Algemeen besluit mandaat, volmacht en machtiging Bunschoten 2018

Ondertekening

Toelichting op het mandaatbesluit

Voor u ligt het mandaatbesluit van de gemeente Bunschoten. In artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt mandaat omschreven als de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. De bevoegdheid in mandaat wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van het oorspronkelijke bevoegde orgaan. De gemandateerde kan namens de mandaatgever besluiten nemen. Deze besluiten worden toegerekend aan het bestuursorgaan zelf. Het bestuursorgaan verliest de bevoegdheid om zelf het besluit te nemen niet en kan dit ook te allen tijde doen. Ook betekent dit dat bezwaar en beroep tegen een in mandaat genomen besluit wordt ingesteld tegen het bestuursorgaan zelf en niet tegen de ambtenaar die het besluit feitelijk heeft genomen.

De gemeente Bunschoten heeft behoefte aan een nieuwe mandaatregeling die aansluit op de huidige organisatiestructuur.

Methodiek

De methodiek die in deze mandaatregeling wordt toegepast wijkt af van de methodiek die tot nu toe in de gemeente werd gehanteerd. Tot nu toe is het in de gemeente gebruikelijk om in de mandaatregeling alle gemandateerde bevoegdheden expliciet te benoemen, vaak onder verwijzing naar het wetsartikel waarin die bevoegdheid is neergelegd. Deze methode heeft vanzelfsprekend voor- en nadelen.

Voordeel van deze methode is dat er vrij nauwkeurig kan worden nagegaan aan welke

functionaris welke bevoegdheid is gemandateerd. Is een bepaalde bevoegdheid niet opgenomen in de mandaatregeling dan is uitsluitend het college bevoegd om de besluiten te nemen.

Nadeel van deze methode is dat dergelijke mandaatbesluiten snel “verouderen” en daardoor erg onderhoudsgevoelig zijn. Wetten worden voortdurend gewijzigd, er komen steeds nieuwe wetten of wetten worden juist ingetrokken. Dit alles maakt dat de mandaatregeling vrijwel voortdurend aan wijzigingen onderhevig is.

Daarnaast sluit de methodiek niet goed aan bij de uitgangspunten van zelfsturing. Die uitgangspunten houden onder meer in dat bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie worden gelegd om de organisatie zo slagvaardig mogelijk te maken.

De medewerkers van de gemeente Bunschoten moeten over die bevoegdheden beschikken om de hen toegekende taken adequaat en efficiënt uit te voeren. Dat impliceert tevens dat het bestuur haar medewerkers het vertrouwen schenkt dat zij op gepaste en verstandige wijze gebruik maken van en omgaan met hun bevoegdheden.

Een methodiek die minder onderhoudsgevoelig is en die beter tegemoetkomt aan de uitgangspunten van zelfsturing is de omgekeerde methodiek.

Alle collegebevoegdheden worden gemandateerd, tenzij de bevoegdheid expliciet wordt voorbehouden aan een ander leidinggevend niveau. Bovendien wordt in de mandaatregeling zo min mogelijk verwezen naar wetsartikelen e.d. Het directe gevolg van deze methode is natuurlijk dat alle bevoegdheden die niet zijn uitgezonderd van het mandaat, zijn gemandateerd en dus zo laag mogelijk in de organisatie. Daarnaast wordt de mandaatregeling minder onderhoudsgevoelig doordat deze methode minder gevoelig is voor wijzigingen in weten regelgeving.

Het uitschrijven en bijhouden van specifieke/gedetailleerde bevoegdheden (per soort besluit) is veelal slechts korte tijd correct en blijvend bewerkelijk. Daarmee loop je bij een dergelijke mandaatregeling al gauw het risico niet actueel te zijn en daardoor een bevoegdheidsgebrek te hebben. Daar heb je in het geval van de omgekeerde methodiek geen last meer van.

In deze methodiek is er sprake van een compact (hoofd)mandaat doordat naast de hoofdregel alleen de bevoegdheden die niet in mandaat bij een ambtenaar neergelegd worden expliciet in beeld gebracht worden. Hierdoor is het compacte (hoofd)mandaat overzichtelijk en duidelijk.

Ondertekening- en beslissingsmandaat

In het mandaatbesluit is degene die bevoegd is in mandaat een besluit te nemen tevens bevoegd dit besluit te ondertekenen. Uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat alle bevoegdheden beslissingsmandaten betreffen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.

