Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris Provincie Zeeland 2016

1. De secretaris/algemeen directeur stuurt aan de directeur Programma's en projecten en de directeur Organisatie alsmede Strategie en de afdelingshoofden van de afdelingen Concernstaf en Kabinet.

2. De directeur Programma's en projecten stuurt functioneel de programma- en projectleiders aan en hiërarchisch het afdelingshoofd van de afdeling Ontwikkeling.

3. De directeur Organisatie stuurt alle afdelingshoofden aan, met uitzondering van de afdelingshoofden van de afdelingen Concernstaf, Kabinet en Ontwikkeling.

4. Het afdelingshoofd Ontwikkeling stuurt hiërarchisch de programma- en projectleiders aan die tot zijn afdeling behoren.

5. Een afdelingshoofd stuurt een afdeling aan, waarbij hij tevens hiërarchisch de medewerkers, waaronder begrepen programma- en projectleiders, uit zijn afdeling aanstuurt die worden ingezet bij programma's en projecten.

6. Een unithoofd stuurt een unit aan binnen de afdeling waar units zijn gevormd, waarbij hij tevens hiërarchisch de medewerkers, waaronder begrepen programma- en projectleiders, uit zijn unit aanstuurt die worden ingezet bij programma's en projecten.

1. De secretaris/algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie.

2. De secretaris/algemeen directeur bevordert een gestructureerd werkoverleg tussen de ambtelijke organisatie en de verantwoordelijke gedeputeerde.

3. De secretaris/algemeen directeur bevordert in overleg met de directeur Programma's en projecten en de directeur Organisatie dat de ambtelijke organisatie bij de uitoefening van zijn taken als eenheid functioneert en dat integrale beleidsafweging en -voorbereiding uitgangspunt is.

4. De secretaris/algemeen directeur is tevens WOR-bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden.

5. Nadere invulling van de taken en bevoegdheden van de secretaris/algemeen directeur zijn neergelegd in de instructie voor de secretaris als opgenomen in hoofdstuk 12 van deze regeling.

1. De directeur Programma's en projecten ondersteunt de secretaris/algemeen directeur, Gedeputeerde Staten en de Commissaris van de Koning bij de uitoefening van hun taken.

2. De directeur Programma's en projecten is als ambtelijk opdrachtgever verantwoordelijk voor het resultaat en proces van projecten, programma’s, tenzij de secretaris/algemeen directeur gegronde reden heeft om in een specifieke situatie hiervan af te wijken.

3. De directeur Programma's en projecten stelt als ambtelijk opdrachtgever de opdracht vast en draagt zorg voor de menskracht en middelen die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een programma of een project.

4. De directeur Programma's en projecten is verantwoordelijk voor de integrale samenwerking en afstemming tussen de programma- en projectleiders onderling en met de afdelingen.

5. De directeur Programma's en projecten maakt afspraken met de secretaris/algemeen directeur en Gedeputeerde Staten over te leveren diensten en doelmatige uitvoering vastgelegd in uitvoeringsplannen.

1. De directeur Organisatie ondersteunt de secretaris/algemeen directeur, Gedeputeerde Staten en de Commissaris van de Koning bij de uitoefening van hun taken.

2. De directeur Organisatie is verantwoordelijk voor de integrale samenwerking en afstemming tussen de afdelingen onderling en met de programma- en projectleiders.

3. De directeur Organisatie maakt afspraken met de secretaris/algemeen directeur en Gedeputeerde Staten over te leveren diensten en doelmatige uitvoering vastgelegd in uitvoeringsplannen.

1. De programma- en/of projectleider wordt door ambtelijk opdrachtgever aangewezen als ambtelijk opdrachtnemer van een programma of project en geeft functioneel leiding aan de medewerkers binnen dat programma of project.

2. De programma- en/of projectleider maakt afspraken met de ambtelijk opdrachtgever over te leveren diensten en doelmatige uitvoering van taken vastgelegd in het programma- respectievelijk projectplan.

3. De programma- en/of projectleider is verantwoordelijk voor hetgeen is vastgelegd in het programma- respectievelijk projectplan.

4. De programma- en/of projectleider is verantwoordelijk voor de samenwerking en de horizontale afstemming tussen het eigen programma- of project en afdelingshoofden.

5. De programma- en/of projectleider is verantwoordelijk voor de producten en diensten van het programma of het project.

6. De programma- en projectleider is verantwoordelijk voor het plan van aanpak inclusief de financiële en personele consequenties.

1. Het afdelingshoofd maakt afspraken met de hiërarchisch leidinggevende over te leveren diensten en doelmatige uitvoering van taken vastgelegd in afdelingsplannen.

2. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de horizontale afstemming en de integrale samenwerking tussen de eigen afdeling en andere afdelingen.

3. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de horizontale afstemming tussen de eigen afdeling en programma's en projecten, voor zover zijn medewerkers daarin deelnemen.

4. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de producten en diensten van de afdeling.

5. Het afdelingshoofd draagt zorg voor de verdeling, voortgang en kwaliteit van de werkzaamheden en een adequate inzet van de medewerkers.

6. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het afdelingsplan en inclusief de hieraan verbonden financiële en personele consequenties.

1. Het unithoofd maakt afspraken met de hiërarchisch leidinggevende over te leveren producten en diensten en doelmatige uitvoering van taken, inclusief de hieraan verbonden financiële en personele consequenties.

2. Het unithoofd is verantwoordelijk voor de producten en diensten van de unit.

3. Het unithoofd draagt zorg voor de verdeling, voortgang en kwaliteit van de werkzaamheden en een adequate inzet van de medewerkers.

1. De secretaris/algemeen directeur, de directeur Programma's en projecten en de directeur Organisatie vormen tezamen het DB.

2. De concerncontroller is onafhankelijk adviseur van de secretaris/algemeen directeur en het DB en neemt in die hoedanigheid deel aan de vergaderingen van het DB. De concerncontroller geeft gevraagd en ongevraagd advies over onderwerpen die in het DB worden besproken.

3. De secretaris/algemeen directeur draagt als voorzitter van het DB zorg voor de afstemming en integratie van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken.

4. Op uitnodiging van een lid van het DB kunnen ook anderen aan de vergadering deelnemen.

1. Het DB vergadert wekelijks.

2. Het DB draagt initiatieven aan voor strategisch beleid over de volle breedte van het werkterrein van de provincie.

3. Het DB heeft tot taak het bevorderen dat de ambtelijke organisatie bij de uitoefening van zijn taken als eenheid functioneert.

4. Teneinde de coördinerende taakstelling als bedoeld in het vorige lid te verwezenlijken weegt het DB de belangen van de provincie integraal af.

5. Het DB is verantwoordelijk voor de juiste agendering van onderwerpen. Onderwerpen en stukken worden ingebracht via c.q. met instemming van een DB-lid. Op de agenda van het DB staan standaard de volgende onderwerpen:

• a.

  actualiteiten en voorbereiding vergaderingen van Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten;

• b.

  afstemming en beslispunten ten aanzien van (het initiëren van) projecten en programma's, strategische projecten en processen in relatie tot het concernplan, de dynamische beleidsplanning ten behoeve van Provinciale Staten en de termijnagenda ten behoeve van Gedeputeerde Staten;

• c.

  afstemming en beslispunten ten aanzien van organisatie brede bedrijfsvoering, waaronder met name organisatieontwikkeling;

• d.

  samenwerken, externe gerichtheid/extern presteren, resultaten voor de 'klant'.

6. Keuzes worden gemaakt tijdens het DB. Wanneer de DB-leden er onderling niet uitkomen, beslist de secretaris/algemeen directeur.

7. In afwijking van het vorige lid kan de secretaris/algemeen directeur beslissen over een aangelegenheid om het oordeel van gedeputeerde staten te vragen alvorens daarover in het directieberaad nader beraadslaagd en besloten wordt.

8. De terugkoppeling uit het DB richting de ambtelijke organisatie wordt vanuit het DB verzorgd.

9. Het DB kan een reglement van orde voor zijn vergaderingen vaststellen.

1. De concerncontroller is adviseur van de secretaris/algemeen directeur en het DB.

2. De concerncontroller is tevens hoofd van de afdeling Concernstaf.

3. De concerncontroller is onafhankelijk in zijn adviserende en toetsende taak. De concerncontroller geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de secretaris/algemeen directeur en het DB.

4. De concerncontroller is verantwoordelijk voor het in opdracht van Gedeputeerde Staten of de secretaris/algemeen directeur uitvoeren van onderzoeken (audits) naar doelmatigheid en doeltreffendheid van besluiten van Gedeputeerde Staten of het functioneren van het ambtelijk apparaat.

5. De concerncontroller is belast met het bewaken van en adviseren over de voorwaarden en kwaliteitseisen ten aanzien van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid onder meer op het gebied van:

• -

  Informatievoorziening/ICT;

• -

  Risicomanagement;

• -

  Juridische control;

• -

  Planning en control en Administratieve organisatie/ Interne controle;

• -

  Beleidscyclus;

• -

  Beheersing van (strategische) programma's en projecten;

• -

  Sturings-en beheersinstrumenten.

