Regeling vervallen per 31-12-2025

Archiefverordening gemeente Urk 2012

Geldend van 06-04-2012 t/m 30-12-2025

Intitulé

Archiefverordening gemeente Urk 2012

Hoofdstuk 1 Algemen bepalingen

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

a.de wet: de Archiefwet 1995;

b. gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

c. gemeenschappelijke regeling: Regeling Erfgoedcentrum Nieuw Land;

d. de archiefbewaarplaats:   de overeenkomstig artikel 31 van de wet door het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling aangewezen gemeentelijk   archiefbewaarplaats;

e. de archiefruimten:                             ruimten bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden, conform de aan die ruimten gestelde eisen in artikel 13 van het Archiefbesluit en de artikelen 27 t/m 46 van de Archiefregeling

f. de archivaris:                                     de overeenkomstig artikel 32 van de wet door het  algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling benoemde gemeentearchivaris;

g. beheerder:                                         degene die ingevolge artikel 3 van de Archiefwet is belast   met het beheer van de archiefbescheiden van de  gemeentelijke organen die nog niet zijn overgebracht na   de archiefbewaarplaats;

h. beheerseenheid:                                een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te  wijzen organisatie-onderdeel, belast met de documentair   informatievoorziening

i. informatiesysteem:                            systeem van documentatie, procedures, apparatuur en  programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden  kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvange   en geraadpleegd;

Hoofdstuk 2 De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden

Artikel 2

Burgemeester en wethouders dragen  zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten en de archiefbewaarplaats. Aan de zorg voor instandhouding van de archiefbewaarplaats wordt invulling gegeven door middel van deelname aan de gemeenschappelijke regeling.

Hoofdstuk 3 Het beheer van de archiefbewaarplaats

Artikel 3

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder.

Artikel 4

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ongeacht hun vorm.

Artikel 5

1.   Burgemeester en wethouders dragen zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van       de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden              voldoende is gewaarborgd. 2.   Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van       bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke       bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden       voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7

Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast.

Artikel 8

Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Hoofdstuk III.           

Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 9

De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 10

De archivaris is bevoegd, ter uit oefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn  verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 11

1. De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 12

  • De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 13

De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:

  • a.

    opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

  • b.

    bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

  • c.

    verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

  • d.

    ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen

Artikel 14

De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.

Hoofdstuk 4 Slotbepalingen

Artikel 15

De Archiefverordening Gemeente Urk 2006 vastgesteld op 1 juni 2006 wordt ingetrokken.

Artikel 16

Deze verordening treedt in werking op de dag na haar eerste bekendmaking.

Artikel 17

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Urk 2012.

Ondertekening

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad der gemeente Urk, gehouden op 29 maart 2012,
De griffier,                                                                     De voorzitter, 
BIJLAGE
 
Memorie van toelichting
 
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995. De verordening bestaat in hoofdzaak uit twee delen, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
 
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op papieren archiefbescheiden, maar ook op digitale informatiedragers.
 
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling (Stcrt 70, 6 januari 2010 + wijziging Stcrt. 17967, 17 november 2010).
Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet.
 
De gemeente Urk neemt deel aan de Regeling Erfgoedcentrum Nieuw Land, maar blijft zelf verantwoordelijk voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden. Bij de instelling van het openbaar lichaam Erfgoedcentrum Nieuw Land zijn de volgende taken en bevoegdheden door de gemeente aan het openbaar lichaam overgedragen:het opheffen van beperkingen aan de openbaarheid (artikel 15, lid 3 Archiefwet 1995);het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden die uit anderen hoofde in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten (artikel 16, lid 2 Archiefwet 1995);het ter beschikking stellen voor raadpleging of gebruik, het afwijzen van verzoeken daartoe, en het ter beschikking stellen van reproducties (art. 17 Aw 1995)het uitlenen van in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden, het afwijzen van verzoeken daartoe, en het ter beschikking stellen van reproducties (art. 18 Aw 1995)het in rekening brengen van kosten voor reproducties en uitlening (art. 19 Aw 1995)de bevoegdheid om afschriften van akten te verstrekken (art. 20 Aw 1995)het aanwijzen van de gemeentelijke archiefbewaarplaats (art. 31 Aw 1995)het benoemen, schorsen en ontslaan van de  gemeentearchivaris (artikel 32, lid 3, Archiefwet 1995);het toezicht houden op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden (artikel 32, lid 2, Archiefwet 1995).
 
 
Artikelsgewijze toelichting
 
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
De onder 1 c genoemde gemeenschappelijke regeling is gepubliceerd in de Staatscourant nr. 252, 31 december 2003. De onder 1d en 1f genoemde taken en bevoegdheden (aanwijzing gemeentelijke archiefbewaarplaats en benoemen, schorsen en ontslaan van de gemeentearchivaris) zijn op basis van deze gemeenschappelijke regeling overgedragen aan het algemeen bestuur van de Nieuw Land Erfgoedcentrum.
 
Artikel 2
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefruimten moeten voldoen.
 
Artikel 3
De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.
 
Artikel 5
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
 
Artikel 7
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.
 
Artikel 8
Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus tenminste vier maal wat er op
het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
 
Artikel 11
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.
Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.
 
Artikel 13
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.
 
Artikel 14
De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van burgemeester en wethouders aan de raad zoals bedoeld in artikel 9.