Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening)

Geldend van 28-11-2014 t/m heden

Intitulé

Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening)

De raad van de gemeente Medemblik

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders;

gelet op artikelen 30, eerste lid, artikel 31 en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995 en de Gemeenschappelijke regeling Westfries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor West-Friesland

B E S L U I T :

vast te stellen de navolgende verordening:

Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening).

Hoofdstuk I. Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    archiefbescheiden: documenten en andere informatieobjecten, ongeacht hun vorm overeenkomstig het gestelde in artikel 1, onder c, van de wet;

  • b.

    archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet door burgemeester en wethouders aangewezen gemeentelijke archiefbewaarplaats;

  • c.

    archiefruimte; Een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid, van de wet

  • d.

    beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

  • e.

    beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel / organisatieonderdelen;

  • f.

    de wet: de Archiefwet 1995;

  • g.

    archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;

  • h.

    gemeenschappelijkeregeling: Gemeenschappelijke regeling Westfries Archief

  • i.

    gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

  • j.

    informatiesysteem Samenhangend geheel van documentatie, mensen, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.

  • k.

    ordeningssysteem: systeem van ordening van archiefbescheiden of archiefbestanddelen binnen een (deel van een) archief Informatiebestand

Hoofdstuk II. De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden

Artikel 2

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).

Artikel 4

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm of status.

Artikel 5

  • 1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd gedurende de in de geldende gemeentelijke selectielijst vastgestelde bewaartermijn.

  • 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden (ongeacht of deze voor vernietiging of blijvende bewaring bestemd zijn) in aanmerking komen.

Artikel 6

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7

Burgemeester en wethouders stellen voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht vast in het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 8

Burgemeester en wethouders doen minimaal één keer in de twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij voegen daarbij over het verslag (verslagen) van de directeur van het Westfries Archief aan hen heeft uitgebracht betreffende de uitvoering van de taken van het Westfries Archief, alsmede het verslag dat de archivaris aan hen heeft uitgebracht aangaande het toezicht op de zorg en het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 9

Burgemeester en wethouders bevorderen /zien erop toe dat bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersoon zoveel mogelijk geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet.

Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 10

De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

Artikel 11

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek (of vergelijkbaar niveau) als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 12

  • 1. De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

  • 2. De archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden, de ruimten en informatiesystemen waarin deze zich bevinden.

Artikel 13

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 14

De beheerders doen aan de archivaris tijdig mededeling van tenminste het voornemen tot:

  • a.

    opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

  • b.

    bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefbewaarplaats respectievelijk archiefruimte;

  • c.

    verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

  • d.

    ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering, conversie, migratie of emulatie van een informatiesysteem;

  • e.

    voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

  • f.

    vervanging door reproducties, teneinde de vervangen bescheiden te vernietigen, conform artikel 7 van de wet.

Artikel 15

De archivaris doet eenmaal per twee jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.

Hoofdstuk IV Slotbepalingen

Artikel 16

De Archiefverordening vastgesteld op 3 januari 2011 wordt ingetrokken.

Artikel 17

Deze verordening treedt in werking de dag na bekendmaking.

Artikel 18

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van de gemeente Medemblik.

Ondertekening

Vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Medemblik, gehouden op 13 november 2014
De Griffier, De voorzitter,