Met beslissingen worden hier zowel beslissingen gericht op rechtsgevolg bedoeld (besluiten in de zin van de Awb) als beslissingen die niet zijn gericht op rechtsgevolg. Een voorbeeld van een beslissing gericht op rechtsgevolg is een vergunning of een subsidiebesluit. Een voorbeeld van een beslissing die niet is gericht op rechtsgevolg is de vooraankondiging van een handhavingsbesluit.

De bevoegdheid om in mandaat beslissingen te nemen impliceert de bevoegdheid tot ondertekening namens het bestuursorgaan.

Artikel 1

Spreekt voor zich.

Artikel 2

Lid 1:

In dit artikel worden de bevoegdheden die bij het college en de burgemeester berusten,

gemandateerd aan de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris is het hoofd van de

ambtelijke organisatie. Daarom worden alle bevoegdheden van het college en de burgemeester via de gemeentesecretaris aan de overige in de regeling genoemde functionarissen gemandateerd. De gemeentesecretaris is dus feitelijk het centrale punt van waaruit alle bevoegdheden in de organisatie worden verspreid. Het uitgangspunt van deze regeling is dat de bevoegdheden zodanig in de organisatie zijn neergelegd dat het slechts in uitzonderingssituaties nodig moet zijn om terug te vallen op een hoger bevoegdhedenniveau.

Lid 2:

De in bijlage 1 opgesomde bevoegdheden worden niet gemandateerd.

Lid 3:

Op grond van artikel 10:8 Awb kan een mandaatgever (in dit geval het college of de

burgemeester) het mandaat te allen tijde intrekken. Die bevoegdheid wordt in het derde lid ook toegekend aan de gemeentesecretaris. Dit maakt het mogelijk dat de gemeentesecretaris beslist dat hij bepaalde aangelegenheden voor een korte of langere tijd zelf af wil doen of dat hij in een concreet geval aangeeft dat het aan een onder hem ressorterende functionaris verleende mandaat voor dat geval niet geldt en hij het besluit zelf wil nemen.

Artikel 3

Lid 1:

Dit lid brengt de hiërarchische positie van de gemeentesecretaris tot uitdrukking. Alle

bevoegdheden worden namelijk via de gemeentesecretaris aan budgethouders en aan medewerkers van de gemeente gemandateerd.

Lid 2:

De in bijlage 2 opgesomde bevoegdheden blijven voorbehouden aan de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris is ook bevoegd indien bij een besluit meerdere teams betrokken zijn, en de standpunten van de teams niet gelijkluidend zijn.

Lid 3

In het tweede lid wordt de koppeling gelegd tussen de gemandateerde bevoegdheden en de bevoegdheden van de in lid 1 genoemde medewerkers en hun werkterrein.

Lid 4:

In dit lid wordt een koppeling gelegd tussen de budgethoudersregeling en de mandaatregeling. Ten aanzien van bevoegdheden die ten laste van de gemeente financiële gevolgen hebben geldt bovendien dat hier in de begroting van de gemeente moet zijn voorzien.

Artikel 4

Bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden dienen alle van toepassing zijnde wetten, algemene maatregelen van bestuur, verordeningen, nadere regels, beleidsregels, circulaires, aanwijzingen, richtlijnen etc., in acht te worden genomen.

Om een bevoegdheid te mandateren is geen wettelijke grondslag vereist. Mandatering is

toegestaan tenzij een wettelijk voorschrift, of de aard van de bevoegdheid zich tegen de

mandaatverlening verzet (artikel 10:3, eerste lid Awb). Daarom moet bij het verlenen van een mandaat telkens nagegaan worden of de wettelijke regeling waarop de bevoegdheid is

gebaseerd iets zegt over eventueel mandaat. Ook zal nagegaan moeten worden of er andere redenen zijn dat een mandaatverlening is uitgesloten. Bijvoorbeeld omdat er sprake is van besluitvorming met gekwalificeerde meerderheid, beperking van grondrechten, het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, het beslissen op een bezwaarschrift en dergelijke.

Lid 2:

Dit lid bepaalt dat de Budgethoudersregeling prevaleert boven het mandaatbesluit.

Artikel 5

Uitgangspunt bij mandaat behoort te zijn dat het zaken betreft waaraan praktisch geen

beleidsconsequenties zijn verbonden. Hierbij kunnen we denken aan gebonden beschikkingen, routinebesluiten en besluiten op basis van bekend gemaakt beleid. In bepaalde gevallen zal het bevoegde bestuursorgaan een terugkoppeling wensen alvorens er gebruik wordt gemaakt van de gemandateerde bevoegdheid.

In het mandaatbesluit is een aantal begrenzingen opgesteld t.a.v. het gebruik van gemandateerde bevoegdheden.

