Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Berg en Dal

Vaststelling Nota Inkoopbeleid Gemeente Berg en Dal 2016

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieBerg en Dal
OrganisatietypeGemeente
Officiële naam regelingVaststelling Nota Inkoopbeleid Gemeente Berg en Dal 2016
CiteertitelNota Inkoopbeleid Gemeente Berg en Dal 2016
Vastgesteld doorcollege van burgemeester en wethouders
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Onbekend.

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen.

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

29-04-2016Nieuwe regeling

12-04-2016

gmb-2016-53247

VB/16/01301

Tekst van de regeling

Intitulé

Vaststelling Nota Inkoopbeleid Gemeente Berg en Dal 2016

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Berg en Dal;

Gelet op:

  • -

    Het feit dat de concept nota Inkoopbeleid van 13 januari tot 11 februari 2016 is gepubliceerd via www.officielebekendmakingen.nl, op de gemeentelijke website en de gemeentepagina en de nota in deze periode ook analoog beschikbaar is gesteld voor inzage in het gemeentekantoor;

  • -

    Het feit dat er geen inspraakreacties zijn ingediend.

Besluit:

  • Kennis te nemen van het resultaat van de inspraakprocedure.

  • om de drempelwaarde voor nationaal openbare aanbestedingen voor ‘Werken’ te wijzigen van € 350.000 naar € 1.000.000 en de nota ‘Inkoopbeleid Berg en Dal 2016’ zoals onderstaand op basis hiervan gewijzigd vast te stellen.

Nota Inkoopbeleid Gemeente Berg en Dal 2016

1. Inleiding

Ontwikkelingen op het gebied van Europese en nationale wet- en regelgeving en de recente gemeentelijke herindeling zijn redenen om de voormalige ‘Nota Inkoop en Aanbesteding gemeente Groesbeek’ te herzien. Daarnaast heeft het gemeentebestuur de behoefte om de inkoopbeleidsuitgangspunten te actualiseren. Deze ‘Nota Inkoopbeleid Gemeente Berg en Dal 2016’ bevat beleidsuitgangspunten die zijn gebaseerd op het collegeprogramma ‘Uitwerking Programma Berg en Dal 2015–2018’.

De gemeente Berg en Dal koopt een grote variëteit van goederen, diensten en werken in. Daarbij neemt de gemeente steeds meer de rol van regisseur in en laat ze uitvoerende taken door marktpartijen verzorgen. Hierdoor neemt het inkoopbelang en de inkoopomzet toe. De leveranciers van de gemeente zijn daarom in toenemende mate medebepalend hoe de gemeente presteert.

Dit inkoopbeleid biedt het kader waarbinnen de gemeente Berg en Dal gemeentelijke gelden doelmatig, rechtmatig, transparant en integer kan aanbesteden en snel in kan spelen op de maatschappelijke ontwikkelingen. Het primaire uitgangspunt is dat elke inkoopactiviteit wordt uitgevoerd binnen de kaders van dit inkoopbeleid. Het inkoopbeleid is van toepassing op zowel leveringen, diensten als werken.

Een uniforme en rechtmatige aanpak van inkopen en aanbesteden binnen de gemeente is belangrijk. Om hiervoor zorg te dragen is deze nota opgesteld. Om uitvoering te geven aan dit inkoopbeleid is tevens de ‘Handleiding bij de Nota Inkoopbeleid Berg en Dal 2016’ opgesteld. Hierin zijn handvatten en richtlijnen opgenomen voor de uitvoering van de aanbestedingsprocedures. Wanneer andere organisaties inkopen namens de gemeente Berg en Dal zijn de Nota Inkoopbeleid en de bijbehorende Handleiding van toepassing op de betreffende aanbesteding.

2. Visie op inkoop & aanbesteden

2.1 Doelgerichtheid van inkoop

Een belangrijk uitgangspunt van dit Inkoopbeleid is dat de inkoopfunctie niet alleen een uitvoerende rol is rondom het inkoop- en aanbestedingsproces, maar ook (samen met de leveranciers) concreet bijdraagt aan het realiseren van gemeentelijke beleidsdoelstellingen.

Deze doelstellingen betreffen het stimuleren van het MKB en de lokale economie van de gemeente Berg en Dal (hierna te noemen ‘lokaal bedrijfsleven’), de verhoging van de arbeidsparticipatie door social return, duurzaam inkopen en het realiseren van een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering voor zowel de gemeente als marktpartijen.

