CVDR376748_1Archiefverordening WerkSaam Westfriesland 2015nlregelingWerkSaam Westfriesland2015-09-07DrechterlandEnkhuizenHoornKoggenlandMedemblikOpmeerStede BroecBlad Gemeenschappelijke RegelingArchiefverordening WerkSaam Westfriesland 2015Archiefwet 1995algemeen bestuurbestuur en recht2015-06-18De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2015-07-092015-01-012023-12-15OnbekendOnbekendGeenGeenArchiefverordening WerkSaam Westfriesland 2015Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling WerkSaam
Westfriesland;Gelezen het voorstel van het dagelijkse bestuur van 18 juni 2015;Gelet op artikel 40 van de Archiefwet 1995 en artikel 38 van de
Gemeenschappelijke regeling WerkSaam West-Friesland;Besluit vast te stellen de navolgende:Verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de
archiefbescheiden van de Gemeenschappelijke Regeling WerkSaam Westfriesland,
het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op
het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht
naar de archiefbewaarplaats van het Westfries Archief, Regionaal Historisch
Centrum voor West-Friesland te Hoorn.I.Algemene bepalingen1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan
onder:
archiefbescheiden: documenten en andere informatieobjecten,
ongeacht hun vormovereenkomstig het gestelde in artikel 1, onder
c, van de wet;
archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 40, tweede lid
van de wet, in samenhang met artikel 31 van de wet door het
dagelijks bestuur aangewezen archiefbewaarplaats West-Fries
Archief te Hoorn;
archiefruimte; Een ruimte, bestemd of aangewezen voor de
bewaring vanarchiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging
ingevolge artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid, van de
wet;
beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het
beheer van dearchiefbescheiden van de Gemeenschappelijke
regeling die niet zijn overgebracht naar een
archiefbewaarplaats;
beheereenheid: een door het algemeen bestuur als zodanig aan te
wijzenorganisatieonderdeel, zelfstandig belast met de
documentaire informatievoorziening;
de wet: de Archiefwet 1995;
archivaris: de door het dagelijks bestuur overeenkomstig artikel
40, tweede lid van de wet, in samenhang met artikel 32 van de
wet en artikel 38, vijfde lid van de gemeenschappelijke regeling
benoemde archivaris;
informatiesysteem: Samenhangend geheel van documentatie, mensen,
procedures,apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan
archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden,
ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd;
ordeningssysteem: Systeem van ordening van archiefbescheiden of
archiefbestanddelen binnen een (deel van een) archief
Informatiebestand.
II.De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden2Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en in stand houden
van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet,
alsmede voorvoldoende en doelmatige archiefruimten. 3Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de
beheerder(s). 4Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende,
deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van
de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm of
status. 51.Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en
de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze,
dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd
gedurende de in de geldende selectielijst vastgestelde
bewaartermijn.2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de
vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of
andere belanghebbende van welke bescheiden redelijkerwijze kan
worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden (ongeacht
of deze voor vernietiging of blijvende bewaring bestemd zijn) in
aanmerking komen.6Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting
van WerkSaam Westfriesland voldoende middelen worden geraamd ter
bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn
verbonden.7Het dagelijks bestuur stelt voorschriften voor het beheer van de
archiefbescheiden van de Gemeenschappelijke regeling die niet naar de
archiefbewaarplaats zijn overgebracht vast in het Besluit
Informatiebeheer. 8Het dagelijks bestuur doet minimaal één keer in de twee jaar aan het
algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter
uitvoering van artikel 40 van de wet. Het dagelijks bestuur voegt
daarbij het verslag dat de directeur van het Westfries Archief aan hen
heeft uitgebracht betreffende de uitvoering van de taken van het
Westfries Archief, alsmede het verslag dat de archivaris heeft
uitgebracht aangaande het toezicht op de zorg en het beheer van de
archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats. 9Het dagelijks bestuur bevordert / ziet erop toe dat bij deelname door de
Gemeenschappelijke regeling in privaatrechtelijke rechtspersonen die
overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze
rechtspersoon zoveel mogelijk geschiedt overeenkomstig de bepalingen van
de wet.III.Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden
welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats10De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet
bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet
zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. 11De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32,
tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van
zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren
die in het bezit zijn van een diploma archivistiek (of vergelijkbaar
niveau) als bedoeld in artikel 22 van de wet. 121.De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens
hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die
voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en de
nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en
toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en
werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn
opgenomen. 2.De archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is
belast, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van
de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden, de
ruimten en informatiesystemen waarin deze zich bevinden.13De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het
toezicht mededeling aan de beheerders alsmede, indien hij hiertoe
aanleiding vindt, aan het dagelijks bestuur. De archivaris geeft daarbij
aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed
beheer moeten worden getroffen.14De beheerders doen aan de archivaris tijdig mededeling van tenminste het
voornemen om aan het dagelijks bestuur een voorstel te doen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of
overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid,
overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en
ingebruikneming van ruimten als archiefbewaarplaats
respectievelijk archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering, conversie, migratie
of emulatie van een informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van
ordeningssystemen;
vervanging door reproducties, teneinde de vervangen bescheiden
te vernietigen, conform artikel 7 van de wet.
