Regeling document- en archiefbeheer Provincie Zuid-Holland (Regeling document- en archiefbeheer Provincie Zuid-Holland)

Geldend van 01-01-2008 t/m heden

Intitulé

Regeling document- en archiefbeheer Provincie Zuid-Holland (Regeling document- en archiefbeheer Provincie Zuid-Holland)

Besluit van Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland van 30 oktober 2007 tot vaststelling van de regeling document- en archiefbeheer Provincie Zuid-Holland (Prov. blad 2007, nr. 98).

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Artikel 1

1. In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a. archief: geheel van documenten, zoals bedoeld onder 1g van deze regeling ongeacht hun vorm, ontvangen of opgemaakt door de Provincie Zuid-Holland;

  • b. archiefvormende eenheid: een beheerseenheid zoals bedoeld in artikel Ib van de archiefverordening, en uitgewerkt in artikel 4 van de organisatieregeling. Zij zijn verantwoordelijk voor het vormen van archieven voor de door hen uitgevoerde processen en de daaruit volgende werkzaamheden;

  • c. archiefvorming (archivering): geheel van handelingen en procedures waarbij documenten tot stand komen en opgenomen worden in het archief;

  • d. archiefverordening: de in de artikelen 27, 33, 38 en 40 van de Archiefwet en artikel 45 van de Politiewet 1993 bedoelde Archiefverordening, vastgesteld bij besluit van Provinciale Staten d.d. 19 december 1997, laatstelijk gewijzigd de datum 14 december 2005 (Prov. blad 2006. nr.8);

  • e. beheerder: degene die onder verantwoordelijkheid van de zorgdrager de ambtelijke verantwoordelijkheid draagt voor de juiste uitvoering van de werkzaamheden die tot doel hebben de documenten en het archief in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden;

  • f. conversie: het om- of overzetten van gegevens in een ander opslagformaat;

  • g. document: de in de Archiefwet 1995 in artikel 1, onder c bedoelde archiefbescheiden;

  • h. document- en archiefbeheer: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen die nodig zijn om documenten en archief In goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

  • i. documentair structuurplan: een plan waarin is vastgelegd op welke wijze de toegankelijkheid van documenten is georganiseerd en de wijze waarop documenten in onderlinge samenhang gerangschikt zijn;

  • j. dossier: een logisch geheel van documenten, processtukken, die betrekking hebben op een zaak, persoon of object;

  • k. handboek documentaire informatievoorziening: geheel van procedures en afspraken die nader Invulling geven aan de uitvoering van het document- en archiefbeheer;

  • l. metadata: gegevens die context, inhoud en structuur van documenten en hun beheer door de tijd heen beschrijven;

  • m. migratie: het overzetten van gegevens naar een ander platform;

  • n. platform: verzamelnaam voor een besturingssysteem en bijbehorende apparatuur. Bijvoorbeeld: een UNIX-platform en Windows NT-platform;

  • o. provinciale organen: de in art. 5 van de Provinciewet bedoelde organen van de Provincie Zuid-Holland: Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten, de Commissaris van de Koningin en commissies ex artikel 80 Provinciewet;

  • p. regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen: de door de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen vastgestelde regeling ten behoeve van de uitwerking van artikel 13 lid 4 van het Archiefbesluit 1995;

  • q. regeling duurzaamheid archiefbescheiden: de door de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen vastgestelde regeling t.b.v. de uitwerking van artikel 11, tweede lid van het Archiefbesluit 1995;

  • r. regeling geordende en toegankelijk staat archiefbescheiden: de door de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen vastgestelde regeling t.b.v. de uitwerking van artikel 12 van het Archiefbesluit 1995;

  • s. selectielijst: de door de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen vastgestelde selectielijst voor archiefbescheiden van provinciale organen;

  • t. vervanging (substitutie): een beheershandeling waarbij documenten worden vervangen door reproducties, waarna de vervangen documenten vernietigd worden. De reproductie wordt als het nieuwe origineel beschouwd. Het gaat meestal om de vervanging van papier door een digitale gegevensdrager;

  • u. vervreemding: het in eigendom overdragen van documenten aan een andere zorgdrager;

  • v. wet: de Archiefwet 1995.

