CVDR15531_1Archiefverordening gemeente Goirle 2007nlregelingGoirle2016-09-27GoirleGoirles Belang, 06-06-2007Archiefverordening gemeente Goirle 2007GemeentewetArchiefwet 1995gemeenteraadbestuur en recht2007-05-15De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2007-06-072015-06-18nieuwe regelingOnbekendzorg voor archiefVerordening vervangt Archiefverordening gemeente Goirle 1997.
Archiefverordening gemeente Goirle 2007
IALGEMEEN1BegripsbepalingenIn deze verordening wordt verstaan onder:
de wet: de Archiefwet 1995
het college: het college van burgemeester en wethouders van Goirle
archiefbewaarplaats: de als zodanig aangewezen ruimte waar de overgebrachte archieven en collecties worden bewaard
archiefruimte: de ruimte bestemd voor het bewaren van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven en collecties
gemeentearchivaris: de op grond van de Archiefwet 1995 benoemde functionaris die is belast met het beheer van de overgebrachte archieven en collecties en het toezicht op de niet overgebrachte archieven en collecties
beheerder: degene die is belast met het beheer van de archieven en collecties van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats
beheereenheid: een door het college aangewezen organisatie-onderdeel
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd
niet-overgebrachte archieven: de archieven en collecties die zijn opgeslagen in afwachting van het moment van wettelijke vernietiging of overbrenging naar de archiefbewaarplaats
overgebrachte archieven: de archieven en collecties die aan de gemeentearchivaris in beheer zijn gegeven en derhalve naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht
2Taak collegeHet college is belast met de zorg voor zowel de niet-overgebrachte als de overgebrachte archieven encollecties.3Besluit informatiebeheerHet college stelt voor het beheer van zowel de niet-overgebrachte als de overgebrachte archieven en collecties van de gemeentelijke organen in het "Besluit informatiebeheer" voorschriften vast.IINIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN EN COLLECTIES4ArchiefruimteHet college draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefruimte.5Materiële zorgHet college draagt er zorg voor dat de vervaardiging en de bewaring van de archieven en collecties geschieden op een zodanige wijze dat het behoud in goede en toegankelijke staat van deze bescheiden is gewaarborgd.6Toezichtstaak gemeentearchivaris1.De gemeentearchivaris ziet erop toe dat het beheer van de archieven en collecties, die niet zijn overgebracht, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften. Hij kan hiertoe aanwijzingen geven.2.Onder deze toezichtstaak vallen de volgende werkzaamheden:
Toezicht op beheer en jaarlijkse rapportage hierover;
Ondertekenen van akten van overbrenging van archieven en collecties;
Ondertekenen van lijsten van vernietiging archiefbescheiden.
7Uitvoering toezicht namens gemeentearchivarisDe gemeentearchivaris kan de uitoefening van de hem bij de wet opgedragen toezichtstaak opde niet-overgebrachte archieven en collecties opdragen aan een of meer aan hem onderschikteambtenaar/ambtenaren die in het bezit zijn van het diploma archivistiek als bedoeld in de Archiefwet 1995.8Informatieplicht beheerderDe beheerder verstrekt aan de gemeentearchivaris of aan degene die namens hem met het toezichtis belast alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van de toezichtstaak noodzakelijk zijn.Daarnaast verleent deze de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archieven en collecties en in de opzet en werking van hulpmiddelen systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.9Mutaties in beheerDe beheerder doet aan de gemeentearchivaris in elk geval tijdig mededeling van het voornemen om aan het college een voorstel te doen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
10Consultrapportage1.De gemeentearchivaris brengt eenmaal per jaar een rapport uit aan het college over de uitoefening van het toezicht op de niet-overgebrachte archieven.2.Indien nodig doet de gemeentearchivaris tussentijds mededeling aan de beheerder(s) van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht. In dat geval kan hij ook het college informeren.11Verslag aan raad1.Het college doet tenminste eenmaal per jaar verslag aan de raad over de uitgevoerde activiteiten met betrekking tot het beheer van de niet-overgebrachte archieven en collecties.2.Het college legt in dit verband het verslag over dat door de gemeentearchivaris aan hen is uitgebracht.IIIOVERGEBRACHTE ARCHIEVEN EN COLLECTIES12ArchiefbewaarplaatsHet college wijst een archiefbewaarplaats aan.13Gemeentearchivaris1.Het college benoemt de gemeentearchivaris en een plaatsvervangend gemeentearchivaris.2.De gemeentearchivaris is belast met het formele beheer van de overgebrachte archieven en collecties.14Formele beheertaak gemeentearchivarisDe formele beheertaak van de gemeentearchivaris met betrekking tot de overgebrachte archieven omvat:
Toe- en afwijzen van een verzoek om raadpleging;
Uitlenen van archieven en collecties aan overheidsorganen en particulieren, die archieven en collecties hebben overgedragen;
Geven van afschriften van authentieke akten die volgens de wet door de beheerder bewaard moeten worden;
Voorstellen tot besluiten van vervreemding van overgebrachte archieven en collecties;
Toezicht op de uitvoering van beheerwerkzaamheden door de stichting Mommerskwartier.