Alle doelstellingen zijn relevant maar zullen niet op ieder moment en voor iedere inkoopsituatie even zwaar wegen. Dit betekent een voortdurend zoeken naar een balans waarbij het onderlinge belang van deze aspecten wordt afgewogen. De keuze wordt bepaald door het potentieel van het inkooptraject en wordt gemotiveerd in een inkoopstartnotitie.

2.2 Samenwerken met derden

De gemeente Berg en Dal werkt actief samen met derden. Daarbij gaat het vooral om naburige gemeenten die samenwerken op basis van gemeenschappelijke regelingen. De gemeente onderzoekt structureel en proactief welke mogelijke vormen van samenwerking kunnen bijdragen aan het realiseren van de gemeentelijke doelen. Een voorbeeld van actuele samenwerking betreft de samenwerking met de MARN, het regionale afvalinzamelbedrijf DAR en de ODRN (Omgevingsdienst Regio Nijmegen) maar ook de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling (MGR) met modules zoals de ICT-samenwerking en het Werkbedrijf, de G6 ten aanzien van bovenregionale inkoop van Jeugdhulp en het ROB (Regionaal Ondersteuningsbureau) ten aanzien van de inkoop van de Jeugdzorg en WMO. Ook daar waar het tactische inkoop betreft wordt op projectspecifieke basis samengewerkt met de gemeenten die deelnemen aan de MGR.

2.3 Inbesteden versus uitbesteden

Het is de gemeente Berg en Dal in veel gevallen toegestaan om opdrachten zonder aanbesteding te verstrekken aan uitvoeringsorganisaties van gemeenschappelijke regelingen waarin de gemeente participeert. Voorbeelden hiervan zijn de ODRN, de DAR en het Werkbedrijf. Deze vorm van inkoop staat bekend als ‘quasi inbesteden’.

In de praktijk worden binnen het inbestedingsvraagstuk twee varianten onderscheiden, te weten:

  • 1.

    Zuiver inbesteden waarbij de gemeente Berg en Dal een opdracht verstrekt aan een afdeling van haar eigen organisatie of aan een afdeling buiten haar organisatie die onderdeel uitmaakt van dezelfde rechtspersoon.

  • 2.

    Quasi-inbesteden waarbij de gemeente Berg en Dal een opdracht verstrekt aan een van haar organisatie afgescheiden rechtspersoon (derde) én aan een aantal aanvullende voorwaarden wordt voldaan. Volgens vaste rechtspraak is sprake van quasi-inbesteden, indien:

    • de aanbestedende dienst toezicht kan uitoefenen op de derde als op de eigen dienst en;

    • de derde het merendeel van zijn werkzaamheden verricht ten behoeve van de aanbestedende dienst of de aanbestedende diensten die hem controleren. In de jurisprudentie wordt veelal een grens van 80% gehanteerd.

Het is de gemeente dan ook toegestaan om een gehele opdracht ten behoeve van verplichtingen die voortvloeien uit bijvoorbeeld de Participatiewet, één op één (zonder nadere concurrentiestelling) te verstrekken aan het Werkbedrijf Rijk van Nijmegen, als uitvoeringsorganisatie van de MGR. De juridische grondslag hiertoe is gelegen in het kader van quasi inbesteden, met als strikte voorwaarde dat het Werkbedrijf niet meer dan 20% van haar werkzaamheden verricht ten behoeve van private partijen.

Voor een nadere toelichting omtrent het vraagstuk inbesteden wordt verwezen naar de Notitie Inbestedingsadvies gemeente Berg en Dal, d.d. 2 december 2015.

3. Beleidsdoelstellingen

Met dit inkoopbeleid wil de gemeente, in aansluiting op de uitwerking van het collegeprogramma, een aantal beleidsdoelstellingen realiseren. Voor elk van deze beleidsdoelstellingen zijn vervolgens beleidsrichtlijnen opgesteld die kaderstellend zijn voor de uitvoering van het inkoopbeleid. In de volgende paragrafen zijn de beleidsdoelstellingen en richtlijnen nader beschreven.

3.1 Lokaal bedrijfsleven

Het is de beleidsdoelstelling van de gemeente Berg en Dal om de lokale 1 economie en werkgelegenheid te stimuleren en de kansen voor het lokale MKB 2 te verbeteren. Dit wil de gemeente doen door het aandeel van dit lokale bedrijfsleven in de inkoopomzet te vergroten zonder dat dit tot discriminatie leidt voor de ondernemer.

De volgende beleidsrichtlijnen past de gemeente toe, afhankelijk van de marktomstandigheden en aard van de opdracht:

Specifiek ten aanzien van onderhandse aanbestedingen:

  • ·

    bij enkelvoudig onderhandse aanbestedingen (< € 25.000), indien mogelijk, een ondernemer uit Berg en Dal uitnodigen om te offreren;

  • ·

    bij meervoudig onderhandse aanbestedingen (≥ € 25.000 – < € 50.000), indien mogelijk, ten minste één ondernemer uit Berg en Dal uitnodigen indien minimaal twee ondernemers uitgenodigd worden te offreren;

  • ·

    bij meervoudig onderhandse aanbestedingen (≥ € 50.000), indien mogelijk, ten minste twee ondernemers uit Berg en Dal uitnodigen indien minimaal drie ondernemers uitgenodigd worden te offreren.

Ter bevordering van de positie van de lokale ondernemers gelden daarnaast de volgende richtlijnen:

  • ·

    bij aanbestedingen de opdrachten niet onnodig samenvoegen (met opdrachten van andere aanbestedende diensten);

  • ·

    daar waar samenvoeging toch gemotiveerd van toepassing is, in beginsel gebruik maken van percelen;

  • ·

    gebruik maken van de mogelijkheid om in aanbestedingen lichte(re) selectie- en gunningscriteria te hanteren, voor zover de doelmatigheid, rechtmatigheid en bedrijfsvoering daarmee niet in het geding komen.

Er moet rekening worden gehouden met de spreiding van de uitnodigingen tot offertestelling bij ondernemers binnen de gemeente Berg en Dal.

3.2 Duurzaam inkopen

Het is de beleidsdoelstelling van de gemeente Berg en Dal om te streven naar een verduurzaming van markten en van haar eigen bedrijfsvoering door zoveel als mogelijk duurzaam in te kopen.

Duurzaam Inkopen is het bewust en structureel expliciet maken van duurzaamheidsaspecten bij het aankopen van leveringen, diensten en werken in alle fasen van het inkoopproces. Dit dient te leiden tot de daadwerkelijke levering van duurzame producten, diensten en werken zonder hoge administratieve lasten voor partijen.

De gemeente Berg en Dal spant zich met de volgende beleidsrichtlijnen in om:

  • ·

    bij alle aanbestedingen groter dan € 50.000 de duurzaamheidscriteria van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland op te nemen als minimumeisen (knock out criteria)tenzij er sprake is van financiële of technische belemmeringen;

  • ·

    middels de duurzaamheidsladder ondernemers te vragen extra bijdragen te bedenken als gunningcriterium.Gebruik van de Duurzaamheidsladder houdt in het stellen van eisen en wensen op het gebied van duurzaamheid, in het bijzonder de reductie van CO2 uitstoot;

  • ·

    waar mogelijk het gebruik van goederen en materialen boven het eigenaarschap te stellen (denk aan lease of bruikleen in plaats van koop);

  • ·

    daar waar voor producten of diensten de duurzaamheidscriteria niet gereed of beschikbaar zijn, vergelijkbaar beleid te voeren;

  • ·

    de principes van de circulaire economie toe te passen door in de aanbestedingen verspilling tegen te gaan en in de gunningscriteria de totale gebruikskosten (Total Cost of Ownership) te betrekken.

3.3 Social Return

Het is de beleidsdoelstelling van de gemeente Berg en Dal om werk(-ervarings-)plaatsen te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dit willen we doen door sociale criteria toe te passen bij de inkoop van diensten, werken en/of leveringen die zich daarvoor lenen.

Social return is geen wettelijke verplichting maar een strategische beleidskeuze van de gemeente Berg en Dal. Met de inzet van social return organiseren wij samenwerking met het bedrijfsleven gericht op sociale inclusie (als mens volwaardig deel uitmaken van een gemeenschap) van doelgroepen. Social return verbindt de sociale doelstellingen van de gemeente met reële (economische) activiteiten van het bedrijfsleven. Het biedt extra kansen en openingen voor specifieke doelgroepen en bevordert hiermee inclusief ondernemerschap.

Hiermee stimuleert de gemeente:

  • ·

    zoveel mogelijk kandidaten aan werk te helpen of werkfit te maken;

  • ·

    het vergroten van het vakmanschap door het aanbieden van leer-/werkervaringsplaatsen en/of stageplaatsen;

  • ·

    ondernemerschap.

