Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Westland houdende regels omtrent de raadscommissie (Verordening op de raadscommissie van de Raad van de gemeente Westland 2020)

1. De Raad van de gemeente Westland heeft de volgende raadscommissies:

• a.

  de raadscommissie Maatschappelijke Omgeving

• b.

  de raadscommissie Economie, Financieel beleid en Organisatie

• c.

  de raadscommissie Ruimte

• d.

  de raadscommissie Bestuur

2. Op elk moment kan de Raad deze indeling wijzigen en nieuwe commissies, al dan niet ter vervanging van de bestaande commissies instellen.

1. De raadscommissies dragen in het kader van hun informatie- en overlegtaken ingevolge artikel 82 lid 1 Gemeentewet op de aan hen door de Raad bij deze verordening toegewezen beleidsterreinen en taakvelden zorg voor de voorbereiding van de besluitvorming van de Raad. Zij kunnen op die beleidsterreinen overleg plegen met het college of de burgemeester (of de afzonderlijke wethouders).

2. De raadscommissies hebben tot taak de informatiepositie van de Raad voor al zijn werkzaamheden te bevorderen en te dienen. Zij vormen het sluitstuk van het informatieproces ten behoeve van de besluitvorming door de Raad. Een hoofdtaak is, om in de raadscommissies ten aanzien van de voor behandeling in de raadsvergadering voorgedragen onderwerpen te adviseren of deze door kunnen naar de voorlopige raadsagenda.

3. De adviestaak van de raadscommissies betreft de agendeerbaarheid op technisch-procedurele aspecten, onverminderd de rechten tot agendering van de leden en de fracties van de Raad en onverminderd de bevoegdheid van de Raad, om op grond van de Gemeentewet en het Reglement van Orde van de Raad, zijn agenda vast te stellen.

4. Ten aanzien van de agendeerbaarheid van de onderwerpen wordt de adviserende mening van de fractievertegenwoordigers door de voorzitter van de raadscommissie gepeild en geregistreerd door de commissiegriffier en vervolgens ter kennis gebracht aan de agendacommissie.

1. De voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de raadscommissie zijn overeenkomstig artikel 82 Gemeentewet, leden van de Raad.

2. De Raad benoemt de voorzitters en plaatsvervangend voorzitters van de raadscommissies. Deze bezetten geen fractiezetel in de raadscommissie en zij vervullen als een onafhankelijk voorzitter op politiek-neutrale wijze de door de Raad door middel van deze verordening opgelegde taken.

3. De leden van de raadscommissies worden op voordracht van de fracties uit de kring van raadsleden en steunraadsleden door de Raad benoemd overeenkomstig artikel 31 en artikel 82 lid 3 van de Gemeentewet. Dit geschiedt naar evenredigheid van de vertegenwoordigers van de fracties in de Raad, met dien verstande dat voor de raadscommissies Maatschappelijke Omgeving, raadscommissie Ruimte en raadscommissie Economie, Financieel beleid en Organisatie en Bestuur, de fractie CDA Westland vijf leden per raadscommissie mag voordragen; de fracties Westland Verstandig, LPF Westland en GemeenteBelang Westland vier leden per raadscommissie mogen voordragen; de fracties VVD Westland en ChristenUnie-SGP Westland drie leden per raadscommissie mogen voordragen en de fracties GroenLinks Westland, D66 Westland en PvdA Westland twee leden per raadscommissie mogen voordragen.

4. Het zogeheten Raadsoverleg Financiën ressorteert gezien haar activiteiten onder de commissie Economie, Financieel beleid en Organisatie.

5. De leden van de raadscommissies worden voor de duur van een raadsperiode benoemd.

6. Een raadslid of steunraadslid kan zich laten vervangen in de raadscommissie door een raadslid of steunraadslid. Hij doet daarover vooraf aan de vergadering mededeling aan de voorzitter, via de commissiegriffier.

7. Alle overige, niet in een betreffende raadscommissie benoemde raadsleden of steunraadsleden, hebben toegang tot deze raadscommissie en kunnen aan de beraadslagingen ervan deelnemen.

8. De Raad kan de getalsmatige verhouding in en de samenstelling van de raadscommissies op elk moment wijzigen; in ieder geval geschiedt dit wanneer de politieke verhoudingen wijzigen in de Raad. Tevens kan de verhouding en samenstelling van de raadscommissies wijzigen wanneer er vacatures in de raadscommissies ontstaan. Aan het begin van elke nieuwe raadsperiode worden de samenstelling en indeling van de raadscommissies door de Raad in nieuwe samenstelling opnieuw besloten.

