Besluit van het algemeen bestuur van het Waterschap Vallei en Veluwe houdende regels omtrent de vergaderingen van de adviescommissies (Reglement van orde voor de vergaderingen van de adviescommissies van Waterschap Vallei en Veluwe 2021)

Geldend van 01-01-2021 t/m 20-07-2023

Intitulé

Besluit van het algemeen bestuur van het Waterschap Vallei en Veluwe houdende regels omtrent de vergaderingen van de adviescommissies (Reglement van orde voor de vergaderingen van de adviescommissies van Waterschap Vallei en Veluwe 2021)

Besluit tot vaststelling van het Reglement van orde voor de vergaderingen van de adviescommissies van Waterschap Vallei en Veluwe 2021

Het algemeen bestuur van Waterschap Vallei en Veluwe;

Op voorstel van het college van dijkgraaf en heemraden van 19 oktober 2020;

gelet op de Waterschapswet, het Reglement voor Waterschap Vallei en Veluwe en het Reglement van orde voor de vergaderingen van het algemeen bestuur van Waterschap Vallei en Veluwe 2021;

b e s l u i t:

vast te stellen het volgende Reglement van orde voor de vergaderingen van de adviescommissies van Waterschap Vallei en Veluwe 2021:

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

  • a.

    Dijkgraaf: de voorzitter van het waterschap of zijn plaatsvervanger;

  • b.

    College van dijkgraaf en heemraden: het dagelijks bestuur van Waterschap Vallei en Veluwe;

  • c.

    Secretaris: de secretaris van Waterschap Vallei en Veluwe of de door het college van dijkgraaf en heemraden daartoe aangewezen plaatsvervangend secretaris;

  • d.

    Algemeen bestuur-voorstel: een voorstel van het college van dijkgraaf en heemraden aan het algemeen bestuur;

  • e.

    Commissielid niet zijnde gekozen bestuurslid: een lid dat tijdens de laatste verkiezingen van het algemeen bestuur geplaatst is op de kandidatenlijst van de betreffende fractie, dan wel, ingeval van de ‘geborgde’ fractie een lid dat als reserve voor een geborgde fractie aangewezen is door de benoemende organisatie, en tevens door zijn fractie is aangewezen als commissielid niet zijnde een gekozen bestuurslid.

  • f.

    Commissielid: een lid van het algemeen bestuur of een commissielid niet zijnde gekozen bestuurslid.

Artikel 2 Adviescommissies

Waterschap Vallei en Veluwe kent adviescommissies die gebaseerd zijn op thema’s. De commissies adviseren het college van dijkgraaf en heemraden.

Artikel 3 Taken en bevoegdheden

  • 1. Een adviescommissie heeft tot taak:

    • a.

      het uitbrengen van adviezen aan het college van dijkgraaf en heemraden over de algemeen bestuur voorstellen, die door het college van dijkgraaf en heemraden aan de commissie worden voorgelegd;

    • b.

      het adviseren aan het college van dijkgraaf en heemraden met betrekking tot de aangelegenheden waaromtrent het college van dijkgraaf en heemraden verzoekt.

  • 2. Een commissie kan ongevraagd advies uitbrengen aan het college van dijkgraaf en heemraden.

  • 3. Een commissie houdt ten behoeve van haar taak een beeldvormende vergadering en/of een oordeelsvormende vergadering.

  • 4. In vergaderingen van commissies worden geen besluiten genomen en wordt niet gestemd.

Artikel 4 Deelnemen aan de commissies

  • 1. Aan een commissievergadering kan worden deelgenomen door meerdere leden per fractie.

  • 2. De fractie bepaalt per onderwerp wie het woord voert namens de fractie in de commissievergadering.

  • 3. De secretaris en/of een door de secretaris aangewezen ambtenaar woont de vergadering bij en deze vervult voor deze vergadering de rol van secretaris.