De inspanningsverplichting van de gemeente komt op dit gebied tot uiting in de volgende beleidsrichtlijnen:

  • ·

    opdrachten die voortvloeien uit de Participatiewet, worden overeenkomstig de dienstverleningsovereenkomst met het Werkbedrijf als uitvoeringsorganisatie van de MGR, inbesteed;

  • ·

    bij aanbestedingen van diensten, leveringen en werken met een geraamde opdrachtwaarde van boven € 50.000 moet worden bepaald of één van de onderstaande vormen van social return als eis (knock out) of als gunningscriterium (relatief beoordelingscriterium) wordt toegepast in de aanbesteding:

Indien minimumeis;

  • o

    een nader te bepalen percentage van de opdracht- of loonsom; vaak is dat 5% van de aanneemsom of 7% van de looncomponent (bij projecten waar een grote toeleveringscomponent aanwezig is);

  • o

    een nader te bepalen vastgesteld bedrag in euro’s.

Indien gunningscriterium (kan dit bijvoorbeeld worden ingevuld door):

  • o

    een plan van aanpak met daarin het aantal duurzame plaatsingen dat gerealiseerd kan worden (eventueel met ondergrens in percentage);

  • o

    PSO certificaat (trede combineren met fictieve korting op opdrachteis);

  • o

    concrete eigen ideeën met betrekking tot invulling social return; het voorstel hoeft geen betrekking te hebben op directe plaatsing, maar kan ook gezocht worden in coaching en opleiding van uitkeringsgerechtigden;

  • o

    een door de ondernemer voorgesteld percentage van loon-/aanneemsom.

Afwijken van bovenstaande beleidsrichtlijnen, bijvoorbeeld door ongewenste verdringingseffecten, is in uitzonderlijke gevallen mogelijk, mits voldoende gemotiveerd. Het team Social Return van het Werkbedrijf kan hierbij desgewenst adviseren en bestek teksten invullen 3 . Het Werkbedrijf is verder de uitvoerder van de social returnafspraken. Zij ondersteunt, adviseert en faciliteert de gemeente bij het vormen van de social returnverplichting, maar ook ondernemers bij het invullen van hun social returnverplichting, teneinde een zo hoog mogelijke opbrengst uit social return te behalen.

3.4 Efficiënte & effectieve bedrijfsvoering

Het is de beleidsdoelstelling van de gemeente Berg en Dal om een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering te realiseren. Dit realiseert de gemeente door leveranciers te contracteren die hieraan een concrete bijdrage kunnen leveren. Maar ook om administratieve lastenverlichting binnen het inkoopproces, voor zowel de gemeente als de ondernemer, na te streven.

Het is in het kader van deze doelstelling van belang dat het presteren van leveranciers doelmatig is en/of dat de leverancier de gemeente ondersteunt bij haar doelmatig functioneren.

De volgende beleidsrichtlijnen zijn van toepassing, bij aanbestedingsprocedures die zich hiervoor lenen:

  • ·

    de meest waarde toevoegende leverancier(s) identificeren door marktontmoetingen, marktverkenningen en/of marktconsultaties uit te voeren en daaruit volgende gerichte selectiecriteria te formuleren;

  • ·

    functioneel anders dan technisch inhoudelijk te specificeren;

  • ·

    gebruik maken van eenduidige uniforme aanbestedingsdocumenten;

  • ·

    indien uitsluitingsgronden en/of geschiktheidseisen worden toegepast de ‘uniforme eigen verklaring’ toepassen;

  • ·

    streven naar meer periodieke facturering door middel van verzamel-/maandfacturen;

  • ·

    concrete eigen ideeën over administratieve lastenverlichting opnemen als gunningcriterium.

4. Kaders

Bij het realiseren van de beleidsdoelstellingen dienen de inkoopactiviteiten uitgevoerd te worden binnen de kaders van rechtmatigheid, integriteit en professionaliteit.

4.1 Eén aanbestedende dienst

Een belangrijk algemeen uitgangspunt is dat de gemeente Berg en Dal één aanbestedende dienst is. Dat brengt de wettelijke verplichting met zich mee om de homogene (gelijksoortige) inkoopbehoeften te bundelen. Dit kan ertoe leiden dat drempelbedragen overschreden worden en zwaardere aanbestedingsprocedures aan de orde zijn.

4.2 Juridisch kader (rechtmatigheid)

De gemeente streeft te allen tijde naar een doelmatige en rechtmatige besteding van publieke middelen. Uitgangspunt van de gemeente is rechtmatig handelen. Ten behoeve van alle inkoopactiviteiten is de gemeente gehouden tot naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen, zoals deze zijn vertaald naar de Aanbestedingswet 2012 en het aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW 2012).