9. Het lidmaatschap van een raadscommissie eindigt:

• a.

  als de voorzitter, plaatsvervangend voorzitter of het lid ophoudt lid te zijn van de raad;

• b.

  als het functieverband van een steunraadslid is beëindigd;

• c.

  als het commissielid ontslag neemt als voorzitter, plaatsvervangend voorzitter of lid van de raadscommissie;

• d.

  als de raad het commissielid ontslag verleent als voorzitter, plaatsvervangend voorzitter of lid van de raadscommissie.

1. Onverminderd het bepaalde in artikel 107a Gemeentewet wijst de griffier (een) commissiegriffier aan ten behoeve van elke raadscommissie.

2. De commissiegriffier is in iedere vergadering aanwezig.

3. De griffier regelt de vervanging van de commissiegriffier indien deze verhinderd is als zodanig op te treden.

4. De voorzitter van de Raad, de voorzitter van de agendacommissie en de griffier kunnen aan iedere raadscommissievergadering en de bijeenkomsten als bedoeld in artikel 2 van deze verordening deelnemen.

1. Voor een goede invulling van haar taken is een raadscommissie in ieder geval bevoegd:

• a.

  zich tot het college, de burgemeester en de afzonderlijke wethouders te wenden ter verkrijging van alle stukken en informatie waarvan zij de kennisneming nodig acht;

• b.

  tot het voeren van schriftelijk en mondeling overleg met het college, de burgemeester of de afzonderlijke wethouders;

• c.

  deskundigen in te schakelen en uit te nodigen ter vergadering;

• d.

  tot het met behulp van de griffier of anderszins vergaren van informatie uit bronnen binnen en buiten de gemeentelijke organisatie.

1. Onverminderd en overeenkomstig het bepaalde in artikel 6 van deze verordening kunnen raadscommissies leden van het college en de burgemeester voor overleg dan wel voor het verstrekken van informatie in de raadscommissievergadering (en de bijeenkomsten als bedoeld in artikel 2 van deze verordening) uitnodigen. De wethouders en de burgemeester kunnen zich daarbij door ambtenaren doen vergezellen.

2. Al dan niet op verzoek van één of meer raadscommissieleden en onverminderd artikel 12 lid c kan de voorzitter bij geagendeerde onderwerpen betrokkenen en informanten uitnodigen en hen het woord verlenen.

1. De agendacommissie is verantwoordelijk voor de voorlopige raadscommissieagenda’s.

2. De leden van de raadscommissies kunnen agendapunten stellen voor de agenda van hun raadscommissie en kunnen agendapunten aan de voorlopige agenda van de raadscommissie toevoegen voorafgaand aan de vergadering of uiterlijk in de vergadering bij de vaststelling van de agenda. Zij doen hiervan vooraf melding aan de voorzitter van de raadscommissie en de commissiegriffier. De onderliggende stukken worden via de commissiegriffier naar de commissieleden gezonden. Ingeval van een openbare agendering worden de stukken naar externen (pers en belangstellenden) gezonden met de aangevulde agenda en eveneens op de site gepubliceerd met de aangevulde agenda. Op verzoek van het raadscommissielid geeft de commissiegriffier verdere technische ondersteuning aan de agendering, bijvoorbeeld met betrekking tot het samenstellen van het dossier.

3. De voorzitter is verantwoordelijk voor de publicatie van de voorlopige agenda van de raadscommissie en de overige openbare bijeenkomsten op de beleidsvelden van zijn raadscommissie.

4. De voorzitter wordt ambtelijk ondersteund door de griffie en daarbij in het bijzonder door de voor zijn raadscommissie functionerende commissiegriffier, die voor de raadscommissie en haar voorzitter de secretarisrol vervult.

1. De raadscommissies vergaderen zo vaak als geregeld in het jaarlijks door de agendacommissie voorgestelde vergaderschema en voorts zo dikwijls als door hun voorzitter (in afstemming met de agendacommissie) nodig wordt geoordeeld, dan wel wanneer dit door tenminste twee fracties wordt gevraagd.

2. De voorzitter zendt tenminste zeven dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, tijdstip en de plaats van de vergadering.

3. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86 eerste en tweede lid van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de oproep aan de leden verzonden of zodanig ter kennis gebracht en toegankelijk gemaakt dat zij zonder beletsel raadpleegbaar zijn.

4. Een raadscommissievergadering wordt op voorstel van de agendacommissie en/of de voorzitter geannuleerd indien alle benoemde leden van de raadscommissie het hiermee unaniem eens zijn. Dit laatste wordt in een telefonische, mondelinge peiling of mailconsultatie aangenomen indien één namens elke fractie in de raadscommissie benoemd lid te kennen heeft gegeven het met het annuleren van de raadscommissievergadering eens te zijn.

