Verordening interne en externe klachtenbehandeling gemeente Beuningen 2008

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze Verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  Klacht: een uiting van onvrede over een gedraging van een ambtenaar of een (gewezen) ambtenaar, bestuursorgaan en leden daarvan, in de uitoefening van hun functie.

• 2.

  Bestuursorgaan:

  • a.

    de gemeenteraad;

  • b.

    het college van burgemeester en wethouders;

  • c.

    de burgemeester;

  • d.

    een commissie waaraan bevoegdheden van de gemeenteraad of van het college van burgemeester en wethouders zijn toegekend.

• 3.

  Ambtenaar: een ieder die in dienst van de gemeente Beuningen werkzaam is of was met uitzondering van het onderwijzend personeel.

• 4.

  Ombudsman: degene, die door de gemeenteraad van Beuningen is benoemd, om klachten te behandelen.

• 5.

  Klager: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een klacht of een verzoek tot onderzoek van een klacht heeft ingediend.

• 6.

  Gedraging: het in een bepaalde aangelegenheid jegens een natuurlijke persoon of rechtspersoon handelen of nalaten door respectievelijk:

een bestuursorgaan, de voorzitter of lid van een bestuursorgaan of een ambtenaar, in de uitoefening van zijn/haar functie. Een gedraging van een ambtenaar, verricht in de uitoefening van zijn functie, wordt aangemerkt als een gedraging van het bestuursorgaan waarbij hij in dienst is.

• 7.

  Klachtencoördinator: de door het college van burgemeester en wethouders aangewezen ambtenaar die is belast met de procedurele bewaking en de administratieve afwerking van een klacht.

• 8.

  Rechterlijke instanties: personen of colleges, bij of krachtens de wet geheel of ten dele met rechtspraak belast en te dien aanzien van het openbaar bestuur onafhankelijk, voor zover het deze rechtspraak betreft.

• 9.

  Wettelijk geregelde administratief rechtelijke voorziening: zoals bedoeld in de Wet Nationale Ombudsman, met uitzondering van de klachtenregeling in hoofdstuk II van deze wet.

Artikel 2 Behandeling van de klacht.

• 1.

  Klachten kunnen schriftelijk en mondeling worden ingediend. Mondelinge klachten worden vastgelegd op een klachtenformulier of in een memo.

• 2.

  Het klachtenformulier of memo bevatten naam en adres van de klager, de dagtekening en een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht.

Artikel 3 De klachtencoördinator.

Deze ambtelijke functionaris heeft als taak:

• a.

  Registratie van de klacht en beoordeling van de ontvankelijkheid.

• b.

  Zendt de ingekomen klacht zo spoedig mogelijk ter afdoening door naar de klachtbehandelaar en zendt tegelijkertijd een kopie van de klacht ter kennisneming aan degene over wiens gedraging is geklaagd. Tevens ontvangt het betrokken afdelingshoofd een kopie van de klacht.

• c.

  De klachtencoördinator stuurt de klager binnen een week na het indienen van de klacht een ontvangstbevestiging. In die ontvangstbevestiging staat vermeld of de klacht in behandeling wordt genomen en zo ja, hoe de verdere behandeling van de klacht verloopt.

• d.

  De klachtencoördinator bewaakt de voortgang van de klachtenbehandeling en rapporteert aan de klachtbehandelaar.

• e.

  Het opstellen van het jaarverslag, zoals bedoeld in artikel 5.

Artikel 4 De klachtbehandeling.

• Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester verlenen mandaat aan de klachtenbehandelaar om de klacht af te handelen en de klager in kennis te stellen van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht alsmede van de eventuele conclusies die daaraan worden verbonden, zoals bedoeld de artikelen 9:11 en 9:12 Awb.

  Als klachtbehandelaar wordt aangewezen:

  Gedraging van > Klachtbehandelaar

  Medewerker > Directielid

  Afdelingshoofd > Directielid

  Directielid > Burgemeester

  Gemeentesecretaris > Burgemeester

  Wethouder > Burgemeester

  Burgemeester > Burgemeester

  Griffier > Voorzitter raad

  De klacht wordt vertrouwelijk behandeld door de klachtbehandelaar. De mate van vertrouwelijkheid wordt besproken met de klager.

