Fietsregeling gemeente Best 2017 en verder

TOELICHTING

Algemeen:

Deze regeling is een uitwerking van hoofdstuk 3, paragraaf 5car-uwo alsmede de lokale IKB-regeling. In dit geval gaat het om de aanschaf van een fiets en aanverwante accessoires en fietsverzekering.

Globale inhoud regeling

De medewerker kan eens per vijf jaar (60 maanden) voor een bedrag van maximaal € 750,00 een fiets aanschaffen bij een rijwielhandelaar. Jaarlijks kan men voor een bedrag van € 85,00 accessoires aanschaffen. Daarnaast mag ook een fietsverzekering worden afgesloten met in totaal een maximum van € 250,00. Voor die aanschaf verstrekt de gemeente de medewerker een vergoeding. Ter compensatie van die vergoeding zet de medewerker voor het gelijke bedrag zijn IKB-budget in. Als de fiets en accessoires gelijktijdig worden gefactureerd en gedeclareerd, mogen de maximumbedragen hiervoor samengeteld worden tot een totaal van € 835,00. De onderlinge verhouding tussen de fiets en accessoires wordt dan vrij gelaten.

Gang van zaken in de praktijk

De medewerker dient een verzoek in bij de vakgroep P&O via een aanvraagformulier. P&O beoordeelt of de aanvraag strookt met de regeling en of er nog voldoende budget is. Indien akkoord, gaat de medewerker naar een rijwielhandelaar en zoekt een fiets plus eventuele accessoires uit, en laat een factuur maken. Op de factuur moeten de naam en adresgegevens van de medewerker vermeld zijn. Een eventuele verzekering van de fiets mag de medewerker bij de rijwielhandelaar of separaat afsluiten. Ook hiervan moet een factuur, voorzien van n.a.w.-gegevens gemaakt worden. De originele factu(u)r(en) en het ingevulde declaratieformulier worden ingeleverd bij P&O. P&O zorgt voor de administratieve afhandeling waaronder de terugbetaling aan de medewerker via de financiële administratie. De medewerker draagt zorg voor de inzet van zijn IKB-budget via de IKB module van MijnP&O.

Artikel 2: Doel

In het kader van milieu- en gezondheidsoverwegingen is het doel van de regeling, het bevorderen van het gebruik van de fiets voor het woon-werkverkeer. Onder de werkkostenregeling is het echter niet langer noodzakelijk dat de fiets voor minimaal 50% van het woon-werkverkeer wordt gebruikt. Ook het afstandscriterium van 15 kilometer enkele reis is vervallen.

Artikel 3: Voorwaarden voor deelname

Om budgettaire redenen hanteert de gemeente Best wel een maximumbedrag van in totaal (afgerond) € 835,00. Dit bedrag geldt (bij gelijktijdige facturatie en declaratie) voor de fiets en de accessoires samen. De onderlinge verhouding wordt daarbij vrij gelaten. Indien fiets en accessoires separaat worden aangeschaft gelden maximumbedragen van resp. € 750,00 en € 85,00. Voor de verzekering geldt een maximum van in totaal € 250,00 per fiets.

Lid 1. Het fietspakket bestaat uit een fiets en daarnaast eventueel accessoires en/of verzekering. Het belastingvoordeel op de fiets en accessoires samen is van toepassing tot het maximumbedrag van € 835 (incl. BTW).

Bij een totale prijs van de fiets plus accessoires boven de € 835 komt de meerprijs voor rekening van de medewerker. Ook m.b.t. de fietsverzekering komt de meerprijs ten opzichte van het maximumbedrag voor rekening van de medewerker.

Lid 2. In jaren dat alleen de aanschaf van accessoires is toegestaan, bedraagt het maximaal te declareren bedrag € 85. Het eventuele meerdere komt voor rekening van de medewerker. Voor de aanschaf van alleen accessoires geldt dezelfde procedure als voor een compleet fietspakket.

Lid 3. Dit maximumbedrag voor de fietsverzekering geldt voor dezelfde periode van vijf jaar vanaf de aanschafdatum van de fiets. De verzekering kan desgewenst tussentijds worden verlengd. Hierbij mag het geldende maximumbedrag t.l.v. het IKB-budget niet worden overschreden.