Artikel 5 Het commissielid niet zijnde gekozen bestuurslid

  • 1. Het commissielid niet zijnde gekozen bestuurslid dient een verklaring te tekenen waarin het commissielid niet zijnde gekozen bestuurslid zich bindt aan het reglement van deze commissie en aan het integriteitsbeleid van het algemeen bestuur van Waterschap Vallei en Veluwe.

  • 2. Het commissielid niet zijnde gekozen bestuurslid dient er tevens schriftelijk mee in te stemmen dat het bepaalde in de artikelen 31, 31 a en 31 b (eisen lidmaatschap en formele incompatibiliteiten), artikel 32 (openbaar maken van nevenfuncties), artikel 33 lid 1,3,4 (materiële incompatibiliteiten), artikel 34 (eed voor ambtsaanvaarding) en artikel 37 (opleggen geheimhoudingsplicht) van de Waterschapswet op hem van overeenkomstige toepassing is.

  • 3. Per fractie mag maximaal één commissielid niet zijnde een gekozen bestuurslid worden aangewezen.

  • 4. Het commissielid niet zijnde gekozen bestuurslid wordt voor de duur van een bestuursperiode benoemd.

  • 5. Het algemeen bestuur kan een commissielid niet zijnde een gekozen bestuurslid ontheffing verlenen van het bepaalde in artikel 33, het eerste lid, aanhef en onderdeel d van de Waterschapswet.

Artikel 6 Vergaderingen

  • 1. De vergaderingen van de adviescommissies vinden in principe plaats op de maandagavond.

  • 2. De beeldvormende vergaderingen zijn niet openbaar, de oordeelsvormende vergaderingen zijn wel openbaar.

  • 3. Een vergadering, die fysiek dan wel digitaal gehouden kan worden, bevat in principe de volgende onderdelen:

    • a.

      opening;

    • b.

      beeld- of oordeelsvormende behandeling van thema-gebonden algemeen bestuur-voorstellen;

    • c.

      wat verder ter tafel komt;

    • d.

      sluiting.

Artikel 7 Besloten vergadering en geheimhouding

  • 1. De oordeelsvormende vergadering wordt besloten wanneer tenminste een vijfde van het aantal leden dat aanwezig is daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt.

  • 2. Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag gemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij het algemeen bestuur anders beslist.

  • 3. Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de commissie geheimhouding opleggen ten aanzien van de stukken die zij aan het algemeen bestuur of aan de leden van dit bestuur overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De commissie kan de geheimhouding later opheffen.

Artikel 8 Voorzitter

  • 1. De technisch voorzitter wordt door en uit het algemeen bestuur benoemd. Er worden drie voorzitters benoemd en zij maken onderling nadere afspraken over de verdeling van hun taken.

  • 2. De voorzitter is geen lid van het college van dijkgraaf en heemraden.

  • 3. De voorzitter is geen lid van de commissie waarvoor hij fungeert als voorzitter.

  • 4. De voorzitter treedt af indien hij ophoudt deel uit te maken van het algemeen bestuur.

  • 5. De voorzitter wordt in principe voor de duur van een bestuursperiode benoemd.

  • 6. De voorzitter is belast met:

    • a.

      het leiden van de vergadering;

    • b.

      het handhaven van de orde.

Artikel 9 Uitnodiging vergadering

  • 1. De dijkgraaf zendt ten minste zeven dagen voor een vergadering een uitnodiging en agenda aan de leden van de commissie.

  • 2. De dijkgraaf kan in bijzondere gevallen met opgave van redenen een vergadering laten vervallen.

Artikel 10 Ter inzage leggen van stukken

De agenda en de stukken van de (openbare) commissievergadering worden gelijk

met het verzenden van de uitnodiging op het kantoor van het waterschap (digitaal) ter inzage gelegd.

Artikel 11 Openbare kennisgeving

De oordeelsvormende vergadering wordt door aankondiging op de voor bekendmakingen in het waterschap gebruikelijke wijze openbaar gemaakt.

