Organisatieverordening

1 De ambtelijke organisatie van de gemeente bestaat uit:a de afdeling Bestuursondersteuningb de afdeling Publiekszakenc de afdeling Sociale Zakend de afdeling Welzijn en Onderwijse de afdeling Ruimtelijk Beheerf de afdeling Ruimtelijke Ontwikkelingg de afdeling Financiënh de afdeling Management en Organisatiei de afdeling Facilitaire Zaken.

2 Burgemeester en wethouders kunnen op voorstel van de gemeentesecretaris overgaan tot wijziging van de inrichting van de ambtelijke organisatie.

1 Burgemeester en wethouders regelen, op voorstel van de gemeentesecretaris en het afdelingshoofd, de structuur van elke afdeling;

2 Bij in gebreke blijven van een afdelingshoofd doet de gemeentesecretaris het voorstel, als bedoeld in het eerste lid.

1 Burgemeester en wethouders stellen op voorstel van het managementteam een nadere taakafbakening tussen de afdelingen vast.

2 Op voorstel van de gemeentesecretaris gehoord de betrokken afdelingshoofden kunnen burgemeester en wethouders onderdelen van het takenpakket van een afdeling aan een andere afdeling toewijzen.

1 De gemeentesecretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de raad en zijn leden.

2 Hij draagt zorg voor een behoorlijke verslaglegging van de vergaderingen van de raad met inachtneming van de vastgestelde richtlijnen.

3 Hij draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst van raadsvergaderingen.

4 De secretaris verstrekt de leden van de raad op verzoek informatie over onder het gemeentebestuur berustende documenten, waarvan burgemeester en wethouders of de burgemeester kennis heeft genomen;Artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur vindt overeenkomstige toepassing.

5 Burgemeester en wethouders beslissen op een bezwaar van een raadslid tegen weigering van informatie of tegen de vorm van het verschaffen ervan.

6 De secretaris draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgewenst bijstand verkrijgen bij het formuleren van moties, amendementen, voorstellen, interpellaties, het stellen van vragen en dergelijke als voorzien in het Reglement van orde op vergaderingen van de gemeenteraad.

7 De secretaris staat de burgemeester bij in zijn zorg voor een goede voorbereiding en orde van de raad.

1 De secretaris draagt met inachtneming van de richtlijnen van burgemeester en wethouders en onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van burgemeester en wethouders.

2 Zonodig adviseert hij burgemeester en wethouders bij het nemen van besluiten.

3 Hij draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst van de vergaderingen van burgemeester en wethouders.

4 Hij draagt zorg voor de vastlegging van besluiten van burgemeester en wethouders met inachtneming van het Reglement van orde voor de vergaderingen van burgemeester en wethouders en eventueel door dit college vastgestelde richtlijnen.

5 Hij waakt ervoor dat besluiten van burgemeester en wethouders met voldoende voortvarendheid worden uitgevoerd.

6 De secretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van het college van burgemeester en wethouders.

7 Hij draagt er op verzoek of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college van burgemeester en wethouders over alle informatie beschikken waarover zij de beschikking moeten hebben om hun functie goed uit te kunnen oefenen. Hij neemt eventuele richtlijnen van het college in acht.

1 Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders is de gemeentesecretaris het hoofd van de ambtelijke organisatie. Zijn speciale zorg betreft de algemene coördinatie. Voor de inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de beleidsadvisering mag en moet hij er van uitgaan dat deze berust bij de afdelingshoofden.

2 Ter bevordering van de coördinatie kan hij aanwijzingen geven.

3 Hij kan aanwijzingen geven over vorm en inrichting van adviezen aan het gemeentebestuur.

4 Hij draagt zorg voor een goede interne informatievoorziening; hij treft in overleg met de afdelingshoofden de nodige maatregelen.

5 Hij heeft het recht bij alle hoofden inlichtingen in te winnen die naar zijn mening voor de bevordering van de coördinatie van belang zijn.

6 Hij stelt in overleg met de afdelingshoofden procedures vast voor de behandeling van alle zaken die de ambtelijke organisatie ter behandeling en afdoening zijn opgedragen.

7 In overleg met het managementteam legt hij het systeem van voortgangssignalering vast.

8 Hij toetst of aan gemeentelijke bestuursorganen gezonden ambtelijke stukken beslissingsrijp zijn.

9 Over de voortgang van de werkzaamheden voert hij periodiek overleg met de afdelingshoofden.

10 Hij kan vergaderingen op afdelingen bijwonen.

1 De secretaris bevordert een goede afstemming van de te behandelen zaken tussen het college van burgemeester en wethouders en de portefeuillehouders enerzijds en de afdelingshoofden anderzijds, alsmede tussen de afdelingen onderling. Hij onderhoudt daartoe de nodige en/of wenselijke contacten.

1 Het hoofd van de afdeling heeft de leiding over de onder hem ressorterende afdeling.

2 Het hoofd is verantwoordelijk voor een goede coördinatie binnen de afdeling, zowel voor de voorbereiding als voor de uitvoering, als voor de inhoudelijke advisering via de gemeentesecretaris aan het gemeentebestuur.