Wettelijk kader

Op inkopen binnen de gemeente zijn verschillende nationale en internationale regelingen van toepassing:

  • Internationale verdragen; Agreement in Government Procurement (GPA) bevat regels met betrekking tot de aanbestedingspraktijk die zijn ingebed in de Europese richtlijnen;

  • Gemeenschapsrecht; EG-verdrag en Europese Richtlijnen, vooral de Europese Richtlijn betreffende de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten (2004/18/EG) en haar opvolger, de Richtlijn voor klassieke sectoren (2014/24);

  • Nederlandse wetgeving:

    • °

      Wet van 1 november 2012, houdende nieuwe regels omtrent aanbestedingen (Aanbestedingswet 2012);

    • °

      Besluit van 11 februari 2013, houdende de regeling van enkele onderwerpen van de Aanbestedingswet 2012 (Aanbestedingsbesluit);

    • °

      de Gids proportionaliteit, zoals gepubliceerd in Staatscourant, 2013, nr. 3075;

    • °

      het Aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW 2012), zoals gepubliceerd in Staatscourant, 2013, nr. 3075;

    • °

      De algemene beginselen en uitgangspunten van het aanbestedingsrecht zoals voorgeschreven in de Europese Aanbestedingsrichtlijnen en de Aanbestedingswet 2012:

      • -

        Gelijke behandeling: gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

      • -

        Non-Discriminatie: discriminatie op grond van nationaliteit is niet toegestaan.

      • -

        Transparantie: de gevolgde procedure dient navolgbaar te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

      • -

        Proportionaliteit de gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

    • °

      Gemeentewet op basis waarvan de gemeentelijke administratie wordt gecontroleerd en waarin de bevoegdheid tot het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen is geregeld;

    • °

      Wet Bibob die integriteitbeoordeling van leveranciers bevordert;

    • °

      Algemene wet bestuursrecht (algemene beginselen van behoorlijk bestuur);

    • °

      Bepalingen uit het Burgerlijk Wetboek;

    • °

      Het Burgerlijk Wetboek;

    • °

      De Algemene Wet Bestuursrecht;

    • °

      Algemene beginselen van behoorlijk bestuur zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

Te allen tijde conformeert de gemeente Berg en Dal zich aan enig gewijzigd wettelijk kader waarbij de wet leidend is ten opzichte van onderhavig Inkoopbeleid.

Toepassing ARW 2012

In het ARW 2012 zijn de verschillende typen Nationale- en Europese procedures voor het aanbesteden van werken volledig uitgeschreven. Daarin staan de regels rond bestek, uitsluiting, bewijsstukken en eigen verklaring, inschrijving, termijnen, inlichtingen en gunning en uitvoering. Voor alle werken die door of namens de gemeente Berg en Dal worden aanbesteed, is het ARW 2012 het juridische kader waaraan moet worden voldaan, ongeacht de geraamde opdrachtwaarde. De richtlijnen gelden dus ook voor de (nationaal) openbare, meervoudig en enkelvoudig onderhandse procedures. Ook voor het aanbesteden van diensten en leveringen kan het ARW 2012 worden gebruikt.

Herziene Aanbestedingswet 2016

De huidige Aanbestedingswet 2012 zal in 2016 worden gewijzigd. De wijzigingen voor de nieuwe Aanbestedingswet 2016 zijn noodzakelijk ter implementatie van de nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014/23, 2014/24 en 2014/25, die in april 2014 op Europees niveau zijn vastgesteld en die binnen 2 jaar daarna door de lidstaten geïmplementeerd moeten zijn.

De belangrijkste voorziene wijzigingen die voortvloeien uit de herziene Aanbestedingswet zijn:

  • vervallen onderscheid IIA en IIB diensten;

  • gunningsprocedure voor sociale en andere specifieke diensten;

  • versimpeling en flexibilisering van aanbestedingsprocedures;

  • nieuwe procedure: mededingingsprocedure met onderhandeling;

  • nieuwe procedure specifiek voor innovatieve aanbestedingen;

  • bevorderen van elektronisch aanbesteden;

  • verkorten van termijnen bij elektronisch aanbesteden;

  • toevoeging van nieuwe uitsluitingsgronden.

De Handleiding bij de Nota Inkoopbeleid Berg en Dal 2016 zal, indien wijzigingen hierop impact hebben, aangepast worden.

