Regeling vervallen per 13-01-2015

Verordening op de fractieondersteuning

Geldend van 03-01-2014 t/m 12-01-2015

Intitulé

Verordening op de fractieondersteuning

De raad van de gemeente Alkmaar,

Gelet op artikel 33, lid 3 van de Gemeentewet;

Gelet op het voorstel van het presidium, bijlage nr. 126;

Gelet op het advies van de commissie bestuur en middelen;

Besluit:

De navolgende Verordening op de fractieondersteuning vast te stellen:

Verordening op de fractieondersteuning

Artikel 1

  • 1.

    De fracties, zoals bedoeld in artikel 7 van het Reglement van orde voor de raadsvergaderingen, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

  • 2.

    Deze bijdrage bestaat uit een vast deel voor elke fractie en een bedrag per raadszetel. De bedragen per jaar zijn met ingang van 1 januari 2014 vastgesteld op € 5.195 per jaar per fractie en € 1.025 per jaar per raadslid. De bedragen worden jaarlijks herzien overeenkomstig de prijsmutatie voor goederen en diensten, zoals opgenomen in de uitgangspunten bij het financiële kader van de programmabegroting.

Artikel 2

  • 1.

    Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken;

  • 2.

    De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

    • a.

      uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

    • b.

      betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

    • c.

      giften;

    • d.

      uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen of ingevolge de Verordening voorzieningen voor wethouders, raads- en commissieleden gemeente Alkmaar 2005.

Artikel 3

  • 1.

    De bijdrage voor fractieondersteuning wordt vóór 31 januari van een kalenderjaar als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt op een door de fractie aan te geven rekeningnummer.

  • 2.

    In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuwe gekozen raad plaatsvindt, wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

  • 3.

    Teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld, worden in het jaar van vaststelling door de raad teruggevorderd. Indien een fractie deze terugvordering vóór 31 januari van het volgende jaar nog niet heeft voldaan, vindt geen bevoorschotting plaats tot het moment dat het terug te vorderen bedrag is betaald.

  • 4.

    Ingeval de uitgaven in een kalenderjaar hoger zijn dan de bevoorschotting in dat kalenderjaar en de reserve van het vorige jaar, wordt dit bedrag na de vaststelling door de raad teruggevorderd. Indien een fractie deze terugvordering vóór 31 januari van het volgende jaar nog niet heeft voldaan, vindt geen bevoorschotting plaats tot het moment dat het terug te vorderen bedrag is betaald.

Artikel 4

  • 1.

    Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage

    • a.

      bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt;

    • b.

      bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

  • 2.

    Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 1, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

  • 3.

    Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.

  • 4.

    Ontstaat een nieuwe fractie door samenvoeging, dan kan de tegemoetkoming van de nieuw gevormde fractie niet groter zijn dan de tegemoetkoming die toekomt aan een fractie van gelijke grootte, zoals bedoeld in artikel 7, lid 1 van het Reglement van orde voor de raadsvergaderingen.

Artikel 5

  • 1.

    De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren.

  • 2.

    De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het verslagjaar ingevolge artikel 1 toekwam.

  • 3.

    Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 6 over dat jaar.

  • 4.

    De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

  • 5.

    Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op die hogere reserve.

  • 6.

    Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.

Artikel 6

  • 1.

    Elke fractie legt vóór 15 februari na het einde van een kalenderjaar waarop de fractieondersteuning betrekking had, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag conform een door het presidium vastgesteld format. Alle uitgaven dienen per kostencategorie via een originele factuur, nota of bankafschrift verantwoord te worden. De verantwoording vindt plaats op basis van het stelsel van baten en lasten.

  • 2.

    Elke fractie neemt bij de verantwoording een overzicht van de namen en functies van de tot de fractie behorende fractiemedewerkers op.

  • 3.

    De controle van het verslag vindt plaats door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening. De accountant brengt advies uit aan de raad. Bij de controle wordt door de accountant rekening gehouden met een goedkeuringstolerantie van 1%. Tot een bedrag van maximaal € 100, - toetst de accountant wel of er een betalingsbewijs aanwezig is, maar toetst de accountant niet aan artikel 2, lid 1.

  • 4.

    Alvorens de verslagen ter controle aan de accountant worden aangeboden, voert de griffie een interne toets uit op volledigheidsaspecten, zoals het volledig ingevuld zijn van het verslag en het aanwezig zijn van alle bewijsstukken.

  • 5.