Artikel 12 Woordvoering

In de vergadering wordt door één lid van een fractie het woord gevoerd over een punt op de agenda van de vergadering.

Artikel 13 Verslag

  • 1. De secretaris draagt zorg voor een beknopt verslag van de oordeelsvormende vergadering.

  • 2. Het verslag bevat ten minste:

    • a.

      de namen van de voorzitter, de secretaris, de leden van de commissie evenals van de leden die afwezig waren en van overige personen die het woord gevoerd hebben;

    • b.

      een vermelding van de datum van de vergadering en de zaken die aan de orde zijn geweest;

    • c.

      een omschrijving van op algemeen bestuur-voorstellen overeengekomen adviezen, onder vermelding van de namen van leden die om de aantekening dat zij een afwijkend standpunt in nemen, hebben verzocht.

  • 3. Het verslag wordt, na accordering door de voorzitter(s), voor de eerstvolgende vergadering van het algemeen bestuur aan de leden van het algemeen bestuur toegezonden en in de eerstvolgende vergadering van de commissie aan de orde gesteld.

  • 4. Het verslag van een besloten vergadering, zoals bedoeld in artikel 7, wordt niet rondgedeeld. Het verslag ligt ter inzage uitsluitend voor degenen die aanwezig waren tijdens de vergadering.

  • 5. Indien in de eerstvolgende openbare (commissie)vergadering geen opmerkingen zijn over het verslag van een besloten vergadering, wordt het vastgesteld. Zijn er wel opmerkingen, dan wordt het verslag direct na de openbare vergadering in een besloten vergadering aan de orde gesteld.

  • 6. Na vaststelling wordt het verslag door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

Artikel 14 Uitbrengen advies

  • 1. De overeengekomen adviezen worden ter kennis gebracht van het college van dijkgraaf en heemraden.

  • 2. Indien een advies niet bij eenstemmigheid wordt uitgebracht, wordt/worden op verzoek van één of meer leden de/het minderheidsstandpunt(en) bijgevoegd.

Artikel 15 Spreekrecht toehoorders

  • 1. De voorzitter stelt toehoorders bij een openbare vergadering in de gelegenheid het woord te voeren over de geagendeerde onderwerpen.

  • 2. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk een half uur voor het begin van de vergadering bij de secretaris, onder vermelding van zijn naam en het punt waarover hij het woord wil voeren.

  • 3. De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.

  • 4. Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

  • 5. De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend.

  • 6. De voorzitter geeft de leden van de commissie gelegenheid vragen van feitelijke aard te stellen aan degene die van het spreekrecht gebruik heeft gemaakt, waarna betrokkene de vraag kan beantwoorden. Over gestelde vragen en gegeven antwoorden wordt niet beraadslaagd.

  • 7. Na beraadslaging van de commissie en beantwoording vanuit het college van dijkgraaf en heemraden in eerste termijn over het betreffende agendapunt bestaat voor de spreker de mogelijkheid om aansluitend in tweede instantie, indien nodig en alleen ter verduidelijking, een korte toelichting te geven.

  • 8. Op lid 7 zijn de leden 4, 5 en 6 van overeenkomstige toepassing.

Artikel 16 Toehoorders en pers

  • 1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

  • 2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

Artikel 17 Uitleg reglement

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van het reglement, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 18 Inwerkingtreding

  • 1. Dit reglement treedt op 1 januari 2021 in werking.

  • 2. Op dat tijdstip vervalt het Reglement van orde voor de vergaderingen van de vaste adviescommissies van Waterschap Vallei en Veluwe 2015.

Artikel 19 Citeertitel

Dit reglement kan worden aangehaald als het Reglement van orde voor de vergaderingen van de adviescommissies van Waterschap Vallei en Veluwe 2021.

Ondertekening

Aldus besloten in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van Waterschap Vallei en Veluwe van 25 november 2020.