15JaarverslagNa afloop van elk jaar brengt de gemeentearchivaris aan het college een jaarverslag uit over de door hem verrichte werkzaamheden in het kader van formele beheertaak.16Verslag aan raad1.Het college doet tenminste eenmaal per jaar verslag aan de raad over de uitgevoerde activiteiten met betrekking tot de overgebrachte archieven en collecties.2.Het college legt in dat kader het verslag over dat door de gemeentearchivaris aan hen is uitgebracht.IVSLOTBEPALING17In werking treden1.Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die van de bekendmaking van het besluit tot vaststelling.2.De "Archiefverordening gemeente Goirle 1997" wordt ingetrokken.3.Deze verordening wordt aangehaald als "Archiefverordening gemeente Goirle 2007".ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING, BEHOREND BIJ DE ARCHIEFVERORDENING GEMEENTE GOIRLE 2007.HOOFDSTUK 1 ALGEMEENArtikel 1 BegripsbepalingenIn dit artikel worden de belangrijkste begrippen uit de verordening beschreven zodat er geen verschillende opvattingen over eenzelfde begrip kan ontstaan. Bij de beschrijving is aangesloten bij het begrippenkader dat in de opgestelde overeenkomst tussen de gemeente Tilburg en de stichting Mommerskwartier ter uitvoering van archiefbeheerwerkzaamheden is opgenomen.Artikel 2 Taak collegeDe zorgtaak van het college vloeit voort uit artikel 30 van de Archiefwet 1995. Deze taak heeft zowel betrekking op de niet-overgebrachte- als op de wel welovergebrachte archieven en collecties.De zorgtaak heeft betrekking op vier terreinen te weten:
financiële middelen
personeel
fysieke ruimte
regelgeving
Het college heeft als taak om ervoor te zorgen dat de archiefwerkzaamheden op een zodanige wijze kunnenworden uitgevoerd dat voldaan wordt aan het gestelde in de Archiefwet 1995 alsmede daaruitvoortvloeiende aanverwante regelingen.Artikel 3 Besluit informatiebeheerIn het "Besluit informatiebeheer", dat door het college wordt vastgesteld, worden nadere regels opgenomen voor het beheer van documenten door de gemeentelijke organen, resp. de gemeentelijke organisatie. Deze voorschriften zijn een concretisering van aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats alsmede van het toezicht op de nog niet overgebrachte archieven en collecties.HOOFDSTUK II NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN EN COLLECTIESArtikel 4 ArchiefruimteHet is zaak om een goede archiefruimte te hebben. De wettelijke verplichting daarvoor vloeit voort uit artikel 13 van het Archiefbesluit 1995, en de daaruit tot stand gekomen regeling Bouw- en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. Duidelijkheidshalve wordt opgemerkt dat geen verwarring moet ontstaan met de ruimten waar de dynamische bestanden op de werkplek worden beheerd. Een archiefruimte is een ruimte waar de archieven en collecties na hun dynamische fase worden bewaard in afwachting van overbrenging naar een archiefbewaarplaats. Er is dus sprake van de volgende drietrap:
beheer dynamische bestanden op werkplek;
archiefruimte;
archiefbewaarplaats.