Op grond van een uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State van 6 augustus 2003 is het criterium “politiek gevoelige zaken” voor velerlei uitleg vatbaar en onduidelijk. Dit is in strijd met afdeling 10.1.1 van de Awb. Ook is een aantal begrippen in dit artikel opgenomen die onbepaald zijn te noemen. Daarom zijn ze ook opgenomen in een artikel waarin bepaald wordt wanneer er teruggekoppeld moet worden en niet in een artikel waarin bepaald wordt dat het mandaat niet gebruikt mag worden.

Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld een portefeuillehouder beslissen dat een

aangelegenheid door het college moet worden afgedaan. Dat impliceert dat gevoelige kwesties tijdig aan de portefeuillehouder moeten worden voorgelegd.

In grote lijnen betekent dit dus dat voor de in dit artikel genoemde gevallen de verplichting bestaat de beslissing voor te leggen aan het bestuursorgaan. De criteria zijn niet allemaal even hard. Van de betrokken medewerker van de gemeente mag worden verwacht dat hij/zij dergelijke begrippen op juiste waarde weet te schatten en daar op zorgvuldige wijze mee om kan gaan. Artikel 5, lid e en f zijn opgesteld naar analogie van artikel 160 juncto art. 169, lid 4 en 5 Gemeentewet. De Gemeentewet verwacht ook inschattingsvermogen van het college, over het geven van inlichtingen aan de raad. Ook hier zijn een aantal begrippen opgenomen die onbepaald zijn te noemen.

Artikel 6

In de Awb (artikel 10:11) wordt ook de figuur van “ondertekeningsmandaat” genoemd. Dit betreft echter geen mandaat in de zin van het nemen van een besluit, maar ziet slechts op de administratieve handeling van het ondertekenen van een besluit, dat door het bestuursorgaan zelf is genomen. Binnen de gemeentelijke praktijk wordt zeer beperkt gebruik gemaakt van ondertekeningsmandaten. Degene die bevoegd is in mandaat een besluit te nemen is hiermee tevens bevoegd dit besluit te ondertekenen.

Uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat alle bevoegdheden beslissingsmandaten betreffen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.

Artikel 7

Dit artikel vormt een weerslag van artikel 10:12 Awb. Door dit artikel wordt duidelijk dat de mandaatregeling niet slechts betrekking heeft op het publiekrechtelijk handelen van de gemeente maar op al het handelen, dus ook privaatrechtelijk en feitelijk handelen.

Een voorbeeld van volmacht is de bevoegdheid tot het aangaan van overeenkomsten en een voorbeeld van een machtiging is de bevoegdheid om een betaling te verrichten of om tarieven vast te stellen voor commerciële dienstverlening door de gemeente.

Volmacht is de privaatrechtelijke evenknie van mandaat. Volmacht is geregeld in het Burgerlijk Wetboek, boek 3 art. 60 e.v. en wordt via de schakelbepaling in de Awb (artikel 10:12) gelijkgesteld met mandaat. Volmacht is niet als zodanig in het mandaatbesluit te onderscheiden. Toch is het van belang even bij dit rechtsfiguur stil te staan.

Volmacht speelt een rol bij het optreden van de gemeente als rechtspersoon naar burgerlijk recht.

Een voorbeeld kan hierbij wellicht duidelijkheid verschaffen. Als de gemeente (als rechtspersoon) een koopovereenkomst sluit, is het college op grond van de Gemeentewet het bevoegde orgaan om tot koop te beslissen. De ondertekening van de

koopovereenkomst wordt echter door de burgemeester (ingevolge artikel 171 Gemeentewet) gedaan. Het college kan een ambtenaar mandaat verlenen om besluiten te nemen tot het aangaan van een overeenkomst. Toch zal de burgemeester nog steeds de overeenkomst moeten ondertekenen, tenzij deze aan een ambtenaar volmacht verleent om namens de burgemeester de overeenkomst te tekenen.

Artikel 8

De mandaten aan externe partijen worden niet ingetrokken en blijven dus ook na in werking treden van dit mandaatbesluit gelden. Dit sluit aan bij artikel 10:4 Awb.

Mandaat aan ondergeschikten is steeds een eenzijdige (publiekrechtelijke) rechtshandeling. Externe partijen zijn geen ondergeschikten. Mandaat aan niet- ondergeschikten is – met uitzondering van de situatie waarin bij wettelijk voorschrift in mandaat is voorzien – alleen mogelijk indien de ander het mandaat ook aanvaardt: wilsovereenstemming is vereist en dat impliceert een afspraak of in de terminologie van het BW een overeenkomst. De omgekeerde methodiek is niet geschikt voor het vastleggen van mandaten aan niet-ondergeschikten.