  De klachtbehandelaar handelt de klacht af binnen 6 weken na ontvangst van het klaagschrift. (art. 9:11, lid 1 Awb).

  De klachtbehandelaar kan de afhandeling van de klacht voor ten hoogste 4 weken verdagen. Van die verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft en aan het betrokken afdelingshoofd. (art. 9:11, lid 2 Awb.).

  De klachtbehandelaar stelt de klager schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht, zijn oordeel daarover, alsmede van de eventuele conclusies die daaraan worden verbonden. (art. 9:11 en 9:12 Awb.).

  De klachtcoördinator, degene over wiens gedraging is geklaagd en het betrokken afdelingshoofd ontvangen een kopie van deze afdoening.

Artikel 5 Het jaarverslag.

• 1.

  Het college van burgemeester en wethouders ontvangt jaarlijks voor 1 maart van de klachten-coördinator een overzicht van het aantal klachten in het afgelopen jaar, de aard van de klachten, de wijze van afdoening en de getroffen maatregelen.

• 2.

  Dit verslag is zonder naam en toenaam openbaar en wordt ter kennis gebracht aan de commissie Algemene Zaken.

Artikel 6 Verwijzing naar externe klachtbehandeling.

• 1.

  Indien de klager niet tevreden is met de klachtafhandeling, staat voor hem een externe klachtvoorziening open bij de gemeentelijk ombudsman.

• 2.

  Van deze mogelijkheid, en binnen welke termijn de klager vervolgens een verzoekschrift kan indienen, wordt mededeling gedaan bij de kennisgeving als bedoeld in artikel 4 lid 6.

• 3.

  De termijn waarbinnen en verzoekschrift zoals hiervoor bedoeld kan worden ingediend, bedraagt 1 jaar.

Artikel 7 Ombudsman.

• 1.

  Er is een ombudsman voor de gemeente Beuningen.

• 2.

  De ombudsman wordt voor een termijn van 6 jaar benoemd door de gemeenteraad op voordracht van burgemeester en wethouders.

• 3.

  De gemeenteraad besluit tenminste 6 maanden voor afloop van de benoemingsperiode over het al dan niet herbenoemen van de ombudsman en diens plaatsvervanger.

• 4.

  De ombudsman is voor wat betreft de taakuitoefening niet ondergeschikt aan enig gemeentelijk orgaan.

Artikel 8 Onverenigbare betrekkingen.

In elk geval vallen onderstaande functies onder artikel 81 r, eerste lid Gemeentewet.

Tot ombudsman zijn niet benoembaar:

• a.

  de burgemeester;

• b.

  degenen die lid zijn van een van de in artikel 1, lid 2, genoemde organen of van overige gemeentelijke commissies;

• c.

  ambtenaren bedoeld in artikel 1, lid 4;

• d.

  bestuurders en personeelsleden van enig publiekrechtelijk of privaatrechtelijk samenwerkingsverband waarin de gemeente Beuningen deelneemt;

• e.

  degenen die een functie, beroep of bedrijf uitoefenen waarvan de gemeenteraad oordeelt, dat die onverenigbaar zijn met de functie van ombudsman;

• f.

  degenen die het beroep van advocaat, procureur of notaris uitoefenen, behoudens vooraf verkregen toestemming van het college van burgemeester en wethouders, de functionele raadscommissie gehoord.

Artikel 9 Eed of belofte en geheimhoudingsplicht.

• 1.

  Alvorens zijn functie te aanvaarden legt degene die benoemd is tot ombudsman in handen van de voorzitter van de gemeenteraad de eed of belofte af, inhoudende dat hij:

  • a.

    tot het verkrijgen van zijn benoeming aan niemand iets heeft gegeven of beloofd, noch zal geven of beloven;

  • b.

    van niemand enige belofte, gunst of geschenk zal aannemen om in zijn functie iets te doen of na te laten;

  • c.

    getrouw alle plichten zal vervullen, die hem bij of krachtens deze Verordening zijn opgedragen.

• 2.

  De ombudsman - onverminderd het bepaalde in artikel 162 van het Wetboek van Strafvordering - is verplicht tot geheimhouding van hetgeen hem in zijn functie ter kennis komt en waarvan openbaarmaking de privacy van klager of van andere belanghebbenden op onevenredige wijze zou kunnen schaden, tenzij die openbaarmaking in verband met de rapportage van de ombudsman wenselijk is en klager en andere belanghebbenden vooraf schriftelijke instemming daarmee hebben betuigd.