3 Het hoofd heeft binnen de afdeling de zorg voor een goede taakverdeling tussen de medewerkers door middel van het afdelingsplan en de individuele werkplanning. Basis voor deze taakverdeling zijn de competentieprofielen zoals die door burgemeester en wethouders zijn vastgesteld.

4 Het afdelingshoofd draagt er zorg voor dat specifieke taken, door het bestuur opgedragen aan een ambtenaar van diens afdeling, naar behoren worden en kunnen worden vervuld.

5 Het afdelingshoofd heeft de zorg voor een goed functionerend afdelingsoverleg.

6 Het afdelingshoofd heeft de zorg voor het personeel van de afdeling en is de eerst¬aangewezene voor de juiste en tijdige advisering over de personeelsbezetting, de bewaking van de voortgang en de kwaliteit van de aangeboden diensten. Verder is hij de eerstaangewezene om de medewerkers te stimuleren, te instrueren en zonodig te corrigeren alsmede om met de medewerkers van de afdeling gesprekken te voeren over klachten, problemen, beoordelingen en andere aangelegenheden. Hij is tevens de beoordelaar van zijn personeel. Burgemeester en wethouders stellen nadere regels voor het houden van personeelsbeoordelingen. Tevens draagt hij zorg voor het jaarlijks houden van functioneringsgesprekken.

7 Hij neemt deel aan alle gesprekken met sollicitanten naar functies binnen de afdeling.

8 Het afdelingshoofd neemt als adviseur of anderszins deel aan vergaderingen van (delen van) de raadscommissie(s) voor het werkterrein van de afdeling.

9 Het afdelingshoofd houdt zich op de hoogte van ontwikkelingen op het werkterrein van de afdeling en draagt er zorg voor en ziet erop toe dat zijn medewerkers eveneens de ontwikkelingen blijven volgen.

1 Inhoudelijke advisering is de taak van de daarvoor aangestelde ambtenaar. Wanneer het afdelingshoofd en de medewerker van mening verschillen over een bepaalde zaak, is de visie van het afdelingshoofd bepalend. De visie van de medewerker komt dit in het advies tot uiting.

2 Het afdelingshoofd draagt zorg voor een zodanige advisering dat deskundige inbreng integraal is verzekerd en dat elk advies (zo mogelijk met alternatieven) volledig wordt voorgelegd aan het gemeentebestuur.

3 Indien een zaak tevens het taakgebied van één of meer afdelingen raakt of er coördinatiebehoeften of -mogelijkheden bestaan, overlegt hij met die andere afdeling. Dit overleg moet bij voorkeur resulteren in een eensluidend advies. Zo dit absoluut niet mogelijk is, legt het hoofd van de primair verantwoordelijke afdeling de zaak aan de gemeentesecretaris voor.

4 Geen inhoud aanwezig van lid

1 Het afdelingshoofd wordt bij afwezigheid vervangen door een lid uit het managementteam.

1 Ter bewaking van de eenheid in uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken voert de gemeentesecretaris regelmatig overleg met het managementteam.

2 Het managementteam heeft tot taak:– de coördinatie van en advisering over het personeels- en organisatiebeleid;– de onderlinge afstemming van de stijlen van leiding geven;– de coördinatie van activiteiten tussen afdelingen onderling en in relatie tot het bestuur;– de zorg voor planning, prioriteitenstelling en voortgang van de werkzaamheden;– de informatieuitwisseling van algemene (gemeenschappelijke) zaken;– de zorg voor de beleidsintegratie binnen de organisatie;– de bespreking en coördinatie van vergaderingen van het gemeentebestuur;– de totstandkoming van een resultaatgerichte cultuur;– tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen;– overige zaken, die voor meer afdelingen van belang zijn.

3 In het managementteam hebben de gemeentesecretaris, de afdelingshoofden, de controller en de beleidsmedewerker PIOFA, belast met organisatieontwikkeling, als secretaris van dat team zitting. De gemeentesecretaris is voorzitter. Afhankelijk van de te bespreken onderwerpen kunnen anderen op verzoek van de voorzitter aan het overleg deelnemen.

4 De gemeentesecretaris stelt de agenda samen. Op verzoek van het afdelingshoofd kunnen agendapunten worden ingebracht.

5 Het overleg is raadgevend en laat de verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd onverlet.

6 De secretaris van het managementteam maakt een beknopt verslag. De afdelingshoofden dragen zorg voor overdracht van het besprokene naar de afdelingen.

1 Ter bewaking van de eenheid in advisering door de afdeling en ter bevordering van de onderlinge coördinatie wordt afdelingsoverleg gevoerd.

2 Het afdelingsoverleg heeft tot taak:– doorkoppeling van het besprokene in het managementteam en bespreking van de vergaderingen van het gemeentebestuur;– planning en coördinatie van de werkzaamheden van de afdeling;– het bespreken en aanpakken van nieuwe zaken;– personele aangelegenheden;– overige zaken die voor de afdeling relevant zijn.

