Organisatiebesluit gemeente Voorst 2020

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. Organisatie-eenheid: een, al dan niet tijdelijk, werkverband van medewerkers binnen de gemeentelijke organisatie.

b. Projectleider: degene die door het college wordt belast met de leiding over een project.

c. Bedrijfsvoering: de voorbereiding en uitvoering van het personeelsbeleid, het financiële beleid, het organisatiebeleid, het informatiebeleid, het automatiseringsbeleid, het huisvestingsbeleid van het gemeentelijke apparaat en het facilitair beleid.

d. Budgethouder: degene die bevoegd is te beschikken over een bepaald budget of investeringskrediet ter uitvoering van een specifieke taak.

e. Rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan wet- en regelgeving.

Artikel 2 Organisatie-eenheden

1. Onder verantwoordelijkheid van het college draagt de secretaris in overleg met het managementteam zorg voor de indeling van de organisatie in eenheden, de toedeling van taken aan die eenheden en de verdeling van de leiding over eenheden onder de managers.

2. Over voorgenomen wijzigingen in de indeling of takentoedeling informeert de secretaris vooraf het college.

Artikel 3 Leiding dagelijks beheer en bedrijfsvoering

1. Onder de verantwoordelijkheid van het college berusten de leiding over de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, en de bedrijfsvoering bij de secretaris.

2. Onder verantwoordelijkheid van de secretaris berust de leiding over een organisatie-eenheid, inclusief de bedrijfsvoering, bij de manager aan wie de betreffende eenheid is toegewezen.

3. Onder verantwoordelijkheid van de manager berust de leiding over een organisatie-eenheid, inclusief de bedrijfsvoering, bij de functionaris geplaatst in normfunctie 11 indien voor de eenheid die functie is ingesteld.

4. Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de leiding over projecten, inclusief de bedrijfsvoering maar uitgezonderd de voorbereiding en uitvoering van het personeelsbeleid, bij de secretaris. De voorbereiding en uitvoering van het personeelsbeleid ten aanzien van projecten blijft berusten bij de manager waaronder de projectmedewerker ressorteert.

5. De secretaris kan de leiding over een project mandateren aan een manager. Alvorens dit besluit te nemen informeert hij het college.

Artikel 4 Vervanging functionarissen

1. Bij afwezigheid van de secretaris wordt diens functie uitgeoefend door de loco-secretarissen in de volgorde van hun aanwijzing als loco-secretaris.

2. Bij afwezigheid van een manager wordt diens functie uitgeoefend door de manager die de secretaris als zijn vervanger heeft aangewezen.

3. Bij afwezigheid van een functionaris geplaatst in normfunctie 11 wordt diens functie uitgeoefend door de manager onder wiens verantwoordelijkheid de organisatie-eenheid valt.

4. Bij afwezigheid van een projectleider wordt diens functie uitgeoefend door de secretaris respectievelijk de gemandateerd manager.

Artikel 5 Het managementteam

1. De secretaris en de managers vormen het managementteam. De secretaris is voorzitter van het managementteam.

2. Het managementteam draagt onder verantwoordelijkheid van de secretaris zorg voor een goed functionerende ambtelijke organisatie, waar onder in elk geval wordt begrepen:

a. Adequate coördinatie van, advisering over en uitvoering van het middelenbeleid en de bedrijfsvoering;

b. Adequate coördinatie en afstemming van werkzaamheden van de organisatie-eenheden onderling en in hun relatie tot het bestuur;

c. Adequate uitvoering van de planning- en controlcyclus;

d. Adequate coördinatie en afstemming van planningen en prioriteitenstellingen in beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoordingen en evaluaties.

3. Het managementteam vergadert wekelijks op de dag na de collegevergadering.

4. De secretaris draagt zorg voor een adequate voorbereiding van de vergaderingen van het managementteam. Elk lid kan zaken voor plaatsing op de agenda aandragen en in bijzondere omstandigheden de secretaris verzoeken een extra vergadering bijeen te roepen.

5. De secretaris neemt op basis van de meningsvorming binnen het managementteam besluiten over de besproken onderwerpen.

Artikel 6 Functionarissen financiële organisatie

1. Voor het financieel beheer worden in elk geval onderscheiden de functies van controller, treasurer, kassier en kashouder. Deze functies zijn niet onderling verenigbaar.

2. De functies van controller, treasurer, kassier en kashouder zijn onverenigbaar met budgethouderschap.

3. De manager van de organisatie eenheid financiën en controlling draagt onder verantwoordelijkheid van de secretaris zorg voor een zodanig inrichting en takentoedeling van de werkeenheden dat sprake is van toereikende controletechnische functiescheiding.

Artikel 7 De controller

1. De controller draagt zorg voor:

a. Het opzetten en in stand houden van de administratieve organisatie en het planning- en controlsysteem;

b. De bewaking van de financiële planning en de coördinatie van de uitvoering van de planning- en controlcyclus;

c. De bewaking, toetsing en de uitvoering van onderzoeken naar de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur en beheer;

d. Het voorbereiden en doen van beleidsvoorstellen op bedrijfseconomische en financiële aspecten;

e. Het, met inachtneming van de Financiële verordening, inrichten en voeren van de financiële administratie inclusief het debiteurenbeheer en het treffen van invorderingsmaatregelen.

