Regeling Budgetbeheer gemeente Zundert 2020

a. Verplichtingen in juridische zin kunnen alleen door de daartoe aangewezen functionaris en/of eventueel ondergemandateerde functionaris worden aangegaan;

b. Bij het aangaan van verplichtingen in juridische zin dienen de regels in acht te worden genomen zoals verwoord in de laatst vastgestelde mandaatregeling en in het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid;

c. Verplichtingen in juridische zin mogen slechts worden aangegaan nadat de functionaris en/of ondergemandateerde functionaris heeft geconstateerd dat de verplichting direct verband houdt met de doelstelling van het programma en/of project.

a. De budgethouder is gerechtigd ten laste van de toegewezen budgetten en investeringen uitgaven te doen, mits in overeenstemming met het doel en met inachtneming van de voorwaarden waartoe het budget beschikbaar is gesteld;

b. De budgethouder is voor het college van burgemeester en wethouders het aanspreekpunt en verantwoording verschuldigd voor alle aan hem/haar toevertrouwde budgetten en investeringen;

c. De griffier als budgethouder is voor de gemeenteraad het aanspreekpunt en verantwoording verschuldigd voor alle aan hem/haar toevertrouwde budgetten en investeringen;

d. Onverminderd zijn/haar eigen verantwoordelijkheid kan de budgethouder taken en bevoegdheden met betrekking tot de aan zijn/haar budget verbonden werkzaamheden overdragen aan een door hem/haar aan te wijzen budgetbeheerder;

e. De budgethouder is verantwoordelijk voor de lasten die voortvloeien uit de door hem/haar of gemandateerde budgetbeheerder aangegane verplichting;

f. De budgethouder is verantwoordelijk voor de verstrekking van informatie over de werkelijke dan wel te verwachten uitkomsten van het budget;

g. Onder verantwoordelijkheid van de budgethouder wordt de op het taakveld of project betrekking hebbende verplichting in financiële zin (> € 5.000 ex btw) in de financiële administratie vastgelegd zodat de actuele stand van de aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale toegekende budget direct blijkt;

h. De budgethouder draagt zorg voor een bedrijfseconomische inzet van de ter beschikking gestelde middelen en legt verantwoording af omtrent het doelmatig gevoerde beheer;

i. De budgethouder, niet zijnde de griffier, informeert het bestuur en de directie tijdig omtrent de door hem/haar gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen van het toegekende budget;

j. De griffier als budgethouder informeert de gemeenteraad tijdig omtrent de door hem/haar gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen van het toegekende budget;

k. Onder verantwoordelijkheid van de budgethouder wordt het cluster financiën tijdig alle gegevens en stukken verstrekt die ten behoeve van een juiste registratie in de financiële administratie en de (jaar-)verslaglegging noodzakelijk zijn.

a. De budgetbeheerders zijn gerechtigd ten laste van de hun toegewezen budgetten en investeringen uitgaven < € 10.000 ex btw (verplichtingen in financiële zin en facturen) te doen, mits in overeenstemming met het doel en met in achtneming van de voorwaarden waartoe het budget beschikbaar is gesteld;

b. De budgetbeheerders zijn verantwoording verschuldigd aan de budgethouder;

c. De budgetbeheerders kunnen bij de uitoefening van zijn/ haar taken ter ondersteuning één of meerdere PAV-er(s) aanwijzen.

a. Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer budgethouders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor één budget;

b. Bij afwezigheid van de budgethouder worden de verantwoordelijkheden en bevoegdheden overgedragen aan de gemeentesecretaris/ algemeen directeur;

c. Bij afwezigheid van de griffier als budgethouder worden de verantwoordelijkheden en bevoegdheden overgedragen aan de loco-griffier;

d. Bij afwezigheid van de budgetbeheerder gaan de taken en bevoegdheden over conform de vervangingsregeling.

a. Het team financiën is verantwoordelijk voor de registratie van de budgetten in de financiële administratie, alsmede voor het daarmee samenhangende proces van informatievoorziening;

b. De budgetregistratie dient zoveel mogelijk te zijn afgestemd op de informatiebehoefte van de budgethouder rekening houdend met de wettelijke bepalingen rondom de inrichting en vastlegging van de financiële administratie;

c. Het team financiën is verantwoordelijk voor de betalingen en ontvangsten ten laste c.q. ten gunste van de budgetten, dit met inachtneming van de goedkeuring door de budgethouder of budgetbeheerder;

d. Het team financiën verstrekt al dan niet op verzoek van de budgethouder alle informatie die noodzakelijk is voor het uitvoeren van zijn/haar taak.

a. Toewijzing van de budgethouder vindt plaats door de gemeentesecretaris/algemeen directeur;

b. Toewijzing van de griffier als budgethouder vindt plaats door de gemeenteraad;

c. Toewijzing van de budgetbeheerders vindt plaats door de budgethouder;

d. Bij de toepassing c.q. uitvoering van deze regeling dient rekening te worden gehouden met alle overige regelingen betrekking hebbend op de organisatie van de financiële administratie en het beheer van de geldmiddelen.

a. De Regeling budgetbeheer, vastgesteld bij besluit van 8 november 2016 , wordt ingetrokken;

b. Deze regeling treedt in werking met terugwerkende kracht per 10 februari 2020 en kan worden aangehaald als "Regeling Budgetbeheer gemeente Zundert 2020”.