6. De concerncontroller kan, indien de concerncontroller dat opportuun acht, direct adviseren aan Gedeputeerde Staten. De concerncontroller doet dit slechts nadat de provinciesecretaris/algemeen directeur hierover is geïnformeerd.

1. De secretaris/algemeen directeur, de directeur Programma's en projecten, de directeur Organisatie en de afdelingshoofden vormen tezamen het MB.

2. De secretaris/algemeen directeur is voorzitter van de vergadering van het MB.

3. Het MB vergadert minimaal éénmaal per maand.

4. Op uitnodiging van het MB kunnen ook anderen aan de vergadering deelnemen.

5. De focus van het MB is gericht op ontmoeting en afstemming van afdeling overstijgende interne en relevante onderwerpen en/of ontwikkelingen.

6. De afdelingshoofden zijn inhoudelijk verantwoordelijk voor de terugkoppeling naar de medewerkers.

7. Het MB kan een reglement van orde voor zijn vergaderingen vaststellen.

1. Bij afwezigheid of ontstentenis van de secretaris/algemeen directeur geldt de directeur Programma's en projecten als 1ste waarnemend secretaris/algemeen directeur, geldt de directeur Organisatie als 2e waarnemend secretaris/algemeen directeur.

2. Bij afwezigheid of ontstentenis van de directeur Programma's en projecten geldt als 1e waarnemend directeur Programma’s en projecten de secretaris/algemeen directeur en als 2e waarnemend directeur Programma’s en projecten de directeur Organisatie.

3. Bij afwezigheid of ontstentenis van de directeur Organisatie geldt als 1e waarnemend directeur Organisatie de secretaris/algemeen directeur en als 2e waarnemend directeur Organisatie de directeur Programma's en projecten.

4. Een programma- of projectleider wordt bij afwezigheid of ontstentenis vervangen door een andere programma- of projectleider binnen de betreffende lopende programma's en projecten.

5. In de vervanging van een afdelingshoofd bij afwezigheid of ontstentenis is voorzien door horizontale vervanging door een ander afdelingshoofd.

6. In de vervanging van een unithoofd bij afwezigheid of ontstentenis is voorzien door vervanging door een afdelingshoofd.

1. Gedeputeerde staten kunnen bevoegdheden die hen op basis van wet- en regelgeving toekomen, mandateren aan de functionarissen genoemd in de artikelen 4 t/m 9.

2. Gedeputeerde staten kunnen tevens aan andere functionarissen als bedoeld in het vorige lid bevoegdheden mandateren.

1. De secretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van Gedeputeerde Staten, de Commissaris van de Koning en de door Gedeputeerde Staten ingestelde commissies als bedoeld in de Provinciewet.

2. De secretaris staat als eerste adviseur Gedeputeerde Staten en de Commissaris van de Koning bij de uitoefening van hun taak terzijde. De secretaris verschaft hen daartoe alle nodige informatie, advies en bijstand.

1. De secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de Commissaris van de Koning, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van Gedeputeerde Staten, hetgeen zich onder meer vertaalt in de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de agenda.

2. De kwaliteit van de agenda heeft betrekking op de omvang daarvan in relatie tot de beschikbare bespreektijd en de tijdigheid van toezending van stukken.

3. Bij het opmaken van de agenda betrekt de secretaris tevens de urgentie van de stukken die voortvloeien uit wettelijke termijnen of andere (procedure)termijnen.

4. De secretaris ondersteunt Gedeputeerde Staten en hun voorzitter bij het vaststellen van de agenda van de commissies uit Gedeputeerde Staten.

1. De secretaris draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan Gedeputeerde Staten. Zo nodig adviseert de secretaris over de door Gedeputeerde Staten te nemen beslissingen.

2. De secretaris is verantwoordelijk voor de kwaliteit en de professionaliteit van de adviezen van de ambtelijke medewerkers en drukt dit uit door diens paraaf op het advies. Hij draagt er zorg voor dat de ambtelijke medewerkers als professionals vanuit hun eigen deskundigheid Gedeputeerde Staten adviseren, waarbij zij de politiek-bestuurlijke context in acht nemen.

3. Uit het advies blijkt welke medewerkers een bijdrage aan het advies hebben gegeven alsmede welke medewerker het advies heeft opgesteld.

1. Deze regeling wordt voor onbepaalde tijd vastgesteld en kan tussentijds worden gewijzigd indien en voor zover dat wenselijk is gelet op het uitgangspunt van continue doorontwikkeling van de provinciale organisatie.

2. Deze regeling wordt jaarlijks bezien op actualiteit.