Algemene subsidieverordening Amstelveen 2012

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  college: college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amstelveen;

• b.

  eenmalige subsidie: subsidie ten behoeve van bijzondere incidentele projecten of activiteiten van de aanvrager en waarvoor het college slechts voor een van tevoren bepaalde tijd van maximaal vier jaar subsidie wil verstrekken;

• c.

  raad: raad van de gemeente Amstelveen;

• d.

  jaarlijkse subsidie: subsidie die per (boek)jaar of voor een bepaald aantal (boek)jaren ten behoeve van voortdurende activiteiten aan een instelling wordt verstrekt;

• e.

  bestemmingsreserve: de reserve van de subsidie-ontvanger waaraan een concrete bestemming is verbonden;

• f.

  egalisatiereserve: de reserve van de subsidieontvanger waaraan als bestemming het dekken van exploitatierisico’s is verbonden;

• g.

  jaarrekening: de jaarrekening bestaande uit de balans, de exploitatierekening en de toelichtingen op de balans en de exploitatierekening.

Artikel 2a Subsidiëring mede door andere bestuursorganen

Indien het college subsidie verstrekt voor activiteiten, die mede door andere bestuursorganen worden gesubsidieerd, kan het college afwijken van de bepalingen van deze verordening.

Artikel 8 Weigeringsgronden

Het college kan een aanvraag voor subsidie weigeren, indien:

• a.

  de activiteiten van de aanvrager niet of niet in overwegende mate gericht zijn op de gemeente of haar ingezetenen of niet of nauwelijks ten goede komen aan de gemeente of haar ingezetenen;

• b.

  de aanvrager doelstellingen beoogt of activiteiten zal ontplooien die in strijd zijn met de wet- en regelgeving, het algemeen belang of de openbare orde;

• c.

  de activiteiten een politieke, godsdienstige of levensbeschouwelijke boodschap hebben;

• d.

  de aanvrager ook zonder subsidieverlening over voldoende gelden, hetzij uit eigen middelen, hetzij uit middelen van derden kan beschikken om de kosten van de activiteiten te dekken;

• e.

  de gelden niet of in onvoldoende mate besteed zullen worden voor het doel waarvoor de subsidie beschikbaar wordt gesteld;

• f.

  de gelden niet doelmatig en doeltreffend zullen worden besteed;

• g.

  de aanvrager medewerker(s) in dienst heeft waarvan het inkomen hoger ligt dan de zogenoemde Balkenende-norm;

• h.

  de subsidieverstrekking niet past binnen de door de gemeente vastgestelde doelen of beleidsterreinen.

Artikel 9 Wet bevordering integriteitbeoordelingen door het openbaar bestuur (BIBOB)

Het college kan voor subsidies binnen de door de raad vast te stellen beleidsterreinen of onderdelen daarvan bepalen dat de gevraagde subsidie kan worden geweigerd of de verleende subsidie kan worden ingetrokken in het geval en onder de voorwaarden, bedoeld in artikel 3 van de Wet bevordering integriteitbeoordelingen door het openbaar bestuur.

Artikel 10a Nadere regels inzake bestemmings- en egalisatiereserves

Het college kan nadere regels stellen aan het al dan niet aanhouden van een bestemmingsreserve en/of een egalisatiereserve door de subsidieontvanger.

Artikel 12 Tussentijdse rapportage

Bij subsidies, hoger dan 50.000 euro, welke verleend worden voor activiteiten die meer dan een jaar in beslag nemen, kan het college de verplichting opleggen tot het tussentijds afleggen van rekening en verantwoording omtrent de verrichte activiteiten en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten.

Artikel 13 Meldingsplicht

De subsidieontvanger doet direct melding aan het college, zodra aannemelijk is dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, niet of geheel niet zullen worden verricht of dat niet of geheel niet aan de aan de beschikking tot subsidieverlening verbonden verplichtingen zal worden voldaan.

Artikel 13a Onderzoek rekenkamer(functie)

De subsidieontvanger verleent op verzoek alle medewerking aan de rekenkamer(functie) bij elk onderzoek dat door dit orgaan wordt uitgevoerd en geeft een volledig inzicht in alle gevraagde informatie en documenten.

Artikel 19 Prijsindexcijfer

Bij het hanteren van een prijsindexcijfer wordt uitgegaan van het door het college gehanteerde prijsindexcijfer.