2. Alle documenten, opgemaakt of ontvangen door de provincie worden in digitale vorm opgeslagen en bewaard. De documenten die door hun vorm niet in digitale vorm opgenomen kunnen worden, worden in fysieke vorm bewaard.

3. De ministeriële regeling als uitwerking van artikel 12 Archiefbesluit 1995, is ook van toepassing op documenten en archieven die volgens de selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen. Tenzij dit in deze beheersregeling anders is bepaald.

Hoofdstuk II Verantwoordelijkheid

Artikel 2 provinciesecretaris

1. De provinciesecretaris is verantwoordelijk voor het beheer van documenten en archieven van:

  • a. de Commissaris van de Koningin voor zover dit documenten betreft waarvoor hij volgens artikel 23, tweede lid van de wet zorg draagt, en met In achtneming van de Ambtsinstructie Commissaris van de Koningin

  • b. de provinciale organen

  • c. archiefvormende eenheden

2. De provinciesecretaris beheert de documenten en de archieven in overeenstemming met de bij of krachtens de wet gestelde eisen, en de bepalingen opgenomen in dit besluit.3. De provinciesecretaris blijft onverminderd eindverantwoordelijk voor het beheer van documenten en archieven ook indien hij dit heeft elders heeft neergelegd of (gedeeltelijk) uitbesteed heeft.

Artikel 3

1.De provinciesecretaris zorgt voor de aanstelling van voldoende en deskundig personeel.

2. De provinciesecretaris zorgt ervoor dat de financiële middelen die door Gedeputeerde Staten zijn geraamd voor de uitvoering van het document- en archiefbeheer, worden aangewend.

Artikel 4 directeur concernzaken

1. De directeur Concernzaken is kaderstellend, beleidsvormend, adviserend en toetsend voor het document- en archiefbeheer van de provinciale organen en de archiefvormende eenheden.

2. De directeur Concernzaken voert het beheer voor de archiefvorming van de provinciale organen en van de archiefvormende eenheden.

Artikel 5 hoofden van archiefvormende eenheden

De hoofden van de onder art. l onderdeel b. bedoelde eenheden zijn verantwoordelijk voor de archivering van documenten die voortvloeien uit de processen, taken en werkzaamheden van de eigen beheerseenheld.

Artikel 6 behandelend ambtenaar

De behandelend ambtenaar is verantwoordelijk voor een actueel, juist en volledig dossier.

Hoofdstuk III Documentbehandeling

§ 1. Materiële verzorging

Artikel 7

De provinciesecretaris zorgt ervoor dat de vervaardiging, verzending en verpakking van documenten op zodanige wijze en met gebruikmaking van zodanige materialen geschiedt, dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen, waaronder in elk geval de eisen van de Regeling Duurzaamheid Archiefbescheiden.

Artikel 8

De provinciesecretaris zorgt ervoor dat de archiefruimten en de informatiesystemen waar de documenten in worden opgeslagen, voldoen aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

§ 2. Ontvangst en verzending

Artikel 9

De provinciesecretaris zorgt voor het opstellen van procedures voor de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten. Deze procedures zijn, met inachtneming van de bij of krachtens de wet gestelde eisen, opgenomen in het Handboek Documentaire Informatievoorziening.

Artikel 10

Van documenten waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt ongeacht de wijze van verzending, een ander exemplaar als minuut bewaard.

§ 3. Voortgangsbewaking en afdoening

Artikel 11

1. De provinciesecretaris zorgt voor het opstellen van procedures waarmee de voortgang van documenten en hun afdoeningtermijnen worden bewaakt.

2. De hoofden van de archiefvormende eenheden als bedoeld in artikel 1 onderdeel b zijn verantwoordelijk voor de bewaking van de voortgang van zaken en hun afdoeningtermijn.

3.De behandelend ambtenaar is verantwoordelijk voor de tijdige afdoening van documenten binnen de termijnen die daarvoor staan.

