Verordening elektronisch berichtenverkeer gemeente Beverwijk 2008

Geldend van 16-10-2008 t/m heden

Intitulé

Verordening elektronisch berichtenverkeer Beverwijk 2008

De raad van de gemeente Beverwijk;

 

gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 8 juli 2008, nummer 2008/17429;

 

gehoord de commissie Algemeen Bestuur, Veiligheid en Middelen d.d. 17 september 2008;

 

gelet op artikel 2:13 en 2:15 uit de afdeling 2.3 van de Algemene wet bestuursrecht

 

                   besluit:

 

het berichtenverkeer langs elektronische weg tussen burgers en de gemeente Beverwijk formeel open te stellen voor berichten die worden verzonden via een webformulier op de gemeentelijke website of het algemene e-mailadres info@beverwijk.nl en in verband hiermee vast te stellen de:

 

VERORDENING ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE BEVERWIJK 2008

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit en de daarop rustende bepalingen wordt verstaan onder:

 

  • a.

    elektronische berichten: berichten die in de vorm van e-mail of door middel van een webformulier op de gemeentelijke website is verzonden. Overige vormen van elektronisch verkeer, bijvoorbeeld SMS berichten en fax, zijn van deze verordening uitgesloten.

  • b.

    gemeentelijke website: de internetsite van de gemeente Beverwijk, www.beverwijk.nl;

  • c.

    algemene postbus: de elektronische postbus van de gemeente Beverwijk die niet is gekoppeld aan een specifieke medewerker van de gemeente Beverwijk maar aan de organisatie als geheel, info@beverwijk.nl;

  • d.

    webformulier: het formulier dat met een bepaald doel op de gemeentelijke website is geplaatst ten behoeve van het gebruik van de elektronische weg;

  • e.

    DigiD: een landelijke authenticatie om de identiteit van personen te verifiëren die langs elektronische weg toegang zoeken tot een bij de voorziening aangesloten bestuursorgaan;

Artikel 2 Openstelling elektronische weg

Elektronische berichten kunnen naar de gemeente Beverwijk worden verzonden uitsluitend voor het doel waarvoor het betreffende webformulier aangeduid is op de gemeentelijke website. De algemene postbus kan uitsluitend gebruikt worden voor vragen van algemene aard. (niet persoons- of bedrijfsgebonden).

Artikel 3 Ondertekening van webformulieren

Webformulieren, waarbij ondertekening noodzakelijk is, worden ontsloten met DigiD waarbij na verzending van het betreffende formulier de DigiD-toegangscode als elektronische handtekening wordt aangemerkt.

Artikel 4 Weigering van elektronische berichten

Berichten waarvan de bijlagen niet geopend kunnen worden, die de maximale e-mailgrootte overschrijden of een virus bevatten worden geweigerd en niet in behandeling genomen.

Artikel 5 Wijze van verzending van aanvullende informatie

Aanvullende informatie en bijlagen kunnen zowel digitaal ingevoegd worden bij het te gebruiken webformulier als apart per post worden verzonden.

Artikel 6 Ontvangstbevestiging

Voor elektronische berichten die binnenkomen via een webformulier waarvoor geen elektronische handtekening is vereist, verschijnt een automatisch bericht van ontvangst op de gemeentelijke website. Voor elektronische berichten die binnenkomen via een webformulier waarvoor een elektronische handtekening is vereist, wordt automatisch een technische ontvangstbevestiging verstuurd. Hiermee wordt aangegeven dat het bericht, technisch gezien, in goede orde is ontvangen.

Artikel 7 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin dit besluit niet voorziet beslist het betreffende bestuursorgaan.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking.

Artikel 9 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Verordening elektronisch berichtenverkeer Beverwijk 2008.

Ondertekening

Beverwijk, 16 oktober 2008
de raad voornoemd,
de griffier en de voorzitter

Algemene en artikelsgewijze toelichting op de verordening elektronisch berichtenverkeer Beverwijk 2008

Op 1 juli 2004 is de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (Webv) in werking getreden. In de Webv wordt geregeld wanneer berichtenverkeer langs elektronische weg tussen burgers en bestuursorganen is toegestaan en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen. Dat is geregeld door een aantal bepalingen in de Algemene wet bestuursrecht op te nemen. Door de inwerkingtreding van de Webv is het dus in principe mogelijk om berichten langs elektronische weg aan de gemeente te zenden. Echter, dit kan uitsluitend als de gemeente uitdrukkelijk kenbaar heeft gemaakt dat deze weg is geopend. De gemeente Beverwijk wil de ‘elektronische deur’ nu formeel openzetten. Dat gebeurt door middel van deze verordening. In aanvulling op de regels die op grond van de Webv gelden voor elektronisch berichtenverkeer, kan de gemeente nadere eisen stellen aan het gebruik van de elektronische weg. Deze verordening bevat deze nadere eisen.