15De archivaris doet eenmaal per twee jaar verslag aan het dagelijks
bestuur betreffende de uitoefening van het toezicht.IV.Slotbepalingen16De Archiefverordening van DSW West-Friesland, Hoorn, 1999
(rechtsvoorganger) wordt met ingang van 1 januari 2015 ingetrokken.17Deze verordening treedt in werking op de dag na die van bekendmaking en
heeft terugwerkende kracht tot 1 januari 2015.18Deze verordening wordt aangehaald als
ArchiefverordeningWerkSaam
Westfriesland2015.Vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 18 juni
2015.De secretarisM.Olierook De voorzitterA.J. de JongToelichtingAlgemeenDeze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het
Archiefbesluit 1995, en dient door het algemeen bestuur te worden
vastgesteld op grond van het in de aanhef genoemde artikel in de
Archiefwet 1995.Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor
de zorg, die het dagelijks bestuur draagt voor de archieven en het
toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het
beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing
op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale
informatiedragers.Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de
Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige
archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995
respectievelijk in de Archiefregeling.Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32,
tweede lid van de wet en is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in
werking getreden Wet Revitalisering generiek toezicht en de per die
datum gewijzigde Archiefwet.Artikelsgewijze toelichting1Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze
verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. a.archiefbescheiden: Dit is een kernbegrip binnen de
informatiehuishouding. Het gaat om alle informatieobjecten, ongeacht de
vorm (papier of digitaal) die door een organisatie worden ontvangen of
opgemaakt uit hoofde van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
van die organisatie. De definitie van het begrip archiefbescheiden
omvat, op grond van artikel 1, onder c. 3º, van de Archiefwet ook de
particuliere archieven en de collecties die berusten in de
archiefbewaarplaats.2De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het
Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de
archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. De wet en
bijbehorende regelgeving stellen nog geen inhoudelijke eisen aan de
inrichting van een digitaal archief (ook e-depot genoemd). Het digitaal
archief kan gezien worden als het equivalent van de archiefbewaarplaats
en de archiefruimten voor papieren archiefbescheiden. In de toekomst
wordt de wet hier wellicht op aangepast. Vooruitlopend daarop is het
dagelijks bestuur ook zorgdrager voor het inrichten en in stand houden
van de digitale archieven (al dan niet overgedragen).3Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7
te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.4Met de status van archiefbescheiden wordt in dit artikel bedoeld of het
om een concept of definitief stuk. Tevens wordt met de status in archief
technische zin de dynamische, semi-statische en statische fase
bedoeld.5De Archiefregeling hoofdstuk 2, duurzaamheid van archiefbescheiden, telt
op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere
regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële
behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. De
Archiefregeling hoofdstuk 3, geordende en toegankelijke staat, telt
nadere regels omtrent de kwaliteit en de procedures voor de
informatiesystemen waarin de archiefbescheiden zijn gearchiveerd. In
paragraaf 2 van dit hoofdstuk worden nog specifieke regels gesteld ten
aanzien van digitale archiefbescheiden.7De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit
Informatiebeheer.8en artikel 15Het algemeen bestuur verneemt op deze manier tweejaarlijks wat er op het
gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop
heeft plaatsgevonden. Deze tweejaarlijkse verslaglegging vormt de basis
voor de door het algemeen bestuur aan de deelnemende gemeenten van
WerkSaam Westfriesland te verstrekken informatie en inlichtingen.15De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording
van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur zoals bedoeld in
artikel 8.