Reglement van Orde van de rekenkamercommissie 2003 (versie 2)

1 Tot de verantwoordelijkheden van de voorzitter behoren:

• a.

  Het leiden van de vergaderingen van de Rekenkamercommissie

• b.

  De externe communicatie (woordvoerderschap over werkwijze, aanpak van onderzoek, bevindingen en conclusies) zowel naar stad, raad als naar de gemeentelijke organisatie en instellingen die onderwerp zijn van onderzoek.

• c.

  Het aangaan van overeenkomsten met derden ter vervulling van de taken van de rekenkamercommissie (inhuur van capaciteit, extern onderzoek, etc.).

• d.

  De functionele aansturing van de secretaris van de commissie.

2 Tot de verantwoordelijkheden van de vice-voorzitter behoren:

• a.

  Het uitvoeren van de taken van de voorzitter bij diens afwezigheid;

• b.

  Het leiding geven aan onderzoeken waarbij de voorzitter terug treedt ter vermijding van belangenverstrengeling.

3 Tot de verantwoordelijkheden van de leden behoren:

• a.

  Het in gezamenlijkheid met voorzitter en secretaris vorm geven aan het onderzoeksprogramma, de opzet van afzonderlijk onderzoek en het formuleren van conclusies en aanbevelingen, en het jaarlijks uitbrengen van een (kort) verslag van werkzaamheden.

• b.

  Het (mede-) leiding geven aan de uitvoering van een onderzoek (adoptie van een onderzoek).

4 Artikel 11 van de verordening regelt de verantwoordelijkheden van de ambtelijk secretaris van de commissie; in aanvulling daarop behoort tot de verantwoordelijkheid van de ambtelijk secretaris de dagelijkse aansturing van extern onderzoek, respectievelijk van ingeschakelde onderzoekscapaciteit.

1 Conform art. 9 van de verordening vergadert de commissie minimaal twee maal per jaar; de commissie gaat uit van een vergaderschema van één reguliere (plenaire) vergadering per maand (zomervakantie uitgezonderd). Een presentielijst (mede als basis voor vergoeding) wordt enkel gebruikt bij plenaire vergaderingen.

2 Voor het uitvoerende werk maakt de commissie maximaal gebruik van internetverkeer en organiseert daarnaast ad hoc bijeenkomsten of hoorzittingen en houdt interviews (m.n. tijdens de uitvoering van specifiek onderzoek).

3 Van vergaderingen en bijeenkomsten wordt beknopt verslag gemaakt. Van plenaire bijeenkomsten wordt daags na de vergadering een actiepuntenlijst verspreid.

1 Missie, functie, samenstelling en werkwijze van de Rekenkamercommissie worden openbaar toegankelijk gemaakt via de gemeentelijk website en overige publicaties.

2 Na elke vergadering zendt de commissie naar eigen inzicht een kort voortgangsbericht van haar werkzaamheden aan de gemeenteraad.

3 Per onderzoek bepaalt de commissie hoe zij de resultaten extern communiceert. Bij het verschijnen van een onderzoeksrapport maakt de commissie de resultaten met een persbericht openbaar. In het algemeen is de voorzitter van de commissie woordvoerder als het erom gaat informatie te verstrekken over het verloop en de uitkomsten van onderzoek. Het onderzoeksprogramma en de onderzoeksrapporten worden via de website digitaal beschikbaar gesteld.

1 De rekenkamercommissie heeft als ambitieniveau (conform de verordening op de rekenkamercommissie) 2 à 3 onderzoeken per jaar uit te voeren, inclusief het onderzoek van de jaarrekening. De jaarrekening legt in het voorjaar (april, mei) vast beslag op de agenda van de commissie. Daarnaast is de rekenkamercommissie in staat één kleiner onderzoek in het voorjaar uit te voeren en een groter onderzoek in het najaar.

2 De commissie onderhoudt gedurende het jaar een short-list van potentiële onderzoeksonderwerpen die zij in haar werk op het spoor komt (o.a. naar aanleiding van het onderzoek van de jaarrekening).

3 De commissie doet (in lijn met artikel 6, lid 3 van de verordening op de rekenkamercommissie) in november van elk jaar een actieve oproep aan raadsfracties om geschikte onderzoeksonderwerpen aan te dragen.

4 Op basis van het oriënterend onderzoek bepaalt de commissie haar keuze en stelt het onderzoeksprogramma voor het eerstkomende jaar vast.

5 De commissie stuurt onder normale omstandigheden uiterlijk in januari het onderzoeksprogramma ter kennisneming naar de gemeenteraad, het college en de organisatie en maakt het (door verspreiding aan de pers en plaatsing op de website) openbaar.