Regeling vervallen per 05-06-2020

Archiefverordening Brielle 2006

Geldend van 01-10-2006 t/m 04-06-2020

Intitulé

Archiefverordening Brielle 2006

De raad van de gemeente Brielle;

 

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 1 september 2006, volgnr. 53;

gelet op artikel 30, eerste lid en 32 tweede lid van de Archiefwet 1995;

 

b e s l u i t :

 

vast te stellen de Verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen (“Archiefverordening Brielle 2006”).

 

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    de wet: de Archiefwet 1995;

  • b.

    gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

  • c.

    de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

  • d.

    de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;

  • e.

    beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

  • f.

    beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-eenheid;

  • g.

    informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;

  • h.

    de gemeenschappelijke regeling: Gemeenschappelijke Regeling “Streekarchief Voorne-Putten en Rozenburg 1999”.

Hoofdstuk 2 De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden

Artikel 2

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten.

 

Artikel 3

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder.

 

Artikel 4

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

 

Artikel 5

  • 1 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 

  • 2 Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. 

Artikel 6

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

 

Artikel 7

Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast, gehoord de archivaris.

 

Artikel 8

 

Hoofdstuk 3 Slotbepalingen

Artikel 9

De “Archiefverordening 1999”, vastgesteld bij raadsbesluit van 14 september 1999, wordt ingetrokken.

Artikel 10

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 oktober 2006.

Artikel 11

Deze verordening wordt aangehaald als “Archiefverordening Brielle 2006”.

Ondertekening

Aldus besloten door de gemeenteraad van Brielle
In de openbare vergadering van 12 september 2006,
 
de griffier, de burgemeester,
 
J.J.H. Verloop. Mw. G.W.M. van Viegen.
 

1

Memorie van toelichting op de “Archiefverordening Brielle 2006”.

 

Bij de meeste archiefdiensten op basis van een gemeenschappelijke regeling blijven de betrokken overheden verantwoordelijk voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden: de integratie betreft meestal alleen het beheer van de overgebrachte en het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. In de regel worden de volgende taken en bevoegdheden overgedragen aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling:

- Het opheffen van beperkingen aan de openbaarheid (artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995);- Het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden die uit andere hoofde in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten (artikel 16, tweede lid, Archiefwet 1995);- De benoeming van de gemeentearchivaris (artikel 32, derde lid, Archiefwet 1995);- Het aanwijzen van de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen (artikel 31 Archiefwet 1995);- Het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden (artikel 32, tweede lid, Archiefwet 1995).

Deze model archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.Zij beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen. De regeling voor het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats wordt beschreven in de Archiefverordening van de Gemeenschappelijke Regeling waaraan deze taken en bevoegdheden zijn gedelegeerd. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3) is geregeld in het Archiefbesluit 1995.

 

Artikelsgewijze toelichting:

 

Artikel 1Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.

 

Artikel 2De ministeriele regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.

 

Artikel 3De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.

 

Artikel 5De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de oveheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

 

Artikel 7De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.

 

Artikel 8Binnen een zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus tenminste tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.

 

Artikel 9-13De inspectietaak is gedelegeerd aan de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten en Rozenburg. Daar is de taak slechts zijdelings vermeld (artikel 28).