3 Aan het overleg nemen alle medewerkers deel. De opbouw van de afdeling of de aard van de werkzaamheden kunnen aanleiding zijn voor het afdelingshoofd, gehoord de gemeentesecretaris, te besluiten met delen van de afdeling overleg te voeren.

4 Het afdelingshoofd draagt zorg voor de agendering van stukken. Hij zit het overleg voor. Op verzoek kunnen medewerkers van de afdeling agendapunten inbrengen.

5 Van het overleg wordt een beknopt verslag gemaakt. De medewerkers van de afdeling en de gemeentesecretaris krijgen een kopie van het verslag.

1 Het afdelingshoofd voert regelmatig overleg met de portefeuillehouder over:– wat in het afdelingsoverleg en het bestuur besproken of besloten is;– het voorbereiden van zaken die op korte termijn voor een besluit in aanmerking komen;– de voortgang en planning van diverse zaken van de afdeling/portefeuille; – bespreking van zaken die in het kader van mandatering afstemmingsproblemen geven;– het bespreken van nieuwe zaken voor de afdeling/portefeuille.

1 Voor aangelegenheden waarvoor burgemeester en wethouders een kader wenselijk achten voor de inbreng van de ambtelijke organisatie bij het ontwikkelen van beleid geven zij een zogenoemde bestuursopdracht. Burgemeester en wethouders stellen nadere regels vast voor de inhoud.

1 Burgemeester en wethouders, alsmede de burgemeester kunnen voor bepaalde categorieën zaken de gemeentesecretaris, een afdelingshoofd of een andere door hem aan te wijzen ambtenaar de bevoegdheid geven namens hem of in hun plaats beslissingen te nemen of stukken te ondertekenen.Het afdelingshoofd adviseert over het actueel houden van mandaterings- en delegatiebesluiten.

1 De controller bewaakt, adviseert, controleert en beoordeelt de effectiviteit en efficiency van de in te zetten en/of ingezette middelen en beheersinstrumenten t.b.v. de beoogde (beleids)doelstelling en de -effecten zoals die door het gemeentebestuur zijn vastgesteld en doet voorstellen tot verbetering.

2 De controller geeft uitvoering aan de in lid 1 vermelde taken door middel van advisering en het vervaardigen van richtlijnen.

3 De controller is hiërarchisch ondergeschikt en verantwoording verschuldigd aan de gemeentesecretaris.

4 De controller rapporteert rechtstreeks aan burgemeester en wethouders indien het de gemeentesecretaris betreft.

5 Burgemeester en wethouders ontvangen een afschrift van de rapportage en/of adviezen van de controller aan de gemeentesecretaris.

6 De controller stelt onder andere financiële en bedrijfseconomische rapportages op, coördineert concernstukken en managementrapportages zulks ter ondersteuning van de gemeentesecretaris en, daar waar nodig, wordt gerapporteerd aan burgemeester en wethouders.

1 De controller rapporteert en informeert gevraagd en ongevraagd, de gemeentesecretaris over de effectiviteit en de efficiency die bereikt is of bereikt kan worden middels de ingezette middelen en beheersinstrumenten. Dit alles in het kader van o.a. kwaliteitszorg en kostenbeheersing.

1 De controller adviseert, attendeert op en ondersteunt het afdelingshoofd over de inzet van middelen en beheersinstrumentaria gelet op een optimale efficiency en effectiviteit, waardoor kwaliteitszorg en kostenbeheersing de gewenste verhouding bereikt.

2 De adviezen en de ondersteuning worden geboden binnen de kaders en doelstellingen zoals die door het gemeentebestuur zijn vastgelegd en beoogd.

3 De controller verzamelt de benodigde informatie via het afdelingshoofd of, indien het afdelingshoofd daarmee akkoord gaat, bij de betreffende medewerker(s) van die afdeling.

1 Bij raadsbesluit wordt besloten een gemeenschappelijke regeling te treffen tot oprichting van of deelneming in rechtspersonen als bedoeld in artikel 155 van de Gemeentewet.

2 Ten behoeve van de vertegenwoordigers van het gemeentebestuur kunnen afdelingen ondersteunende werkzaamheden verrichten.

3 De vertegenwoordigers van het gemeentebestuur en de ondersteunende afdelingen bevorderen voor zover mogelijk dat het beheer van de door het gemeentebestuur opgerichte rechtspersonen plaatsvindt alsof die rechtspersonen organisatorische eenheid zijn in de zin van deze verordening.

4 Zij, die als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur deel uitmaken van enig bestuur of raad van rechtspersonen, zijn verplicht om op nader door het orgaan, dat de desbetreffende vertegenwoordiger heeft benoemd of aangewezen, te bepalen wijze regelmatig verslag uit te brengen omtrent hun werkzaamheden in dat bestuur.

1 In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet wordt voorzien door burgemeester en wethouders.

2 De instructie voor den Secretaris der gemeente Boxmeer vastgesteld d.d. 28 juni 1940 wordt ingetrokken.