Gebruik van Inkoop- en contractuele voorwaarden

Bij iedere inkoopprocedure worden in beginsel de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Berg en Dal van toepassing verklaard en worden de algemene verkoop- en leveringsvoorwaarden van de inschrijvende partijen, uitdrukkelijk buiten toepassing verklaard. Tevens wordt er een (concept-)contract opgesteld, waar de inschrijvende partijen reeds tijdens de inkoopprocedure mee akkoord dienen te gaan.

In uitzonderlijke gevallen kan besloten worden om de Algemene Inkoopvoorwaarden niet of niet integraal van toepassing te verklaren. Deze uitzonderingen worden altijd juridisch getoetst en akkoord verklaard door de budgethouder.

Verder geldt:

  • op alle op de RAW-systematiek gebaseerde opdrachten (alleen uitvoering) van werken zijn de ‘Uniforme Administratieve Voorwaarden’ (UAV 2012) van toepassing;

  • ten behoeve van geïntegreerde contracten wordt gebruik gemaakt van de UAV-Geïntegreerde Contracten (UAV-GC 2005).

Relatie met interne procedures en richtlijnen

De regels die de gemeente Berg en Dal hanteert bij het inkopen en aanbesteden van werken, diensten en leveringen zijn bindend voor alle medewerkers van de gemeente op het moment dat zij gaan inkopen of aanbesteden.

Voornamelijk worden hier bedoeld:

  • mandaatbesluit (bevoegdhedenregister);

  • AO/IC proces;

  • budgethoudersregeling.

4.3 Integriteitskader

Integriteiteisen aan bestuurders en ambtenaren

Alle inkopen worden op objectieve, transparante en niet-discriminerende wijze uitgevoerd. Bestuurders en ambtenaren dienen een zakelijke relatie te onderhouden met de leverancier en moeten te allen tijde integer zijn. Alle medewerkers dienen zich daarom te houden aan het integriteitsbeleid van de gemeente Berg en Dal. Indien sprake is van een inkoopsamenwerking geldt ook dat gehandeld moet worden volgens eventuele gedagscodes die binnen het samenwerkingsverband van toepassing zijn. Zo is de ‘Gedragscode ambtenaren Nijmegen’ van toepassing daar waar het inkoopsamenwerking binnen de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling betreft.

Verder worden inkoopbeslissingen onafhankelijk en objectief genomen. De gemeente neemt passende maatregelen om (de schijn van) belangenverstrengeling te voorkomen. Zo worden keuzen in aanbestedingen in een Inkoopstartnotitie vastgelegd (zie Handleiding bij Nota Inkoopbeleid).

Integriteiteisen aan leveranciers

De gemeente streeft er naar slechts samen te werken met leveranciers waarvan de integriteit niet ter discussie staat. De gemeente stelt daarom eisen op het gebied van integriteit aan leveranciers. Deze dienen betrouwbaar te zijn en zich niet bezig te houden met criminele activiteiten. Op het moment dat hier niet aan wordt voldaan, wordt men uitgesloten als (mogelijke) leverancier. Potentiële leveranciers worden hierop getoetst met inachtneming van de Aanbestedingswet 2012 en de herziening daarvan per 2016.

Waar nodig zal voor een integriteitsbeoordeling een beroep worden gedaan op de wet Bibob alsmede de gemeentelijke beleidsregels in deze.

4.4 Professioneel kader

Een professionele uitvoering van het gemeentelijke inkoopproces draagt bij aan rechtmatig handelen als één van de voorwaarden voor het verkrijgen van een goedkeurende accountantsverklaring. Dit impliceert dat (potentiële) opdrachtnemers mogen verwachten dat de gemeente hen tegemoet treedt en behandelt als een professioneel opdrachtgever. De gemeente:

  • ·

    gaat op een respectvolle, zakelijke maar ook transparante wijze om met (potentiële) opdrachtnemers;

  • ·

    investeert continue in inhoudelijke kennis over de in te kopen producten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving;

  • ·

    betaalt de facturen van opdrachtnemers tijdig (binnen 30 dagen);

  • ·

    richt zich op deregulering en administratieve lastenverlichting;

  • ·

    richt zich op doelmatigheid waarbij niet slechts de prijs en de kwaliteit in ogenschouw genomen wordt, maar ook, waar mogelijk/relevant, de totale gebruikskosten van het product; de zogenaamde total cost of ownership.

