Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR33140
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR33140/1
Regeling vervallen per 24-03-2016
Archiefverordening Bloemendaal 2006
Geldend van 23-06-2006 t/m 23-03-2016
Intitulé
ARCHIEFVERORDENING BLOEMENDAAL 2006De raad der gemeente Bloemendaal;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 16 mei 2006;
gelet op het bepaalde in de Gemeentewet, de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995;
gezien het raadsbesluit van 25 mei 2000 en de op grond daarvan gesloten de overeenkomst archiefbeheer van de gemeente Bloemendaal met de gemeente Haarlem;
b e s l u i t:
vast te stellen de:
ARCHIEFVERORDENING BLOEMENDAAL 2006
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Artikel 1
Deze verordening en de daarop berustende voorschriften verstaan onder:
a: de wet: de Archiefwet 1995;
b: de gemeente: de gemeente Bloemendaal;
d: het college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente;
e: de raad: de raad van de gemeente;
f: overheidsorganen: de overheidsorganen als bedoeld in artikel 1, onder b van de wet;
g: gemeentelijke overheidsorganen: de overheidsorganen als bedoeld in artikel 1, onder b van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
h: archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
i: archivaris: de overeenkomstig het bepaalde in artikel 32, derde lid van de wet als zodanig aangewezen directeur van het Noord-Hollands Archief;
j: beheerder: de functionaris die ingevolge artikel 3 van deze verordening is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaar-plaats zijn overgebracht;
k: beheerseenheid: een door het college als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel; en
l: informatiesysteem: een systeem van documentatie, procedures, apparatuur en
programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden
kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen
en geraadpleegd.
Hoofdstuk II De zorg van het college voor de archiefbescheiden
Artikel 2
Het college draagt zorg voor het aanwijzen, inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 3
Het college draagt zorg voor het aanwijzen van de archivaris en van de beheerder.
Artikel 4
Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 5
-
1. Het college draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
-
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 6
Het college bevordert dat de raad jaarlijks door middel van de gemeentebegroting voldoende middelen beschikbaar stelt ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 7
Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, voorschriften vast.
Artikel 8
Het college doet tenminste eens per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van het bepaalde in artikel 30 van de wet. Het college overlegt daarbij de verslagen die door de archivaris aan het college zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, als bedoeld in de artikelen 15 en 21.
Hoofdstuk III Het beheer van de archiefbewaarplaats
Artikel 9
De archivaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archief-bescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 10
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Artikel 11
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke overheidsorganen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of be- werkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Artikel 12
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Hoofdstuk
Artikel 13
De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door het bestuur van het Noord-Hollands Archief vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
Hoofdstuk IV Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 16
De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
Artikel 17
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het aan hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 18
-
1. De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening van en de toegang tot de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden opgenomen zijn.
-
2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
Artikel 19
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 20
De beheerder doet aan de archivaris ten minste tijdig mededeling van het voornemen om aan het college een voorstel te doen tot:
a opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer zaken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
b bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
c verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
d ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; en/of
e voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Artikel 21
De archivaris doet eens per jaar aan het college verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.
Hoofdstuk V Slotbepalingen
Artikel 22
Deze verordening treedt in werking één dag na de dag van haar bekendmaking.
Artikel 23
De Archiefverordening gemeente Bloemendaal 1997, vastgesteld bij raadsbesluit van 25 september 1997, laatstelijk gewijzigd bij raadsbesluit van 1 december 2000 vervalt met ingang van het in het vorige artikel gemelde tijdstip.
Artikel 24
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Bloemendaal 2006.
Aldus besloten in de openbare vergadering
van de raad der gemeente Bloemendaal,
gehouden op 15 juni 2006.
W.H. de Gelder , voorzitter
H.W. de Vries , griffier.
Gepubliceerd in het Bloemendaals Weekblad d.d. 22 juni 2006.
In werking : 23 juni 2006
Algemene Toelichting
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient op grond van de Archiefwet door de gemeenteraad te worden vastgesteld.
Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.
Hoofdstuk III bevat bepalingen die vroeger vaak werden opgenomen in een instructie voor de archivaris, maar die met het oog op de externe werking beter in een verordening passen. Ondanks het feit, dat deze verordening beperkt is tot zaken waarvoor de wet een regeling verlangt, zijn ook documentaire collecties, die in vrijwel alle gemeenten aanwezig zijn, onder de werking van de verordening gebracht. Veelal bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer door de archivaris op dezelfde wijze.
Hoofdstuk IV is een uitwerking van het toezicht bedoeld in art. 32, tweede lid van de wet.
ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
Artikel 2
De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
Artikel 3
De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften.
Artikel 5
De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
Artikel 7
De bedoelde voorschriften voor de beheerder zijn opgenomen in het Besluit informatiebeheer.
De voorschriften voor de archivaris zijn opgenomen in de Archiefverordening Bloemendaal 2006.
Artikel 9
De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van de uit cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris.
Artikel 12
De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.
Artikel 18
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft - binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.
Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.
Artikel 20
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl