Regeling Budgethouders Bronckhorst 2008

1. De directie is hoofdbudgethouder en wordt door burgemeester en wethouders aangewezen.

2. De directie kan, met inachtneming van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging, afdelingshoofden of projectleiders schriftelijk aanwijzen als budgethouders.

3. De budgethouder kan, met inachtneming van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging, een onder zijn hiërarchische of functionele verantwoordelijkheid werkende medewerker schriftelijk aanwijzen als deelbudgethouder.

4. In het geval dat een toeleverancier als deelbudgethouder wordt aangewezen, worden in overleg met betrokken deelbudgethouder(s), met dienstverleningsovereenkomsten afspraken gemaakt over kosten, kwaliteit, hoeveelheden, bevoegdheden en de wijze van verantwoording.

5. Het afdelingshoofd meldt elke aanwijzing bedoeld in lid 3 van dit artikel schriftelijk aan het hoofd administratie. De melding gaat vergezeld van een paraaf van de betreffende deelbudgethouder.

6. Het hoofd administratie verwerkt de aanwijzing van deelbudgethouders in de administratie.

7. Het hoofd administratie rapporteert voor het begin van elk begrotingsjaar de directie aan de hand van het totaaloverzicht over de aanwijzingen, bedoeld in het vorige lid.

8. De directie kan op grond van de rapportage, als bedoeld in het vorige lid, het aantal deelbudgethouders wijzigen.

1. De griffier is hoofdbudgethouder voor de budgetten die direct ten behoeve van de gemeenteraad staan.

2. De griffier kan, met inachtneming van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging, een onder zijn hiërarchische of functionele verantwoordelijkheid werkende medewerker schriftelijk aanwijzen als deelbudgethouder.

3. Voor de budgetten, bedoeld in het eerste lid, kan de griffier in samenspraak met de directie een deelbudgethouder in de organisatie aanwijzen.

1. De directie is eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten en de realisatie van de inkomsten binnen de kaders van de productraming, inclusief tussentijdse wijzigingen van het college.

2. Het hoofd van de afdeling die is aangewezen als budgethouder is onverminderd de bepalingen in deze regeling eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten en de realisatie van de inkomsten die tot het taakgebied van zijn afdeling behoren.

3. De deelbudgethouder is verantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten en de realisatie van de inkomsten waarvoor hij door de budgethouder is gemachtigd.

4. De (deel)budgethouder zorgt voor een zodanige organisatie van de aan het budget verbonden werkzaamheden dat wordt voldaan aan de eisen van doelmatig-, rechtmatig- en doeltreffend beheer van het budget.

5. De (deel)budgethouder is verantwoordelijk voor volledige en tijdige aanlevering van de informatie die noodzakelijk is voor de uitvoering van de P&C-cyclus.

6. De (deel)budgethouder ziet erop toe dat op de juiste wijze tijdsinzicht wordt verkregen over de verrichte activiteiten.

7. De (deel)budgethouder is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, zoals normen, kengetallen etc. en verschaft hierover de nodige informatie.

8. Het hoofd van de afdeling stelt jaarlijks, gerelateerd aan de vastgestelde begroting, een afdelingsplan op voor het komende begrotingsjaar en legt dit voor aan de directie.

9. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de (deel)budgethouder heeft geconstateerd dat voldoende budget beschikbaar is en het aangaan van de verplichting direct verband houdt met de taakstelling. Daarbij moet rekening gehouden worden met eerder aangegane overeenkomsten en verplichtingen en redelijkerwijs te verwachten lasten en baten.

10. Indien geen toereikend budget aanwezig is, wordt via een voorstel aan het college van burgemeester en wethouders aan de raad aanvullende budgetruimte gevraagd. Zonder deze aanvullende budgetruimte mag de verplichting niet worden aangegaan. Een (deel)budgethouder handelt bij afwijkingen van de vastgestelde budgetten conform de Procedure wijziging begroting.

11. Bestedingen voor leveranties van goederen en diensten boven de

€ 5.000 ten laste van een budget kunnen alleen plaatsvinden met voorafgaande schriftelijke opdracht met daarop toestemming in de vorm van een paraaf van de aangewezen (deel)budgethouder.

12. De (deel)budgethouder moet de inkoopfacturen controleren of deze conform opdracht en levering zijn. Achter de inkoopfactuur moet de opdrachtbon worden bevestigd. Indien de factuur akkoord is, moet de (deel)budgethouder, onder vermelding van het betreffende budget ten laste waarvan de betaling kan worden geboekt, de factuur voor akkoord paraferen. Hierna zorgt de financiële administratie voor betaling van de factuur.

