Uitleenbeleid materialen voor evenementen

1. Inleiding/Aanleiding

Er worden in de gemeente Westerwolde veel evenementen georganiseerd. Dit draagt bij aan de leefbaarheid en onderlinge verbondenheid tussen bewoners. Vaak vinden deze evenementen plaats op de openbare weg. Om deze evenementen allemaal (veilig) te kunnen laten plaatsvinden zijn er diverse zaken nodig. Voorbeelden daarvan zijn:

• -

  Modderborden (waarschuwing modder op de weg)

• -

  Aggregaten (+ brandstof)

• -

  Minicontainers

• -

  Schrikhekken om de weg tijdelijk af te zetten

• -

  Pionnen, hesjes parkeerregelaar, lichtkegels

• -

  Verkeersregelaarshesjes

• -

  Omleidingsroutes en parkeerverwijsroutes

• -

  Tijdelijke parkeerverboden/stopverboden/eenrichtingsverkeer

• -

  Tijdelijke parkeeraanduidingen

• -

  Tijdelijke snelheidsbeperkingen

• -

  Rijplaten

De eisen hiertoe worden, o.a. van de hulpdiensten, GGD, GHOR, Veiligheidsregio maar ook van de provincie, steeds strenger. Mede oorzaak hiervan is natuurlijk de veiligheid: bij een evenement komen veel mensen samen. Begrijpelijkerwijs mogen dan hoge eisen worden gesteld aan de veiligheid. Hulpdiensten vereisen vaak speciale calamiteitenroutes die vrij moeten blijven in geval van calamiteiten.

Sommige evenementenorganisatoren zorgen zelf voor de materialen. Heel vaak wordt hiervoor echter ook een beroep gedaan op de gemeente. Er zit vaak een groot verschil tussen het organiserende vermogen van de verschillende evenementenorganisatoren. De meer professionele organisatoren regelen veelal veel dingen zelf. Maar de organisatoren die het veel moeten hebben van vrijwilligers en vaak een niet al te groot budget hebben doen eerder een beroep op de gemeente voor ondersteuning. Soms ook in de vorm van een subsidieaanvraag bij de gemeente of een andere overheidsinstantie (provincie). De kosten voor dergelijke materialen ( en de nodige voorbereidingen daartoe als het opstellen van een goed verkeersplan) kunnen, alles bij elkaar (afhankelijk van de grootte van het evenement) soms oplopen in de vele duizenden euro’s met elkaar lopen. Zeker als het bijvoorbeeld gaat om een weg afzetting van een provinciale weg, waarvan het verkeer vaak niet altijd omgeleid kan worden via een gemeentelijke weg. En bedrijven die organisatoren hierbij kunnen helpen vragen vaak een marktconform tarief.

De provincie heeft het beleid dat evenementenorganisatoren zelf voor deze bebording moeten zorgen. De vraag die dan kan worden opgeworpen is in hoeverre de gemeente, als niet organisator, van dit evenement, maar ook als verbindende organisatie tussen haar inwoners deze kosten dan moet dragen. En deze werkzaamheden voor deze organisaties zou moeten uitvoeren. Hierbij komt ook dat de gemeente deze materialen zelf ook vaak nodig heeft voor haar eigen (weg)werkzaamheden en de voorraad beperkt is. Ook is de Buitendienst van de gemeente vaak druk met het ter beschikking stellen van de materialen, halen/brengen , plaatsen en weer weghalen. Deze tijd (en dus ook geld) kan de Buitendienst niet besteden aan andere noodzakelijke werkzaamheden voor de publieke taak. Daarbij slijt het materiaal ook door het uitlenen aan derden. En moet na loop van tijd een keer worden vervangen.