Toelichting Reglement van orde voor de adviescommissies van Waterschap Vallei en Veluwe 2021

Artikel 2 Adviescommissies

De adviescommissies zijn gebaseerd op thema’s, die zijn ingegeven door de Blauwe Omgevingsvisie (BOVI) 2050 . Daarnaast is er een adviescommissie die financiële onderwerpen behandelt (bbp-producten).

Er zijn twee fasen te onderscheiden om tot besluitvorming te komen: beeldvorming en oordeelsvorming. Daarnaast worden drie soorten onderwerpen onderscheiden:

  • -

    Brede strategische c.q. programma-overstijgende onderwerpen die een brede en verdiepende behandeling vragen.

  • -

    Onderwerpen waarbij de behoefte is om te inventariseren welke richtingen bestuurlijk leven als input op een nog te ontwikkelen algemeen bestuur-voorstel c.q. startnotitie.

  • -

    Programmagebonden onderwerpen, waarbij een goede informatievoorziening over voorstellen zelf centraal staat.

Om te komen tot een goede bestuurlijke werkwijze zijn de volgende uitgangspunten gebruikt:

  • -

    Ten behoeve van de efficiency van de vergaderingen van het algemeen bestuur is het wenselijk om de beeld- en oordeelsvorming van de meer technisch/inhoudelijke onderwerpen te scheiden van de besluitvorming zelf (de politiek bestuurlijk discussie);

  • -

    De strategische en programma-overstijgende onderwerpen en algemeen bestuur-voorstellen dienen zo breed als mogelijk en met een goede diepgang behandeld te worden;

  • -

    In de informatiebehoefte van de algemeen bestuursleden over de meer technisch/inhoudelijke aspecten van programma-gebonden onderwerpen en algemeen bestuur-voorstellen dient goed te worden voorzien.

De vergaderingen van de commissies zijn bedoeld om bestuurders informatie te verschaffen over de op de agenda van het algemeen bestuur staande dan wel daaraan toegevoegde onderwerpen. Ook worden vragen beantwoord. Hierdoor wordt het mogelijk dat de commissie over het betreffende onderwerp een gefundeerd advies kan geven aan het college van dijkgraaf en heemraden. Deze werkwijze kan de voorbereiding van besluitvorming en de uiteindelijke besluitvorming door het algemeen bestuur vergemakkelijken.

Van vertrouwelijke financiële documenten krijgen de adviescommissies een samenvatting. De volledige documenten liggen bij het secretariaat in het kantoor van het waterschap ter inzage.

Artikel 3 Taken en bevoegdheden

In dit artikel staan de taken en bevoegdheden van de commissies omschreven. Een vergadering is hetzij beeldvormend oftewel niet openbaar, dan wel oordeelvormend oftewel wel openbaar. Zo kan het voorkomen dat er per thema twee vergaderingen gehouden worden, allereerst een (openbare) oordeelvormende vergadering en daarna een (niet-openbare) beeldvormende.

Artikel 4 Deelnemen aan de commissies

Dit artikel regelt de samenstelling van de commissie. De commissieleden niet zijnde gekozen bestuursleden brengen in de commissies een advies uit vanuit hun fractie.

Artikel 5 Het commissielid niet zijnde gekozen bestuurslid

Het commissielid niet zijnde gekozen bestuurslid dient een verklaring te tekenen dat hij instemt dat de vereisten die in de Waterschapswet gesteld worden aan leden van het algemeen bestuur ten aanzien van de onverenigbare functies; openbaar maken andere functies; de incompatibiliteiten; eed voor ambtsaanvaarding en het opleggen geheimhoudingsplicht zoals opgenomen in de artikelen 31, 31 a, 31 b, 32, 33 lid 1,3,4, 34 en 37 Waterschapswet van overeenkomstige toepassing zijn op de commissieleden niet zijnde gekozen bestuurslid.

