Regeling vervallen per 01-01-2021

Regeling attenties bij rouw en trouw griffier en griffiemedewerkers

Geldend van 01-01-2015 t/m 31-12-2020 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2015

Intitulé

Regeling attenties bij rouw en trouw griffier en griffiemedewerkers

Raadsbesluit

Behorende bij raadsvoorstel met nummer: Z67807\RD15-00851

De raad van de gemeente Bronckhorst;

gelezen het voorstel van het college van b en w van 3 februari 2015;

gelet op het schriftelijke overleg van de werkgeverscommissie;

besluit:

De regeling 'attenties rouw en trouw' inclusief uitvoeringsregeling

met terugwerkende kracht per 1 januari 2015 vast te stellen voor de griffier en de medewerkers van de griffie.

  • a.

    bij geboorte of adoptie, wordt een cadeau aangeboden ter waarde van € 25,- en bloemen ter waarde van max. € 25,- (incl. bezorgkosten);

  • b.

    bij een huwelijk, of bij samenwoning (geregeld bij notariële akte), een 12 ½, 25 of 40 jarig huwelijks/samenwoningjubileum een cadeau ter waarde van € 50,- en bloemen ter waarde van max € 25,- (incl bezorgkosten);

  • c.

    bij overlijden van een medewerker, diens echtgeno(o)t(e)/ partner of kinderen een grafstuk ter waarde van +/- € 50,- een rouwadvertentie in de krant;

  • d.

    bij een 25 of 40 jarig ambtsjubileum worden bloemen aangeboden ter waarde van max € 25,- (incl bezorgkosten) en een gratificatie zoals vermeld in de rechtspositieregeling;

  • e.

    bij een dienstverband van 25 of 40 jaar bij deze gemeente worden bloemen aangeboden ter waarde van max € 25,- (incl bezorgkosten) en een cadeau ter waarde van € 250,- . Voor een dienstjubileum van 25 of 40 jaar wordt in overleg met de leidinggevende en de medewerker een bijeenkomst (receptie), koffiemoment of lunch georganiseerd;

  • f.

    bij ontslag na een dienstverband koter dan 5 jaar worden bloemen aangeboden ter waarde van max € 25,- (incl bezorgkosten);

  • g.

    bij ontslag na een dienstverband langer dan 5 jaar worden bloemen ter waarde van max € 25,- (incl bezorgkosten) aangeboden en een cadeau ter waarde van € 15,- per dienstjaar. Tevens wordt in overleg met de leidinggevende en de medewerker een bijeenkomst (receptie), koffiemoment of lunch georganiseerd;

  • h.

    bij ziekte langer dan 1 maand wordt een attentie aangeboden ter waarde van +/- € 20,-. Bij aanhoudende ziekte wordt de attentie na drie maanden herhaald;

  • i.

    bij indiensttreding een welkomsboeket ter waarde van max € 25,- (incl bezorgkosten);

  • j.

    in bijzondere gevallen kunnen burgemeester en wethouders afwijken van deze regeling.

Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2015 en kan worden aangehaald als de “Regeling “attenties bij rouw en trouw” Griffie en Griffiemedewerkers.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Bronckhorst in zijn openbare vergadering van 23 april 2015,

de griffier wnd, de voorzitter wnd,

A.R.M. Nengerman H. Onstenk

Bijlage 1 Uitvoeringsregel "attenties bij rouw en trouw"

Bijeenkomsten

Zoals vastgesteld in de regeling onder e en g kan bij een dienstverband van 25 of 40 jaar of bij ontslag na een dienstverband langer dan 5 jaar, de medewerker kiezen voor een georganiseerde bijeenkomst, koffiemoment of lunch in één van de hieronder genoemde locaties. Dit in overleg met de leidinggevende.

Locaties bijeenkomst

De medewerker mag als locatie een keuze maken uit de:

  • *

    Kantine gemeentekantoor

  • *

    In de huiskamer van de afdeling/cluster

  • *

    Werkplaats (buitendienst)

  • *

    Hal gemeentehuis

Wanneer twee jubilea vrij snel achter elkaar plaatsvinden, bijvoorbeeld 25 jaar overheidsdienst en 25 jaar in dienst van eigen gemeente binnen een aantal jaren, wordt in overleg met de jubilarissen één bijeenkomst gehouden.

