Beleidsregel van het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Waddenfonds houdende voorbereiding, toezicht en handhaving subsidieverstrekking Beleidsregel voorbereiding, toezicht en handhaving subsidieverstrekking Waddenfonds

In de Algemene Subsidieverordening Waddenfonds 2017 (hierna: ASV) is aangesloten bij het zgn. Rijkssubsidiekader 1 . Met dat kader is een vereenvoudiging in de verantwoording van subsidies bewerkstelligd. Het subsidiekader is voor een belangrijk deel gebaseerd op het werken vanuit vertrouwen in plaats van wantrouwen. Aan dit vertrouwensprincipe is vormgegeven door niet meer alle subsidieontvangers in alle gevallen te belasten met verantwoording, rapportages en controles.

Het complement van verantwoord vertrouwen is adequaat toezicht en een strikte en consequente handhaving. In lijn hiermee is in de ASV bepaald dat het dagelijks bestuur een actief en consistent toezichts- en handhavingsbeleid voert. Deze beleidslijn geeft hier invulling aan en is van toepassing op alle door het dagelijks bestuur te verstrekken subsidies. Ten aanzien van subsidieverstrekking waarop mede Europeesrechtelijke voorschriften van toepassing zijn, is deze beleidslijn van toepassing, voor zover zij niet strijdig is met deze voorschriften.

2.1 Opleggen verplichtingen

Aan een subsidieontvanger wordt, bij het verlenen van een subsidie vanaf € 125.000 en waarbij de periode van uitvoering van de activiteiten meer dan 12 aaneengesloten maanden bedraagt, steeds de verplichting opgelegd om tenminste één keer per periode van 12 maanden een schriftelijke voortgangsrapportage aan het dagelijks bestuur te overleggen of een voortgangsgesprek te houden met de toezichthouder. Op voortgangsrapportages wordt altijd gereageerd. Van een voortgangsgesprek wordt een verslag gemaakt.

Bij het opleggen van een verplichting tot het overleggen van een voortgangsrapportage of het houden van een voortgangsgesprek wordt zoveel als mogelijk aangesloten bij de projectstructuur.

Toelichting:

Om de administratieve lasten voor de subsidieontvanger te beperken is in de ASV bepaald dat aan een subsidie lager dan € 25.000 geen verplichting wordt verbonden om tussentijds een voortgangsverslag te overleggen.

De ASV geeft het dagelijks bestuur de bevoegdheid om bij subsidies vanaf € 25.000, als de periode van uitvoering van de activiteiten meer dan 12 aaneengesloten maanden bedraagt, de verplichting op te leggen om tenminste één keer per periode van 12 maanden een voortgangsrapportage te vragen. Het dagelijks bestuur mag bij subsidies vanaf € 25.000, in het belang van een doelmatige subsidieverstrekking, hier van afwijken. Het mag dus ook vaker als dat doelmatig wordt geacht.

In de regel wordt bij de aanvraag tot vaststelling van de subsidie nagegaan of de gesubsidieerde activiteiten zijn uitgevoerd en (eventueel) opgelegde verplichtingen zijn nageleefd. Een voortgangsrapportage is een belangrijk instrument om tussentijds de voortgang van het project en de naleving van opgelegde verplichtingen te monitoren. Het geeft informatie om te beoordelen of de subsidieverlening nog steeds adequaat is.

Met deze beleidslijn wordt vastgelegd dat in elk geval bij subsidies vanaf € 125.000 een dergelijke verplichting wordt opgelegd. Dat sluit overigens niet uit dat in voorkomende gevallen bij subsidies vanaf € 25.000 ook deze verplichting wordt opgelegd.

De ASV verzet zich er niet tegen dat, in plaats van een schriftelijke voortgangsrapportage, een voortgangsgesprek met de toezichthouder plaatsvindt. Zo’n voortgangsgesprek kan eenvoudig worden gecombineerd met een bezoek aan het project ‘in het veld’. De aard en fase van het project bepaalt wat het meest doelmatig is.

Om de administratieve lasten voor de subsidieontvanger binnen de perken te houden, wordt bij rapportageverplichtingen zoveel als mogelijk aangesloten bij logische ‘natuurlijke’ momenten binnen het project.

3.1 Toezicht op de naleving van voorwaarden

Op de naleving van bij de subsidieverlening opgelegde opschortende of ontbindende voorwaarden wordt actief en onmiddellijk toezicht gehouden.

