Regeling vervallen per 01-01-2020

Regeling Personeelsdossier Gemeente Westland

Geldend van 28-05-2014 t/m 31-12-2019

Intitulé

Regeling Personeelsdossier Gemeente Westland

Het college van burgemeester en wethouders stelt de volgende regeling vast.

1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    Document:

    de vastgelegde gegevens op papier of in digitale vorm;

  • b.

    Het personeelsdossier:

    Verzameling van fysieke of digitale documenten met betrekking tot de ambtenaar of voormalig ambtenaar (in dienst op1 maart 2013)

  • c.

    Regeling inrichting vertrouwelijkheden en inzage digitaal personeelsdossier:

    Een regeling waarin de bevoegdheden en inzage geregeld worden rondom het digitale personeelsdossier

2 Personeelsdossier

Artikel 2 Inhoud, inzage en bewaartermijn personeelsdossier

  • 1. Het personeelsdossier bevat, voor zover van toepassing, de documenten genoemd in de tweede kolom van de tabel in Bijlage 1 en alle overige documenten die van belang zijn voor het vaststellen van de rechtspositie van de medewerker.

  • 2. Inzage in het digitale personeelsdossier is geregeld in de “Regeling inrichting vertrouwelijkheden en inzage digitaal personeelsdossier Gemeente Westland”.

  • 3. Voor anderen die inzage willen hebben in een digitaal personeelsdossier is opgesteld de “Procedure verstrekken machtigingen om inzage in een digitaal Personeelsdossier Gemeente Westland”.

  • 4. Het (fysieke) personeelsdossier bevat geen documenten in gesloten enveloppe.

  • 5. De documenten worden bewaard gedurende de wettelijke bewaartermijn genoemd in de derde kolom van de tabel in Bijlage 1.

  • 6. Documenten die normaliter tot 10 jaar na uitdiensttreding worden bewaard, worden in afwijking van artikel 3, 2e lid (digitaal) bewaard tot 40 jaar na het einde van het dienstverband, pensionering of overlijden van de ambtenaar als deze heeft gewerkt of in aanraking is geweest met voor de gezondheid schadelijke stoffen.

  • 7. Documenten die tot 10 jaar na uitdiensttreding worden bewaard, worden in afwijking van artikel 3 blijvend bewaard als het een ambtenaar betreft met bijzondere betekenis voor de gemeente of voor de maatschappij.

  • 8. De gemeente Westland heeft een algemene machtiging voor substitutie verkregen. Dit betekent dat als de bescheiden gedigitaliseerd /gescand zijn conform de voorwaarden die gesteld zijn in het Handboek vervanging gemeente Westland, dat dan het originele fysieke personeelsdossier voor vernietiging in aanmerking komt. De digitale documenten zijn dan de originele archiefbescheiden. Hiertoe dient de gemeente Westland wel een besluit te nemen dat de personeelsdossiers gesubstitueerd worden. Dit besluit is gemandateerd aan de teamleider Documentaire Informatievoorziening.

Artikel 3 Documenten buiten het personeelsdossier

  • 1. De documenten die buiten het personeelsdossier worden bewaard zijn genoemdIn Bijlage 2.

  • 2. Die documenten worden bewaard gedurende de wettelijke bewaartermijn genoemd in de tweede kolom van de tabel in Bijlage 2.

Artikel 4 Citeerartikel en datum inwerkingtreding:

  • 1. Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling Personeelsdossier Gemeente Westland.

  • 2. Deze regeling treedt in werking op de achtste dag na bekendmaking.

Ondertekening

Vastgesteld door burgemeester en wethouders in hun vergadering van 26 november 2013 (nummer 7.5.1).
Burgemeester en wethouders van Westland
De gemeentesecretaris, de burgemeester,
M.van Beek J. van der Tak

Bijlage 1.

Bijlage 1 bij de Regeling Personeelsdossier Gemeente Westland

Bijlage 2.