Marktverkenning of -consultatie

De gemeente acht het essentieel dat voorafgaand aan een aanbesteding een marktconsultatie of -verkenning plaatsvindt. Deze verkenning zal met lokale en landelijke leveranciers plaatsvinden. De gemeente zal hierbij uitdrukkelijk het lokale bedrijfsleven actief betrekken.

Voorkomen van afhankelijkheid

De Gemeente Berg en Dal vindt het onwenselijk dat leveranciers in een te grote mate van haar afhankelijk zijn. De gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on-)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector en beschikbaarheid van alternatieve leveranciers. Dit stelt zij vast door het houden van marktconsultaties en marktoriëntaties. Deze afhankelijkheid wordt in de inkoopstartnotitie getoetst.

Hiermee wordt voorkomen dat een leverancier niet kan voortbestaan als de gemeente, om wat voor reden dan ook, als klant wegvalt. Bovendien wordt een leverancier hierdoor gestimuleerd om te innoveren en zich te blijven ontwikkelen om andere potentiële opdrachtgevers te werven.

5. Van inkoopbeleid naar tactische en operationele uitvoering

5.1 Inkoopstructuur

De gemeente heeft, vanwege haar relatief beperkte inkoopvolume, gekozen voor een decentraal georganiseerde inkoopfunctie. Dit betekent dat, behalve een aantal centraal gecoördineerde zaken op het gebied van bedrijfsvoering (bijvoorbeeld bij facilitaire dienstverlening), afdelingen zelf verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van hun inkoop- en aanbestedingstrajecten. Een uniforme werkwijze is bij deze organisatiewijze van belang. Deze Nota Inkoopbeleid, de Handleiding bij de Nota Inkoopbeleid maar ook de inkoopstartnotitie en standaard aanbestedingsdocumenten vormen hiervoor de basis.

De tactische en operationele inkoop van zowel leveringen, diensten als werken is primair een verantwoordelijkheid van de budgethouders binnen de gemeente. De verantwoordelijkheid voor de naleving van dit inkoopbeleid ligt bij dezelfde budgethouder. In dat kader moet de budgethouder actief meewerken aan de diverse beheersmaatregelen om zo de rechtmatigheid en doelmatigheid van inkopen en aanbesteden te kunnen garanderen.

De beheersmaatregelen zijn:

  • ·

    gebruik maken van de inkoopstartnotitie voor opdrachten boven €50.000,-;

  • ·

    zoveel als mogelijk zoeken naar inkoopsamenwerking binnen bijvoorbeeld het Rijk van Nijmegen bij opdrachten die meervoudig onderhands, nationaal of Europees worden aanbesteed;

  • ·

    gebruik maken van de Handleiding bij de Nota Inkoopbeleid Berg en Dal en de samenvattende ‘Vijftien Gouden Regels bij het inkopen’ welke uitvoering geven aan het inkoopbeleid;

  • ·

    meewerken aan de steekproef op facturen, viermaal per kalenderjaar, om de uitvoering van voornoemde maatregelen te verifiëren.

5.2 Het inkoopproces

Het inkoopproces vindt plaats op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Hieronder volgt een korte weergave van het proces.

Strategisch niveau

Deze Nota Inkoopbeleid vormt het strategisch uitgangspunt van alle gemeentelijke inkoopactiviteiten. In hoofdstuk drie zijn de maatschappelijke en economische beleidsdoelstellingen van de gemeente vertaald naar inkoop via beleidsrichtlijnen. Deze beleidsrichtlijnen vormen het richtinggevend kader voor inkoop- en aanbestedingstrajecten.

Onderdeel van dit strategisch niveau betreft het vraagstuk rondom inbesteden en uitbesteden.

Tactisch niveau

Het inkoopproces start met een behoeftestelling waarna een inkoopactiviteit plaats vindt. Bij iedere aanbesteding boven € 50.000 wordt een inkoopstartnotitie geschreven. De financieel consulent toetst deze startnotitie. In de inkoopstartnotitie wordt een afweging gemaakt op welke wijze (beleidsrichtlijnen) de gemeente het maximale resultaat (beleidsdoelstellingen) kan halen uit de markt. Het afwijken van de beleidsrichtlijnen kan slechts beargumenteerd plaatsvinden. Deze argumentatie dient in de inkoopstartnotitie beschreven te worden.