Elke fractie kan in totaal één commissielid niet zijnde gekozen bestuurslid aanwijzen. Dit betekent niet per commissie één commissielid niet zijnde gekozen bestuurslid maar in totaal één!

Voor de optimale inzet van commissieleden niet zijnde gekozen bestuursleden wordt aan deze leden een mobiel device beschikbaar gesteld.

Artikel 6 Vergaderingen

Behandeling van een algemeen bestuur-voorstel is gericht op het adviseren van het college van dijkgraaf en heemraden hierover. Indien een algemeen bestuur-voorstel in een commissie wordt behandeld, gebeurt dit openbaar en wordt ervan verslag gemaakt. Dit geeft ook toehoorders de mogelijkheid om in te spreken. Het streven is om het verslag zo beknopt mogelijk te houden.

Bij besloten vergaderingen van de adviescommissie zijn naast de voorzitter en de secretaris (en/of ambtelijke bijstand) alleen commissieleden aanwezig.

Artikel 7 Besloten vergadering en geheimhouding

Voor beslotenheid kan worden gekozen op basis van een bepaald quotum, namelijk een vijfde van het aantal leden dat aanwezig is, of als de voorzitter dit nodigt oordeelt. Deze bepaling biedt een praktisch handvat om tot een besloten vergadering te komen.

Artikel 8 Voorzitter

De voorzitter van een commissie is lid van het algemeen bestuur. De voorzitter is geen lid van de commissie die hij voorzit, maar kan wel commissielid zijn bij een vergadering die hij niet voorzit. De voorzitter wordt benoemd door het algemeen bestuur en in principe voor een bestuursperiode. De voorzitter wordt tevens in principe benoemd tot het moment dat in de volgende bestuursperiode voorzitters voor die bestuursperiode zijn benoemd, tenzij betreffend persoon in die bestuursperiode niet herkozen is. De voorzitter fungeert als technisch voorzitter.

Artikel 9 Uitnodiging vergadering

De dijkgraaf nodigt de leden van de commissie uit voor de vergadering. Het eerste lid bepaalt dat de dijkgraaf ten minste zeven dagen vóór een vergadering de leden een uitnodiging stuurt, waarin de vergadering wordt aangekondigd. Het tweede lid stelt verplicht dat de agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de stukken waarop geheimhouding van toepassing is, tegelijkertijd met de uitnodiging aan de leden worden gezonden. Van geheimhouding wordt melding gemaakt op de stukken. De uitnodiging wordt per post of digitaal toegezonden. In spoedeisende gevallen kan de uitnodiging mondeling worden gedaan. De stukken worden per post of, indien mogelijk, digitaal beschikbaar gesteld.

Artikel 10 Ter inzage leggen van stukken

Alle leden van de commissie en andere geïnteresseerden dienen de mogelijkheid te hebben om alle

stukken desgewenst in te zien. Hiervoor hebben ze wel voldoende tijd nodig. Daarom worden alle

stukken van het openbare gedeelte van de commissievergaderingen gelijktijdig met het verzenden van de uitnodiging ter inzage gelegd. Een stuk is een ‘document’ in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Een document houdt in: een bij een bestuursorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat. Onder documenten vallen niet alleen de door de overheidsorganen gecreëerde stukken of ander materiaal. Ook alle van buiten komende stukken en ander voor overheidsorganen bestemd materiaal zoals agenda’s, notulen, (concept)adviezen en magneetbanden verkrijgen de status van document in de zin van de Wob. Het is uiteraard niet de bedoeling, dat een lid van een commissie of een ander het ter inzage gelegde stuk mee naar huis neemt. Een lid van de commissie of een andere geïnteresseerde mag echter wel een kopie van een ter inzage gelegd stuk maken.

Artikel 11 Openbare kennisgeving

Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:12 van de Algemene wet

bestuursrecht.

Artikel 13 Verslag

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld.

Einde toelichting