Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning van de gemeente Aalten 2005

1 Een raadslid of een commissielid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

• a.

  feitelijke informatie van geringe omvang.

• b.

  inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

• c.

  bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

2 De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven.

3 Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

4 De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

1 Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand tenzij:

• a.

  a. het raads- c.q. commissielid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

• b.

  b. dit het belang van de gemeente kan schaden;

• c.

  c. het bijstand, bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c, betreft en het raads- c.q. commissielid reeds volledig gebruik heeft gemaakt van het hem op grond van artikel 5, eerste lid of tweede lid, beschikbaar gestelde aantal uren ambtelijke bijstand.

2 De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

3 Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raads- c.q. commissielid dat het verzoek heeft ingediend.

1 Indien een raads- c.q. commissielid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.

2 Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

1 Elk raadslid heeft per jaar recht op 12 uur ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c.

2 Elk commissielid, geen raadslid zijnde, heeft recht per jaar op 3 uur ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c.

3 De secretaris houdt een register bij hoeveel uren per jaar een raads- c.q. commissielid gebruik maakt van ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c.

1 De fracties, zoals bedoeld in artikel 7 van het reglement van orde, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

2 Deze bijdrage bestaat met ingang van 1 januari 2012 uit een vast deel van € 1363,50 voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 227,50 per raadszetel.

3 Deze bijdrage wordt jaarlijks geïndexeerd, met de index die ook wordt toegepast op de gemeentelijke begroting voor de externe kosten.

1 De fracties besteden de tegemoetkoming ten behoeve van hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol, zijnde

• a.

  personele fractieondersteuning (secretarieel, coaching, administratief), loonkosten of onkostenvergoeding/fiscale vrijwilligersregeling;

• b.

  opzetten/onderhouden website van de fractie;

• c.

  bureaukosten, contributies, porti, lidmaatschappen ten behoeve van de fractie;

• d.

  kosten fractievergaderingen/bijeenkomsten (zaalhuur, consumpties e.d.);

• e.

  fractiebrede opleidingskosten, excursies, werkbezoeken etc en afgewezen aanvragen om individuele scholing;

• f.

  inhuur externe expertise en advies t.b.v. de fractie;

• g.

  giften namens de fractie (lief en leed).

2 Alle kosten ten laste van de fractievergoeding dienen te worden onderbouwd aan de hand van facturen of gespecificeerde declaraties en vermeld dient te worden op welk van onder lid 1 van dit artikel genoemde type kosten deze betrekking hebben.

3 De tegemoetkoming mag niet worden gebruikt ter bekostiging van:

• a.

  uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

• b.

  uitgaven aan politieke partijen dan wel met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten en/of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde declaratie;

• c.

  uitgaven waarvoor op grond van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden en de Verordening voorzieningen raadsleden, wethouders en commissieleden aanspraak op vergoeding bestaat, dan wel aanvulling daarop;

• d.

  uitgaven die voor rekening van rekening van een raadslid c.q. RTG-lidbehoren te komen zijnde o.a. abonnementen dagbladen, tijdschriften en vakliteratuur, individuele ICT kosten (computer, bijbehorende apparatuur, software, aanleg en abonnement internet), individuele consumpties buiten de werkplek, fooien, traktaties, attenties en cadeaus voor naaste collega’s, gelegenheidskleding, huur en reiniging van kleding, uitgaven van persoonlijke verzorging, activiteiten van partijgenootschappelijke aard, contributies van verenigingen en regionale beroepsverbanden, representatie kosten.

1 De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

2 In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

3 Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld bedoeld in artikel 13, derde lid.

1 Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage

• a.

  bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

• b.

  bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

2 Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 8, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden en het aantal hele maanden van het jaar, dat de oorspronkelijke fractie heeft gefunctioneerd.

3 Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.

1 De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren.

2 De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge artikel 8.

3 Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 13 over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.

4 De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

5 Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere.

6 Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.

1 Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag.

2 Controle van het verslag vindt plaats door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening. De accountant breng advies uit aan de raad.

3 De raad stelt na ontvangst van het advies van de accountant de bedragen vast van:

• a.

  de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

• b.

  de wijziging van de reserve;

• c.

  de resterende reserve;

• d.

  de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.