Bij opdrachten met een begrote opdrachtwaarde van meer dan € 50.000 (zie onderstaande tabel) dient de inkoopstartnotitie aan het college voorgelegd te worden ter besluitvorming. Op dit moment kan het college nog richting geven aan de inkoopstrategie. Bij akkoord door het college wordt direct mandaat verleend aan het betreffende afdelingshoofd om de aanbesteding uit te voeren en later daadwerkelijk tot gunning te besluiten.

Uiteindelijk wordt per aanbesteding één van de onderstaande marktbenaderingen geselecteerd. Dit op basis van de begrote totale opdrachtwaarde exclusief BTW.

Bepalen inkoop- & aanbestedingsprocedure

Leveringen

Diensten 4

Werken

Procedure

Bevoegd

< € 25.000

< € 25.000

< € 25.000

Enkelvoudig onderhands

Uitvoerend medewerker (budgethouders-regeling)

≥ € 25.000

< € 50.000

≥ € 25.000

< € 50.000

≥ € 25.000

< € 50.000

Meervoudig onderhands (minimaal 2 offertes)

Afdelingshoofd/budgethouder

≥ € 50.000

Europese drempelwaarde

≥ € 50.000

Europese drempelwaarde

≥ € 50.000

< € 1.000.000

Meervoudig onderhands (minimaal 3 offertes)

College van B&W

N.v.t.

N.v.t.

≥ € 1.000.000

Europese drempelwaarde

Nationaal openbaar

≥ Europese drempelwaarde

≥ Europese drempelwaarde

≥ Europese drempelwaarde

Europees

Toelichting bij de procedures:

  • Enkelvoudig onderhands: de gemeente kiest zelf een potentiële leverancier uit. Indien mogelijk een ondernemer uit de gemeente Berg en Dal. De opdracht wordt niet gepubliceerd en er is geen sprake van concurrentie tussen mogelijke leveranciers. Deze vorm van marktbenadering wordt slechts in beperkte mate toegepast.

  • Meervoudig onderhands: de gemeente kiest, afhankelijk van de opdrachtwaarde minimaal twee en maximaal vijf potentiële leveranciers uit, waarvan indien mogelijk, minimaal één of meerdere ondernemers uit de gemeente Berg en Dal. Hier is sprake van beperkte concurrentie.

  • Nationaal Openbaar aanbesteden: de gemeente publiceert de opdracht via Tendernet of ander medium dat op dat moment voorgeschreven is. Iedere leverancier mag een aanbieding doen: er is vrije concurrentie tussen alle mogelijke leveranciers.

  • Europees aanbesteden diensten, werken en leveringen: de gemeente publiceert de opdracht via Tendernet of ander medium dat op dat moment voorgeschreven is. De opdracht is toegankelijk voor alle leveranciers: er is vrije concurrentie tussen alle Europese leveranciers.

Bij het hanteren van deze tabel geldt een aantal uitgangspunten:

  • Afwijken van aanbestedingsprocedures boven de Europese drempel is niet toegestaan. Wel is het mogelijk om gebruik te maken van de uitzonderingen die in de Aanbestedingswet zijn gedefinieerd.

  • Afwijken van vastgestelde aanbestedingsprocedures onder de Europese drempel is, mits binnen het kader van de Aanbestedingswet, slechts toegestaan bij:

    • °

      dwingende spoed niet veroorzaakt of te voorzien door de gemeente;

    • °

      zwaarwegende technische, artistieke, economische of bestuurlijke redenen.

    Afwijken mag alleen als het college van B&W daartoe heeft besloten.

  • Periodiek worden de Europese drempelbedragen aangepast. Een eventueel nieuwe drempelwaarde zal direct door de gemeente gehanteerd worden.

Operationeel niveau

Na het tekenen en implementeren van het contract kunnen de bestellingen worden uitgevoerd.

Artikel 5.3 Inkoopdossier

Bij iedere aanbesteding boven € 50.000 waarvoor een inkoopstartnotitie is gemaakt zal een inkoopdossier worden opgesteld.

Dit beleid treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Berg en Dal.

Burgemeester,

Secretaris,


1

De definitie van 'lokaal' is de gemeente Berg en Dal.

 

2

Het MKB omvat kleine en middelgrote bedrijven met maximaal 250 werknemers met een jaaromzet van minder dan € 50 miljoen of een jaarbalans van kleiner dan € 43 miljoen (Artikel 2 van de Annex van Aanbeveling 2003/361/EC).

 

3

Zie 'Regiionaal Beleidskader Social Return' augustus 2015.

 

4

Uitgezonderd inhuur extern personeel/adviesdiensten (tot € 50.000 enkelvoudig onderhands toegestaan).