1. De voorzitter schorst de openbare vergadering nadat tenminste eenvijfde deel van de leden die de presentielijst hebben getekend daarom verzoekt of de voorzitter dit nodig oordeelt.

2. De voorzitter verzoekt ambtenaren, pers en publiek de zaal te verlaten met uitzondering van de daartoe aangewezen ambtenaren.

3. Op een besloten vergadering of het voornemen daartoe is artikel 86 Gemeentewet van toepassing, evenals artikel 25 Gemeentewet.

4. De bepalingen van deze verordening zijn overeenkomstig van toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

5. De deuren worden gesloten en in de vergadering wordt besloten of er met gesloten deuren zal worden vergaderd.

6. Indien de commissie instemt met het beraadslagen met gesloten deuren, opent de voorzitter de besloten vergadering.

7. Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de raadscommissie overeenkomstig artikel 86, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raadscommissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen.

1. Een raadscommissie kan slechts bevoegd beraadslagen en adviseren wanneer naast de voorzitter ten minste een meerderheid (de helft + één) van het aantal in de raadscommissie benoemde leden ter vergadering aanwezig is.

2. Indien bij een vergadering het vereiste aantal benoemde leden niet is opgekomen, belegt de voorzitter met een tussenruimte van tenminste tweemaal 24 uur een nieuwe vergadering, welke wordt gehouden ongeacht het aantal opgekomen leden van de raadscommissie.

3. Indien op grond van de voorgaande leden van dit artikel niet met een quorum vergaderd kan worden en de voorzitter van de vergadering de behandeling van één of meer op de voorlopige agenda staande onderwerpen met de wel aanwezige raadsleden en steunraadsleden in het belang acht van de informatiepositie van de Raad of de externe beeldvorming kan hij besluiten dat hierover toch beraadslaagd wordt. Deze vergadering en zijn uitkomst heeft een informele status.

1. Indien een spreker zich beledigende of ongepaste uitdrukkingen veroorlooft of op welke wijze dan ook de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Hetzelfde geldt indien naar het oordeel van de voorzitter een spreker afwijkt van het onderwerp.

2. Wanneer een spreker voortgaat met het bezigen van beledigende of ongepaste uitdrukkingen, het storen van de orde of het afwijken van het onderwerp, ontneemt de voorzitter hem het woord.

3. De raadscommissies en de bijeenkomsten als bedoeld in artikel 2 van deze verordening hebben een aanvangstijdstip van 19:00 uur en eindigen uiterlijk om 23:00 uur van dezelfde avond, tenzij de raadscommissie daarvan afwijkt.

4. De planning van de raadscommissievergaderingen (en waar mogelijk van de bijeenkomsten als bedoeld in artikel 2 van deze verordening) geschiedt door de agendacommissie bij een jaarlijks vast te stellen vergaderschema van de Raadsvergaderingen en raadscommissies.

5. Per onderwerp wordt in beginsel door één woordvoerder van een fractie het woord gevoerd.

1. Het agendapunt rondvraag in de raadscommissies wordt aan het slot van de agenda geplaatst.

2. Tijdens de raadscommissievergadering kunnen leden van de raadscommissie politiek-actuele, technische, informatieve vragen stellen. De fractievoorzitters en de agendacommissie hebben de zorg voor het beheersbaar houden van het aantal vragen in de vragenrondes.

3. De deadline voor de raadscommissie Maatschappelijke Omgeving is op vrijdagmiddag 12:00 uur voorafgaande aan de maandag waarop 's avonds de raadscommissie Maatschappelijke Omgeving vergadert.

4. De deadline voor de raadscommissie Ruimte is op maandagmiddag 12:00 uur voorafgaande aan de dinsdag waarop ’s avonds de raadscommissie Ruimte vergadert

5. De deadline voor de raadscommissie Economie, Financieel Beleid en Organisatie is op dinsdagmiddag 12:00 uur voorafgaande aan de woensdag waarop ’s avonds de raadscommissie Economie, Financieel en Organisatie vergadert.

6. De deadline voor de raadscommissie Bestuur is op woensdagmiddag 12:00 uur voorafgaande aan de donderdag waarop ’s avonds de raadscommissie Bestuur vergadert.

1. Na opening van de vergadering kunnen andere aanwezige burgers het woord voeren bij het agendapunt spreekrecht voor burgers over geagendeerde onderwerpen Inspreken kan alleen bij commissievergaderingen.