Toelichting:

Subsidie kan worden verleend onder voorwaarden. Een voorwaarde kan opschortend zijn (de financiële aanspraak ontstaat (pas) op het moment dat de voorwaarde is vervuld) of ontbindend zijn (de financiële aanspraak vervalt op het moment dat de voorwaarde is vervuld).

Voorwaarden zijn daarmee belangrijke instrumenten om vast te stellen of aanspraak op subsidie ontstaat (opschortend) of vervalt (ontbindend). Dat vereist adequaat actief toezicht.

3.2 Voortgangsrapportages

Op de verplichting om een voortgangsrapportage te overleggen of een voortgangsgesprek te houden wordt actief en onmiddellijk toezicht gehouden.

Toelichting:

Bij de toelichting op onderdeel 2.1 van deze beleidsregel is opgemerkt dat in de regel bij de aanvraag tot vaststelling van de subsidie wordt nagegaan of de gesubsidieerde activiteiten zijn uitgevoerd en (eventueel) opgelegde verplichtingen zijn nageleefd. Een voortgangsrapportage of een voortgangsgesprek is een instrument om tussentijds de thermometer in het project te steken en te beoordelen of de subsidieverlening nog steeds adequaat is. Het instrument is niet of onvoldoende functioneel als de voortgang niet tijdig wordt beoordeeld. Daarom schrijft deze beleidslijn adequaat en actief toezicht voor.

3.3 Steekproefsgewijs regulier toezicht bij subsidies < € 25.000

Als het subsidiebedrag minder bedraagt dan € 25.000 wordt in tenminste 10 procent van de dossiers wordt via een a-selecte steekproef regulier toezicht gehouden.

Toelichting:

Bij subsidies tot € 25.000 staat de prestatie centraal. Het toezicht richt zich uitsluitend op de gesubsidieerde activiteiten. In het besluit tot subsidieverlening is de verplichting opgenomen dat de subsidieontvanger “desgevraagd” moet aantonen dat de activiteiten zijn verricht en dat aan de verplichtingen is voldaan. Aantonen kan bijvoorbeeld met behulp van een verslag, een foto, een filmpje, een krantenartikel, foldermateriaal of een link naar een website. Deze gegevens kunnen door de subsidieontvanger in de regel zonder veel administratieve lasten worden overgelegd en bieden zo een laagdrempelige wijze om de uitvoering van subsidies in dit arrangement te controleren.

In ten minste 1 op de 10 dossiers wordt een steekproef gehouden.

3.4 Aanvullend toezicht bij subsidies ≥ € 25.000 - < € 125.000

Als het subsidiebedrag € 25.000 of meer bedraagt maar minder dan € 125.000 wordt in tenminste 20 procent van de dossiers via een selecte steekproef regulier toezicht gehouden.

Toelichting:

Ook bij subsidies van € 25.000 of meer, maar minder dan € 125.000, staat de te verrichten prestatie centraal. Het regulier toezicht op de naleving vindt plaats op basis van inhoudelijke - niet financiële – verantwoordingsinformatie: een activiteitenverslag. Het dagelijks bestuur kan bij de subsidieverlening overigens bepalen dat op een andere wijze kan worden aangetoond dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend zijn verricht en dat voldaan is aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen. Als moet worden verantwoord op basis van een verklaring inzake werkelijke uitgaven en inkomsten, waarbij de subsidieverordening formuleert welke gegevens moeten worden overgelegd, is deze verklaring de basis voor de verantwoording.

In aanvulling op het overleggen van een activiteitenverslag, een verklaring van kosten en opbrengsten of een andere door het dagelijks bestuur voorgeschreven verantwoordingswijze en de eventuele verplichting tot het overleggen van een voortgangsrapportage of het houden van een voortgangsgesprek, wordt in ten minste 20 procent van de dossiers via een selecte steekproef aanvullend toezicht gehouden in de vorm van administratieve of fysieke controles.

Dit percentage wordt ook gehanteerd in het geval subsidies van € 25.000 of meer, maar minder dan € 125.000 steekproefsgewijs worden verantwoord op basis van artikel 3.4 van de ASV.

Aanvullend toezicht begint veelal met het uitvoeren van onderzoek in openbare bronnen. Als dat onderzoek niet voldoende informatie oplevert kunnen aanvullende stukken worden opgevraagd. Controles ter plaatse kunnen in elk geval worden uitgevoerd als:

• a)

  bewijsstukken van de activiteiten niet of niet voldoende verkregen worden;

• b)

  opgevraagde aanvullende stukken onvoldoende inzicht geven; of

• c)

  bewijsstukken hiertoe aanleiding geven.

