Organisatieverordening gemeente Zeewolde 2002

1. De secretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van de raad.

2. Hij draagt er desgevraagd of eigener beweging zorg voor dat de leden van de raad informatie wordt verstrekt omtrent onder het gemeentebestuur berustende documenten, waarvan het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester kennis heeft genomen en voor zover bedoelde leden, in hun hoedanigheid van raadslid daarover beschikking behoeven.

3. Het bepaalde in het Reglement van orde voor de gemeenteraad en de regeling ambtelijke bijstand zijn op het vorige lid van overeenkomstige toepassing.

4. De secretaris draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd technische bijstand krijgen bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties, het stellen van vragen en in het Reglement van orde voor de gemeenteraad voorziene initiatieven van leden van de raad.

5. Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen met betrekking tot het bepaalde in het tweede en vierde lid. Deze nadere regels mogen niet in strijd zijn met deze verordening, niet met het Reglement van orde voor de gemeenteraad noch met de regeling ambtelijke bijstand.

6. De secretaris staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.

1. De secretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van burgemeester en wethouders.

2. De secretaris draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat burgemeester en wethouders over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

3. Hij draagt zorg voor een tijdige advisering aan burgemeester en wethouders. Zo nodig adviseert de secretaris, met inachtneming van het bepaalde in artikel 20, burgemeester en wethouders ten behoeve van de door dat college te nemen besluiten.

4. Hij is verantwoordelijk voor een adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert de uitvoering van de besluiten van burgemeester en wethouders.

5. De secretaris draagt er zorg voor dat door burgemeester en wethouders genomen besluiten worden vastgelegd.

6. De secretaris oefent zijn taak op grond van dit artikel waar nodig uit in nauwe samenwerking met de directie.

7. Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kunnen burgemeester en wethouders de secretaris nadere regels stellen.

1. De secretaris staat de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator ter zijde.

2. Hij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

3. Voorts is hij de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen alsmede bij de bewaking van het functioneren van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.

4. Het bepaalde in artikel 6 is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester, voor zover het de op hem rustende taken betreft.

1. Tenzij de regeling waarop hun bevoegdheid steunt zich daartegen verzet, kunnen burgemeester en wethouders voor nader door hen aan te geven categorieën van zaken de uitoefening van een of meer bevoegdheden en de ondertekening van stukken mandateren aan door hen aan te wijzen ambtnaren.

2. Mandatering vindt niet plaats zonder instemming van de betrokken ambtenaar en voor zover van toepassing van diens afdelingshoofd. De gemandateerde bevoegdheid wordt uit naam en onder verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders uitgeoefend. Zij geven te dien aanzien zo nodig nadere aanwijzingen.

3. Burgemeester en wethouders verwerken hun besluiten tot het verlenen van mandaat in een verzamelbesluit, dat voor een ieder ter inzage wordt gelegd. Zij doen daarvan mededeling aan de raad.

1. Tot het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 3, lid 1, wordt gerekend het realiseren van de met burgemeester en wethouders overeen te komen omvang en kwaliteit van dienstverlening en de verantwoordelijkheid voor de daartoe ter beschikking te stellen middelen.

2. Ter uitvoering van het bepaalde in het vorige lid en met inachtneming van het bepaalde in hoofdstuk XIII van de Gemeentewet komt de directie met elk afdelingshoofd voor een begrotingsjaar overeen:

• a.

  het werkplan van de afdeling en in relatie daarmee:

• b.

  het budget van elke afdeling, ten minste verdeeld naar het toegestane personeelsbudget en het toegestane activiteitenbudget;

3. Indien tussen burgemeester en wethouders en de directie of de directie en een afdelingshoofd geen overeenstemming wordt bereikt als bedoeld in het eerste en tweede lid, stellen burgemeester en wethouders deze aangelegenheden eenzijdig vast.

1. Ten aanzien van alle aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken neemt de directie alle besluiten, die zij in het belang van de uitvoering daarvan nodig oordeelt. Ten behoeve van het nemen van besluiten komt de directie ten minste eenmaal per twee weken in vergadering bijeen.

2. In de directie hebben naast de secretaris maximaal twee directieleden zitting.

3. De secretaris is voorzitter van de directie.

4. De directieleden zullen elkaar in geval van afwezigheid wegens verlof of ziekte vervangen. In geval van afwezigheid van de voorzitter treedt de eerste dan wel tweede loco-secretaris als voorzitter op.

5. De directieleden streven in hun besluitvorming zoveel mogelijk unanimiteit na. Indien consensus in de directie ontbreekt, wordt de besluitvorming tot de eerstvolgende directievergadering aangehouden. In bedoelde vergadering wordt bij meerderheid van stemmen besloten. Bij het staken van de stemmen heeft de voorzitter een doorslaggevende stem.

6. Aan directievergaderingen wordt een notulist(e) toegevoegd. In de besluitenlijsten van directievergaderingen worden de namen van de aan de vergadering deelnemende personen vermeld, alsmede de hoofdzaak van het beslotene in de vergadering.

1. De voorzitter van de directie stelt de vergaderdata en de agenda voor de directievergaderingen vast. De directieleden kunnen zaken voor agendering indienen bij de voorzitter. De voorzitter zorgt ervoor dat de agenda en bijbehorende stukken worden gereedgemaakt en, zo mogelijk, ten minste twee dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de directieleden.