Bijlage 2 bij de Regeling Personeelsdossier Gemeente Westland

Toelichting op de Regeling Personeelsdossier Gemeente Westland

Artikel 1

In deze regeling is een aantal zaken rondom het fysieke / digitale personeelsdossier vastgelegd. Hierachter zit de gedachte dat de Gemeente Westland één werkgever is en dat informatie over een ambtenaar beschikbaar moet zijn. Van alle personeelsleden die op 1 maart 2013 in dienst zijn van de Gemeente Westland is een digitaal p-dossier aangemaakt in het Document Management Systeem. Van die collega’s die op 1 maart 2013 niet of niet meer in dienst zijn van de Gemeente Westland is een fysiek personeelsdossier beschikbaar dat niet gedigitaliseerd wordt. In deze regeling wordt daarom gesproken over fysieke en digitale personeelsdossiers. Het personeelsdossier kan zowel papieren als digitale documenten, zoals gegevens, besluiten, afspraken of andere stukken bevatten.

De Wet bescherming persoonsgegevens geeft regels ter bescherming van de privacy van personen.

Zo heeft iemand het recht om te weten wat er met zijn persoonsgegevens gebeurt. Hij mag zijn gegevens inzien en laten corrigeren en kan bezwaar maken tegen het gebruik van zijn persoonsgegevens.

Een organisatie mag persoonsgegevens alleen verzamelen en verwerken als daar een goede reden voor is, of als de betrokken persoon daar zelf toestemming voor heeft gegeven. Het bijhouden van een personeelsadministratie is een gerechtvaardigde reden om persoonsgegevens te verwerken. Deze administratie mag geen bijzondere gegevens bevatten, zoals gegevens over iemands ras, politieke gezindheid, godsdienst of levensovertuiging, gezondheid, (wel rapportages van de Arboarts, maar geen medische gegevens) seksuele leven en strafrechtelijke persoonsgegevens.

Artikel 2

De in de bijlage genoemde bewaartermijnen zijn afkomstig uit de selectielijst archiefbescheiden gemeentelijke en intergemeentelijke organen vanaf 1 januari 1996, behorend bij de Archiefwet 1995. De Archiefwet 1995 en de daarop gebaseerde regelgeving geven voorschriften voor het beheer van overheidsinformatie, waaronder ook de bewaartermijnen. Interne memo’s of e-mails komen in principe niet voor in het personeelsdossier, tenzij het gaat om bijlagen in belangrijke zaken. De ambtenaar moet hiervan op de hoogte zijn.

Mocht een teamleider van mening zijn dat een document in een personeelsdossier moet worden opgenomen, gewijzigd of verwijderd, dan kan hij/zij hiervoor een (digitaal) verzoek indienen bij een van de medewerkers van FAI-PSA. Zij bezien of het verzoek voldoet aan de voorschriften die gelden voor het digitale personeelsdossier. Per geval is hierdoor een onafhankelijke beoordeling mogelijk. Deze handelswijze wordt ook voor verzoeken vanuit de medewerker gevolgd.

De in de bijlagen 1 en 2 opgenomen tabel is niet limitatief.

Documenten die geen onderdeel zijn van het personeelsdossier worden volgens de vastgestelde termijn vernietigd.

Voor betreffende documenten die informatie bevatten over medewerkers, die in aanraking zijn geweest met schadelijke stoffen (bijvoorbeeld asbest), gelden afwijkende langere bewaartermijnen.

De Gemeente Westland heeft van de Provincie Zuid- Holland bij besluit d.d. 16 februari 2012 substitutie verkregen (onderwerp: verlening machtiging vervanging archiefbescheiden) .Dit houdt in dat de gemeente onder voorwaarden de fysieke documenten mag vernietigen omdat zij voldoet aan de aan deze substitutie verstrekte voorwaarden.

O.a. zijn er bepalingen / richtlijnen opgenomen in het Handboek vervanging gemeente Westland.

Artikel 3

De reden dat documenten wel bewaard worden maar geen onderdeel zijn van het personeelsdossier is dat deze óf te persoonlijk zijn óf dat het niet functioneel is om deze als papieren of digitale versie op te nemen in het personeelsdossier.