Artikel 20 Hardheidsclausule

Het college kan, in bijzondere gevallen, een artikel of artikelen van deze verordening buiten toepassing laten of daarvan afwijken, met uitzondering van de artikelen 1, 2, 3 en 8 voor zover toepassing gelet op het belang van de aanvrager of subsidieontvanger leidt tot onbillijkheid van overwegende aard. Het van toepassing verklaren van dit artikel wordt gemotiveerd in het besluit en hiervan wordt periodiek verslag gedaan aan de raad.

Artikel 21 Intrekking

De Algemene Subsidieverordening Amstelveen 2006 wordt ingetrokken.

Artikel 22 Overgangsbepalingen

Aanvragen om subsidie die zijn ingediend voor 1 januari 2012 worden

afgedaan volgens de bepalingen van de Algemene Subsidieverordening Amstelveen 2006.

Artikel 23 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2012.

Artikel 24 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Algemene subsidieverordening Amstelveen 2012.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 14 december 2011.

De secretaris De voorzitter

mr. R.J.T. Schurink mr. J.H.C. van Zanen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit artikel wordt een aantal begrippen verduidelijkt, dat in de verordening wordt gehanteerd.

Er is in de definities een onderscheid gemaakt tussen twee vormen van subsidie, te weten jaarlijkse subsidies en eenmalige subsidies.

De jaarlijkse subsidie wordt bij voorkeur voor meerdere jaren verleend en heeft veelal betrekking op voortdurende activiteiten van een instelling. Hierbij kan worden gedacht aan een exploitatiesubsidie en een subsidie in de loonkosten. Bij de verstrekking van een jaarlijkse subsidie voor meerdere jaren wordt bij voorkeur aangesloten bij de zittingstermijn van de raad (hoewel die termijnen uiteraard niet gelijk hoeven te lopen) én bij eerder vastgestelde beleidsdoelen (of beleidsnota’s). Als deze subsidie voor langer dan drie jaar aan een instelling wordt verstrekt voor de uitvoering van dezelfde activiteit(en), ontstaat er een subsidierelatie, zoals beschreven in artikel 4:51 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en dient bij weigering van de subsidie voor een nieuw tijdvak een redelijke termijn in acht te worden genomen. In deze verordening is er bewust niet voor gekozen het regime van afdeling 4.2.8 van de Awb in zijn geheel van toepassing te verklaren op de jaarlijkse subsidie. Afdeling 4.2.8 biedt een regeling voor subsidies waarbij het bestuursorgaan financieel en beleidsmatig sterk betrokken is, hetgeen zeker niet bij iedere door gemeenten verstrekte jaarlijkse subsidie het geval is. Bovendien kunnen bij de jaarlijks verstrekte subsidies in de subsidiebeschikking zeer goed afspraken op dit punt worden vastgelegd. Juist bij per jaarlijks verstrekte subsidies is de aard en de grootte van de instelling en de hoogte van de subsidie bepalend voor de omvang van aanvullende afspraken.

Eenmalige subsidies zijn subsidies die voor een eenmalige activiteit of een activiteit, waarvoor het college slechts voor een van te voren bepaalde tijd van maximaal 4 jaar subsidie wil verlenen. Te denken valt aan een subsidie ten behoeve van het doorgang doen vinden van de gebruikelijke activiteiten van de subsidieontvanger, terwijl die doorgang door bijzondere, incidentele omstandigheden anders niet gewaarborgd zou zijn. Hierbij kan worden gedacht aan inhuur van uitzendkrachten voor de vervanging van niet-verzekerd, arbeidsongeschikt geworden personeel, het vervangen van een teloor gegaan bedrijfsgebouw en dergelijke. Verder vallen hieronder projectsubsidies die worden gegeven voor door de subsidieontvanger te realiseren bijzondere projecten, zoals bijvoorbeeld een dansvoorstelling of kunstmanifestatie. Eenmalige subsidies hebben een looptijd afhankelijk van de duur van het project en kunnen dus een looptijd hebben van langer dan een jaar.