 

Artikel 1 Begripsbepalingen

Onder elektronische berichten verstaan we berichten via e-mail en berichten die worden ingediend via een webformulier met de aanduiding voor een bepaald doel op de gemeentelijke website. Overige vormen van elektronisch berichtenverkeer, zoals SMS- en faxberichten, worden hierbij uitgesloten. Strikt genomen wordt een fax elektronisch verzonden. Op dit moment wordt de fax in de praktijk echter reeds aangemerkt als een vorm van schriftelijke verzending. De Webv beoogt niet daarin verandering te brengen, aangezien het faxverkeer minder makkelijk kan worden gemanipuleerd en minder problemen met betrekking tot de ondertekening kent dan bijvoorbeeld het gebruik van e-mail. Een fax kan wel gebruikt worden voor de ondersteuning van facilitaire processen. Als uitgangspunt geldt dat de verzender de ontvanger vooraf informeert over het bericht dat per fax wordt verzonden.

Het verkeer kan betrekking hebben op allerlei stukken en berichten: een aanvraag voor een product of dienst, een bezwaarschrift, een klacht, een melding, een zienswijze, een verzoek om informatie, de aanvraag van een brochure etc. Aan elektronische berichten, aanvragen en verzoeken anders dan waar het bepaalde webformulier voor bestemd is, kunnen geen rechten worden ontleend.

 

Artikel 2 Openstelling elektronische weg

Het eerste lid van dit artikel heeft betrekking op het kenbaarheidvereiste uit artikel 2:15 uit afdeling 2.3 van de Awb. De (bestuursorganen van de) gemeente Beverwijk geeft hiermee aan bereikbaar te willen zijn voor burgers en andere partijen via de elektronische weg. Om te voorkomen dat een situatie ontstaat waarbij elektronische berichten naar willekeurige postbussen in de organisatie gezonden worden, worden in dit artikel eisen aan het gebruik van de elektronische weg gesteld. In het tweede lid wordt gesteld dat berichten alleen in behandeling genomen worden wanneer er gebruik is gemaakt van het voor een bepaald doel bestemde formulier op de gemeentelijke website. Voordeel van gestructureerde invoer is dat het voor burgers duidelijk is welke dienst of informatie aangeleverd moet worden. Door eisen te stellen aan het elektronische berichtenverkeer ontstaat een beheersbare situatie. Net zoals papieren post komen elektronische berichten via een kanaal binnen bij de gemeente Beverwijk.

 

Artikel 3 Ondertekening van webformulieren

Een eis die het besluit stelt aan het afhandelen van elektronische berichten is dat het bericht, indien noodzakelijk, is “ondertekend” met een elektronische handtekening welke voldoende betrouwbaar is, zodanig dat deze dezelfde rechtsgevolgen heeft als de handgeschreven handtekening. Momenteel voldoet alleen de door de overheid erkende digitale authenticatie (DigiD) aan alle betrouwbaarheidseisen. Elektronische handtekeningen die niet aan alle betrouwbaarheidseisen voldoen, denk bijvoorbeeld aan een gescande handtekening, zijn niet per definitie als onbetrouwbaar aan te merken. Bij een conflict is het aan de rechter om te toetsen of de betrouwbaarheid voldoende is in de gegeven omstandigheden.

 

Artikel 4 Weigering van elektronische berichten

Ook vanuit de techniek wordt een aantal voorwaarden gesteld aan elektronisch berichtenverkeer. Wanneer de bijlage(n) van een bericht niet geopend kunnen worden, bijvoorbeeld omdat de benodigde applicatie niet in gebruik is bij de gemeente Beverwijk, dan kan het betreffende bericht niet in behandeling genomen worden. Verder stelt de mailserver eisen aan de maximale grootte van een bericht. Wordt deze grootte overschreden, dan komt het bericht niet aan en kan het dus ook niet behandeld worden.

 

Artikel 5 Wijze van verzending van aanvullende informatie

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

 

Artikel 6 Ontvangstbevestiging

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

 

Artikel 7 Onvoorziene omstandigheden

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

 

Artikel 8 Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

 

Artikel 9 Citeertitel

De verordening kan aangehaald worden als ‘Verordening elektronisch berichtenverkeer gemeente Beverwijk 2008’.