Catering

De catering bij bijeenkomsten worden verzorgd door de interne catering.

Gasten

Op verzoek van de medewerker worden de volgende gasten uitgenodigd voor een georganiseerde bijeenkomst:

  • -

    partner en kinderen

  • -

    de medewerkers van de eigen afdeling

  • -

    een afvaardiging (i.o. met afdelingshoofden 2-5 personen) van de andere afdelingen

  • -

    bestuur personeelsvereniging

  • -

    directie

  • -

    oud collega’s

  • -

    externe relaties (i.o. met leidinggevende, gelimiteerd)

De uitnodigingen worden verzorgd door de management assistent.

Tijdstip

De bijeenkomst start om 16.30 uur.

Bijwonen van de bijeenkomst

Medewerkers die een bijeenkomst bezoeken krijgen hiervoor een haf uur compensatie.

Bijlage 2 Protocol overlijden (oud)medewerker

  • 1.

    Na ontvangst van het bericht neemt de direct leidinggevende contact op met de berichtgever en of familie.

  • 2.

    Directie en of leidinggevende informeert het personeel.

    - samenkomst kantine voor alle personeelsleden.

  • 3.

    Uitvoering regeling rouw en trouw - opstellen van een rouwadvertentie

    -(Communicatie-P&O met toets door afdelingshoofd)

    - bestellen van een grafstuk (€ 50,-- managementassistente-P&O)

  • 4.

    Direct leidinggevende neemt opnieuw contact op met de familie

    - informeren of er prijs op wordt gesteld om namens de werkgever te spreken bij begrafenis of crematie

    - meedelen dat er binnenkort iemand van de gemeente contact opneemt mbt de rechtspositionele zaken

  • 5.

    Medewerkers kunnen de begrafenis/crematie bezoeken en genieten hiervoor bijzonder verlof voor zover deze in diensttijd is.

  • 6.

    De Salarisadministratie eindigt de betaling van de bezoldiging met ingang van de dag na het overlijden van de medewerker.

  • 7.

    Bekijken of nabestaanden recht hebben op overlijdensuitkering (CAR-UWO art. 8:16:2). Naar aanleiding hiervan evt overlijdensuitkering berekenen, de nabestaanden per brief hierover

    informeren door P&O/salarisadministratie.

  • 8.

    Na begrafenis /crematie bezoek aan de familie over afwikkelen van diverse procedures.(P&O eventueel met leidinggevende)

  • 9.

    een in memoriam plaatsen op Intranet / Hart (Communicatie) voor begrafenis/crematie op voorstel van het afdelingshoofd.

  • 10.

    Inname gemeentelijke eigendommen (telefoon e.d. )

  • 11.

    stoppen mailbox/smoelenboek/ blokkeren account.

Gemeenteraad: een signaal naar de griffier i.v.m. een moment van stilte tijdens de eerstvolgende raadsvergadering ter nagedachtenis aan de overleden medewerker.

Procedure tijdens raadsvergadering:

- raadsvoorzitter meldt bij de opening van de raadsvergadering dat er stil gestaan wordt bij het overlijden van ...., vervolgens geeft de raadsvoorzitter het woord aan de nestor;

- de nestor spreekt een ‘In memoriam’ uit dat door de griffier is opgesteld;

- na het ‘In memoriam’ bedankt de raadsvoorzitter de nestor en verzoekt degenen die kunnen gaan staan te gaan staan en een minuut stilte in acht te nemen. Daarna wordt de vergadering hervat.

Wanneer het een oud medewerker betreft:

Voor het plaatsen van een rouwadvertentie bij overlijden van een oud medewerker wordt maatwerk

geleverd. Bepalende factoren hiervoor zijn:

• is de gemeente op de hoogte gebracht van het overlijden van de oud medewerker;

• is de gemeente Bronckhorst de laatste werkgever geweest van de oud medewerker;

• hoelang is de oud medewerker uit dienst van de gemeente Bronckhorst. Als grens wordt hier de termijn van 10 jaar in acht genomen.

Wanneer het een oud-bestuurder betreft:

Afgesproken is, dat bij het overlijden van een oud-bestuurder, als de gemeente geïnformeerd wordt, er een kaart gestuurd wordt. Maar geen aandacht te schenken hieraan in de raadsvergadering.