Artikel 9

Spreekt voor zich.

Artikel 10

Spreekt voor zich.

Bijlage 1 Aangelegenheden die ingevolge artikel 2, tweede lid van het mandaatbesluit Gemeente Bunschoten blijven voorbehouden aan het college respectievelijk de burgemeester

A. Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden

Publiekrecht

• 1.

  Het doen van voorstellen aan de raad.

• 2.

  Het vaststellen van regels omtrent de ambtelijke organisatie.

• 3.

  Het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, nadere regels en beleidsregels, voorzover deze niet door de raad worden vastgesteld.

• 4.

  Het nemen van een beslissing op bezwaar.

• 5.

  Het nemen van besluiten, bijvoorbeeld door toepassing van de hardheidsclausule, waarbij wordt afgeweken van het beleid, richtlijnen en/of voorschriften.

• 6.

  De bevoegdheid tot het verlenen, wijzigen of intrekken van vergunningen, afwijkingen, ontheffingen en vrijstellingen ten behoeve van de gemeente zelf.

• 7.

  Het nemen van besluiten op verzoeken om informatie op grond van de Wet openbaarheid van bestuur, die betrekking hebben op een ramp als bedoeld in de Wet Veiligheidsregio’s.

• 8.

  Het nemen van besluiten over verzoeken om planschade en nadeelcompensatie.

• 9.

  Het nemen van het besluit om bezwaar of (administratief) beroep aan te tekenen of een verzoek om (wijziging of opheffing van) een verzoek om voorlopige voorziening in te dienen namens de gemeente of het gemeentebestuur in bestuursrechtelijke procedures.

• 10.

  Aan de burgemeester blijft voorbehouden de bevoegdheid om te weigeren dat de ambtenaar van de burgerlijke stand en de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand op verzoek elders binnen de gemeente ambtsbezigheden verricht.

• 11.

  Aan de burgemeester blijft voorbehouden de bevoegdheid tot het geven van de bevelen of het nemen van de besluiten zoals aangegeven in artikel 177 lid 2 Gemeentewet.

• 12.

  Aan de burgemeester blijft voorbehouden het intrekken of verlengen van een tijdelijk huisverbod krachtens de Wet tijdelijk huisverbod, alsmede de lastgeving tot inbewaringstelling krachtens de Wet bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen.

• 13.

  Aan de burgemeester blijven voorbehouden de overige in de Gemeentewet aan hem toegekende bevoegdheden tenzij uitdrukkelijk gemandateerd.

Privaatrecht

Aanbestedingen

• 1.

  Het nemen van een besluit tot het starten van een nationale of Europese aanbestedingsprocedure

• 2.

  Het nemen van een gunningsbesluit na een nationale of Europese aanbestedingsprocedure.

Overeenkomsten

• 1.

  Het besluit tot het aangaan van convenanten, intentieverklaringen, en bestuursovereenkomsten en overeenkomsten die voortvloeien uit een nationale of Euroepese aanbestedingsprocedure.

• 2.

  Het besluit tot het aangaan van overeenkomsten met een financiële waarde buiten de toegekende budgetten en vastgestelde kaders.

• 3.

  Het besluit tot het aangaan van overeenkomsten indien:

  • a.

    op grond van de Gemeentewet het college de raad vooraf over de overeenkomst moet informeren, omdat de raad daarom heeft verzocht;

  • b.

    op grond van de Gemeentewet de raad in de gelegenheid moet worden gesteld zijn wensen en bedenkingen ten aanzien van de overeenkomst ter kennis van het college te brengen omdat deze ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben;

  • c.

    de raad terzake om informatie heeft gevraagd.

Civiele procedures

• 1.

  Het besluit tot het aangaan van en het voeren van verweer in civiele procedures.

• 2.

  Het besluit tot instellen van hoger beroep of cassatie namens de gemeente in civiele procedures.

• 3.

  Het nemen van besluiten t.a.v. alternatieve geschillenbeslechting, niet zijnde arbitrage of het voorleggen van geschillen aan scheidslieden, voorzover afspraken daarover vooraf schriftelijk zijn vastgelegd.

Overige privaatrechtelijke rechtshandelingen

• 1.

  Het besluit tot de oprichting van of de deelneming in rechtspersonen.

• 2.

  Het oninbaar verklaren van civiele vorderingen.

• 3.

  Het besluit tot aanvaarding of afwijzing van erfstellingen/legaten/schenkingen.

• 4.

  Het aanvragen van surseance van betaling en faillissement.

• 5.