Een bijzondere vorm van eenmalige subsidie betreft de waarderingssubsidie. Het is een benaming die door gemeenten veelal wordt gebruikt, maar in juridische zin niet veel toevoegt aan de benaming ‘eenmalige subsidie’. Waarderingssubsidies zijn subsidies die, zoals het woord al zegt, verstrekt worden om waardering voor de activiteiten van de ontvanger uit te drukken. Deze subsidies mogen naar eigen wens van de ontvanger worden besteed en kunnen dus zowel worden gestoken in de reguliere activiteiten van de ontvanger als in extra activiteiten. Hiermee wordt recht gedaan aan de reden van subsidieverstrekking, namelijk het bevorderen van bepaalde door de gemeente gewenste doelen. Uiting van waardering voor degenen, die die doelen bevorderen, draagt bij aan hun motivatie en dus ook aan de wijze, waarop zij de doelen behartigen. Nu de besteding van deze subsidie geheel ter keuze van de ontvanger is, wordt ter zake van de besteding geen verantwoording geëist en is geregeld dat het moment van verlening van de subsidie tevens dat van de vaststelling daarvan is. Hiermee worden onnodige administratieve en bestuurlijke procedures voorkomen. Er wordt hierop nader ingegaan bij de toelichting op artikel 15 van deze verordening. Het is dus mogelijk om achtereenvolgens meerdere “eenmalige” waarderingssubsidies te verlenen.

De begrippen bestemmingsreserve, egalisatiereserve en jaarrekening waren opgenomen in de oude verordening en zijn opnieuw aan deze verordening toegevoegd. In het kader van het afleggen van verantwoording door subsidieontvangende instellingen en organisaties is het van belang dat over deze begrippen helderheid bestaat. In artikel 10a van deze verordening is de bevoegdheid opgenomen nadere regels te stellen aan het al of niet aanhouden van bestemmingsreserves.

Artikel 2 Reikwijdte verordening

In het eerste lid wordt aangegeven voor welke beleidsterreinen subsidies kunnen worden verstrekt.

In het tweede lid wordt het college bevoegd verklaard nadere regels te stellen met betrekking tot de te subsidiëren activiteiten, de doelgroepen en de verdeling van subsidies per beleidsterrein zoals die in het eerste lid zijn omschreven.

Door de veelheid en verscheidenheid van subsidiemogelijkheden is niet te vermijden, dat op onderdelen nadere regels noodzakelijk zijn. Die verscheidenheid onderbrengen in een algemene verordening is mogelijk, maar komt de met een algemene verordening nagestreefde overzichtelijkheid niet ten goede. Daarbij komt dat beleidsdoelen en prioriteiten wijzigen en dit, naar aangenomen mag worden, in een hoger tempo zullen doen dan de Algemene subsidieverordening aan wijziging toe is.

Artikel 2a Subsidiëring mede door andere bestuursorganen

In deze bepaling is een algemene bevoegdheid opgenomen voor het college om af te wijken van de bepalingen in deze Algemene subsidieverordening, indien er sprake is van subsidiëring van activiteiten door zowel het college als ook andere bestuursorganen. Het is van belang om in dat verband nadrukkelijk te kijken of en, zo ja, onder welke voorwaarden subsidie wordt verleend.

Artikel 3 Bevoegdheid college

Het college besluit ingevolge het eerste lid binnen de daarvoor door de raad vastgestelde kaders, zoals neergelegd in de gemeentebegroting en deze Algemene subsidieverordening. Dit betekent dat het college geen subsidies kan verstrekken, die niet stroken met de door de raad vastgestelde algemene regels. Met besluiten over het verstrekken van subsidies in plaats van verlenen van subsidies wordt beoogd de bevoegdheid te besluiten over het gehele subsidieproces, dus ook het bevoorschotten, het lager vaststellen, het terugvorderen en dergelijke.

In het eerste lid is bepaald dat het college daarbij de gemeentebegroting en subsidieplafonds in acht neemt. Als de gemeentebegroting nog niet is vastgesteld en er formeel dus nog geen financiële ruimte door de raad beschikbaar is gesteld, wordt subsidie slechts verleend onder de voorwaarde dat de raad daarvoor geld beschikbaar zal stellen, het zogenoemde begrotingsvoorbehoud.

In het tweede lid is de bevoegdheid van het college geregeld om voorwaarden aan de subsidie te verbinden. Zie hiertoe ook artikel 4:33 van de Awb en voor het verschil met verplichtingen artikel 4:37 van de Awb.

De bevoegdheid om aan een subsidiebeschikking een uitvoeringsovereenkomst te verbinden, berust eveneens bij het college. Waar de subsidiebeschikking slechts gericht is op één partij, kan middels een uitvoeringsovereenkomst meerdere partijen aan elkaar worden gebonden. Ook is het mogelijk een derdenbeding ex artikel 6:253 van het BW op te nemen.