Op grond van artikel 2.12 van de ASV verleent de subsidieontvanger medewerking aan, door of vanwege het dagelijks bestuur gevorderde controle van de administratie of een ander onderzoek naar gegevens die in het kader van de subsidieverstrekking van belang worden geacht. De subsidieontvanger verleent daartoe inzage in de administratie en verstrekt de inlichtingen die voor de beoordeling van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de besteding van de subsidie, dan wel anderszins van belang kunnen zijn.

3.5 Voortdurende verplichtingen

In tenminste 20 procent van de dossiers wordt via een selecte steekproef toezicht gehouden op de naleving van voortdurende verplichtingen.

Toelichting:

Aan de subsidieontvanger kunnen een of meer verplichtingen zijn opgelegd die na de subsidievaststelling voortduren. Veelal zien dergelijke verplichtingen op het in standhouden van enig projectresultaat.

4.1 Terugbetaling

Terugbetaling van onverschuldigde subsidiebedragen, met inbegrip van voorschotten, vindt plaats binnen zes weken nadat de invorderingsbeschikking op de voorgeschreven wijze is bekendgemaakt. Degene die moet terugbetalen is in verzuim als niet binnen de voorgeschreven termijn is betaald.

Toelichting:

Een subsidie kan op een lager bedrag worden vastgesteld dan al aan voorschotten is uitbetaald. Ook kan een verleningsbeschikking, op grond waarvan al voorschotten zijn uitbetaald, worden ingetrokken. Er ontstaat een verplichting van de subsidieontvanger tot betaling van het teveel ontvangen bedrag, nadat deze geldschuld bij beschikking is vastgesteld (art. 4:86 Awb ). Deze bepaling regelt het tijdstip waarop de schuldenaar geacht wordt in verzuim te zijn (art. 4:97 Awb ). De bepaling is vooral van belang voor het bepalen van het begin van de termijn waarover wettelijke rente moet worden betaald, maar het verzuim heeft ook andere gevolgen. Zo kan het dagelijks bestuur pas een aanmaning sturen wanneer het verzuim is ingetreden.

4.2 Aanmaning

Het dagelijks bestuur maant degene die in verzuim is schriftelijk aan tot betaling binnen twee weken, gerekend vanaf de dag na die waarop de aanmaning is toegezonden.

Voor de aanmaning wordt geen vergoeding in rekening gebracht.

Toelichting:

Als niet tijdig is betaald en de schuldenaar dus in verzuim is verzendt het dagelijks bestuur, voordat wordt overgegaan tot invordering, een schriftelijke aanmaning waarin wordt verzocht om op korte termijn alsnog te betalen. Het primaire oogmerk van de aanmaning is de schuldenaar in de gelegenheid te stellen alsnog de vordering te voldoen. De schuldenaar wordt tevens gewaarschuwd voor mogelijke invorderingsmaatregelen. Hij krijgt nog twee weken om zijn schuld te voldoen. Na het verstrijken van de aanmaningstermijn heeft het dagelijks bestuur de bevoegdheid om tot dwanginvordering over te gaan. Het zal van de omstandigheden van het geval afhangen of terstond tot invordering over wordt gegaan.

In de aanmaning wordt vermeld dat bij niet tijdige betaling tot dwanginvordering kan worden overgegaan. De vermelding van dit feit zal in veel gevallen een belangrijke stimulans zijn om alsnog te betalen. Onder invorderingsmaatregelen worden niet alleen begrepen het dwangbevel, maar ook de middelen uit het Burgerlijk Wetboek en het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering.

De wet kent het dagelijks bestuur de bevoegdheid toe om een vergoeding voor de gemaakte aanmaningskosten in rekening te brengen. De hoogte van deze vergoeding is op een forfaitair bedrag gesteld. Het is niet verplicht om de vergoeding in rekening te brengen. Vanwege de geringe hoogte is de beleidslijn dat geen aanmaningskosten in rekening worden gebracht, omdat dit te veel bestuurslasten met zich meebrengt.

4.3 Wettelijke rente

Als uitstel van betaling is verleend, is over de termijn van uitstel geen wettelijke rente verschuldigd.