2. De controller deelt zijn bevindingen over de naleving van wet- en regelgeving indien daar aanleiding toe bestaat rechtstreeks aan het college.

Artikel 8 De treasurer

De treasurer draagt zorg voor de opstelling van de financieringsplanning en voor het, binnen de kaders van de Financiële verordening en het Financieringsstatuut, beheren en bewaken van geldstromen inclusief het aantrekken van benodigde en het uitzetten van overtollige geldmiddelen.

Artikel 9 De kassier

De kassier voert het beheer van bank- en tussenrekeningen, voert het betalingsverkeer uit en bewaart en registreert contante geldmiddelen en waardedocumenten.

Artikel 10 De kashouder

De kashouder draagt zorg voor de inning en bewaring van betalingen in contant geld en de afdracht aan de kassier.

Artikel 11 Budgethouderschap

1. De managers en projectleiders zijn budgethouder voor de budgetten en investeringskredieten die beschikbaar zijn gesteld voor de uitvoering van de taken van de hen toegewezen organisatie eenheden. Zij kunnen budgethouderschap in submandaat aan medewerkers toewijzen binnen de kaders van het Besluit (onder)mandaten, volmachten en machtigingen.

2. Een submandaathouder mag slechts verplichtingen aangaan indien de uitgave past binnen het beleid en voor de verplichting een toereikend budget of investeringskrediet beschikbaar is.

3. In de gevallen genoemd in artikel 8 van het Algemeen mandaatbesluit Voorst 2020 legt een submandaathouder een voorgenomen besluit ter goedkeuring aan de mandaatgever voor.

4. Een budgethouder informeert het collegelid dat het betreffende beleidsveld in portefeuille heeft over door hem gesignaleerde of verwachte over- en onderschrijdingen van budgetten en investeringskredieten.

Artikel 12 Begrotingsdiscipline

1. Onverminderd het bepaalde in artikel 11, vierde lid mag een budgethouder hem toegewezen budgetten in de productenraming en investeringskredieten tot en met een bedrag van € 200.000 zonder voorafgaande toestemming van het college met ten hoogste € 2.000 overschrijden.

2. Onverminderd het bepaalde in artikel 11, vierde lid mag een budgethouder hem toegewezen budgetten in de productenraming en investeringskredieten groter dan € 200.000 zonder voorafgaande toestemming van het college met ten hoogste 1% en tot een maximum van € 10.000 overschrijden.

3. Een overschrijding is alleen toegestaan indien daar een compensatie binnen het desbetreffende programma van de gemeentebegroting tegenover staat. Tegenvallers op specifieke inkomsten dienen binnen het betreffende programma van de begroting te worden opgevangen.

4. Onderschrijdingen van toegewezen budgetten en investeringskredieten mogen zonder voorafgaande toestemming van het college niet worden aangewend voor nieuw beleid en beleidsintensiveringen.

5. Meevallers op specifieke inkomsten mogen zonder voorafgaande toestemming van het college worden aangewend voor het opvangen van overschrijdingen op toegewezen budgetten en investeringskredieten waarop de specifieke inkomsten betrekking hebben.

6. Mee- en tegenvallers op algemene inkomsten komen ten laste van de algemene middelen.

7. Een overschrijding van de lasten van een programma uit de begroting is slechts mogelijk met voorafgaande toestemming van het college.

Artikel 13 Verantwoording en décharge

1. Elke budgethouder legt met het samenstellen van het Voortgangsbericht, de Bestuursrapportage en de jaarstukken verantwoording af over de uitvoering van het beleid en de besteding van ter beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten.

2. De vaststelling en aanbieding aan de raad door het college van de jaarstukken impliceert de décharge van de ambtelijke organisatie met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie, behoudens later blijkende onregelmatigheden. Dit geldt niet voor zover het college vóór vaststelling en aanbieding van de jaarstukken schriftelijk heeft vastgesteld niet akkoord te gaan met (onderdelen van) de rekening en/of het verslag.

Artikel 14 Rechtmatigheid

De manager en de projectleider dragen onder verantwoordelijkheid van de secretaris de zorg voor de implementatie en een juiste toepassing van gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving ten aanzien van de aan hem toebedeelde taken. De manager en projectleider dragen zorg voor toetsing van voorstellen en te verrichten rechtshandelingen overeenkomstig de criteria voor juridische toetsing.

Artikel 15 Overgangs- en slotbepalingen

1. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2020.

2. Het Organisatiebesluit 2016 wordt ingetrokken.

3. Dit besluit kan worden aangehaald als “Organisatiebesluit gemeente Voorst 2020”.

4. De regelingen en/of besluiten, gebaseerd op vorige Organisatiebesluiten, die bestonden voor de inwerkingtreding van dit Organisatiebesluit worden geacht regelingen en/of besluiten gebaseerd op dit Organisatiebesluit te zijn.