Verordening ambtelijke bijstand aan leden van Provinciale Staten van Zuid-Holland (Verordening ambtelijke bijstand aan leden van Provinciale Staten van Zuid-Holland)

Artikel 1

Deze verordening verstaat onder: - provinciesecretaris: secretaris als bedoeld in artikel 97 van de Provinciewet; - statengriffier: griffier als bedoeld in artikel 97 van de Provinciewet.

Artikel 2

Leden van Provinciale Staten kunnen bijstand van de ambtelijke organisatie van GS krijgen in de vorm van het verstrekken van vakinhoudelijke informatie en het geven van aviezen hierover.

Artikel 3

1. Een lid van Provinciale Staten kan zich rechtstreeks wenden tot een medewerker met een verzoek om:

• a. feitelijke informatie dat qua tijdbeslag en inzet van geringe omvang is;

• b. inzage in of afschrift van documenten die een lid van Provinciale Staten uit hoofde van zijn functie nodig heeft.

2. Een verzoek om bijstand, anders dan bedoeld in het eerste lid, wordt gedaan bij de statengriffier. De gevraagde bijstand wordt waar mogelijk door de statengriffier of een medewerker van de griffie verleend. Hiertoe behoort ook het verlenen van hulp bij de redactionele vormgeving van (initiatief-)voorstellen, ontwerpbesluiten, amendementen en moties. 3. Indien de gevraagde bijstand niet door de statengriffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend, wendt de statengriffier zich tot de provinciesecretaris met het verzoek één of meer medewerkers van de ambtelijke organisatie van GS aan te wijzen voor het verlenen van de gevraagde bijstand.4. Voorafgaand aan het leveren van de ambtelijke bijstand vindt een gesprek plaats tussen het Statenlid dat om ambtelijke bijstand heeft gevraagd, de statengriffier en de medewerker die de ambtelijke bijstand gaat verlenen. Doel van het gesprek is wederzijdse verwachtingen uit te spreken t.a.v. de ambtelijke bijstand en indien nodig het formuleren van nadere afspraken. 5.Als regel wordt de gevraagde bijstand bij voorrang door een medewerker van de ambtelijke organisatie van GS verleend. Indien de gevraagde bijstand niet tijdig kan worden verleend, meldt de provinciesecretaris dit aan de statengriffier onder opgave van redenen. De statengriffier treedt hierover in verleg met het betrokken Statenlid.

Artikel 4

1. Een verzoek om bijstand kan door de statengriffier worden afgewezen, indien het geen betrekking heeft op de werkzaamheden van Provinciale Staten.2. Indien een verzoek om bijstand wordt afgewezen, deelt de statengriffier dit onder opgave van redenen mee aan het betrokken lid van Provinciale Staten.3. Een lid van Provinciale Staten wiens verzoek om bijstand is afgewezen, kan de afwijzing van zijn verzoek voorleggen aan het Presidium. Het Presidium beoordeelt of de afwijzing terecht is.

Artikel 5

1. Indien een lid van Provinciale Staten niet tevreden is over de verleende bijstand, meldt hij dit aan de statengriffier.2. Wanneer de bijstand door de statengriffier of een medewerker van de griffie is verleend, gaat de statengriffier na of verbetering van de gevraagde bijstand mogelijk is.3. Wanneer de bijstand door een medewerker van de ambtelijke organisatie van GS is verleend, treedt de statengriffier daarover in overleg met de provinciesecretaris. De provinciesecretaris gaat bij de betrokken medewerker of zijn leidinggevende na of verbetering van de gevraagde bijstand mogelijk is.4. Indien overleg met de provinciesecretaris niet leidt tot een bevredigende oplossing, wordt de zaak ter besluitvorming aan Gedeputeerde Staten voorgelegd.

Artikel 6

1. Een lid van Provinciale Staten kan aangeven dat op de inhoud van een uitgebracht advies, geheimhouding wordt opgelegd. 2. Behoudens geheimhouding overeenkomstig het eerste lid, wordt van het uitgebrachte advies een afschrift gezonden aan Gedeputeerde Staten.

Artikel 7

Deze verordening wordt aangehaald als 'Verordening ambtelijke bijstand aan leden van Provinciale Staten van Zuid-Holland'.

Artikel 8

De onderhavig verordening ambtelijke bijstand treedt in werking op de dag, volgend op die waarop het is vastgesteld.