Artikel 10 Ontslag.

• 1.

  De ombudsman is van rechtswege van zijn functie ontheven wanneer de benoemingstermijn is verstreken.

• 2.

  De ombudsman kan door de gemeenteraad worden ontslagen met inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden:

  • a.

    op eigen verzoek;

  • b.

    wegens opheffing van de functie van ombudsman;

  • c.

    wanneer hij uit hoofde van ziekte of gebreken blijvend ongeschikt is zijn functie te vervullen.

• 3.

  De ombudsman kan voorts door de gemeenteraad worden ontslagen:

  • a.

    bij de aanvaarding van een ambt of betrekking bij deze Verordening onverenigbaar verklaard met het ambt van ombudsman;

  • b.

    bij het verlies van Nederlanderschap;

  • c.

    wanneer hij bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel hem bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft;

  • d.

    wanneer hij ingevolge onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld;

  • e.

    wanneer hij naar het oordeel van de raad door handelen of nalaten ernstig nadeel toebrengt aan het in hem te stellen vertrouwen.

Artikel 11 Rechtspositie.

• 3.

  De rechtspositieregelingen, die op ambtenaren in dienst van de gemeente van toepassing zijn, gelden niet ten aanzien van de ombudsman.

Artikel 12 Financiële middelen.

• 3.

  De ombudsman ontvangt op declaratiebasis een vergoeding voor zijn werkzaamheden en een tegemoetkoming in de kosten welke past binnen het in de begroting vastgestelde bedrag.

  Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen voor het indienen van de in het vorige lid genoemde declaraties.

Artikel 13 Werkinstructie.

Voor zover de ombudsman dit nodig acht, maakt hij een werkinstructie voor zijn werkzaamheden.

Artikel 14 Taak.

• 1.

  De ombudsman onderzoekt ingediende klachten over gedragingen.

• 2.

  De ombudsman bevestigt de ontvangst van het verzoekschrift aan de verzoeker.

• 3.

  Indien hij een onderzoek als bedoeld in artikel 9:18 van de Algemene wet bestuursrecht instelt, zendt hij tevens een afschrift van het verzoekschrift aan het bestuursorgaan, aan degene over wiens gedraging wordt geklaagd en het betrokken afdelingshoofd.

• 4.

  De ombudsman kan gedurende het onderzoek aan klager, het bestuursorgaan en/of ambtenaar voorstellen doen teneinde onderling tot een oplossing te komen.

• 5.

  De ombudsman toetst de gedraging die aan de klacht ten grondslag ligt aan het criterium van behoorlijkheid. Al naar gelang de uitkomst van deze toetst spreekt de ombudsman het oordeel uit of een klacht geheel of gedeeltelijk gegrond of ongegrond is. Indien het onderzoek naar het oordeel van de ombudsman onvoldoende zekerheid verschaft over de feitelijke toedracht van de gedraging, waarop de klacht betrekking heeft, wordt geen oordeel uitgesproken.

• 6.

  De ombudsman kan aan een bestuursorgaan aanbevelingen doen om maatregelen te nemen.

Artikel 15 Klachtbehandeling.

• 1.

  Eenieder heeft het recht bij de ombudsman klachten in te dienen over gedragingen als bedoeld in artikel 1, lid 6.

• 2.

  Een klacht dient op schrift te worden gesteld, ondertekend en tenminste te bevatten:

  • a.

    de naam en het adres van de klager;

  • b.

    een zo duidelijk mogelijke omschrijving van de gedraging waarop de klacht betrekking heeft en mededeling wie zich aldus gedragen heeft en waar, wanneer en jegens wie de gedraging heeft plaatsgevonden;

  • c.

    de reden waarom klager bezwaar heeft tegen de gedraging.

• 3.

  De ombudsman geeft klager een behandelingsbericht.

Artikel 16 Onbevoegdheid.

• 1.