Artikel 4 Subsidieplafond en begrotingsvoorbehoud

In de Awb zijn in de artikelen 4:25 tot en met 4:28 de belangrijkste bepalingen rondom het werken met een ‘subsidieplafond’ gegeven. Ingevolge het eerste lid van artikel 4 kan de raad subsidieplafonds per beleidsterrein vaststellen. In de regel valt dit qua tijdstip samen met de vaststelling van de begroting. De raad stelt subsidieplafonds vast en maakt daarbij de wijze van verdeling van de beschikbare middelen bekend. Eventueel kan het college nadere regels opstellen omtrent de wijze van verdeling van de beschikbare middelen.

Bij het vijfde lid kan het volgende worden opgemerkt. Indien wordt gewerkt met een begrotingsvoorbehoud dient rekening te worden gehouden met het feit dat gemeenten hun begroting ter goedkeuring voorleggen aan de provincie; pas daarna is er sprake van een definitieve begroting en treedt het vierde lid van dit artikel in werking.

Artikel 5 Bij aanvraag in te dienen gegevens

In het eerste lid is bepaald dat een aanvraag voor subsidie schriftelijk dient te worden gedaan. Met ‘schriftelijk’ is meer bedoeld dan ‘op papier geschreven’. Zo kan een aanvraag ook digitaal worden gedaan, mits het college het door hem vastgestelde formulier ook in digitale vorm beschikbaar heeft gesteld.

Ingevolge artikel 4:29 van de Awb begint het subsidieproces met een aanvraag. Wat een aanvraag is en aan welke eisen deze moet voldoen staat in afdeling 4.1.1. van de Awb.

In artikel 5, tweede lid, is bepaald welke gegevens de aanvrager dient te overleggen bij zijn subsidieaanvraag. De bevoegdheid van het college ter zake nadere regels te stellen, is geregeld in het derde lid. Het college kan per geval regelen welke gegevens dienen te worden verstrekt, waarbij het uitgangspunt is dat het college dit doet om de administratieve en bestuurlijke lasten voor alle betrokkenen zo beperkt mogelijk te houden. Zo kan het college bijvoorbeeld bepalen dat voor duidelijk bepaalde categorieën subsidies - bijvoorbeeld zogenaamde ‘waarderingssubsidies’, eenmalige subsidies waaraan geen verantwoordingseisen worden gesteld - met minder dan de standaard te overleggen gegevens bij aanvraag van een subsidie kan worden volstaan.

In artikel 5, tweede lid, sub d, wordt verwezen naar de systematiek van subsidieverlening en verrekening bij jaarlijks (per boekjaar) verstrekte subsidies conform artikel 4:72 van de Awb. Een dergelijke verplichting dient in de beschikking tot subsidieverlening te worden opgenomen. Inzage in de financiële reserve, egalisatie- en/of bestemmingsreserve, van een instelling is slechts aan de orde voor de beoordeling van een jaarlijkse subsidieaanvraag van een grote instelling met overeenkomstige subsidiebehoefte.

Artikel 6 Aanvraagtermijn

Hier worden de termijnen genoemd, waarbinnen aanvragen voor subsidie dienen te zijn ingediend bij het college. In dit artikel wordt slechts een uiterste indiendatum genoemd voor (meer)jaarlijkse subsidies.

In het tweede lid is bepaald dat een aanvraag voor een eenmalige subsidie wordt gedaan uiterlijk acht weken voordat de activiteit waarop de subsidieaanvraag betrekking heeft, aanvangt. Op deze wijze kan voorafgaand aan een activiteit uitsluitsel worden gegeven over de subsidieverstrekking.

Artikel 7 Beslistermijn

Hier worden de termijnen gegeven, waarbinnen het college gehouden is te beslissen op een aanvraag voor subsidie.

Artikel 8 Weigeringsgronden

De algemeen geldende weigeringsgronden, opgenomen in artikel 4:35 van de Awb, worden in artikel 8 met een nadere, op de gemeentelijke praktijk toegesneden gronden aangevuld. Dit betreft bijvoorbeeld het niet of niet in overwegende mate gericht zijn van de activiteiten van de aanvrager op de gemeente, dan wel haar ingezetenen of daaraan niet of nauwelijks ten goede komen.

Artikel 9 Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (BIBOB)

Een bijzondere weigeringsgrond is opgenomen in artikel 9. Het betreft het geval dat de aanvrager van een subsidie de toets van de Wet Bibob niet kan doorstaan. Indien deze weigeringsgrond niet zou zijn opgenomen, dan zou het kunnen betekenen dat het college gehouden is subsidie te verlenen aan aanvragers aan wie het college geen vergunning voor niet-subsidiabele activiteiten zou verlenen. Daarbij is niet van belang of de activiteiten, waarvoor subsidie wordt gevraagd, op zichzelf beoordeeld subsidiabel zijn. Het gaat bij deze weigeringsgrond louter om de persoon, dan wel rechtspersoon van de aanvrager.