Lid 7. Sinds 1 januari 2015 is de werkkostenregeling (wkr) van toepassing. Binnen dit fiscale kader kan de werkgever jaarlijks een bepaald maximumpercentage van de totale fiscale loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekking voor de werknemers. Dit heet de vrije of forfaitaire ruimte.

Binnen de werkkostenregeling is het fiscaal mogelijk om een fietsregeling aan te blijven bieden. De vergoedingen gaan dan ten laste van de vrije ruimte. Met de komst van de werkkostenregeling vervalt de eis van de fiscus aan de werknemer dat de fiets daadwerkelijk wordt gebruikt voor woon-werkverkeer.

Echter, binnen de werkkostenregeling bestaat het risico op het "vollopen" van de vrije ruimte. Er zijn

namelijk verschillende posten die met elkaar concurreren om een plaats in de vrije ruimte. Denk

daarbij naast de fietsregeling bijvoorbeeld aan kerstpakketten, bovenmatige vergoedingen voor dienstreizen, teambuildingsuitjes, verstrekte maaltijden en broodjes en vergoedingen aan college- en raadsleden. Hierbij loopt de vrije ruimte voor gemeenten al snel vol. Mocht blijken dat aan het einde van het jaar deze vrije ruimte is overschreden, dan belast de fiscus het meerdere in een eindheffing loonbelasting tegen een tarief van 80%. Het college van B&W heeft besloten om deze overschrijding te accepteren, voor zover deze veroorzaakt wordt door de bestuursvergoedingen. Toch moet er voor gewaakt worden dat die overschrijding niet te hoog wordt.

Om het risico op een hoge eindheffing te beperken moet gedurende het jaar gemonitord worden hoe de stand van zaken is en een prognose gemaakt worden voor de resterende maanden. Afhankelijk van de verwachting bestaat er meer of minder ruimte voor flexibiliteit. Indien de verwachting is dat de grens niet wordt overschreden kan flexibeler omgegaan worden met vergoedingen en verstrekkingen. Als de grens naar verwachting wel wordt bereikt, moet ingegrepen worden en bepaalde vergoedingen worden verminderd dan wel stop gezet. De fietsregeling is één van de instrumenten waarop gestuurd kan worden, er zijn echter ook andere instrumenten. Indien tussentijds ingrijpen noodzakelijk is, zal worden bepaald met welk(e) middel(en) dat het makkelijkst kan.

Artikel 4: Keuze rijwielhandelaar en fiets

Lid 1. De rijwielhandelaar dient bij de kamer van koophandel ingeschreven te zijn.

Lid 2. De keuze van het type fiets is in die zin beperkt, dat er geen kinderfietsen of motorisch aangedreven fietsen gekozen kunnen worden. Fietsen met elektrische trapondersteuning, ook wel E-bikes genoemd, zijn echter wel toegestaan.

Artikel 5: Procedure

Lid 1. Het ingevulde en ondertekende aanvraagformulier wordt ter goedkeuring ingeleverd bij de vakgroep P&O. Getoetst wordt of aanvraag strookt met de regeling en of er voor het lopende kalenderjaar voldoende ruimte is binnen de vrije ruimte vanuit de Werkkostenregeling. Indien er geen vrije ruimte meer is, wordt de medewerker op de wachtlijst gezet. Zodra er weer vrije ruimte is in het lopende of het volgende kalenderjaar kunnen, op volgorde van binnenkomst, medewerkers die op de wachtlijst staan alsnog deelnemen, zij hebben voorrang op medewerkers die pas in het volgende jaar recht krijgen op deelname. Vanwege het in artikel 3, lid 7 vastgestelde maximum budget, wordt deelname aan de fietsregeling zo nodig op enig moment voor de rest dat jaar stop gezet.

Lid 3. De medewerker betaalt alle rekeningen zelf aan de rijwielhandelaar. Daarna declareert hij de kosten bij de werkgever. Na indiening van de originele facturen wordt het gedeclareerde bedrag zo spoedig mogelijk, tot het geldende maximum, via de financiële administratie terugbetaald aan de medewerker. De medewerker draagt zorg voor de inzet van zijn IKB-budget via de IKB module van MijnP&O.