  De ombudsman is niet bevoegd een klacht in behandeling te nemen, of de behandeling daarvan voort te zetten:

  • a.

    indien de klacht betrekking heeft op:

    • 1.

      het algemeen gemeentebeleid;

    • 2.

      algemeen verbindende voorschriften;

    • 3.

      handelingen en werkzaamheden die niet vallen onder de verantwoordelijkheid van het gemeentebestuur;

  • b.

    zolang ten aanzien van de gedraging een wettelijk geregelde administratiefrechtelijke voorziening openstaat of ingevolge een zodanige voorziening procedure aanhangig is;

  • c.

    zolang ten aanzien van de gedraging, anders dan ingevolge een wettelijk geregelde administratiefrechtelijke voorziening, een procedure bij een rechterlijke instantie aanhangig is, dan wel beroep openstaat tegen een uitspraak die in een zodanige procedure is gedaan;

  • d.

    indien ten aanzien van de gedraging ingevolge een wettelijk geregelde administratiefrechtelijke voorziening door een rechterlijke instantie of door de Kroon uitspraak is gedaan;

  • e.

    indien sprake is van onschendbaarheid als bedoeld in de artikelen 53 en 64e van de Ge-

    meentewet

• 3.

  De ombudsman is voorts niet bevoegd een klacht in behandeling te nemen, zolang ten aanzien van de gedraging de gemeentelijke procedure voor behandeling van klachten in eerste instantie openstaat of heeft opengestaan.

Artikel 17 Niet verplicht tot onderzoek.

• 1.

  De ombudsman is niet verplicht een klacht in behandeling te nemen of de behandeling daarvan (voorlopig) voort te zetten indien:

  • a.

    op het moment van de indiening van de klacht een jaar is verstreken na de gedraging;

  • b.

    de klacht niet voldoet aan de vereisten vermeld in artikel 14, tweede lid;

  • c.

    de klacht kennelijk ongegrond is;

  • d.

    de klager een andere is dan degene jegens wie de gedraging heeft plaatsgevonden;

  • e.

    over de klacht door de ombudsman reeds een oordeel is uitgesproken, behoudens indien een nieuw feit of een nieuwe omstandigheid bekend is geworden en zulks tot een ander oordeel over de klacht zou hebben kunnen leiden;

  • f.

    het belang van de klager of het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is;

  • g.

    ten aanzien van de gedraging voor de klager een wettelijk geregelde administratiefrechtelijke voorziening heeft opengestaan en hij daarvan geen gebruik heeft gemaakt;

  • h.

    ten aanzien van de gedraging anders dan ingevolge een wettelijk geregelde administratiefrechtelijke voorziening door een rechterlijke instantie uitspraak is gedaan.

• 2.

  De ombudsman is voorts niet verplicht een klacht in behandeling te nemen of de behandeling van een klacht voort te zetten:

  • a.

    zolang ten aanzien van een handeling die naar zijn oordeel nauw samenhangt met het onderwerp van de klacht een procedure aanhangig is bij een rechterlijke instantie, dan wel ingevolge een wettelijk geregelde administratiefrechtelijke voorziening bij een andere instantie, dan wel ingevolge een gemeentelijke verordening bij een gemeentelijk orgaan of een gemeentelijke functionaris;

  • b.

    zolang ten aanzien van de gedraging of een handeling die nauw samenhangt met het onderwerp van de klacht een procedure in het kader van de opsporing van strafbare feiten aanhangig is.

Artikel 18 Informeren van klager.

Indien de ombudsman op grond van de artikelen 15 of 16 een klacht niet of niet verder in behandeling neemt, doet hij daarvan zo spoedig mogelijk mededeling aan klager en het betrokken bestuursorgaan en/of de personen bedoeld in artikel 1, lid 2, onder vermelding van de reden.

Artikel 19 Toelichting standpunt.

• 1.

  De ombudsman stelt het orgaan en/of de personen bedoeld in artikel 1, lid 2, op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, in de gelegenheid kennis te nemen van de klacht. Het orgaan en/of de personen, bedoeld in artikel 1, lid 2, alsmede de klager worden in de gelegenheid gesteld schriftelijk dan wel mondeling al dan niet in elkaars aanwezigheid - een en ander ter beoordeling van de ombudsman - hun standpunt toe te lichten.

• 2.