Er ontbreken momenteel duidelijke op papier vastgelegde afspraken hoe met dergelijke verzoeken moet worden omgegaan en welke vergoedingen in rekening moeten worden gebracht. Dit leidt er nu toe dat met evenementenorganisatoren in de Gemeente Westerwolde verschillend wordt omgegaan door diverse oorzaken en redenen. Al dan niet door (politieke) afspraken uit het verleden. De huidige werkwijze is verder weinig kostendekkend. Dit vinden wij een onwenselijke situatie vanuit oogpunt van precedentwerking. Maar ook uit oogpunt van het omgaan met de schaarse publieke middelen.

Met deze beleidsnotitie wordt een voorzet gedaan tot duidelijke afspraken op dit gebied, opdat voor iedereen duidelijk is waar hij/zij aan toe is als het gaat om het ter beschikking stellen van materialen voor evenementen in de Gemeente Westerwolde. Dit document is een coproductie van de – voor deze gelegenheid – speciaal opgerichte werkgroep uitleenbeleid materialen evenementen bestaande uit de volgende vakdisciplines:

• -

  Vergunningverlening APV evenementen;

• -

  Ruimtelijk Beheer; Verkeer en Vervoer;

• -

  Buitendienst.

Extern is overleg geweest met de Provincie Groningen.

2. Wettelijk en Juridisch Kader

Wanneer er evenementen op de openbare weg plaatsvinden gelden er zonder aanvullende maatregelen in principe gewoon de normale landelijke verkeersregels zoals vastgelegd in het RVV 1990 (Reglement Verkeersregels en Verkeerstekens) In combinatie met de verkeersdrukte rondom het evenement kan dit qua veiligheid echter niet altijd een goede combinatie zijn. I.v.m. de verkeersveiligheid en openbare orde kunnen dan aanvullende verkeersmaatregelen worden ingesteld. Als voor een evenement aanvullende verkeersmaatregelen worden ingesteld hebben we, juridisch gezien, te maken met de volgende zaken als kader:

• -

  Wegenverkeerswet

• -

  Algemene Plaatselijke Verordening Gemeente Westerwolde (APV)

• -

  Evenementenbeleid Westerwolde (22/10/2019)

• -

  Wet Markt en overheid

In het vastgestelde evenementenbeleid Westerwolde is in bijlage 3 (Richtlijn Verkeersplan) vastgelegd dat de kosten van plaatsing en verwijdering van de bebording voor evenementen voor rekening van de aanvrager komen.

• -

  CROW1 publicatie 265 Verkeersmaatregelen bij Evenementen

• -

  CROW publicatie 96b Omleidingen en tijdelijke bewegwijzering

Daarnaast is er het Provinciaal Modderprotocol, waaraan alle Groninger gemeenten zich hebben geconformeerd. Dit modderprotocol stelt dat bij kans op gladheid moet worden gewaarschuwd met zogenaamde modderborden. Een dergelijke situatie doet zich bijvoorbeeld voor bij de situatie waarin voor een evenement in landerijen een tijdelijke parkeervoorziening moet worden ingericht.

Over CROW publicatie 96b is er jurisprudentie dat dit verplicht is bij het treffen van tijdelijke verkeersmaatregelen: LJN: BX0635 (Uitspraak Rechtbank Utrecht, 2 juli 2012).

Wet Markt en Overheid

Het uitlenen van gemeentelijke materialen aan commerciële partijen moet marktconform gebeuren omdat anders in strijd wordt gehandeld met de Wet Markt & Overheid. Het heeft echter de voorkeur dit uitlenen aan de private markt zelf over te laten.

Het uitlenen van materialen aan niet commerciële partijen mag onder de kostprijs worden gedaan indien daar redenen van algemeen belang voor zijn. In dit geval valt leefbaarheid daaronder.

3. Uitleenbeleid materialen

4. Vergoeding

De organisatoren van evenementen worden, indien zij de materialen van de gemeente lenen, de in dit hoofdstuk genoemde (vervangings/slijtage)vergoeding in rekening gebracht. Betaling kan per pin bij de gemeentewerf te Vriescheloo en per pin op het Gemeentehuis te Sellingen. Alles onder voorbehoud van beschikbaarheid en altijd reserveren via de gemeentewerf te Vriescheloo!