Hoofdstuk IV Document- en archiefbeheer

§ 1 . Registratie

Artikel 12

1. De provinciesecretaris ziet erop toe dat van ieder document met beleidswaarde, procesondersteunende of historische waarde wordt vastgelegd:

  • a. wanneer het document is ontvangen of opgemaakt;

  • b. wie de afzender of vervaardiger is;

  • c. op welke taak en proces het document betrekking heeft;

  • d. wat de status en het ontwikkelingstadium van het document is en

  • e. wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.

2.Bij de registratie van documenten worden de metadata zodanig vastgelegd dat documenten daarmee op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

§ 2. Ordening en ontsluiting

Artikel 13

1. De provinciesecretaris ziet erop toe dat de documenten op een logische en samenhangende wijze worden geordend, zodanig dat:

  • a. de documenten binnen een redelijke termijn gevonden kunnen worden;

  • b. de documenten binnen redelijke termijn leesbaar of waarneembaar zijn;

  • c. de selectie, bedoeld in artikel 22, op eenvoudige wijze kan plaats vinden.

2. De ordening en toegankelijkheid van de documenten gebeurt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek van metadata en classificatieschema's, in overeenstemming met het in artikel 3 van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden, bedoelde documentaire structuurplan.

Artikel 14

1. De provinciesecretaris zorgt ervoor dat, in overeenstemming met artikel 3 van de Regeling geordende en toegankelijke staat, er een overzicht wordt aangelegd, waarin documenten en de gegevens In de documenten worden beschreven, en in verband worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken. De provinciesecretaris ziet erop toe dat dit overzicht periodiek wordt bijgehouden.

2. Artikel 9, eerste lid sub a, b en c, en onderdeel 5 tot en met 8 van sub d van de Regeling geordende en toegankelijke staat, zijn niet van toepassing op documenten die op termijn vernietigbaar zijn. Onderdeel 4 van sub d is alleen van toepassing als de in de Regeling bedoelde documenten blijvend bewaard moeten worden.

3. Indien vóór het verstrijken van de bewaartermijn van vernietigbare documenten, de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur worden vervangen, dan worden alle in artikel 9 van de regeling opgesomde gegevens, geregistreerd.

Artikel 15

Uit het overzicht blijkt steeds hoe documenten en de gegevens zijn opgeslagen, waar ze zich bevinden en wanneer ze zijn vernietigd, overgebracht vervreemd of ter beschikking gesteld.

§ 3. Selectie en vernietiging

Artikel 16

1.De provinciesecretaris zorgt ervoor dat documenten die voor bewaring en vernietiging in aanmerking komen, in een zo vroeg mogelijk stadium worden geselecteerd, volgens de wettelijke eisen.

2. Documenten die voor vernietiging in aanmerking komen, krijgen een kenmerk dat de bewaartermijn aangeeft. Deze bewaartermijn wordt opgenomen in het documentaire structuurplan, zoals bedoeld in artikel 13 lid 2 van dit besluit.

3. De archiefvormende eenheden stellen alvorens er tot vernietiging wordt overgegaan, een lijst vast van voor op dat moment vernietigbare documenten, met inachtneming van de geldende selectielijst. Deze lijst wordt opgesteld door de directeur Concernzaken.

4. Vernietiging van documenten gebeurt volgens de procedure zoals beschreven in het Handboek Documentaire Informatievoorziening.

§ 4. Migratie en conversie

Artikel 17

1. Indien er een redelijke kans bestaat dat, als gevolg van wijziging of veroudering van besturingsprogrammatuur, toepassingsprogrammatuur of apparatuur, de authenticiteit en de geordende en toegankelijke staat van digitale documenten niet langer gegarandeerd kan worden, wordt overgegaan tot conversie of migratie van die documenten, met in achtneming van de bij of krachtens de wet gestelde eisen, en zoals opgenomen in het Handboek Documentaire Informatievoorziening.

2. De provinciesecretaris ziet toe op de tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de conversie en migratie van documenten.

3. Indien bij conversie of migratie de authenticiteit, de toegankelijkheid of de ordening van de digitale documenten niet gewaarborgd kan worden, wordt conversie of migratie aangemerkt als vervanging zoals bedoeld in de wet.

4. Indien vervanging zoals bedoeld in de wet heeft plaatsgevonden, dan zijn de voorgaande leden niet van toepassing.

§ 5. Vervanging

Artikel 18

1. De provinciesecretaris kan besluiten om over te gaan tot vervanging van documenten, waarbij de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen documenten voorkomende gegevens.