De Wet Bibob is bedoeld als aanvulling op bestaande instrumenten, die het college reeds ter beschikking heeft. Het college zal bij ieder beleidsdoel, dat het wil subsidiëren, zich de vraag moeten stellen of er enig risico is van het faciliteren van strafbare feiten en of die risico’s niet voldoende worden ondervangen met de bestaande toetsing van aanvragen. Het is niet mogelijk te bepalen dat de Wet Bibob generiek op alle subsidies wordt toegepast. Het college dient zelf een afweging te maken in welke situatie toepassing zinvol is. Voordat tot toepassing op een gemeentelijke subsidieregeling kan worden overgegaan, dient daarvoor toestemming te zijn verkregen van de ministers van Justitie en Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Het college heeft hier de bevoegdheid gekregen die goedkeuring te vragen. De bepaling strekt ertoe inzichtelijk te maken voor zowel bestuur als aanvrager van een subsidie in welke gevallen en voor welke (onderdelen van) beleidsdoelen een toetsing aan de Wet Bibob kan plaatsvinden.

Artikel 10 Verlening van de subsidie

Ingevolge het eerste lid geeft het college al in het besluit tot verlening van de subsidie aan op welke wijze de verantwoording van de ontvangen subsidies dient plaats te vinden. Hiermee wordt bereikt dat voor degene, aan wie de subsidie is toegekend, van meet af aan duidelijk is aan welke voorwaarden en administratieve eisen hij dient te voldoen. In het tweede lid is geregeld dat het college de ontvanger verplichtingen kan opleggen.

Bij veel, veelal kleinere subsidies is het stellen van verplichtingen bij de toekenning vaak niet noodzakelijk. In die gevallen kan het college daarvan afzien. In gevallen, dat het college van oordeel is dat redelijkerwijs nadere verplichtingen dienen te worden gesteld, zijn dit veelal op de subsidieontvanger en de door hem te ondernemen activiteiten toegesneden verplichtingen. In artikel 4:37 van de Awb staan de standaardverplichtingen vermeld welke het college bij de beschikking tot subsidieverlening aan de subsidieontvanger kan opleggen.

Bij de in het tweede lid van artikel 10 te stellen verplichtingen kan worden gedacht aan bijvoorbeeld het verzekeren van de zaken, die voor de uitvoering van de gesubsidieerde activiteit noodzakelijk zijn, de arbeidsvoorwaarden voor het personeel van de subsidieontvanger, reservevorming, het bestuur, het aanstellen van toezichthouders, de inrichting van de administratie en de benodigde toestemming van het college voor het aangaan van rechtshandelingen als bedoeld in artikel 4:71 van de Awb.

Artikel 10a Nadere regels inzake bestemmings- en egalisatiereserves

Op grond van dit artikel kan het college nadere regels stellen aan het al dan niet aanhouden van een bestemmingsreserve en/of een egalisatiereserve door de subsidieontvanger. In dat kader kunnen nader te bepalen voorwaarden en nader te bepalen maximale bedragen worden vastgesteld.

Artikel 11 Betaling en bevoorschotting

Voorschotten worden verstrekt volgens het in de subsidieregeling of de verleningsbeschikking opgenomen bevoorschottingsritme. De bevoorschottingsbeschikking wordt ambtshalve gegeven op het moment van de verleningsbeschikking. De subsidieaanvrager hoeft geen aanvra(a)g(en) voor bevoorschotting in te dienen of tussentijdse overzichten van prestaties of uitgaven te overleggen. Dit leidt tot lastenbesparingen bij zowel de subsidieontvanger als bij het college.

Omdat de bevoorschotting mede afhankelijk is van de aard van de te subsidiëren activiteit is er voor gekozen om de termijnen, waarop de bevoorschotting plaatsvindt, niet in de verordening te noemen. Het bevoorschottingsritme en de hoogte van de voorschotten worden in verleningsbeschikking vermeld.

De subsidieontvanger is volgens artikel 13 verplicht te melden, indien er omstandigheden zijn die van invloed zijn op de hoogte van het verleende bedrag. Het college kan vervolgens, indien nodig, door een wijziging van de verleningsbeschikking het bevoorschottingsritme en de hoogte van de voorschotten aanpassen. Na vaststelling van de subsidie wordt het resterende bedrag (het vastgestelde bedrag verminderd met de verleende voorschotten) uitgekeerd aan de subsidieontvanger.