De procedure als vermeld in artikel 5 lid 1 tot en met 4, moet binnen een tijdsbestek van 2 maanden afgehandeld zijn. Indien dit niet het geval is, wordt bij indiening van het declaratieformulier, door P&O opnieuw bepaald of er voldoende budget is. Zo ja, dan vindt vergoeding via de financiële administratie plaats. Zo nee, dan wordt de vergoeding doorgeschoven naar het volgende kalenderjaar. (Hiermee wordt voorkomen dat medewerkers al in januari een aanvraagformulier indienen, en pas in bijvoorbeeld oktober daadwerkelijk een fiets kopen, de kans bestaat dan dat het budget in de tussentijd volgelopen kan zijn.)

Lid 4. Op de factuur moet het type fiets vermeldt staan en eventueel de aangekochte accessoires en/of verzekering. Facturen voor accessoires en verzekering mogen ook separaat worden ingediend. Op de factu(u)r(en) moet(en) de naam en adresgegevens van de medewerker vermeld staan en deze mag niet ouder zijn dan drie maanden. Een fietsverzekering komt alleen voor het fietspakket in aanmerking indien de premie voor de looptijd in totaal op voorhand is voldaan en deze op de factuur staat vermeld. Onder de werkkostenregeling schrijft de belastingdienst niet langer voor dat de fiets door de werkgever werd verstrekt. De rekening hoeft daarom niet meer op naam van de werkgever te staan. Onder de werkkostenregeling is er geen verschil meer tussen verstrekken en vergoeden. Daarom is er voor gekozen dat de medewerker zelf de fiets aanschaft en betaald. Dit voorkomt gedoe bij het verrekenen van de meerprijs, als de geldende maximumbedragen worden overschreden. Bovendien vergemakkelijkt dit het aankopen van fietsen via internet. Als betaalbewijs voldoet een vermelding op de factuur (door de rijwielhandelaar) dat deze is betaald, of een bijgevoegde kassabon of pin-betalingsbewijs. Voor internetaankopen dient een scan/kopie van het (digitale) bankafschrift te worden bijgevoegd. De originele facturen worden bewaard bij de personeelsadministratie. Indien deze nodig zijn ten behoeve van verzekerings- of garantiedoeleinden, kunnen deze tijdelijk worden opgevraagd.

Artikel 6: Uitruilen van het fietspakket

Lid 1. In hoofdstuk 3, paragraaf 5 van de car-uwo is het (landelijke) IKB geregeld. Artikel 3:29 lid 2 van de car-uwo biedt de mogelijkheid om lokaal bestedingsdoelen aan te wijzen. Op grond hiervan is de lokale IKB-regeling vastgesteld en zijn fiets gerelateerde doelen toegevoegd.

Het college kan op verzoek van de medewerker zijn IKB-budget verlagen voor door het college vastgestelde bestedingsmogelijkheden.

Bij regeling van het college kunnen voor de uitvoering van het bepaalde in het eerste lid nadere voorschriften worden gesteld.

Inzet IKB:

Het IKB bedraagt in totaal 16,3% van het bruto salaris. Hiervan is 15,5% pensioengevend en 0,8% niet pensioengevend.

Een verlaging van het IKB bij deelname aan het Fietsplan heeft gevolgen voor de opbouw van pensioen, voor zover het pensioengevende deel wordt ingezet.

Ook kan de verlaging van het IKB consequenties hebben voor een aantal andere inkomensafhankelijke toeslagen, zoals:

• -

  loondoorbetaling bij ziekte;

• -

  WIA-uitkering;

• -

  Suppletie;

• -

  WW-uitkering;

• -

  ZW-uitkering.

De verlaging van het IKB kan ook consequenties hebben voor inkomensafhankelijke toeslagen, zoals huurtoeslag, zorgtoeslag en de rijksbijdrage voor kinderopvang. Deze toelagen worden door de belastingdienst toegekend naar aanleiding van de belastingaangifte van de medewerker.

De medewerker verklaart bij het ondertekenen van het declaratieformulier fiets, tevens op de hoogte te zijn van de gevolgen die kunnen optreden als gevolg van verlaging van het bruto salaris.

Artikel 8: Aansprakelijkheid

De fiets en de bijhorende accessoires zijn vanaf het moment van aankoop eigendom van de medewerker. Beschadiging, diefstal e.d. is voor rekening en risico van de medewerker.

Het is niet verplicht een verzekering af te sluiten. Dit wordt wel aangeraden.

Bij tussentijds verlies of diefstal blijft de termijn van 5 jaar, als bedoeld in artikel 3 lid 1, gehandhaafd.