2. De directie draagt, binnen de daartoe door burgemeester en wethouders gegeven richtlijnen en het door dezen gevoerde beleid, met inachtneming van de wettelijke bepalingen inzake de positie van de secretaris en diens taak, zorg voor:

• a.

  afdelingsoverschrijdende beleidscoördinatie en integrale advisering op hoofdlijnen en

• b.

  afdelingsoverschrijdende vormgeving van het middelenbeleid.

3. Het in het tweede lid, sub a, vermelde taakgebied bevat onder andere als deeltaken:

• -

  aangeven van langere-termijnontwikkelingen;

• -

  advisering over bestuursopdrachten;

• -

  coördinatie en bewaking van de beleidscyclus;

• -

  vertaling van bestuursbesluiten in concrete werkplannen voor de ambtelijke organisatie.

4. Het in het tweede lid, sub b, vermelde taakgebied bevat onder andere als deeltaken:

• -

  advisering aan burgemeester en wethouders over de uitgangspunten van het te voeren middelenbeleid, zoals het personeelsbeleid, financieel beleid en het informatiserings- en automatiseringsbeleid;

• -

  coördinatie van en toezicht op het beheer en de inzet van deze middelen, alsmede de verantwoording over het gevoerde middelenbeheer;

• -

  bevordering van een cultuur die bevorderlijk is voor de verwezenlijking van de doelstellingen van de organisatie;

• -

  sturing en beheersing van al dan niet tijdelijke, horizontale, interdisciplinaire samenwerkingsverbanden;

• -

  planning en voortgangsbewaking van belangrijke beleidsprocessen;

• -

  verantwoordelijkheid voor de structuur van de gemeentelijke ambtelijke organisatie;

• -

  zorg voor de huisvesting van de ambtelijke organisatie en de inrichting van de gebouwen.

5. Omtrent de in het derde en vierde lid genoemde taken brengt de directie gevraagd en ongevraagd advies uit aan burgemeester en wethouders.

6. De directie heeft de bevoegdheid die maatregelen en voorzieningen te treffen die nodig zijn om de taken te kunnen vervullen, waaronder het instellen van werkgroepen.

7. Burgemeester en wethouders kunnen nadere richtlijnen vaststellen ten aanzien van de werkwijze, de taakgebieden en de bevoegdheden van de directie.

1. Uitgangspunt bij beleidsontwikkeling en -uitvoering is integrale advisering aan de bestuursorganen.

2. Indien een zaak het taakgebied van meerdere afdelingen raakt, vraagt de primair met de voorbereiding of uitvoering belaste afdeling aanvullend advies aan die andere afdeling(en).

3. Het aanvullend advies wordt rechtstreeks uitgebracht aan de afdeling die met de voorbereiding of uitvoering belast is.

4. Een afdeling kan ook eigener beweging aanvullend advies uitbrengen. De voorzitter van de directie wordt hiervan op de hoogte gesteld, indien hierdoor eerder afgesproken planningen en procedures zouden worden beïnvloed.

5. Bij (blijvend) verschil van inzicht voegt de afdeling die primair met de voorbereiding of uitvoering van het advies belast is, de aanvullende adviezen onverkort aan het advies toe.

1. 1.Ten aanzien van zaken waarin dit gewenst wordt, geven burgemeester en wethouders een kader aan voor de inbreng van het ambtelijk apparaat bij het ontwikkelen van beleid.

Dit kader wordt aangeduid met de benaming 'bestuursopdracht'. Burgemeester en wethouders stellen nadere regels vast waaraan de inhoud van bestuursopdrachten moet voldoen.

2. Ter voorbereiding van strategische beleidsbeslissingen wordt enkele malen per jaar een overleg tussen het college van burgemeester en wethouders en de directie gehouden.

Dit overleg wordt betiteld als "strategisch overleg".

1. Elke zaak wordt primair voorbereid en uitgevoerd door de afdeling tot wiens taakgebied de desbetreffende zaak behoort, tenzij in een bestuursopdracht anders wordt bepaald.

2. Indien een zaak zich over het taakgebied van meer dan een afdeling uitstrekt, en ten aanzien van die zaak geen toepassing is gegeven aan artikel 1, lid 2, wijst de directie een afdeling aan die primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding of de uitvoering alsmede voor de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang.

1. Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken voert de directie regelmatig overleg met de afdelingshoofden. Dit overleg, dat ten minste één maal per vier weken wordt gehouden, wordt aangeduid met de benaming 'managementoverleg'.

2. De voorzitter van de directie is ook voorzitter van het managementoverleg. In geval van afwezigheid van de voorzitter treedt zijn plaatsvervanger als voorzitter op.

3. Aan het managementoverleg wordt een notulist(e) toegevoegd. In de verslagen van het managementoverleg worden de namen van de aan het overleg deelnemende personen vermeld, alsmede de hoofdzaak van het besprokene in het overleg.

1. Het afdelingshoofd is bevoegd de medewerkers van zijn afdeling te benoemen en op eigen verzoek te ontslaan.

2. Burgemeester en wethouders stellen nadere regels vast voor de inspraak van medewerkers bij benoemingen en de te volgen procedure.

1. Met inachtneming van door de directie gestelde regels treft het afdelingshoofd de maatregelen en voorzieningen, die hij omwille van een doelmatige uitvoering van de aan zijn afdeling opgedragen taken nodig acht. Indien daartoe maatregelen door de directie zijn te nemen, rapporteert hij daaromtrent aan de directie.

2. In de door de raad vastgestelde verordening inzake de medezeggenschap is geregeld hoe het personeel hierbij is betrokken.