Indien in de verleningsbeschikking niet anders is bepaald, vindt betaling van het voorschot binnen zes weken na verzending van de verleningsbeschikking plaats. Zie artikel 4:87, eerste lid, van de Awb.

Artikel 12 Tussentijdse rapportage

In het kader van het terugdringen van de administratieve lasten is ervoor gekozen aan meerjarig verstrekte subsidies, hoger dan 50.000 euro, de mogelijkheid te verbinden minimaal eenmaal per jaar een tussentijdse verantwoording te vragen. Het college moet vooraf bepalen welke vereisten worden gesteld aan de tussentijdse, inhoudelijke en financiële verantwoording, bij voorkeur door middel van standaardformulieren. Het ligt voor de hand dat dit regime in ieder geval lichter is dan het regime wat is opgesteld voor de eindverantwoording.

Artikel 13 Meldingsplicht

De meldingsplicht is bedoeld als tegenhanger van het geven van meer vertrouwen in de vorm van onder andere: het niet standaard verantwoording afleggen bij subsidies tot 5.000 euro, het vragen van (minder) tussenrapportages en bevoorschotting.

De subsidieontvanger is verplicht tijdig (zonder nodeloos tijdsverloop) te melden bij de gemeente als het aannemelijk is dat de gesubsidieerde activiteit niet, niet tijdig, niet geheel of niet volgens alle daaraan verbonden verplichtingen zal worden verricht. In dat geval zal de subsidie lager of op nihil worden vastgesteld of zullen nadere afspraken worden gemaakt over het aanpassen van de verplichtingen, bijvoorbeeld het geven van meer tijd voor de uitvoering van de activiteiten. Bij het niet voldoen aan deze meldingsplicht kan, indien dat achteraf mocht blijken, met toepassing van artikel 4:49 van de Awb alsnog de subsidievaststelling worden ingetrokken, omdat de ontvanger wist en behoorde te weten dat de vaststelling onjuist was. Terugvordering van de subsidie, inclusief wettelijke rente van het hele subsidiebedrag, kan in zo'n geval proportioneel worden geacht, omdat de ontvanger dan misbruik maakte van het gegeven vertrouwen, dat ten grondslag ligt aan de onderhavige subsidieverordening.

Voor de volledigheid wordt opgemerkt dat de meldingsplicht niet geldt na vaststelling van de subsidie of voor zover er (op verzoek van de belanghebbende) door de subsidieverlener een ontheffing is verleend van de verplichting om een prestatie overeenkomstig de subsidietoekenning uit te voeren.

Artikel 13a Onderzoek rekenkamer(functie)

Gemeentelijke rekenkamers doen onderzoek naar rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid. Elke gemeenteraad is verplicht om een rekenkamer of een rekenkamercommissie in te stellen. In Amstelveen is gekozen voor een rekenkamerfunctie. De wettelijke bepalingen van een rekenkamer zijn ook van toepassing (zoals het doen van onafhankelijk onderzoek) op de rekenkamercommissie, maar de verdere invulling is vastgelegd in een verordening. Hierdoor heeft de raad veel invloed op de samenstelling en werkwijze van de rekenkamerfunctie. De hoofdtaak van de rekenkamer is om te onderzoeken of het gevoerde gemeentelijke beleid doeltreffend (het gestelde doel is bereikt) en doelmatig (het doel wordt bereikt met een minimum aan kosten en inspanningen) is uitgevoerd. De rekenkamer stelt zelf haar onderwerpen vast. De raad kan wel een verzoek tot onderzoek naar het gevoerde beleid van de gemeente indienen bij de rekenkamercommissie, maar deze is niet verplicht het verzoek te honoreren. Op grond van deze bepaling is de rekenkamer(functie) bevoegd onderzoek te doen naar het gevoerde subsidiebeleid en de verleende subsidies in dat kader.

Artikel 14 Overige verplichtingen van de subsidieontvanger

In artikel 14 zijn de overige verplichtingen van de ontvanger van de subsidie opgenomen, als ook de plicht belangrijke wijzigingen te melden aan het college. Overigens moet “schriftelijk” hier niet al te letterlijk worden opgevat; een melding per e-mail kan ook voldoende zijn. Niets belet de gemeente om bij twijfel direct contact op te nemen met de subsidieontvanger en om nadere stukken te vragen.