2. Vervanging van documenten gebeurt volgens de procedure zoals beschreven in het Handboek Documentaire Informatievoorziening.

§ 6. Beveiliging

Artikel 19

De provinciesecretaris zorgt voor de nodige informatiebeveiIiging, inclusief de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vemietiging van documenten die daarvoor niet in aanmerking komen.

Artikel 20

Beveiliging van informatie vindt plaats in overeenstemming met de geldende regelgeving en de overige per proces vastgestelde regelgeving voor informatiebeveiliging.

§ 7. Beschikbaarstellen van informatie

Artikel 21

1. Documenten zijn raadpleegbaar volgens het uitgangspunt "openbaar tenzij'. Dit uitgangspunt is verder uitgewerkt in het Handboek Documentaire Informatievoorziening.

2. Uitlening van documenten is toegestaan met inachtneming van de afspraken die betrekking hebben op de vertrouwelijkheid van documenten. Deze afspraken zijn opgenomen in het Handboek Documentaire Informatievoorziening.

3. De provinciesecretaris zorgt voor een administratie voor raadpleging en uitlening van documenten.

4. Documenten die betrekking hebben op persoonlijke aangelegenheden worden alleen ter inzage gegeven aan betrokkenen danwel bevoegde functionarissen, als dat in het kader van hun werkzaamheden is vereist, tenzij andere wettelijke regels zich daartegen verzetten.

5. Beschikbaarstelling van documenten buiten de organisatie vindt plaats volgens de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) en andere wet- en regelgeving.

§ 8. Geheimhouding

Artikel 22

1. De provinciesecretaris zorgt voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.

2.Voorschriften met betrekking tot omgaan met geheimhouding worden nader uitgewerkt in het Handboek Documentaire Informatievoorziening.

3. Raadpleging en uitlening van documenten waarvoor enige bijzondere vorm van geheimhouding geldt, is behoudens toestemming van Gedeputeerde Staten dan wel van de Commissaris van de Koningin, als dit documenten betreft waarvoor hij ingevolge artikel 23 tweede lid van de wet zorg draagt, alleen toegestaan aan die functionarissen die ambtelijk betast zijn met de behandeling van betreffende aangelegenheden.

4. De provinciesecretaris zorgt ervoor, dat de functionarissen bedoeld in lid 3, periodiek meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn gebonden.

§ 9. Vervreemding en overbrenging

Artikel 23 vervreemding

1. Het is verboden om documenten uit informatiesystemen te verwijderen, tenzij als gevolg van bij of krachtens de wet gestelde regels.

2. Verwijdering van documenten uit de informatiesystemen gebeurt volgens de procedure zoals beschreven in het Handboek Documentaire Informatievoorziening.

Artikel 24 overbrenging

1. De provinciesecretaris zorgt voor de overbrenging van archieven naar de rijksarchiefbewaarplaats.

2.Bij de overbrenging van archieven zoals bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in gevat het in een informatiesysteem opgenomen documenten betreft, het informatiesysteem voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.

3. Procedures voor overbrenging zijn opgenomen in het Handboek Documentaire Informatievoorziening.

Hoofdstuk V Audit en Inspectie

Artikel 25

1. De provinciesecretaris kan een onderzoek laten doen naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van het document- en archiefbeheer van de Provincie Zuid-Holland.

2. De provinciale archiefinspecteur inspecteert eenmaal per 2 jaar de documenten en archieven, de ruimten waarin zij worden bewaard en de informatiesystemen waarin zij worden opgeslagen en beheerd.

Hoofdstuk VI Slotbepalingen

Artikel 26

Deze regeling wordt gepubliceerd in het Provinciaal blad en treedt in werking op 1 januari 2008.

Artikel 27

Deze regeling wordt aangehaald als Regeling document- en archiefbeheer Provincie Zuid-Holland. 

Ondertekening

Den Haag, 30 oktober 2007
Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland,
J. FRANSSEN, voorzitter
M.H.J. VAN WIERINGEN-WAGENAAR, secretaris