  Het aankopen en verkopen van onroerende zaken.

• 6.

  Het aangaan van verzekeringsovereenkomsten, m.u.v. mutaties op al bestaande verzekeringsovereenkomsten, voor de gemeente.

• 7.

  Het nemen van besluiten over verzoeken om schadevergoeding vanaf een bedrag van € 5.000,- , en voor zover dergelijke verzoeken op grond van de verzekeringspolis niet aan de verzekeraar kunnen worden overgedragen.

• 8.

  Het verhalen van schadebedragen van meer dan € 5.000,-.

Machtiging

Het ondertekenen van overeenkomsten met een ander bestuursorgaan, waarbij de

wederpartij wordt vertegenwoordigd door een bestuurder, met dien verstande dat in dat

geval de burgemeester de vertegenwoordiging kan opdragen aan een door hem aan te

wijzen persoon.

B. Personeelsaangelegenheden

• 1.

  Het benoemen, schorsen en ontslaan van de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

• 2.

  Het nemen van besluiten ten aanzien van de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

• 3.

  Het vaststellen van het functieniveau van de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

C. Overige aangelegenheden

• a.

  Het benoemen van personen als vertegenwoordiger van de gemeente Bunschoten in bestuurs- en toezichthoudende organen van publiekrechtelijke- en privaatrechtelijke rechtspersonen.

• b.

  Het benoemen van personen in adviesorganen van het college.

• c.

  Het benoemen van personen in bestuurscommissies als bedoeld in artikel 83 van de Gemeentewet.

• d.

  Het benoemen van personen in commissies als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet.

Bijlage 2 Aangelegenheden die ingevolge artikel 3, tweede lid van het mandaatbesluit Gemeente Bunschoten blijven voorbehouden aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur

A. Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden

Publiekrecht

• 1.

  Het aanwijzen van vertegenwoordigers van de gemeente en de gemeentelijke bestuursorganen in rechtsgedingen en bij de hoorzittingen van de commissie voor de bezwaarschriften.

• 2.

  Het nemen van besluiten tot het aanvragen van subsidie ten behoeve van de Gemeente.

Privaatrecht

Aanbestedingen

• 1.

  Het nemen van een besluit tot het starten van een meervoudige onderhandse aanbestedingsprocedure.

• 2.

  Het nemen van een gunningsbesluit na een meervoudige onderhandse aanbestedingsprocedure.

• 3.

  Het nemen van een besluit tot het afwijken van het gemeentelijk aanbestedingsbeleid in een onderhandse aanbestedingsprocedure.

Overeenkomsten

• 1.

  Het aangaan van overeenkomsten die voortvloeien uit een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure.

Overige privaatrechtelijke rechtshandelingen

• 1.

  Het aangaan tot een overeenkomst tot sponsoring.

B. Personeelsaangelegenheden

• 1.

  Bevoegdheden die voortvloeien uit de Wet op de Ondernemingsraden

• 2.

  Het uitvoeren van de volgende hoofdstukken uit de CAR-UWO:

  • a.

    hoofdstuk 2 (aanstelling en arbeidsovereenkomsten)

  • b.

    hoofdstuk 3 (salaris en aanstelling)

  • c.

    hoofdstuk 4 (arbeidsduur en werktijden)

  • d.

    hoofdstuk 7 (aanspraken bij ongeschiktheid wegens ziekte of gebrek)

  • e.

    hoofdstuk 8 (Ontslag);

  • f.

    hoofdstuk 10, 10a, 10d (Wachtgeld, bijzondere voorzieningen/trajecten)

  • g.

    hoofdstuk 11 (Uitkeringsregeling ontslag)

  • h.

    hoofdstuk 12 (Overleg met organisaties van overheidspersoneel)

  • i.

    hoofdstuk 16 (Disciplinaire straffen)

Bijlage 3 Aanwijzingsbesluit college heffings- en invorderingsambtenaar

Het college van burgemeester en wethouders

Gelet op in artikel 231 tweede lid onderdeel b en c van de Gemeentewet

Gezien het Organisatiebesluit Bunschoten 2018

Besluit

• 1.

  De medewerkers van het team Bedrijfsvoering en het team Samenleving aan te wijzen als heffingsambtenaar en invorderingsambtenaar;

• 2.

  De medewerkers van het team Dienstverlening en Communicatie aan te wijzen als heffingsambtenaar en invorderingsambtenaar voor wat betreft contante betalingen en pinbetalingen;

• 3.

  De medewerkers van het team Buitendienst aan te wijzen als heffingsambtenaar en invorderingsambtenaar voor wat betreft contante betalingen en pinbetalingen.