Artikel 15 Verantwoording subsidies tot 5.000 euro

Kenmerkend voor subsidies tot 5.000 euro is dat een vast bedrag (lump sum) wordt verstrekt en dat de subsidieontvanger achteraf niet standaard verantwoording hoeft af te leggen aan de subsidieverstrekker. De subsidieontvanger hoeft geen aanvraag voor subsidievaststelling (verantwoording) in te dienen. Hierdoor kunnen de lasten voor zowel de subsidieaanvrager als het college worden beperkt.

In het geval van directe vaststelling (eerste lid, onderdeel a.) worden de bewijsstukken van de prestatie direct met de aanvraag meegestuurd. Ook indien de activiteiten nog niet hebben plaatsgevonden, kan onderdeel a. worden toegepast. De toepassing is dan onder meer afhankelijk van de aard van de subsidie (bijvoorbeeld een ‘waarderingssubsidie’) en de risicoafweging door het college. Steekproefsgewijze controle na de vaststelling is mogelijk, maar leidt alleen in bijzondere gevallen, zoals fraude, tot terugvordering.

In het geval van verlening, gevolgd door vaststelling (eerste lid), wordt in de subsidiebeschikking vermeld wanneer de gesubsidieerde activiteiten moeten zijn verricht. De subsidie wordt vervolgens, binnen 13 weken na de datum waarop de activiteiten uiterlijk moeten zijn verricht, vastgesteld door het college. De vaststelling vindt in de praktijk veelal vóór het verstrijken van de termijn plaats, namelijk als dat vanuit een oogpunt van een efficiënte werkwijze wenselijk wordt geacht, dat dergelijke vaststellingsbeschikkingen op een vaste datum worden genomen. Wel dient de gemeente binnen een beperkte termijn, hier is gekozen voor 13 weken na afloop van de activiteit, te reageren.

Door te kiezen voor het systeem van vaststelling is juridisch meer mogelijkheid om op te treden, indien de gemeente bemerkt dat de activiteit niet (geheel) is gerealiseerd. De subsidie is immers niet bij verstrekking reeds vastgesteld. De subsidieontvanger dient, desgevraagd, op een door het college in de beschikking aangegeven wijze, aan te tonen dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen. Er kan steekproefsgewijs van deze bevoegdheid gebruik worden gemaakt.

Het is belangrijk in de subsidiebeschikking altijd een datum op te nemen wanneer de activiteit wordt geacht te zijn verricht of voltooid en deze aan een exacte datum (dertien weken erna) voor de indiening van de vaststelling te koppelen. De datum van voltooiing van de activiteit is namelijk niet bij alle subsidieaanvragen concreet benoemd.

Artikel 16 Verantwoording subsidies vanaf 5.000 tot 50.000 euro

In dit artikel is aangegeven op welke wijze de subsidiënt de aan hem verleende subsidie vanaf 5.000 tot 50.000 euro aan het college dient te verantwoorden. Ingevolge artikel 10, eerste lid, wordt de wijze van verantwoording al bij het besluit tot verlening van de subsidie aan de ontvanger bekend gemaakt.

Het tweede lid bepaalt, dat de subsidieontvanger moet aantonen dat welke activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn uitgevoerd. Daarbij zal vooraf door het college al moeten zijn aangegeven op welke manieren het aantonen kan plaatsvinden. Er kunnen daarbij verschillende instrumenten worden gebruikt, zoals bestuurs- en activiteitenverslagen, een managementverklaring, een deskundigenverklaring of andere bewijsstukken (bijvoorbeeld een publicatie) enz.

Ook hier kan het college bepalen dat bepaalde categorieën van subsidies, dan wel subsidieontvangers, niet tot verantwoording van de aan hun verleende subsidie hoeven over te gaan. Te denken valt daarbij aan subsidies van een beperkte omvang of subsidies, die aan een vertrouwde ontvanger worden verstrekt, dan wel subsidies die voor een doel worden aangewend, dat nadere verantwoording van de besteding van het geld overbodig maakt. Bij dit laatste kan worden gedacht aan de huurkosten van een gebouw. De verantwoorde besteding van de subsidie blijkt dan immers al uit het feit, dat het betreffende gebouw in gebruik is bij de subsidieontvanger.

Ingevolge het derde lid kan het college bepalen dat het voor de verantwoording daarvan andere stukken en bewijzen verlangt dan gebruikelijk en uit hoofde van de gewone bedrijfsvoering van de subsidieontvanger al worden opgesteld. Te denken valt aan de verslagen, die rechtspersonen uit hoofde van de wet al dienen op te stellen en die natuurlijk naar gelang van de hoedanigheid van de betreffende rechtspersoon verschillen.