13. De (deel)budgethouder zorgt dat de te verkrijgen opbrengsten tijdig, volledig en tot het juiste bedrag gefactureerd worden en dat deze worden vastgelegd in de financiële administratie.

1. De (deel)budgethouder laat relevante verplichtingen en rechten van een bedrag van € 5000 of meer registreren in de financiële administratie, en wel op het moment dat de verplichting of het recht ontstaat.

2. Bij het aangaan van betalingsverplichtingen worden de geldende regels over de administratieve organisatie, interne advisering, (Europese)aanbesteding, inkoop en personele inzet gevolgd.

3. De directie kan per geval of in het algemeen, na advies van het hoofd financiën, instructies geven aan de (deel)budgethouders over de administratieve vastlegging en verantwoording.

1. De (deel)budgethouder mag budgetten binnen een tot zijn machtiging behorend product budgettair neutraal overhevelen voor zover de taakstelling in stand blijft en de overheveling plaatsvindt tussen de verschillende ‘uitgaande geldstromen’ (economische categorieën

1 en 3).

2. Het college is bevoegd om binnen een programma te schuiven van het ene product naar het andere. Hierbij is leidend dat door de verschuiving nog steeds alle beoogde en in de programma’s benoemde (maatschappelijke) effecten bereikt worden.

3. De raad is bevoegd om over de programmagrenzen heen te schuiven van het ene product naar het andere.

4. De budgethouders zijn gemachtigd tot het budgettair neutraal overhevelen tussen budgetten die binnen de (hoofd)kostenplaatsen van de afdeling vallen, voor zover deze overheveling plaatsvindt tussen de verschillende ‘uitgaande geldstromen’ (economische categorieën

1 en 3).

5. De hoofdbudgethouder is gemachtigd tot het budgettair neutraal overhevelen van de kostenplaatsbudgetten over de aan de afdelingen gebonden hoofdkostenplaatsen heen, voor zover deze overheveling plaatsvindt tussen de verschillende ‘uitgaande geldstromen’ (economische categorieën 1 en 3).

1. Door vaststelling van de programmabegroting door de raad heeft het college de verplichting om de productenraming in te richten. Na vaststelling van de productenraming door het college krijgt de hoofdbudgethouder de verantwoordelijkheid tot uitvoer daarvan.

2. Tussentijds legt het college verantwoording af aan de raad met de periodieke rapportages.

3. Met de jaarrekening legt de hoofdbudgethouder verantwoording af over het gevoerde beleid en beheer, zowel inhoudelijk als financieel.

4. Het college verleent aan de hoofdbudgethouder decharge door het aanbieden van de jaarstukken aan de raad.

5. Door vaststelling van de jaarrekening door de raad wordt ook het college decharge verleend.

6. Het afdelingshoofd, de projectleider of de medewerker die zijn aangewezen als (deel)budgethouder leggen aan de directie (tussentijds) verantwoording af over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de taken op grond van deze regeling.

7. Op de inhoud en frequentie van de in het zesde lid bedoelde verantwoording zijn de daarvoor vastgestelde planning, afspraken en kwaliteiten binnen de planning- en controlcyclus van toepassing.

8. Ongeacht de periodieke rapportages is de (deel)budgethouder gehouden om in gevallen die daartoe aanleiding geven de directie onmiddellijk te informeren. Bij signalering van budgetafwijkingen lopende het jaar doet de budgethouder in overleg met de financieel consulent voorstellen voor compensatie op die afwijking. Dit gebeurt in ieder geval als sprake is van een over- of onderschrijding van het budget op productniveau/ hoofdkosten categorieën met meer dan 25% dan wel een bedrag van € 25.000.

1. Het hoofd administratie zorgt dat (deel)budgethouders de beschikking hebben over actuele informatie over de budgetten.

2. De directie en de (deel)budgethouders worden in de gelegenheid gesteld alle gegevens over hun budgetten te raadplegen.

1. De hoofdbudgethouder is gerechtigd werkinstructies te geven over taken, rechten en plichten van de (deel)budgethouders.

2. In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslissen burgemeester en wethouders na advies ingewonnen te hebben bij het hoofd financiën.

3. Het naleven van de budgethoudersregeling zal opgenomen worden in het interne controleplan en jaarlijks zal hierop gecontroleerd worden.

4. De regeling kan worden aangehaald als de “Regeling Budgethouders Bronckhorst 2008”.