Artikel 5 Materiële zorgDit artikel ziet erop toe dat de ambtelijke organisatie in voldoende mate gefaciliteerd wordt om de archieven en collecties, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, in goede en toegankelijke staat te brengen en te houden. Dit betekent dat met name moet worden bewaakt dat de toegankelijkheid en behoud van authenticiteit moeten worden gewaarborgd. En dat tevens binnen de organisatie wordt voldaan aan de duurzaamheidseisen van de op te maken documenten door onder meer het gebruik van bijvoorbeeld duurzaam papier, aangewezen inkten en toners. Dit geldt uiteraard eveneens voor de uitgaande documenten omdat die wellicht elders in een archiefruimte moeten worden bewaard.Dit vloeit voort uit artikelen 11, lid 2 en artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 op grond waarvan nadere ministeriële regelingen zijn vastgesteld met nadere regels over de kwaliteit van toegankelijkheid en authenticiteit en de normen en procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archieven en collecties/interne stukken. Dit is geregeld in respectievelijk de ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden en de Regeling Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat de interne stukken na verloop van tijd op grond van een selectie worden gekwalificeerd òf als in aanmerkend komend voor permanente bewaring (overbrenging naar een archiefbewaarplaats) of op termijn vernietigbaar zijn.Artikel 6 Toezichtstaak gemeentearchivarisTen aanzien van de niet-overgebrachte archieven heeft de gemeentearchivaris een belangrijke toezichthoudende functie. In het tweede lid wordt deze functie expliciet beschreven. Deze beschrijving stemt overeen met de beschreven functie van de gemeentearchivaris in de overeenkomst, die de gemeente Tilburg, ter uitvoering van archiefbeheerwerkzaamheden, met de stichting Mommerskwartier afsluit.Artikel 7 Uitvoering toezicht namens gemeentearchivarisDit artikel bepaalt dat de gemeentearchivaris de toezichthoudende taak op niet-overgebrachte archieven kan overdragen aan een of meer aan hem onderschikte ambtenaar/ambtenaren. Veelal wordt deze de archiefconsulent of de archiefinspecteur genoemd. Deze hoeft niet per se de plaatsvervangend gemeentearchivaris te zijn. Uiteraard blijft de gemeentearchivaris wel eindverantwoordelijk voor het uit te voeren toezicht.Artikel 8 Informatieplicht beheerderDit artikel richt zich tot de beheerder en schrijft een medewerkingsplicht voor in het kader van het toezicht door de gemeentearchivaris. Elke gemeentelijke dienst heeft een beheerder in de zin van deze verordening. Doorgaans is dat de directeur van de desbetreffende dienst, maar het kan eveneens bijvoorbeeld een sectorhoofd of afdelingshoofd zijn.Artikel 9 Mutaties in beheerDe beheerder is verplicht de gemeentearchivaris, voordat daarover een voorstel aan het college wordt aangeboden, te informeren over de in dit artikel genoemde onderwerpen. Deze voorinformatie is noodzakelijk om de inspectietaak goed te kunnen uitoefenen.In het artikel zijn slechts die onderwerpen genoemd die, bij constatering achteraf, tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archieven en collecties tot gevolg zou kunnen hebben.Artikel 10 ConsultrapportageMinstens eenmaal per jaar rapporteert de gemeentearchivaris het college en de beheerder over zijn bevindingen.Artikel 11 Verslag aan raadIn het kader van de controlerende taak van de raad wordt de consultrapportage door het college jaarlijks doorgeleid naar de raad. Ten aanzien van de overgebrachte archieven en collecties is in artikel 16 van deze verordening een soortgelijke bepaling opgenomen.HOOFDSTUK III OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN EN COLLECTIESArtikel 12 ArchiefbewaarplaatsHet college is op grond van artikel 31 van de Archiefwet 1995 de zorgdrager en als zodanig bestuurlijk verantwoordelijk voor de aanwijzing van een archiefbewaarplaats.Artikel 13 GemeentearchivarisDit artikel vloeit voort uit artikel 32, lid 1 van de Archiefwet 1995.Artikel 14 Formele beheertaak gemeentearchivarisDe in dit artikel genoemde punten stemmen overeen met het takenpakket van de gemeentearchivaris zoals dat beschreven is in de overeenkomst die de gemeente Tilburg met de stichting Mommerskwartier afsluit in het kader van de uitvoering van archiefbeheerwerkzaamheden.Artikel 15 JaarverslagJaarlijks rapporteert de gemeentearchivaris aan het college over de uitvoering van zijn formele beheertaak inclusief het houden van toezicht op de uitvoering van archiefbeheerwerkzaamheden door de stichting Mommerskwartier.Artikel 16 Verslag aan raadIn het kader van de controlerende taak van de raad zendt het college het jaarverslag van de gemeentearchivaris door aan de raad.HOOFDSTUK IV SLOTBEPALINGArtikel 17 In werking tredenDeze bepaling spreekt voor zich.Aldus besloten door de raad van de gemeente Goirle in zijn vergadering van 15-05-2007.