  De ombudsman kan, indien zulks ter beoordeling van een klacht noodzakelijk wordt geacht, ook anderen in de gelegenheid stellen van een klacht kennis te nemen en daaromtrent mondeling of schriftelijk verklaringen af te leggen.

• 3.

  Van een mondelinge toelichting wordt een verslag gemaakt.

• 4.

  De betrokkenen, als bedoeld in het eerste en tweede lid, kunnen zich ter behartiging van hun belangen laten bijstaan of laten vertegenwoordigen door een gemachtigde.

Artikel 20 Verstrekken van inlichtingen.

• 1.

  De ombudsman is bevoegd bij de organen en personen, als bedoeld in artikel 1, lid 2, alle inlichtingen te vragen dan wel bescheiden op te vragen of in te zien, die een aangelegenheid betreffen waarop een klacht betrekking heeft.

• 2.

  Organen en personen, als bedoeld in het vorige lid, zijn, behoudens het bepaalde in het derde en vierde lid, verplicht binnen de door de ombudsman aangegeven termijn, te voldoen aan een verzoek als bedoeld in het vorige lid.

• 3.

  Organen kunnen bepalen dat inlichtingen, waarvan naar het oordeel van het orgaan om gewichtige redenen geheimhouding geboden is, slechts worden verstrekt aan de ombudsman onder de voorwaarde dat het geheime karakter daarvan door de ombudsman wordt gehandhaafd. Zodanige gewichtige redenen zijn in ieder geval niet aanwezig voor zover dat orgaan op grond van een wettelijk voorschrift verplicht is aan een verzoek om inlichtingen te voldoen.

• 4.

  Ambtenaren kunnen, naar aanleiding van een aan hen gericht verzoek om inlichtingen, uitsluitend een beroep doen op een verschoningsrecht voorzover het verstrekken van de verlangde inlichtingen in strijd is met enige wettelijke bepaling.

Artikel 21 Bevindingen en oordeel.

• 1.

  De ombudsman deelt, alvorens het onderzoek naar een klacht te beëindigen, zijn bevindingen schriftelijk mede aan het orgaan en/of de personen bedoeld in artikel 1, lid 2, en de klager. Het orgaan en/of de personen bedoeld in artikel 1, lid 2, en de klager worden daarbij in de gelegenheid gesteld zich binnen een aangegeven termijn omtrent deze bevindingen te uiten.

• 2.

  Een onderzoek naar een klacht wordt in beginsel binnen drie maanden afgesloten met een rapport, waarin de ombudsman verslag doet van zijn bevindingen en waarin zijn oordeel over de klacht is neergelegd.

Indien dit onderzoek niet binnen de genoemde termijn met een rapport kan worden afgesloten rapporteert de ombudsman zulks schriftelijk aan de klager.

• 3.

  De ombudsman voorziet zijn rapport zo nodig van aanbevelingen, die de klacht kunnen verhelpen of soortgelijke klachten kunnen voorkomen.

• 4.

  De ombudsman zendt het rapport aan klager, het orgaan en/of de personen bedoeld in artikel 1, lid 2, en zonodig aan anderen die bij het onderzoek zijn betrokken. De ombudsman verstrekt desgevraagd aan een ieder een afschrift of uittreksel van het rapport, als bedoeld in het tweede lid. In laatstbedoeld geval dient de anonimiteit van de in het rapport genoemde personen te zijn gewaarborgd.

• 5.

  De vorige leden zijn eveneens zoveel mogelijk van toepassing indien de ombudsman zich geen oordeel heeft kunnen vormen.

Artikel 22 Het jaarverslag.

• 1.

  De ombudsman brengt jaarlijks een schriftelijk verslag van zijn werkzaamheden uit aan de gemeenteraad.

• 2..

  Het verslag wordt algemeen verkrijgbaar gesteld.

Artikel 23

In de gevallen waarin de Verordening niet voorziet, beslissen burgemeester en wethouders.

Artikel 24

• 1.

  Deze Verordening kan worden aangehaald als “Verordening interne en externe klachtbehandeling gemeente Beuningen 2008”.

• 2.

  Zij treedt in werking op 1 januari 2009.

• 3.

  Met het vaststellen van deze Verordening vervallen de “Verordening klachtenregeling gemeente Beuningen 1999” en de “Verordening gemeentelijke ombudsman gemeente Beuningen 1998”.