Het doel is te voorkomen dat subsidieontvangers speciale stukken met andere verantwoordingsmethoden moeten opstellen dan zij gebruikelijk al doen. Zo kan uit een algemeen jaarverslag genoegzaam blijken, dat de verkregen subsidie is aangewend voor het doel, waarvoor de subsidie werd verstrekt.

Voor kleinere subsidies is voor het college in het derde lid de mogelijkheid geopend andere bewijsmiddelen te verlangen dan de gebruikelijke.

Artikel 17 Verantwoording subsidies vanaf 50.000 euro

Bij subsidies van 50.000 euro of meer wordt uitgegaan van een subsidieverantwoording, namelijk op basis van gerealiseerde kosten en baten en uitgevoerde activiteiten. De vaststelling van de subsidie vindt plaats op basis van uitgevoerde activiteiten en gerealiseerde kosten. Bij de financiële verantwoording mag de subsidieverstrekker een door een accountant opgesteld stuk vragen. Het is echter niet verplicht daar in alle gevallen om te vragen. Zekerheid kan ook worden verkregen door steekproefsgewijze controles van de uitvoeringsinstanties of door verantwoording in de jaarrekening van een instelling.

Indien wordt gekozen voor het opvragen van een accountantsverklaring, is het van belang dat de gemeente en de subsidieontvanger voorafgoede afspraken maken over de wijze van verantwoorden en over de aspecten, die in de controle worden betrokken. Hierbij kan het raadzaam zijn ook de accountant te consulteren. In de regel worden drie niveaus van controle onderscheiden:

• 1.

  een getrouwheidsverklaring bij een financiële verantwoording;

• 2.

  een rechtmatigheidsverklaring bij een financiële verantwoording;

• 3.

  een rechtmatigheidsverklaring bij een financiële verantwoording plus een Assurance-rapport bij het activiteitenverslag.

In de artikelen 15, 16 en 17 is een ander regime voor de verantwoording van subsidies opgenomen. Hiermee is aansluiting gezocht bij de nota ‘Kaderbeheer financieel beheer rijkssubsidies’ in die zin, dat de wijze van verantwoording afhankelijk is gemaakt van de hoogte van de subsidies.

Vanuit het oogpunt van lastenverlichting wordt in het derde lid van de artikelen 16 en 17 geregeld dat ook alternatieve verantwoordingsbewijzen kunnen worden gevraagd. Daarmee wordt invulling gegeven aan het uitgangspunt, dat de verantwoordingslasten in verhouding moeten staan met de hoogte van het subsidiebedrag.

Artikel 18 Vaststelling subsidie

In dit artikel is geregeld binnen welke termijn het college besluit ter zake van de vaststelling van de subsidie.

Ingevolge het derde lid kan het college, naast deze Algemene subsidieverordening, categorieën van subsidies of subsidieontvangers aanwijzen voor wie de subsidie wordt vastgesteld zonder dat hiervoor door de subsidieontvanger een aanvraag moet worden ingediend. Hierdoor kunnen de lasten voor zowel de subsidieaanvrager als het college worden bespaard.

Artikel 19 Prijsindexcijfer

Het college bepaalt welk prijsindexcijfer wordt gehanteerd.

Artikel 20 Hardheidsclausule

In de hardheidsclausule is zo concreet en nauwkeurig mogelijk (dus door het benoemen van de specifieke artikelen) aangegeven op welke onderdelen van de regeling deze clausule van toepassing is. De te treffen voorziening, die niet in de verordening is voorzien, dient altijd binnen de doelstellingen van de subsidie te passen. De toepassing van de hardheidsclausule dient beperkt te blijven tot individuele gevallen. Zodra de toepassing van een hardheidsclausule voor bepaalde gevallen voldoende is uitgekristalliseerd en daardoor en bestendig karakter heeft gekregen, dient dit beleid in de Algemene subsidieverordening of een deelverordening te worden neergelegd.

Artikel 21 Intrekking

Voor de hier opgenomen bepaling is gebruik gemaakt van de daarvoor gebruikelijke formulering.

Artikel 22 Overgangsbepalingen

Voor de hier opgenomen bepaling is gebruik gemaakt van de daarvoor gebruikelijke formulering.

Artikel 23 Inwerkingtreding

Voor de hier opgenomen bepaling is gebruik gemaakt van de daarvoor gebruikelijke formulering.

Artikel 24 Citeertitel

Voor de hier opgenomen bepaling is gebruik gemaakt van de daarvoor gebruikelijke formulering.