Toelichting:

Artikel 4:98 Awb bepaalt dat het verzuim de verschuldigdheid van wettelijke rente tot gevolg heeft. De wettelijke rente is verschuldigd met ingang van de dag volgend op die waarop de betalingstermijn (zes weken) is verstreken. Wettelijke rente is niet verschuldigd als het bedrag ervan bij enige of laatste betaling minder bedraagt dan € 20,-.

Het dagelijks bestuur kan uitstel van betaling verlenen. Voor zover uitstel van betaling is verleend, is de schuldenaar over de termijn van uitstel wettelijke rente verschuldigd, tenzij bij het uitstel anders is bepaald (artikel 4:101 Awb ). Met deze beleidslijn wordt bepaald dat over de termijn van uitstel geen wettelijke rente is verschuldigd. In het besluit waarbij uitstel wordt verleend wordt dit uitdrukkelijk bepaald.

4.4 Verrekening

Het dagelijks bestuur verrekent het terug te vorderen subsidiebedrag, met inbegrip van voorschotten, met een aan dezelfde subsidieontvanger voor dezelfde activiteiten verstrekte subsidie voor een ander tijdvak.

Toelichting:

De wet (artikel 4:57, derde lid, Awb ) biedt het dagelijks bestuur de bevoegdheid om in bepaalde gevallen over te gaan tot verrekening als subsidie is verstrekt aan dezelfde subsidieontvanger voor dezelfde activiteiten. In die gevallen ligt het voor de hand een eventuele terugvordering te verrekenen met nog uit te betalen subsidiebedragen, mits het gaat om dezelfde subsidieontvanger en dezelfde gesubsidieerde activiteiten. Met de beleidslijn wordt er voor gekozen dat verrekening plaatsvindt als dat tot de mogelijkheden behoort. Daarmee geniet verrekening de voorkeur boven invordering langs bestuurs- of privaatrechtelijke weg.

4.5 Invordering

Terug te vorderen subsidiebedragen, met inbegrip van voorschotten, worden bij dwangbevel ingevorderd. Het dagelijks bestuur kan besluiten dat terugvordering plaatsvindt met toepassing van het privaatrecht. Invordering vindt uitsluitend plaats na een financiële en juridische haalbaarheidsanalyse.

Toelichting:

Op grond van artikel 4:57 Awb kan het dagelijks bestuur onverschuldigd betaalde subsidiebedragen terugvorderen. De bevoegdheid tot terugvordering is in de tijd begrensd, met een verjaringstermijn van vijf jaar (artikel 4:57, vierde lid, Awb ). De wet laat het dagelijks bestuur daarbij de keuze tussen de bestuursrechtelijke weg of de privaatrechtelijke weg. In dat laatste geval dient het Waddenfonds eerst te procederen bij de burgerlijke rechter. Met deze beleidslijn wordt vastgelegd dat invordering bij dwangbevel de hoofdregel is. Het uitvaardigen van een dwangbevel geeft het dagelijks bestuur de bevoegdheid om zichzelf – zonder tussenkomst van de (burgerlijke) rechter – een executoriale titel te verschaffen. De tenuitvoerlegging vindt plaats overeenkomstig de regels van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering met betrekking tot de tenuitvoerlegging van vonnissen en authentieke akten. De tenuitvoerlegging vangt doorgaans aan met het bevel tot betaling aan de schuldenaar door de (gerechts)deurwaarder. Dit bevel tot betaling houdt in een bevel om de in het dwangbevel vermelde schuld binnen twee dagen te betalen. Het bevel tot betaling wordt in de regel tegelijk gedaan met de betekening van het dwangbevel. Als niet binnen twee dagen aan het bevel tot betaling wordt voldaan, wordt de tenuitvoerlegging van het dwangbevel voortgezet en kan de gerechtsdeurwaarder bijvoorbeeld overgaan tot het leggen van (derden)beslag. Het spreekt voor zich dat invordering een ingrijpende maatregel is. Daarom is uitdrukkelijk bepaald dat invordering wordt voorafgegaan door een financiële en juridische haalbaarheidsanalyse.

4.6 Misbruik

Bij een vermoeden van het plegen van strafbare feiten wordt aangifte gedaan bij het Openbaar Ministerie.

De Beheerorganisatie Waddenfonds houdt een registratie bij van de inzet van handhavingsinstrumenten.

Deze beleidslijn wordt uiterlijk 1 oktober 2019 geëvalueerd.