ontleend worden aan dit document.