Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Best

Gewijzigde procedureregels concurrerende evenementen per 1 januari 2018

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieBest
OrganisatietypeGemeente
Officiële naam regelingGewijzigde procedureregels concurrerende evenementen per 1 januari 2018
Citeertitel
Vastgesteld doorcollege van burgemeester en wethouders
Onderwerpalgemeen
Eigen onderwerpGewijzigde procedureregels concurrerende evenementen per 1 januari 2018

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

wet Gemeentewet

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

01-01-2018Gewijzigde procedureregels concurrerende evenementen per 1 januari 2018

19-12-2017

gmb-2017-231688

Tekst van de regeling

Intitulé

Gewijzigde procedureregels concurrerende evenementen per 1 januari 2018

 

Inleiding

In deze procedureregels wordt bepaald op welke wijze er een selectie wordt gemaakt door de burgemeester indien twee of meer organisatoren op hetzelfde tijdstip op exact dezelfde locatie op openbaar toegankelijke gemeentegrond een evenement willen houden. Het houden van het evenement staat het houden van een ander of andere evenementen op die locatie in de weg.

Definitie

concurrerende evenementen : evenementen die plaatsvinden op dezelfde dag, dezelfde tijd en exact dezelfde locatie op openbaar toegankelijke gemeentegrond;

Selectieprocedure

De burgemeester past de volgende selectieprocedure toe indien er sprake is van twee of meer concurrerende evenementen.

Systematiek

Bij elke stap in de selectieprocedure kunnen evenementen afvallen.

 

  • a.

    Plaatsing op het evenementenschema

    Een organisator van een evenement moet zijn evenement vóór 1 augustus van het voorafgaande jaar melden bij de afdeling vergunningen van de gemeente Best voor plaatsing op het evenementenschema. Dit moet door verzending van een mail naar de vergunningenpostbus:  vergunningen@gembest.nl. In de mail moet de organisator de volgende punten vermelden:

    - de naam van het evenement,

    - de omschrijving van het evenement,

    - de exacte locatie van het evenement en

    - de datum of data en de op- en afbouwdagen.

    Indien er twee of meer concurrerende evenementen zijn, vallen de evenementen af waarvan de organisator het evenement niet heeft gemeld in de daartoe aangegeven periode van het voorafgaande jaar. Deze organisator(en) moet(en) een andere locatie en/of datum zoeken.

     

  • b.

    Samenwerken.

    De organisatoren van concurrerende evenementen worden namens de burgemeester met elkaar in contact gebracht om te kijken of samenwerking mogelijk is. Zo spoedig mogelijk en uiterlijk na vier weken wordt aan de burgemeester hiervan verslag gedaan. Indien samenwerken niet mogelijk blijkt te zijn, wordt voor wat betreft de keuze tussen de concurrerende aanvragen verder gegaan met stap c.

     

  • c.

    Tijdig indienen van aanvraag/meldingsformulier.

    Indien daadwerkelijk de aanvraag/melding wordt ingediend krijgt de aanvraag/melding die tijdig is ingediend binnen de door de APV gestelde termijnen, voorrang. De andere organisator(en) moet(en) een andere locatie en/of datum zoeken.

     

  • d.

    Ervaringen in de afgelopen vijf jaar met evenementen georganiseerd door de aanvrager/melder.

    Het gaat hier om ervaringen met door de aanvrager/melder georganiseerde evenementen;

  • -

    hoe is in de afgelopen vijf jaar het traject van melding/vergunningverlening verlopen (waren aanvragen/meldingen op tijd en volledig, wat was de kwaliteit van de planvorming),

  • -

    hoe zijn in de afgelopen vijf jaar de evenementen verlopen (waren er klachten van derde-belanghebbenden zoals omwonenden of bezoekers/deelnemers, waren er meldingen van incidenten vanuit handhaving of van externe ketenpartners)  

De burgemeester beslist in vervolg op een ambtelijk advies van de vakgroep vergunningen of ervaringen uit het verleden er aanleiding toe kunnen geven om een organisator af te laten vallen. Die bepaalde organisator moet een andere locatie en/of datum zoeken.

 

  • g.

    Historie evenement.

    Als een aanvrager/melder een evenement met (in grote lijnen dezelfde formule) in de afgelopen vijf jaar minimaal tweemaal op de betreffende locatie in dezelfde maand heeft georganiseerd, dan geeft de burgemeester de voorkeur aan dit evenement. De andere organisator(en) moet(en) een andere locatie en/of datum zoeken.

     

  • e.

    Algemene toets artikel 2.25 Algemene Plaatselijke Verordening.

    De kwaliteit van de planvorming van concurrerende aanvragen wordt getoetst. Hierbij worden het draaiboek, verkeersplan, veiligheidsplan en calamiteitenplan betrokken voor zover die gelet op de aard van het evenement worden vereist. Het oordeel van ketenpartners zoals politie, veiligheidsregio, zo nodig de GHOR en andere gemeentelijke afdelingen spelen hierbij een rol. De burgemeester beslist in vervolg op een ambtelijk advies van de vakgroep vergunningen of de gebrekkige kwaliteit van de planvorming er aanleiding toe kan geven om een organisator af te laten vallen. Die bepaalde organisator moet een andere locatie en/of datum zoeken.

     

  • h.

    Loten.

    Wanneer bovenstaande afwegingen er in resulteren dat er nog steeds concurrerende evenementen zijn, dan wordt er via loting een keuze gemaakt tussen de resterende evenementen.

Overgangsbepaling

Deze gewijzigde regels treden per 1 januari 2018 in werking.

 

Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders op 19 december 2017.