Besluit van provinciale staten van Zeeland houdende vaststelling Financiële Controleverordening 2018

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  accountant: een door de provinciale staten benoemde registeraccountant, belast met de controle van de in artikel 201 Provinciewet bedoelde jaarrekening.

• b.

  accountantscontrole: de controle van de in artikel 201 Provinciewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de provinciale staten benoemde accountant van:

  • •

    het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • •

    het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

  • •

    het in overeenstemming zijn van de door het college van Gedeputeerde Staten opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 190 Provinciewet en

  • •

    het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is;

  • •

    de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 217 Provinciewet, in acht worden genomen.

• c.

  rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 217, tweede lid van de Provinciewet, wordt opgedragen aan een door de provinciale staten te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een door provinciale staten te bepalen periode.

• 2.

  Gedeputeerde staten bereiden in overleg met provinciale staten de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  Provinciale staten stellen voor de aanbesteding van de accountants¬controle het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  • a.

    de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

  • b.

    de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • c.

    de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles

  • d.

    de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

• En voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar;

  • e.

    de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

  • f

    de provinciale producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

• 4.

  In afwijking van het gestelde in lid 3, letters e en f kunnen provinciale staten in het programma van eisen opnemen, dat de Staten jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststellen de posten van de jaarrekening, de provinciale producten en de provinciale organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

• 5.

  Bij aanbesteding van de accountantscontrole stellen provinciale staten voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3 Informatieverstrekking door gedeputeerde staten

• 1.

  Gedeputeerde staten zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne- en externe wet- en regelgeving en overleggen deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Gedeputeerde staten dragen er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigen gedeputeerde staten schriftelijk aan de accountant, dat alle hen bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Gedeputeerde staten overleggen de gecontroleerde jaarrekening onverwijld na ontvangt van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan provinciale staten.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening door provinciale staten beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door gedeputeerde staten aan provinciale staten en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant, de auditcommissie, Gedeputeerde staten, het directieteam en de afdelingsmanager Financiën en Control.

Artikel 5 Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Gedeputeerde staten dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de provincie.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Gedeputeerde staten dragen er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Gedeputeerde staten dragen er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de provincie zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

• 1.

  Gedeputeerde staten kunnen de door de provinciale staten benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Gedeputeerde staten informeren provinciale staten over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Gedeputeerde staten dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Gedeputeerde staten zijn voor de controle van de rechtmatigheid en getrouwheid van de besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door provinciale staten benoemde accountant, indien dit in het belang van de provincie is.

• 3.

  Gedeputeerde staten dragen de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn gedeputeerde staten bevoegd, indien dit in het belang van de provincie is, hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de provinciale staten benoemde accountant.

Artikel 7 Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan provinciale staten en zendt een afschrift hiervan aan gedeputeerde staten.

• 2.

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de portefeuillehouder financiën en de afdelingsmanager Financiën en Control.

• 3.

  De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de provinciale staten door de accountant aan gedeputeerde staten om commentaar voorgelegd.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling door provinciale staten van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie.

Artikel 8 Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het provinciaalblad waarin het wordt geplaatst.

• 2.

  De “Financiële controleverordening Zeeland 2004” vastgesteld bij besluit van provinciale staten van 11 november 2003, en gepubliceerd op 25 november 2003 PB 2003, 59 wordt ingetrokken.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als "Financiële controleverordening Zeeland 2018".