    De raad stelt na ontvangst van het advies van de accountant de bedragen vast van:

    • a.

      de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

    • b.

      de wijziging van de reserve van de fractie;

    • c.

      de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.

Artikel 7

Titel 4.2 van de Algemene Wet bestuursrecht is van toepassing op de financiële middelen die een fractie ontvangt.

Artikel 8

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2011.

  • 2.

    De Verordening op de fractieondersteuning vastgesteld bij raadsbesluit van 25 september 2006 en laatstelijk gewijzigd bij raadsbesluit van 10 september 2009 wordt per 1 januari 2011 ingetrokken.

Artikel 9

Deze verordening wordt aangehaald als Verordening op de fractieondersteuning.

Ondertekening

Vastgesteld bij raadsbesluit van 11-11-2010.
Bekend gemaakt in de Officiële Mededelingen van het Alkmaars Nieuwsblad op 17-11-2010.

ARTIKELGEWIJZE TOELICHTING

Artikel 1

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning is in de gemeentebegroting opgenomen en is dus door de raad vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen.

Artikel 2

De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) en de Verordening voorzieningen voor wethouders, raads- en commissieleden gemeente Alkmaar aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden.

Artikel 3

De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden.

Zodra de raad de bedragen over een verslagjaar heeft vastgesteld worden de te verrekenen bedragen, indien van toepassing, meteen verrekend. Mocht een fractie vóór het moment van bevoorschotting nog een te verrekenen bedrag open hebben staan, dan vindt geen bevoorschotting plaats tot het moment dat de te verrekenen bedragen zijn betaald.

Artikel 4

Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergadert de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden.

Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.

Bij splitsing van fracties krijgen beide fracties een evenredig deel van de vaste vergoeding. De vaste vergoeding wordt dus niet tweemaal (of vaker) uitbetaald na splitsing van fracties. Dit blijft zo tot aan de eerstvolgende verkiezingen.

Bij samenvoeging van fracties is het niet mogelijk dat de vergoeding aan de nieuw gevormde fractie groter kan zijn dan de vergoeding die toekomt aan een fractie van gelijke grootte.

Artikel 5

De reserve mag niet eindeloos groeien. De reserve is dan ook aan een maximum gebonden. Voor de berekening van de reserve wordt uitgegaan van het (bruto) bedrag van de bijdrage dat een fractie in het verslagjaar toekwam.

Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. Het zesde lid regelt dat de reserve naar evenredigheid verdeeld wordt over de nieuw ontstane fracties. Indien een splitsing kort na de verkiezingen plaatsvindt, zou een conflict kunnen ontstaan over de verdeling van de reserve. De regeling laat er echter geen twijfel over dat ook in dat geval de reserve verdeeld moet worden.

Artikel 6

De controle van het jaarverslag kan door de accountant meegenomen met de controle op de jaarrekening. Uit het verslag en de accountantsverklaring kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot. Indien niet berekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt, zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen.

In dit artikel is ook opgenomen op welke wijze de verantwoording dient plaats te vinden, alsmede een aantal punten waarmee de accountant rekening houdt bij de controle.

Artikel 7

Indien fractieondersteuning de vorm heeft van financiële middelen is er sprake van een subsidie als bedoeld in titel 4.2 Awb.

De raad kan zelf bepalen of ook afdeling 4.2.8 van de Awb van toepassing is; indien deze afdeling van toepassing is horen daar wel extra verplichtingen bij. Dat kan een dergelijke keuze minder aantrekkelijk maken. Bij de invoering van het recht op fractieondersteuning (amendement-De Cloe c.s.) is niet stilgestaan bij de verhouding met de Awb. In veel gemeenten wordt echter inmiddels de fractieondersteuning met toepassing van titel 4.2 Awb aangewend. Nu blijkt dat dit een juiste wijze van handelen is.

Derhalve is in de verordening een extra artikel toegevoegd, waarin het verkrijgen van fractieondersteuning gelijk wordt gesteld aan het verkrijgen van subsidie. De wijze waarop lokaal invulling wordt gegeven aan de formele rechtsregels dient lokaal bepaald te worden en wordt derhalve niet in de verordening vastgelegd. In de regel zal het met name gaan over de mogelijkheid om bezwaar en beroep in te stellen tegen de beschikking die een bepaald budget ter beschikking stelt, of om de mogelijkheid bezwaar en beroep in te stellen tegen een terugvordering.

Artikel 8 en 9

Deze artikelen behoeven geen toelichting.

Alkmaar,

De raad voornoemd,

voorzitter,

griffier,