2. Het woord kan niet gevoerd worden over:

• a.

  een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep open staat of heeft open gestaan;

• b.

  benoemingen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

• c.

  een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) kan of kon worden ingediend;

• d.

  een besluit dat wordt voorbereid met de uniforme openbare voorbereidingsprocedure zoals opgenomen in de afdeling 3.4 van de Awb.

3. Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk voor de aanvang van de vergadering aan de commissiegriffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp, waarover hij het woord wil voeren.

4. De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.

5. Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

6. De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend.

1. De voorzitter kan de raadscommissie voorafgaande aan, dan wel aan het begin van de vergadering, in overweging geven voor de behandeling van één of meer onderwerpen een spreektijdregeling in acht te nemen.

2. De voorzitter brengt zijn voorstel zo mogelijk vóór de vergadering ter kennis van de leden van de raadscommissie. Ook een lid van de raadscommissie kan een voorstel doen over spreektijd.

3. Zodra de aan een spreker toegekende spreektijd is verstreken, is hij op uitnodiging van de voorzitter gehouden zijn rede onverwijld te beëindigen.

4. Voldoet een spreker niet aan het verzoek van de voorzitter, dan ontneemt de voorzitter hem het woord.

1. De commissiegriffier draagt er zorg voor dat van het verhandelde in de commissievergadering een samenvattend verslag wordt gemaakt.

2. De commissiegriffier zal op een lijst de gedane toezeggingen van wethouders, college of burgemeester registreren. Overeenkomstig artikel 11 onder e van deze verordening wordt genoteerd per fractie of zij in adviserende zin wel of niet akkoord waren met plaatsing op de voorlopige raadsagenda van de voor vervolgbehandeling en besluitvorming in Raad voorgelegde onderwerpen of voorstellen.

3. De geluidsbestanden van de raadscommissievergaderingen worden geïndexeerd op spreker en agendapunten. De geluidsopnames zijn direct na de vergadering te raadplegen, op de website van de gemeente Westland.

4. De eventuele stukken en de geluidsbestanden van een besloten vergadering worden niet openbaar gemaakt en liggen uitsluitend voor de leden van de raadscommissie en de leden van het college ter inzage of afluistering bij de griffie.

5. Van de bijeenkomsten als bedoeld in artikel 2 van deze verordening, niet zijnde een commissievergadering, worden gelet op het karakter van deze bijeenkomsten enkel geluidsopnames gemaakt. De betreffende geluidsbestanden zijn op te vragen bij de griffie.

1. Wanneer de voorzitter vaststelt dat een onderwerp of raadsvoorstel voldoende is behandeld, sluit hij de beraadslaging hierover, tenzij de raadscommissie anders beslist.

2. Nadat de beraadslaging over een onderwerp is gesloten peilt de voorzitter overeenkomstig artikel 11 onder e van deze verordening de adviserende meningen der fracties en formuleert hij een advies voor de agendacommissie ten behoeve van diens taak de voorlopige raadsagenda op te stellen. Daarbij wordt in het bijzonder aangegeven ten aanzien van welk onderwerp de raadscommissie positief adviseert voor agendering in de Raad als hamer- of bespreekstuk.

1. Van de openbare raadscommissievergaderingen en overige bijeenkomsten in de RIA's kunnen door externen beeld- en geluidsregistraties worden gemaakt. Het filmen en het maken van foto’s is toegestaan vanaf de publieke tribune en vanuit de vier hoeken van de raadzaal (links en rechts naast de publieke tribune en links en rechts achter de voorzitterstafel). Heen en weer lopen kan, mits dit de orde van de vergadering niet verstoort.

2. In de vergaderzaal en op de publieke tribune is het alleen toegestaan gebruik te maken van communicatiemiddelen zoals een mobiele telefoon, indien de geluidsfuncties hiervan die de orde van de vergadering zouden kunnen verstoren uitgeschakeld staan. In uitzonderlijke gevallen kan door de voorzitter ontheffing worden verleend.

1. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking en op dat moment vervalt elke eerdere versie van deze verordening.

2. Deze verordening wordt aangehaald als Verordening op de raadscommissies van de Raad van de gemeente Westland 2020.

3. De bijlagen bij deze verordening te weten het “Protocol procesafspraken ruimtelijke procedures: bestemmingsplan en exploitatieplan (bijlage 1), resp. de Aanwijzing categorieën gevallen waarin een verklaring van geen bedenkingen niet is vereist (bijlage 2), resp. het Protocol procesafspraken Ruimtelijke Procedures: Omgevingsvergunning met grote buitenplanse afwijking van het bestemmingsplan met verklaring van geen bedenkingen (bijlage 2a) maken onlosmakelijk deel uit van deze verordening.